Primeiramente, será que para desempenhar a Gestão de Mudanças é necessário treinamentos ou até mesmo o apoio de um Software? Ficou na dúvida? então vamos falar mais sobre este assunto.
Prezados leitores, esse artigo tem o objetivo de apresentar quanto é importante uma das últimas mudanças que as normas trouxeram de novidades nos últimos anos.
Nesse caso, apresentarei informações sobre a importância da gestão de mudanças e como essa prática é capaz de auxiliar as organizações a obterem sucesso em seus projetos, alterações de layouts, implantação de um software, a criação de uma nova área ou qualquer outra decisão estratégica que pode inclusive estar conectada a gestão de riscos, indicadores de desempenho e muito mais!
Por meio de uma avaliação continuada da prática exercida por diferentes organizações a respeito de sua maturidade na gestão da mudança como elemento de aceleração e ferramentas auxiliadoras, pôde-se concluir que organizações que não investem em avaliar o ambiente e promover a gestão da mudança podem ter insucessos, custos elevados ou até mesmo tempo perdido que poderiam ser evitados pela gestão da mudança.
No entanto, vale lembrar que as organizações são constituídas por seres humanos, e nossa espécie infelizmente em sua maioria tem uma grande resistência a mudança, justamente porque na sua maioria valorizam demais a segurança e os hábitos adquiridos ao longo do tempo se mantendo em situações de comodidade.
Essa avaliação é muito clara e evidente nas organizações e sempre é um grande desafio para a alta direção se manter em sinergia com a constante mudança que o mercado exige. Assim como muitas vezes é um grande desafio para que gestores e outros colaboradores comprem essa ideia.
A gestão de mudança nas organizações não pode ser tratada apenas em um brainstorm simples realizado no corredor de uma organização ou discutida em um cafezinho!
Com todo respeito, as vezes percebo que de um lado a análise em cima da visão estratégica da gestão de mudanças é feita sem muito critério e por outro lado quem recebe a orientação da mudança também possui sua resistência por “n” fatores.
Sendo que quando é apresentado um estudo realizado para tal mudança, pode ser muito mais atrativo de se seguir mediante não só a crenças, mas inclusive pautada por evidências claras e objetivas que aquele novo cenário poderá ser realmente uma mudança estratégica de sucesso para a organização.
Por onde devemos começar a gestão de mudanças?
Bem, a norma ISO 9001 na versão 2015 trouxe este requisito de forma um pouco mais clara que nas versões anteriores e acabou puxando essa prática para várias outras normas. Veja abaixo o que a norma cita:
6.3 Planejamento de Mudanças:
“Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4).
A organização deve considerar:
a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;
c) a disponibilidade de recursos;
d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.”
Ponto de Atenção: Algumas organizações infelizmente cumprem esse requisito como obrigação para atender aos requisitos da norma e obter a certificação ou acreditação, dependendo da norma que estejamos avaliando.
E isso não é nada bom, assim como na gestão de riscos, notamos que algumas organizações ainda não se conscientizaram que essas mudanças na atualização da norma focaram para que as organizações tivessem menor chance de ter fracasso em seus resultados.
Para fundamentar a importância da gestão de mudança, podemos encontrar mensagens de referencias que realmente podemos considerar:
“A mudança é a lei da vida. Aqueles que olham apenas para o passado ou para o presente, serão esquecidos no futuro” – John F. Kennedy
“É impossível progredir sem mudança, e aqueles que não mudam suas mentes não podem mudar nada.” – George Bernard Shaw
Ou seja, há séculos que a humanidade conhece essa importância e muitas vezes somos tendenciosos a nos focar em outras prioridades, abrindo mão desse tema tão importante.
E vamos ser sinceros, quem é que nunca se viu até mesmo em uma situação pessoal como por exemplo uma festa de casamento, um churrasco em família, uma confraternização na empresa.
Enfim, qualquer mudança de quantidade de pessoas ou outras variáveis fazem com que planejemos as compras, objetos necessários e outras situações que podem ser o sucesso ou o fracasso do evento e muitas vezes preferimos definir padrões que possam nos condicionar a uma vantagem segura se prevenindo com quantidades de cada item para que possamos chegar ao fim com o êxito esperado.
Sendo assim, por que não faríamos isso dentro das organizações?
Quais as vantagens que podemos obter com a gestão de mudanças?
