BPMS, já ouviu falar?
Com o avanço da transformação digital atividades que antes eram praticamente manuais estão a cada dia evoluindo de maneira exponencial.
Este cenário tende a mudar rapidamente em todo o mundo e nos mais diversos tipos de segmentos.
Neste artigo vamos abordar sobre o BPMS, continue a leitura e descubra suas aplicações, benefícios e muito mais.
O que é BPMS
BPMS é uma sigla da língua inglesa relativa aos termos Business Process Management Suíte, traduzindo para o português significa Gestão de Processos de Negócio.
O sistema BPMS é um conjunto de práticas cujo objetivo é melhorar continuamente os procedimentos de uma organização.
Ou seja, software que mapeia, automatiza, executa e monitora processos, seguindo a disciplina BPM em todas as suas etapas.
Essa é uma ferramenta que tem como objetivo integrar as estratégias empresariais aos desejos dos clientes por meio da administração eficiente de processos.
O BPMS se torna uma grande aliada na hora de efetuar análises, definições, execuções, monitoramento e gerenciamento de processos que aumentam a competitividade de uma empresa.
Além disso, é uma disciplina gerencial que aborda métodos e princípios de gestão de atividades empresariais.
Algumas etapas que fazem parte do sistema BPMS são: mapeamento, padronização, melhoria e otimização de processos.
Todas essas atividades englobam ações que aumentam e aperfeiçoam o desempenho dos procedimentos, identificam oportunidades e geram resultados positivos. Além disso, reduzem custos e riscos, aumentam a eficiência dos colaboradores e desenvolvem a sua capacidade de solucionar problemas.
Esse sistema denominado BPMS surgiu há alguns anos nos Estados Unidos e devido a sua alta taxa de eficiência e resultado já se tornou uma prática a nível mundial.
Benefícios de um sistema BPMS
A lista de benefícios é grande que uma vez bem aplicado o BPMS oferece as empresas, separamos algumas para exemplificar o quão poderosa essa ferramenta é:
Modelagem gráfica do fluxo de trabalho
Um dos grandes desafios para gestores e empresários é mapear todo o fluxo de trabalho, ordem de tarefas e o funcionamento de todos os processos. Essas informações geralmente são de conhecimento apenas da equipe responsável. Isso prejudica as iniciativas de melhoria, já que não há visibilidade.
Com a adoção de um sistema BPMS é simples criar uma modelagem gráfica de todo o fluxo de trabalho, sendo possível manter uma visão macro acerca de todos os processos operacionais e administrativos da empresa.
Padronização dos processos
Já ouviu aquele ditado “quando não se sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve”? Isso é o que acontece com empresas que não seguem um determinado padrão, por conta da dificuldade de realizar uma auditoria completa.
Ao implantar um sistema BPMS é possível, também, visualizar todas os processos e aplicar um padrão a ser adotado por todos, além de verificar a adaptação individual ao que foi estabelecido.
Transparência nos processos
Realizar a melhoria de processos é fundamental para buscar manter e aumentar a competitividade de uma empresa no mercado, no entanto, em um negócio em que os processos não são transparentes, realizar essa melhoria se torna uma tarefa complicada.
Uma das grandes vantagens da aplicação de um sistema de gestão de processos é aumentar a transparência das tarefas, seus objetivos, pontos fortes e fracos, viabilizando alterações necessárias.
Automação de tarefas
Vivemos uma verdadeira transformação tecnológica e automatizar é necessário para aumentar a produtividade e aproveitar melhor a mão de obra disponível em sua empresa.
Rotinas repetitivas ou atividades críticas devem passar por uma automatização para evitar falhas e demais riscos.
Identificar quais as tarefas que devem ser automatizadas e qual a melhor forma de realizar essa automatização é possível por meio da implantação de um sistema de gestão de processos.
Redução de custos
Me cite uma empresa que não tem como um dos objetivos principais a redução de custos ─ e uma ótima maneira de realizar isso é por meio da melhoria de processos.
É comum em algumas organizações focar em alguma etapa do processo e demandar muitos recursos para uma determinada atividade e isso pode ser diminuído, pois alguns processos estão obsoletos e podem ser encerrados e algumas atividades podem ser remodeladas.
Essas e outras atitudes podem ser identificadas por meio de um sistema BPMS.
Melhoria contínua
Um termo que toda organização deveria ter como visão, no atual cenário de ampla concorrência a qualidade hoje já não é uma exigência imposta por clientes mais criteriosos.
No mercado atual, buscar manter o maior nível de qualidade possível é uma obrigação.
A implementação de uma ferramenta de gestão de processos permite identificar falhas e pontos fracos que podem ser melhorados em cada uma das atividades, assim como visualizar oportunidades para desenhar novos processos.
Produtividade
Quando se fala em BPMS um dos principais objetivos e benefícios é o aumento da produtividade. A melhoria contínua dos processos facilita o aumento da produtividade.
É possível, com a mesma infraestrutura e sem a necessidade de maiores investimentos, produzir mais e com maior eficiência, apenas por meio da reorganização dos processos.
