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No dia a dia das operações empresariais são produzidos muitos documentos que, por sua vez, são a formalização dos acordos comerciais e comprovação da legitimidade das suas atividades. Desta forma, é produzida uma grande quantidade de impressões e acúmulo de papéis que, quando mal gerenciados, podem trazer inúmeros transtornos ao empreendimento.
Ter uma gestão eficiente de documentos proporciona o devido registro das informações, contemplando todos os dados pertinentes e de relevância. Uma boa gestão de documentos também auxilia em melhores condições para a Gestão da Qualidade das operações, bem como possibilita o acesso e regate de informações de forma fácil e ágil, pois de nada adianta ter um arquivo de documento se, na hora que precisa consultar algo, a tarefa se torna morosa e com muitos obstáculos. Logo, a correta gestão de documentos visa trazer agilidade no arquivamento de documentos, bem como no resgate e consulta de informações.
Diante do que foi exposto, vejamos a seguir como ter uma gestão eficiente de documentos na sua empresa.
Organização e classificação dos documentos
Todo sistema organizacional só é efetivo quando tem por princípios a classificação e catalogação, na qual cada item será tratado de forma dedicada. E não é diferente quando falamos de documentos empresariais. Logo, a principal medida que toda empresa deve tomar é:
Esses são os três princípios básicos para uma gestão eficiente dos documentos, pois, a partir dessas atividades será possível ter organização e facilidade de resgate das informações quando necessário.
Digitalização e gestão eletrônica de documentos
A tecnologia veio para facilitar o nosso dia a dia, principalmente quando o assunto é gestão empresarial e gestão da qualidade. Os avanços tecnológicos permitem organização e agilidade nos processos. Para a gestão de documentos em uma empresa a tecnologia é uma poderosa aliada, pois, oferece ferramentas que trazem muitos benefícios nos processos de digitalização e gestão eletrônica de documentos. Essa é uma medida que toda empresa deve adotar, pois, além de promover maior segurança pelo fato de ter uma cópia dos seus documentos, agiliza e economiza tempo na hora de consultá-los.
Outra forma inteligente é adotar políticas de criação de documentos digitais, economizando dinheiro por não haver necessidade de impressão, e promovendo a sustentabilidade e preservação do meio ambiente. Atualmente, até a assinatura de documentos pode ser realizada de forma digital e tem validade em todo o território nacional.
Tabela de temporalidade
Sabemos que todo documento tem sua importância, porém, nem todos tem necessidade de serem guardados de forma permanente. Podemos dizer que 90% dos documentos gerados no dia a dia das operações empresariais possuem validade de uso e prazo adequado de descarte. Logo, para não ter acúmulo de papéis e documentos desnecessários, toda empresa deve ter em seus normativos a criação da Tabela de Temporalidade, que é um documento baseado em estudos e análises documentais, bem como baseados em regras legais que estabelecem o prazo limite que os documentos devem ser guardados. Encerrado esse período, os documentos devem ser descartados. Vale ressaltar que esse descarte deve ser realizado de forma correta e sem trazer prejuízos ao meio ambiente.
Guarda e gerenciamento de documentos por empresas especializadas
Outra solução que está à disposição das empresas é o serviço de guarda e gerenciamento de documento realizado por empresas que prestam esse serviço. Se o seu empreendimento não possui espaço físico disponível para o arquivo de documentos ou não tem pessoal especializado nessa área, a contração deste tipo de serviço é muito importante, pois, permitirá a organização e acesso às informações sempre que precisar. Algumas dessas empresas oferecem também o serviço de digitalização e disponibilização dos seus documentos em sistemas acessíveis pela internet. Logo, a gestão de documentos da sua empresa será totalmente eficiente e disponível onde quer que esteja.
Um Software para a Gestão de Documentos também poderá ajudar (e muito) com a organização dos documentos da empresa e será de grande valia para a empresa, tanto para a guarda e gestão dos documentos, quanto para facilitar a busca de documentos e ganhar tempo para focar em atividades de cunho estratégico. Caso queira conhecer um Software para Gestão de Documentos, capaz de entregar eficiência e diferencial estratégico para sua organização, você gostará de conhecer o MaxDoc, um módulo do Software de SGQ Docnix.
Seguindo essas dicas será possível realizar a gestão eficiente dos documentos da sua empresa e ter a qualidade das informações, poupando tempo e dinheiro.
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05.06.2018 | Documentos e Registros
