A importância da Gestão de Documentos e seu uso nas instituições de ensino

Por 20 de junho de 2018Gestão da Qualidade

Você conhece a importância da Gestão de Documentos e Informação para os negócios e a sua aplicação em instituições de ensino?
 

A Gestão de Documentos para as Instituições de Ensino

A Gestão de Documentos é fundamental para todo e qualquer estabelecimento, seja ele uma empresa, instituição ou organização sem fins lucrativos. Toda gestão precisa lidar com uma enorme quantidade e diferentes tipos de documentos e suas respectivas particularidades e demandas, muitas vezes com mais frequência do que gostaria.
 
E o seu desempenho nessa atividade terá impactos em diversas fases e setores do negócio. Insistir em ferramentas e métodos arcaicos, distantes da tecnologia e automatização, é seguir no caminho para complicações administrativas, financeiras ou legais.
 
A Gestão de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos pelos quais há maior economia e eficácia através da otimização dos processos de armazenamento e manuseio dos documentos e suas informações. Atualmente, isso inclui a implementação de tecnologias especializadas e também o aproveitamento de outras novidades tecnológicas que podem ser aplicadas para melhor desempenho em tarefas como elaboração, fluxo, arquivamento, busca por informações, avaliação e afins.
 

Não depender exclusivamente de processos humanizados não significa apenas mais segurança e rapidez nos processos, mas também mais economia, produtividade das equipes e melhor comunicação entre os setores.
 
Dentre as tecnologias mais usadas estão a mobilidade, cloud computing, Analytics e Big Data e conexão com o ERP utilizado. Há, inclusive, plataformas e ferramentas criadas especialmente para a digitalização, manipulação, compilação, armazenamento e manutenção de documentos e informações, de acordo com o setor do estabelecimento. Como o ArqGED, software  preparado especialmente para Gestão de Documentos para Instituição de Ensino.
 
A Gestão de Documentos para Instituição de Ensino
As Portarias 1224 de 18/12/2013 e nº22 de 21 de dezembro 2017 definem, em geral, a temporalidade e destinação final dos documentos e informações componentes do acervo Acadêmico, além de obrigações e prazos – 24 meses – para digitalização dos documentos. Há atenção especial para as IES e seus acervos.
 
Com as novas Portarias, o MEC torna obrigatória a digitalização das documentações das escolas e Instituições de Ensino Superior. O que não deve ser encarado como mais um motivo de dor de cabeça, e sim como um incentivo em direção à uma melhor Gestão de Documentos.
 
As soluções digitais disponíveis atualmente tornam muito o processo muito mais facilitado para as diretorias tanto de pequenas escolas quanto de grandes Universidades. Foi o que mostrou o Webinar realizado pelo próprio MEC sobre os softwares chamados de Gestores Acadêmicos.
 
Todo o gerenciamento dos históricos e dados dos alunos, antigos e atuais, acontece em uma única ferramenta, que permite, dentre outras atividades:

  • A criação de fluxos de trabalho;
  • Digitalização de documentos de acordo com as obrigatoriedades das Portarias do MEC;
  • Armazenamento e indexação para buscas rápidas;
  • Acompanhamento de quais documentações permanece em falta.

 
Ou seja, é mais do que uma questão de cumprir a Lei. A Gestão de Documentos para Instituição de Ensino através de uma solução digital não significa apenas cumprir com as obrigações demandadas pelo MEC. Na verdade, a instituição irá otimizar o seu serviço e melhorar o ambiente de trabalho, permitindo que o seu nome seja lembrado de forma positiva e os seus serviços fluam com maior facilidade e rapidez, para que o foco permaneça no que mais importa: o ensino.
 

E quais soluções digitais a Instituição de Ensino poderá trabalhar?

Existem diversas soluções digitais para a Gestão de Documentos que uma Instituição de Ensino poderá contratar. O que ela deverá fazer é escolher muito bem uma solução que atenda as suas necessidades e demandas. Lembrando que atender às portarias, certificações e metodologias do mercado se tornará uma vantagem competitiva para a Instituição de Ensino. E escolher um software que possa atender essas necessidades torna-se um diferencial. Para as instituições que desejam esse trabalho mais profissional em um software, o módulo de Gestão de Documentos do DocNix, o MaxDoc, será de grande valia para as Instituições.