O mapeamento das atividades permite visualizar itens supérfluos e que retardam a produção assim como as falhas. Já o monitoramento, após todas as correções, garante que a melhoria contínua impedirá a perda de padrão e diminuição de produtividade.
Que tipo de empresa pode usar o BPMS?
Todos! Na prática, o ramo de atuação da empresa não impede a aplicação do BPMS. comércio, serviço ou indústria.
Não importa se a organização trabalha com a entrega de um produto ou um serviço.
Da mesma forma se trata sobre o tamanho, se é pequena, média ou grande. Se existe algum problema, em algum processo, que não esteja entregando bons resultados, um BPMS entrega uma transformação.
A transformação digital é para todos, e mesmo que algumas organizações possam olhar pelo lado do custo de investimento, já foram citados até agora vários benefícios que provam que quem ficar no passado é bem provável um futuro incerto.
Que tipo de processo pode ser automatizados no BPMS?
Seguindo o mesmo raciocino levantado sobre que tipo de empresa pode usar o BMS, podemos dizer que basicamente, qualquer processo de negócio pode ser automatizado com o sistema.
Porém é importante ressaltar que é interessante priorizar aqueles que atendam algumas necessidades, como:
- Tenham valor agregado à estratégia de negócio e apresentam ganho considerável ao ser automatizados;
- Transitem por diferentes setores do negócio, isto é, são processos de ponta a ponta;
- Têm muita interação humana e terão seus erros mitigados, evitarão tarefas repetitivas e reduzirão desperdícios ao negócio.
A automação de um processo permite obter uma enorme quantidade e variedade de indicadores extremamente úteis para a gestão.
São meios que permitem saber, por exemplo, quanto tempo o processo está levando, se parou, quanto tempo parou e porque parou.
Isto é possível porque o BPMS armazena todas as informações referentes às execuções das instâncias dos processos.
Com isto, é possível consultar o estado atual e histórico de cada processo ou atividade, identificando participantes, dados inseridos e resultados obtidos em cada uma das instâncias.
Ou seja, basta priorizar os processos e identificar as necessidades e demandas para a aplicação do BPMS.
BPM, BPMN, BPMS… quais as diferenças?
Se você chegou até aqui o que é o BPMS já deve estar claro em sua mente, porém é comum gerar confusões sobre as diferenças entre as siglas BPM, BPMN, BPMS.
Entenda agora a diferença e os conceitos entre elas.
BPM
BPM é a sigla para Business Process Management (em português, Gestão por Processos de Negócio). Através do BPM é possível transformar uma empresa a partir da gestão e otimização de seus processos.
Ou seja, ao invés de você olhar para departamentos, áreas verticais, você começa a enxergar os processos ponta a ponta dentro da empresa.
Do pedido até a entrega do produto, por exemplo. Dentro desse processo existirão diversos departamentos.
Como o BPM impacta a gestão de uma empresa?
Na gestão da empresa, o BPM pode ser o responsável por tornar mais claro o caminho para atingir as metas. Ou seja, ele simplifica o entendimento sobre os fluxos de trabalho: o que fazer, como fazer, porque fazer e para quem fazer.
O BPM também capacita a gestão do negócio para que ele comece com tudo a sua jornada para a Transformação Digital.
Isso porque o BPM é como um meio para estimular a inovação em seu negócio.
Aproveitá-los, posicionando-se de modo competitivo e vencer a concorrência é um objetivo complicado, mas que apenas as empresas realmente inovadoras vão conseguir alcançar.
E neste novo mundo, que vem ensaiando a digitalização nos últimos anos, os negócios precisam ser multifuncionais.
São várias perspectivas a serem consideradas e o seu negócio precisa absorver todos eles. Só assim será possível mover-se com rapidez por entre as idas e vindas do mercado e do seu consumidor.
O BPM facilita isso, tornando seu negócio mais resiliente, escalável e inteligente.
Vantagens do BPMS
Dentre as diversas vantagens que o BPMS fornece, as mais significativas são a otimização dos processos e a possibilidade de visualizar em tempo real o andamento das atividades.
Fazendo com que a resolução de problemas seja mais rápida e eficaz, melhorando a competitividade da empresa. Além disto, podemos citar também outros benefícios, como por exemplo:
- Visão colaborativa;
- Mais rastreabilidade;
- Precisão nas informações;
- Mais eficiência;
- Melhores resultados.
BPMN
O Business Process Model and Notation (BPMN) (em português, Modelo e Notação de Processos de Negócio).
Anteriormente conhecido como Business Process Modeling Notation (Notação de Modelagem de Processos de Negócio), é uma notação, ou seja, um sistema de representação gráfica feito através de ícones e símbolos para representar o fluxo de processos, sendo este um dos padrões mais utilizados para se realizar tal atividade.
Benefícios do BPMN?
Provavelmente já esteja claro em sua mente quais as diferenças entre BPMS, BPM e BPMN, agora veja alguns dos benefícios do BPMN
- Redução de custos;
- Aumento da lucratividade;
- Viabilização da automação de processos complexos;
- Maior transparência;
- Melhoria na comunicação intersetorial.