- Diminuição dos riscos através de análises preventivas;
- Habilidade em lidar com dinamismo;
- Avaliação de impactos para tomada de decisão;
- Avaliação mais precisa dos custos;
- Visão mais abrangente e menos tendenciosa;
- Melhores práticas para processos e fluxos de trabalho.
Lembrando que as mudanças estão em várias rotinas dentro das organizações, podendo ser estratégicas ou táticas. Aliás, é bom esclarecer que a Norma não proíbe mudanças, nem mesmo as de última hora, pois algumas delas são urgentes e necessárias, mesmo que contradizem algum procedimento pré-estabelecido.
A única verdade é que a norma quer é que a organização controle essas mudanças, ela não quer que as mudanças funcionem como gambiarras ou improvisos de última hora.
Por mais urgente que seja, mesmo que a necessidade apareça na última hora, a norma quer que a organização avalie a mudança e suas consequências antes de realizar a mudança.
Nem sempre essas consequências são tão claras, e podem esconder sérios prejuízos com visões simplistas que não trazem uma análise abrangente.
Ao fazer essa análise a organização aumenta as chances de escolher a melhor ideia e não a primeira que pensaram.
A organização deve verificar se o planejamento será interferido, se ainda conseguirá entregar o que foi prometido ao cliente e qual o impacto dessa mudança sobre a ótica financeiro, qualidade, prazo, entre outros.
Sendo assim, para atender a norma, a organização precisa estabelecer um procedimento para controlar mudanças.
Esse procedimento para a gestão das mudanças deve incluir um estudo das alternativas para realizar a mudança e suas consequências, podendo utilizar técnicas e ferramentas da qualidade mundialmente consagradas.
Sem contar que toda mudança deve ser autorizada por alguém que se responsabilize por ela atestando a melhor decisão.
Para comprovar que esse procedimento está sendo seguido, a organização deve arquivar as conclusões sobre cada avaliação e quem é o responsável por autorizar a mudança naquele período para que possa manter toda a rastreabilidade exigida em todas as normas.
E vamos ser sinceros! A verdade é que o envolvimento e as diretrizes da alta direção será fundamental para essa implantação.
Quais impactos as mudanças podem gerar na organização?
A gestão de mudanças tem como principal objetivo aumentar a probabilidade de sucesso dos projetos de mudanças nas organizações, fazendo com que as iniciativas sejam realizadas com menos impactos nos indivíduos e mais retorno sobre o investimento.
O conceito de mudança que estamos explorando é o de melhorar uma organização, alterando a forma como o trabalho é realizado. Quando você apresenta uma mudança para a organização, em última análise, você estará impactando um ou mais dos seguintes aspectos:
- Pessoas;
- Processos;
- Sistemas;
- Estrutura organizacional;
- Funções de trabalho;
- Ferramentas de trabalho;
- Mensuração da performance;
- Remuneração;
- Comportamentos;
- Resultado.
Isso significa que se gerenciarmos as mudanças podemos aumentar as chances de obtermos o sucesso da organização?
Sim! Podem ter certeza que a probabilidade estará ao nosso lado, pois atuar em um mundo em constante mudança é o verdadeiro desafio das organizações atualmente. E ter a matemática ao nosso lado nesse momento é uma excelente opção.
Realizando essa gestão de forma inteligente, a organização pode ser capaz de produzir resultados que permitam atingir sua visão estratégica de forma mais rápida e eficiente.
Vamos agora entender um passo a passo que deixo de dica para colocar em prática esse raciocínio trazido pelas normas e abordado a Gestão de Mudanças. São etapas que abordam a concepção do processo de mudança sobre a ótica de fatos x benefícios.
Mas antes, fica a dica! Monte uma equipe multidisciplinar de pessoas engajadas e sem resistência a mudanças, pois eles poderão contribuir positivamente para o projeto, alcançando resultados extraordinários.
Etapa 1 – Defina qual mudança será avaliada na prática
Esse é o momento de definir a mudança que será avaliada para possamos realizar o planejamento. Além de definir a ou as mudanças, os objetivos das modificações e que setores e pessoas estarão envolvidos nesse processo será fundamental ser abordado.
Faça a gestão de mudanças como um projeto da sua organização e concretize isso colocando em prática todo o sistema de gerenciamento de processos para garantir a eficiência desta iniciativa.
