Quantas vezes você já parou e pensou “por onde eu começo?”. É muito comum que as vezes não saibamos quais ações devem ser priorizadas e por onde começar uma atividade e acabamos nos atrapalhando no meio do processo e, isso pode gerar retrabalho, prejuízo e riscos. É exatamente aí que a Matriz GUT entra.
Principalmente se essas ações acontecerem no ambiente empresarial. Já imaginou o tamanho do prejuízo que poderia ser evitado ou pelo menos previsto (assim reduzindo o impacto) por uma má gestão de tempo?
Exatamente sobre isso que vamos falar hoje! Uma solução, ou melhor, uma ferramenta extremamente simples de ser aplicada e fácil entendimento, pode evitar em grande parte todas essas ações negativas por falta de priorização!
Quer conhecer melhor? Então, vamos lá!
Neste artigo você vai entender de maneira muito pratica e simples a aplicar essa ferramenta em seus processos, inclusive até em sua vida pessoal, a metodologia pode ser aplicada em vários sentidos, você vai ter acesso ao passo a passo e muito mais.
Então, para começar uma boa aplicação de um Sistema de Gestão da Qualidade-SGQ, existem ferramentas que são essenciais para obter processos mais assertivos, eficientes e econômicos, tornando assim a empresa mais competitiva. A Matrix GUT é uma das soluções para isso.
Afinal o que é a Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia na priorização de resolução de problemas também conhecida como Matriz de Prioridades.
Se usada corretamente a matriz auxilia a agilizar as tomadas de decisão ao definir com fundamentos o nível de importância de cada ação. Como foi dito anteriormente ela é externamente adaptável para várias aplicações, ou seja, ela também pode ser utilizada em qualquer tipo de organização independente do tamanho ou seguimento.
Podemos dizer que a Matriz GUT é uma tabela construída por linhas e colunas, basta você criar uma planilha seguindo os passos que você vai aprender aqui e assim terá clareza para visualizar os problemas da gestão e as ações para solucioná-los.
A Matriz de Priorização de GUT foi proposta por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, em 1981 como uma das ferramentas utilizadas na Solução de Problemas. A matriz GUT é composta pelos critérios de gravidade, urgência e tendência.
O que significa GUT?
Mede o impacto
O critério de gravidade (G) leva em consideração o impacto que o projeto poderá causar na organização caso não seja realizado logo. Então, ao analisar a gravidade você precisa se perguntar: quais efeitos a não realização desse projeto poderá causar ao longo do tempo?
Mede o tempo
O critério de urgência (U) leva em consideração o prazo disponível para realizar o projeto. Quanto menor o prazo, maior a urgência (e vice-versa). Então, ao analisar a urgência você precisa se perguntar: quanto tempo esse projeto pode esperar para ser realizado?
Mede a probabilidade de crescimento do problema
O critério de tendência (T) leva em consideração a propensão de um problema (que seria resolvido com a execução de um projeto) piorar com o tempo.
Quais são as vantagens que a Matriz GUT traz aos negócios?
A ferramenta proporciona soluções com baixo custo de recursos e fácil aplicação. Conheça algumas das principais vantagens do FMEA:
- Melhora a tomada de decisões: Com as ações priorizadas, você passa a obter uma visão clara de onde deve focar, quando focar e o que focar.
- Simples implementação: A ferramenta não requer conhecimentos avançados e nem investimento financeiro para aplicação, se você quiser pode fazer até de forma manual usando papel e caneta.
- Ajuda a diminuir os problemas sérios: No meio do processo pode acontecer que algum detalhe passe despercebido ou até mesmo que não tenha sido levantado, com a matriz essa possibilidade reduz significativamente.
- Reduz desperdício: Uma vez que você consegue mapear as ações e os passos a ordem em que cada etapa do processo deve priorizar você evita retrabalho, desperdício de matéria prima além é claro de reduzir desperdício de tempo!
- Suporte a outras metodologias: Além da Matriz GUT existem outras ferramentas de gestão, como o ciclo PDCA, Análise SWOT entre outras que conversão muito bem com o GUT para torná-las mais úteis.