Resumindo as diferenças entre BPM, BPMN e BPMS
Agora já podemos falar com propriedade sobre as diferenças e em resumo:
- BPM é uma metodologia para gerenciamento de processos de negócios,
- BPMN é uma notação, um conjunto de regras e símbolos para representar graficamente as etapas de um processo.
- BPMS, é uma ferramenta de software (ou um conjunto de ferramentas), utilizada para automação e execução de processos.
Mas como escolher um BPMS?
O conceito e benefícios você já conheceu, agora chegamos a um momento que normalmente gera confusão, qual BPMS eu devo escolher.
O primeiro passo é levar em consideração o BPMS adequado para a realidade e os objetivos da sua organização.
Para te ajudar neste processo veja algumas dicas que podem ajudar nesta decisão:
Suporte adequado
A empresa contratada será capaz de fornecer o suporte necessário para uso do sistema? Verifique a facilidade de acesso que você terá ao suporte de TI, se é terceirizado ou próprio do fornecedor.
Plataformas intuitivas e de fácil aprendizagem também deve ser levado em consideração para que a organização fique refém e dependentes do suporte.
Possibilidade de Integração
Um dos fatores-chave na escolha do BPMS é optar por uma ferramenta que tenha integração nativa com outras iniciativas tecnológicas que já são utilizadas em sua organização.
Ter toda uma gestão de dados em uma mesma ferramenta permite que a organização os utilize dentro dos processos.
A integração ajuda a tornar os processos mais ágeis e ainda fornece dados e relatórios importantes para a tomada de decisão.
Facilidade de utilização do BPMS
Levando em consideração a experiencia do usuário o sistema BPMS deve ser capaz de tornar os processos mais fáceis de se executar e, para isso, é preciso ser compreensível para todos os envolvidos.
É preciso lembrar que o sistema será utilizado por colaboradores de diferentes áreas e responsáveis por diferentes processos, que nem sempre têm facilidade com softwares e tecnologia.
Atender a cultura da empresa
Todo processo que envolve melhoria e o engajamento dos envolvidos deve ser levado em consideração em um modelo de gestão.
Essa implantação deve ser incorporada à cultura da empresa, que passa a operar com foco em processos e não em departamentos e hierarquias verticalizadas.
Mas, por outro lado, é preciso também que a ferramenta esteja adaptada à cultura já existente na organização, caso contrário pode enfrentar resistência dos colaboradores.
Pense da seguinte maneira, não é uma questão de escolher o melhor do mundo, mas sim o ideal para a sua necessidade e atua cenário organizacional.
Como a Docnix com seu módulo de BPMS pode ajudar
A docnix possui uma suíte completa de soluções para otimizar a gestão de organizações e uma delas é o módulo DocFlow, onde você poderá realizar a gestão de processos e atividades em tempo real, com visões intuitivas, práticas e que lhe mostram oportunidades de melhoria para ganho de produtividade e performance, além de otimizar a experiência de interação de seus clientes com seu negócio.
Com o DocFlow você realiza a gestão de processos e atividades em tempo real, trazendo organização, controle, transparência e padronização para seu negócio.
Simplicidade
O DocFlow traz simplicidade na gestão de seus processos e atividades com design sofisticado, intuitivo e prático, onde realiza interações com o menor esforço e de forma eficaz.
Desta forma qualquer tipo de usuário com conhecimentos básicos de informática e negócios consegue facilmente realizar solicitações, cadastros ou consultas
Automação inteligente de processos
Transforme seus controles e processos analógicos em processos digitais, levando a transformação digital para sua organização.
Com o DocFlow irá mitigar diversos riscos para sua empresa, além de otimizar produtividade, experiência de valor aos stakeholders e práticas de métodos disruptivos por meio da tecnologia.
Sociedade 5.0 ou Industria 4.0?
O Docnix é uma marca do Grupo ITSS e é especialista em transformar ideia em soluções por meio da tecnologia.
Por isso, temos diversos profissionais especialistas em tecnologias que ficam à disposição de nossos clientes na estruturação dos mais diversos projetos com alta complexidade.
Desta forma podemos lhe apoiar na integração de diversas integrações com equipamentos, sistemas terceiros ou novos projetos.
Interação
Com a facilidade e praticidade de acesso a qualquer momento e interações com usuário por notificações em tempo real, o DocFlow aumenta o engajamento e diminui o tempo de resposta dos colaboradores.
Conclusão sobre BPMS
O gerenciamento e automação de processos quando bem aplicados, direcionados e com foco e engajamento em ferramentas e estratégias corretas, proporcionam a redução dos custos, aumento da produtividade, melhora na qualidade de produtos e serviços e otimizam os resultados.
Para conhecer melhor sobre o nosso módulo e descobrir se ele é o modelo ideal para seu negócio entre em contato e solicite uma demonstração.
Nosso time de especialista está a sua disposição para te apresentar cada detalhe para a sua tomada de decisão.
Gostou do artigo? Então aproveite que o assunto está fresco em sua mente e assista ao nosso vídeo de apresentação do DocFlow.
Até breve.
