SobretudoEm primeiro lugar, colocar em prática uma gestão da qualidade total, dentro das organizações pode não ser uma tarefa simples.

A gestão da qualidade na empresa exige uma visão sistêmica de todas etapas e processos alinhada às boas práticas e normas referente a cada área.

A eficácia é dependente de um sistema que promova confiabilidade e segurança em todos os processos.

Portanto, a automação da gestão da qualidade surge como resposta as necessidades da organização promovendo autonomia, rastreabilidade e maior organização.

Como pode ver, a automação pode trazer inúmeros benefícios, mas o que de fato significa ter uma automação da gestão da qualidade? Quais são os benefícios? E como pode ser feita essa automatização? Estas são perguntas que buscamos responder neste artigo, para saber mais, continue lendo.

O QUE É A AUTOMAÇÃO DA GESTÃO DA QUALIDADE TOTAL?

De forma simples e direta, a automação é o uso inteligente da tecnologia.

Nela, máquinas e dispositivos são programados para exercer tarefas que simplificam os processos dando agilidade na rotina de produção.

Esses dispositivos, também podem conversar entre si gerando uma cadeia de informações, ou seja, um sistema integrado.

Além disso, outra característica da automação está na capacidade de proporcionar altos níveis nos processos e uma alta precisão nas análises.

Uma empresa que deseja um sistema de gestão da qualidade precisa passar por uma transformação digital.

É importante ressaltar, que muitos tendem a separar aquilo que refere que julgam ser exclusivos da área da qualidade com os outros processos. Mas, isto é um erro, pois a gestão da qualidade engloba todas as áreas e processos de uma organização.

Não basta apenas ter máquinas que executam os processos físicos do empreendimento, é necessário ter uma gestão de como os dados, como indicadores de desempenho, são armazenados e interpretados.

Por isso, ter um sistema de gestão da qualidade integrado a toda as áreas da empresa torna-se essencial.

BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO

Como já mencionado na introdução, um sistema automatizado pode trazer inúmeros benefícios. Entre eles:

Aumento de eficiência: com a automação, muitas tarefas, antes manuais, passam a ser feitas de forma automática. Isto impacta diretamente no impacto da produção.

Processo automatizados de coleta de dados tem maiores capacidades de oferecer maior precisão para a análise das informações.

Autonomia de processos: um sistema automatizado facilita na padronização de processos, o que gera autonomia para que colaboradores exerçam as suas funções.

Integração das informações: Uma empresa com processos automatizados tem as condições necessárias de estabelecer uma linguagem comum entre as diversas áreas, ou seja, os diferentes departamentos poderão compartilhar dados que poderão ser interpretados com facilidade.

Rastreabilidade: na automatização há mecanismos que facilitam a rastreabilidade da informação. Para a gestão de documentos, isto é fundamental.

Redução de custos: O aumento na eficiência impacta diretamente na redução de custos agregando significativamente valores no tempo de realização do processo e na qualidade final. A porcentagem de erro humano diminui e erros no sistema podem ser identificados com maior facilidade.

Segurança: Os dados da organização podem ser integrados no sistema de forma automática, além do acesso ser restringido somente a pessoas com autorização.

A migração de documentos que necessitam ser inseridos manualmente para o digital é uma das formas de evitar perdas e fraudes. No entanto, é necessário ter um sistema eficiente e confiável.

COMO AUTOMATIZAR A GESTÃO DA QUALIDADE TOTAL NA EMPRESA

O primeiro passo para implantar a automação é conhecer bem todos os processos da empresa.

É entender quais tarefas podem ser automatizadas e o que será necessário investir para isso. Isto poderá incluir de equipamentos e máquinas à softwares.

Hoje em dia, já existem muitos sistemas desenvolvidos exclusivamente para ajudar na gestão da qualidade total, com recursos para a gestão de documentos, ocorrências, riscos, auditoria e análise de desempenho, como a soluções Docnix.

Automatizar a gestão da qualidade é um investimento necessário para empresas que querem aumentar a eficiência de seus serviços.

COMO COMEÇAR?

Tendo como principio básico, o começar bem, considerando um excelente planejamento, seguido de uma execução com foco na assertividade e envolvimento de todos.

Considerando a integração de partes envolvidas em todo o sistema de gestão, proporcionando um momento de verificação consistente, amparado por métricas que posteriormente promovam o aprendizado e melhoria continua de todo processo.