Matriz GUT na prática
Conforme mencionado anteriormente, a matriz é composta por 3 critérios, cada um deles possui uma escala que vai de 1 a 5. Vamos entender melhor o que significa cada um desses critérios:
Os níveis de gravidade são:
1 – Sem gravidade
2 – Pouco grave
3 – Grave
4 – Muito grave
5 – Extremamente grave
Os níveis de urgência são:
1 – Sem urgência
2 – Pouco urgente
3 – Urgente
4 – Muito urgente
5 – Extremamente urgente
Os níveis de tendência são:
1 – Sem tendência de piorar
2 – Piorar em longo prazo
3 – Piorar em médio prazo
4 – Piorar em curto prazo
5 – Agravar rápido
Passo a passo para montar a matriz GUT
Agora que você já conhece mais sobre a metodologia chegou a hora de conhecer o passo a passo de como efetivamente aplicar cada um dos critérios e pontuação. Mesmo que a ferramenta seja de facil aplicação é muito importante que você siga os passos corretos para realmente assim obter resultados reais e o mais próximo possível da aceitabilidade.
Portanto, não é porque é simples que deve ser feito de qualquer jeito, o processo requer atenção, dedicação, fidedignidade. Afinal de contas estamos falando de elevar e manter padrões de qualidade nos processos.
Com isso em mente, vamos ao passo a passo para aplicar a matriz GUT em seus projetos.
1 – Defina o processo a ser avaliado
Chegou a hora da ação, o primeiro passo antes é necessário reunir a equipe (caso tenha) para um Brainstorming inicial, no qual serão identificados os problemas mais importantes para serem priorizados pela matriz.
Com todos os levantamentos realizado no brainstorming chegou a hora de definir o que precisa ser monitorado. Uma vez que os processos estão estruturados é a hora de partir para a ação, construa uma planilha conforme o modelo abaixo.
Você também pode baixar o modelo clicando aqui.
2 – Defina notas para os critérios para Matriz GUT
Agora que você já levantou os processos que devem ser avaliados, o próximo passo é atribuir notas de 1 a 5 para cada um dos critérios da GUT (gravidade, urgência, tendência) conforme citados anteriormente.
Atenção! A classificação atende a uma escala crescente, na qual a nota mais baixa (1) corresponde a problemas mais leves e a nota mais alta (5) significa que o risco é grave e deve receber prioridade, por tanto, muito cuidado e atenção com a pontuação que irá dar a cada item, esse passo é primordial para obter um resultado assertivo.
3 – Multiplicar as notas dadas no passo anterior
Como você já sabe a Matriz é extremamente prática e obter os resultados não seria diferente, agora que você já levantou o processo, classificou as notas de acordo com a gravidade, urgência, tendência você irá multiplicar as notas dadas a cada um dos critérios para obter o score (pontuação) do processo.
Para que o entendimento fique o mais claro possível, vamos ver isso na prática, suponhamos que você já passou pelo passo 1, definindo os processos a serem avaliados, logo após você seguiu para o passo 2, e definiu as notas para os critérios da GUT com isso você chegou a duas situações que devem ser avaliados os níveis de prioridade a vamos chama-las de: “problema processo 1” e “problema a processo 2”.
Chegou a hora de classificar e após avaliar com atenção você definiu que as notas, para gravidade, urgência e tendência foram respectivamente:
Problema processo 1: gravidade 3 X urgência 3 X tendencia 4= 36
Problema processo 2: gravidade 1 X urgência 2 X tendencia 2 = 4
4 – Defina os processos pelo ranqueamento
Com os resultados em mãos, o último passo é criar uma lista de prioridades classificando os processos da maior para a menor pontuação. Assim você terá a ordem de prioridades para executar cada um dos processos levantados.
Durante a leitura do artigo você viu que foi citado várias vezes a simplicidade de aplicação da ferramenta, e agora provavelmente você também esteja com esse pensamento.
Que tal compartilhar esse material com seus amigos, colaboradores ou com quem você acredita que o artigo possa interessar.
Conheça nossas soluções e como podemos ajudar a otimizar seus processos.
Concluindo com um presente!
Antes de concluir nossa conversa sobre a Matriz GUT, nós montamos um “mini PDF” com o resumo da ferramenta contendo:
- O que é Matriz GUT
- O que significa GUT
- As vantagens que a Matriz GUT traz aos negócios
- Como aplicar
- Modelo da ferramenta
Assim você pode fazer o download do arquivo e deixa-lo salvo em seu computador, celular, tablet ou onde você preferir usar, fique à vontade para baixar quantas vezes você achar necessário o arquivo é totalmente gratuito!
Obrigado pela atenção, até a próxima!