Etapa 2 – Estruturação e escolha do time adequado para cada tipo de mudança
Conte com colaboradores do seu time multidisciplinar que estarão sempre disposto a sair da caixinha e buscar por oportunidades. E inclua também outras pessoas das áreas envolvidas para que seja disseminada a gestão de mudança e incorporada aos poucos por todos os colaboradores.
Vale lembrar que temos que tomar muito cuidado com “delegar” ou “delargar”. Pois além de delegar passando a explicação da necessidade e expectativa, ainda é muito importante que sejam pessoas treinadas, capacitadas para que possam realizar a atividade esperada.
Afinal, há a necessidade de afiar o machado de cada colaborador, buscando entender quais as maiores habilidades de cada um para que possa ser lapidada e extraída ao máximo.
Etapa 3 – Entenda a abrangência da mudança e se está de acordo com o escopo definido
Tão importante quanto entender o foco da mudança, é entender sua abrangência, quais áreas estarão envolvidas, quais processos serão alterados e quem sabe até a identificação de potencias não conformidades.
Nesse momento, lembre-se de alinhar suas decisões com a política da organização, atendendo sempre as boas práticas, valores e cultura da organização.
Etapa 4 – Qual sua meta no processo de mudança?
Quem não tem uma meta, um foco, acaba atirando para todos os lados e muitas vezes nem sabe onde quer chegar, mas sabe que tem que mudar alguma coisa. E como todos sabem, se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve.
Opte sempre levando em consideração o custo x benefício e tenha uma abordagem guiada por ferramentas da qualidade, pois pode trazer mais objetividade e simplicidade.
Etapa 5 – Gestão de mudanças x Gestão de Riscos
Esses dois novos temas muito abordados nas revisões das principais normas possuem uma congruência muito grande nessa etapa. Afinal, toda mudança vem acompanhada de riscos iminentes e aqueles mais escondidos, que muitas vezes estão mascarados e precisamos identificá-los.
Portanto, trabalhar a probabilidade dos riscos dentro das organizações é fundamental nesse momento para que possa ser tomada ou não a decisão pela mudança e como isso irá ser realizado evitando potenciais perigos e armadilhas que possam existir.
Etapa 6 – Coloque em prática
Bem, está na hora de colocar o plano de ação em prática, mas lembre-se de avaliar se todos os envolvidos estão preparados, capacitados, se a organização possui todas as ferramentas necessárias para colocar em prática o plano de ação ou se será necessário realizar mudanças também em sua infraestrutura.
Etapa 7 – Mensure os resultados
Assim que a mudança for implementada, crie uma forma de mensurar se os resultados esperados estão aparecendo e se realmente está surtindo o efeito desejado.
Sem querer ser repetitivo, mas sempre fique antenado em ferramentas consagradas da qualidade para apoiá-los. E essa é uma etapa que perguntas inteligentes trazem um resultado grandioso. Portanto, crie esse cenário para avaliar se realmente as mudanças atingiram as metas traçadas lá atrás.
Veja se os processos ficaram melhores e mais bem sucedidos que como estava anteriormente e por fim avalie se ainda teria outra forma de se fazer aquilo extraindo ainda mais benefícios.
Conclusão sobre a Gestão de Mudanças.
Para finalizar e concluir meu ponto de vista em termos de gestão de mudança, não poderia deixar de falar sobre um dos temas que é mais importante seja qual for a discussão em gestão da qualidade, a comunicação.
Caros leitores, a comunicação assertiva é algo que ocorre em todos os níveis e o objetivo é de tornar claro toda e qualquer situação que possa ter sido fomentada durante a gestão da mudança para que possa garantir a necessidade da mudança e principalmente o entendimento de todos a respeito da situação para que automaticamente possa haver o engajamento intrínseco de cada um.
É muito importante que essa comunicação seja eficiente e eficaz.
Portanto, para fechar as dicas, posso garantir que comunicações automatizadas que são realizadas através de ferramentas como softwares, normalmente acabam sendo muito mais aderente e com muito mais resultado do que comunicações realizadas através de e-mails, justamente por tirar a pessoalidade do processo e os colaboradores entenderem que são diretrizes e políticas da empresa e acabam gerando muito mais aderência e atendimento de prazos
Feito isso, podem colocar em prática todo esse conhecimento disseminado e lembre-se que podem contar conosco para realizar qualquer tipo de esclarecimento sobre o tema e mais do que isso. Poderão testar nossas soluções para Gestão de Mudanças e muito mais! Clique aqui e conheça nossas soluções.