Podemos concluir que isso é o principio de um sistema de gestão integro e coeso.

A adoção e atendimento dos requisitos que compõem a NBR ISO 9001:2015, permitem uma decisão estratégica para uma organização, que pode ajudar a melhorar seu desempenho global e a prover uma base sólida para iniciativas de desenvolvimento sustentável.

ENTENDENDO O CICLO DE GESTÃO DA QUALIDADE

A integridade de um sistema de gestão da qualidade, vincula-se as etapas do Ciclo de Gestão da Qualidade, também conhecido como circulo/ciclo/roda de Deming ou Ciclo de Shewhart, mais conhecido como Ciclo do PDCA.

Uma organização possui integridade de seu sistema de gestão da qualidade, quando atende de forma equilibrada a todos os requisitos que compõem a NBR ISO 9001:2015, o que denota um grau de maturidade elevado em seu sistema de gestão.

O foco aqui vai além do título (certificação), chegando a excelência da gestão de todo sistema de qualidade.

O ciclo de gestão da qualidade considera, em seu movimento, que a definição de processos e de seus padrões está presente em qualquer organização de forma sistemática.

Priorizando sua implantação e execução a partir do PLAN – DO

Verificando-se quanto ao cumprimento de cada padrão determinado CHECK , levando a decisões que podem levar a organização a ações corretivas ou preventivas, visando sua melhoria, ou, ainda, simplesmente nenhuma decisão, pois chega-se a conclusão que o processo esta sendo realizado de forma satisfatória e com evidencia de métricas que promovam uma analise em prol do desempenho da qualidade da organização.

Quando trabalhamos a qualidade de alguma coisa estamos gerando uma expectativa em torno de algo para que ele seja melhor. Para que essa expectativa aconteça de fato, é necessário que se estabeleçam controles que farão com que essas demandas sejam atendidas.

PRINCIPAIS FERRAMENTAS UTILIZADAS NA GESTÃO DA QUALIDADE

As ferramentas que são utilizadas na gestão de qualidade, sobretudo orientam na análise de problemas e propõe soluções, contribuindo de forma positiva para um bom desempenho nas funções de trabalho.

Elas influenciam de forma direta e indiretamente permitindo que todo o conjunto de atividades desempenhado por uma determinada empresa, esteja sob controle obtendo, assim, a melhoria na tomada de decisões. Abordaremos, agora, algumas ferramentas utilizadas pelos gestores em suas atividades por exemplo:

FLUXOGRAMA

O fluxograma é a descrição de uma determinada atividade através de um gráfico que tem por objetivo facilitar uma tarefa a ser realizada. Por se tratar de um sistema visual, auxilia na identificação de possíveis falhas durante a realização dos processos.

LISTA DE VERIFICAÇÃO

É uma forma de expor determinado problema através de uma lista e conseguir dimensionar a gravidade dos problemas a ser resolvidos, quais as pendências mais urgentes, qual procedimento está passando por alguma crise, quais as possíveis perdas, onde se enquadram os ganhos… etc.

O gestor marca, contabiliza e verifica as informações listadas, que serão analisadas em conjunto com o Diagrama de Pareto.

DIAGRAMA DE PARETO

Todos os procedimentos passam por um controle dentro da empresa e o diagrama de Pareto apresenta esse controle em forma de gráficos.

Nesse diagrama constam os problemas, os ganhos, as perdas, etc… para que possa se verificar quais as melhorias que devem ser feitas e quais procedimentos devem ser abordados para um rendimento satisfatório do empreendimento.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA

Devido ao seu formato, esse diagrama é também conhecido como “espinha de peixe” ou de “causa e efeito”, e identifica a causa para que determinada inconformidade tenha incidido.

É recomendável que esse diagrama seja montado por profissionais responsáveis por diferentes setores para que a visão do problema seja percebida com maior facilidade para que as soluções cabíveis sejam tomadas.

HISTOGRAMA

É uma apresentação gráfica utilizada para a identificação da concentração de resultados, valores e distribuição populacional, de faixa etária, de rendas, etc… O histograma organiza os dados e valores para facilitar a tomada de decisões.

CARTAS DE CONTROLE

No decorrer dos processos de produção, identificação e realização de atividades, ganhos ou perdas, esse controle atua como informações em um gráfico que vão gerando pontos em linhas retas (conformes ou diformes), e que demonstram os momentos em que a empresa está em constante crescimento e o momento em que ela obteve uma perda ou baixo rendimento do decorrer da produção.

