A gestão de documentos de maneira profissional pode ser um verdadeiro desafio. Por isso, separamos todo o rico conhecimento que o Docnix tem desses processos. No artigo a seguir, você vai encontrar tudo que precisa saber sobre a gestão profissional, boa leitura. 

Entenda a Gestão de Documentos 

A gestão profissional de documentos é fundamental para qualquer empresa que deseja manter a organização, a produtividade e a segurança das informações. 

De forma que isso envolve a criação, a distribuição, o armazenamento, a recuperação e toda a vida útil dos documentos de uma organização.

A falta de gestão documental pode levar a vários problemas, incluindo a perda de informações críticas, a sobrecarga de informações interrompidas e a violação de normas e regulamentações legais. 

Além disso, a falta de organização pode causar atrasos no fluxo de trabalho e retrabalho, o que pode prejudicar a eficiência e a eficácia das operações de uma empresa.

Por isso, uma ferramenta como o Módulo de Documentos do Docnix é fundamental para manter todo esse processo organizado e rastreável. 

Gestão profissional de documentos

Principais Pontos da Gestão de Documentos 

Aqui estão alguns exemplos de como a gestão profissional de documentos pode ser aplicada nas empresas:

  • Criação e gerenciamento de documentos 

A gestão de documentos começa com a criação de documentos. 

É importante que as empresas definam políticas e procedimentos para a criação e gerenciamento de documentos, incluindo a padronização de formatos e uso de ferramentas de edição de documentos. 

Isso ajuda a garantir a consistência e a qualidade dos documentos produzidos pela empresa.

  • Armazenamento e acesso aos documentos 

O armazenamento adequado de documentos é essencial para a sua segurança e recuperação.

As empresas devem estabelecer um sistema de gerenciamento de documentos que permita o armazenamento seguro e acessível de documentos, independentemente do formato em que são criados. 

Isso pode incluir o uso de sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED) ou de arquivos físicos organizados.

  • Compartilhamento e distribuição de documentos

Como as empresas precisam compartilhar e distribuir documentos com frequência, a gestão documental pode ajudar a garantir que essas atividades sejam realizadas de forma eficiente e segura. 

É importante estabelecer políticas e procedimentos para o compartilhamento e distribuição de documentos, incluindo o uso de ferramentas de colaboração e definição de permissões de acesso para usuários.

  • Descarte de documentos

O descarte de documentos é uma parte importante da gestão documental. 

As empresas precisam definir políticas e procedimentos para a eliminação segura e legal de documentos que não são mais necessários. 

Isso pode incluir a destruição física de documentos ou a exclusão segura de documentos eletrônicos.

  • Gerenciamento de documentos protegidos 

As empresas frequentemente gerenciam documentos protegidos, como informações de clientes, dados financeiros e informações proprietárias. 

A gestão de documentos é essencial para a segurança da empresa e de seus clientes. 

As empresas devem definir políticas e procedimentos para garantir que esses documentos sejam armazenados e compartilhados de forma segura e apenas com pessoas autorizadas.

Continuidade e Crescimento

É importante destacar que a gestão profissional de documentos é um processo contínuo e deve ser adaptado às necessidades e mudanças da empresa ao longo do tempo. 

Por exemplo, conforme a empresa cresce e aumenta o volume de documentos, pode ser necessário revisar as políticas e procedimentos para acomodar essas mudanças.

Em suma, a gestão profissional de documentos é um investimento valioso para empresas de qualquer setor e tamanho. 

Ao adotar as melhores práticas de gestão documental, as empresas podem aumentar a eficiência e a eficácia de suas operações, além de garantir a segurança e a privacidade das informações comerciais.

Isso pode ajudar a empresa a ter uma vantagem competitiva no mercado e alcançar seus objetivos de negócios.

As Vantagens da Gestão de Documentos 

É importante ressaltar que a gestão profissional de documentos não é apenas um benefício para as empresas, mas também pode trazer benefícios para os clientes e fornecedores da empresa. 

Por exemplo, quando uma empresa é capaz de gerenciar seus documentos de forma eficiente, ela pode responder mais rapidamente às demandas dos clientes e fornecer informações precisas e atualizadas quando necessário. Isso pode melhorar a experiência do cliente e ajudar a construir relacionamentos mais fortes.

Além disso, ao implementar políticas e procedimentos rigorosos de gestão documental, a empresa pode demonstrar seu compromisso com a segurança e a privacidade das informações comerciais dos clientes e fornecedores. 

Isso pode ajudar a construir confiança com essas partes interessadas e fortalecer a confiança da empresa no mercado.

Os Processos da Gestão de Documentos, que São Verdadeiras Dicas 

  • Identificar e categorizar documentos: 

Antes de começar a gerenciar seus documentos, as empresas devem identificar os diferentes tipos de documentos que possuem, bem como seus respectivos graus de importância e confidencialidade. 

Isso pode ajudar a definir os requisitos de armazenamento e segurança para cada categoria de documento.

  • Definir processos e políticas: 

As empresas devem estabelecer políticas e procedimentos claros para gerenciar seus documentos. 

Isso pode incluir desde a forma como os documentos são criados, compartilhados, armazenados e arquivados, até as ações que devem ser tomadas em caso de perda ou roubo de informações aceitas. 

É importante envolver todos os funcionários e departamentos da empresa na criação e implementação dessas políticas.

  • Utilizar tecnologia: 

As empresas podem utilizar diversas ferramentas tecnológicas para facilitar a gestão de documentos, como sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GEDs), softwares de gestão de fluxo de trabalho e soluções de armazenamento em nuvem. 

sas ferramentas podem automatizar muitos processos de gestão documental, reduzir erros humanos e melhorar a eficiência das operações.

Não existe hoje no Brasil GED mais eficiente que o Módulo de Documentos do Docnix, mais de 30 anos de experiência em gerenciamento documental.

  • Treinar os funcionários: 

A gestão profissional de documentos envolve todos os funcionários da empresa, por isso é importante oferecer treinamentos e capacitações para garantir que todos estejam cientes das políticas e procedimentos de gestão documental e saibam como utilizar as ferramentas tecnológicas disponíveis.

  • Monitorar e atualizar constantemente:

Por fim, as empresas devem monitorar constantemente o desempenho de suas operações de gerenciamento documental e fazer atualizações e ajustes conforme necessário. 

Isso pode incluir atualizar as políticas e procedimentos de tempos em tempos, além de garantir que as ferramentas tecnológicas utilizadas estejam atualizadas e em funcionamento adequado.

Conclusão

Em resumo, a gestão profissional de documentos é uma parte essencial das operações de qualquer empresa, independentemente de seu tamanho ou setor. 

Ao adotar as melhores práticas de gestão documental, as empresas podem melhorar a eficiência e a eficácia de suas operações.

Somado a isso, temos a garantia de segurança e  privacidade das informações comerciais.

Além disso, é importante lembrar que a gestão profissional de documentos pode ajudar as empresas a atenderem às regulamentações como uma norma ISO.  

Junto a isso, também existem leis específicas relacionadas ao armazenamento e gerenciamento de informações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil.

De modo que estabelece regras para a coleta, uso, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais.

Por hoje é isso, lembre-se que sempre há mais para aprender aqui!

P.S: Leia o artigo sobre gestão da qualidade na indústria de alimentos. 

Daniel Alves Pereira

Publicitário com experiência em redação, copywriting e otimização para mecanismos de busca (SEO).

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