 

SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE – PRINCÍPIOS E BENEFÍCIOS

Antes de tudo, as empresas fornecedoras de produtos e serviços se preocupam em entregar para os clientes o melhor da sua produção, isso é definido pela qualidade daquilo que oferecem.

Mas esse controle não é aleatório, existe todo um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) que fiscaliza a matéria-prima, fabricação, distribuição, entre outros itens, indispensáveis ao fornecimento de um produto ou serviço de excelência.

FIQUE POR DENTRO DOS PRINCÍPIOS QUE REGEM A GESTÃO DA QUALIDADE TOTAL NAS EMPRESAS:

Foco no cliente:

Satisfazer ao cliente deve ser o objetivo final das organizações uma vez que eles são a parte interessada dos negócios. Ter foco no cliente significa ter um bom atendimento e fornecer um produto ou serviço capaz de suprir as necessidades dos compradores.

Liderança;

O líder é aquele que aponta a direção a ser perseguida pela equipe, é ele quem desperta nos membros o potencial existente em cada um – o líder atinge os objetivos por meio das pessoas.

Por isso, ele deve ser uma figura proativa e inspiradora que saiba delegar e acompanhar os resultados.

Envolvimento das pessoas:

Nem sempre é fácil transmitir os desejos dos gestores aos funcionários, no entanto é necessário envolver as pessoas da organização na missão e nos objetivos da empresa.

É preciso comunicar, capacitar e educar as pessoas para os mesmos fins.

Abordagem por processo:

A abordagem por processos se dá pelo caminho que o produto ou serviço percorre desde a sua fabricação até a entrega ao cliente.

A organização se torna muito mais eficiente quando realiza suas atividades em processos bem definidos, desse modo é possível identificar exatamente o trabalho desempenhado por cada um, falhas e possíveis melhoras.

Melhoria contínua:

Imagine como seria para um cliente perceber que adquiriu da mesma empresa produtos semelhantes em épocas diferentes sendo que o último adquirido tinha péssima qualidade.

O cliente certamente não irá dizer que essa empresa mudou para melhor.

Portanto, organizações que não adotam a melhoria contínua desrespeitam a gestão da qualidade e perdem seu lugar no mercado.

Tomada de decisões

As decisões não devem ser tomadas apenas pela intuição, um bom gestor verifica os ambientes externos e externos, consulta índices e faz previsões de futuro antes de tomar sua decisão.

As fontes consultadas precisam ser confiáveis e seguras para levar o gestor a tomar o melhor caminho de raciocínio.

Relações com fornecedores

Os fornecedores são parte importante dos negócios uma vez que eles fornecem, na maioria das vezes, matérias-primas indispensáveis para a produção. Nesse sentido bem como um bom fornecedor contribui para a qualidade do produto ou serviço prestado ao cliente.

Portanto, manter uma relação positiva com os fornecedores tende a ser benéfico, pois a parceria sustentável do tipo “ganha-ganha” deixa ambas as partes satisfeitas com o negócio, isso é fazer a gestão da qualidade total.

Implantar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) na empresa traz benefícios como:

No contexto atual sobretudo, as organizações que se pautam pelos princípios da qualidade são capazes de se adaptar mais facilmente às mudanças e exigências do mercado.

CONCLUINDO SOBRE A GESTÃO DE QUALIADE TOTAL

Chegamos ao final do artigo, agora que você já conhece melhor sobre as vantagens, benefícios e princípios da Gestão da Qualidade, te convido a avaliar se sua empresa aplica esses conceitos na prática!

Afinal, como você percebeu, um plano de ação bem modelado é uma grande vantagem competitiva, administrativa e de funcionalidade.

Quando você pode realmente focar nas soluções e não fica refém do s problemas sua produtividade aumenta o que reflete em seu trabalho, colegas e resultados da empresa, é como se fosse uma bola de neve (mas uma bola de neve do bem).

Aqui no blog, você vai encontrar vários artigos que podem te ajudar a iniciar essa jornada ou você também pode assistir nossos materiais no YouTube, tem muita coisa interessante para você conhecer.

Obrigado, até breve!

Jorge Pimenta

Copywriter, Coordenador de Marketing e Comunicação, em busca de um Brasil com mais qualidade #P1BMQ.

23.07.2021 | Auditoria | Documentos e Registros | Estratégia e Pessoas | Melhoria Contínua | Sistemas de Gestão e Normas

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