Como Fazer uma Gestão de Documentos: Guia Completo

A gestão de documentos é uma prática essencial em qualquer organização, independentemente do setor ou tamanho. Com o crescimento exponencial de informações, as empresas enfrentam desafios cada vez maiores para gerenciar, organizar e acessar seus dados de forma eficiente. A capacidade de lidar adequadamente com documentos não é apenas uma questão de organização, mas também de competitividade, segurança e conformidade regulatória.

É urgente que as empresas entendam que ter um software para gestão de documentos não é mais um capricho, mas sim uma necessidade. Mesmo que seja possível fazer esse gerenciamento de forma manual, existem muitas chances de erros manuais acontecerem, impedindo que esses documentos cumpram sua função ou, em casos ainda mais graves, podem fazer com que a empresa perca a conformidade com determina norma ou regulamentação.

Além disso, algumas normas, como a própria ISO 9001, exigem que as empresas apresentem uma série de documentos para confirmar a qualidade em seus processos. Sem um sistema de gestão de documentos que gerencie esses registros de acordo com as três fases (produção, utilização e destino), as chances dos documentos se perderem ou passarem por alterações não rastreáveis é altíssima.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é o conjunto de práticas e processos utilizados para organizar, controlar, armazenar e acessar documentos de forma eficiente e segura dentro de uma organização. Essa organização é dividida em duas: gestão de documentos físicos, como papéis e arquivos; e gestão de documentos digitais, como arquivos de texto, planilhas e e-mail.

Qual é a função da gestão de documentos?

O objetivo principal da gestão de documentos é garantir que as informações estejam disponíveis de maneira rápida e precisa, sempre que for necessário, ao mesmo tempo em que se assegura a proteção e a preservação dessas informações. Além disso, a gestão de documentos ajuda a otimizar o fluxo de trabalho, reduzindo o tempo gasto na busca de dados, minimizando erros e melhorando a eficiência operacional.

Dentro da gestão de documentos eletrônicos, existe uma preocupação ainda maior com a segurança dos dados, que costumam ser confidenciais para a empresa. Também vale lembrar que muitas normas e regulamentos possuem requisitos específicos  para a gestão desses documentos. Por isso, a gestão de documentos eletrônicos deve ser feita por meio de um software de gestão da qualidade confiável, que seja capaz de gerir a quantidade de registros da organização.

O princípio básico da gestão de documentos

Todo o sistema de gestão de documentos deve atender ao Princípio da Proveniência. Esse princípio determina que os documentos não podem ser misturados entre si, ou seja, eles devem ter seu armazenamento separado de acordo com sua origem e com o seu objetivo.

Como fazer um gestão de documentos profissional?

A gestão de documentos envolve uma série de processos interligados que têm como objetivo garantir o controle, organização, segurança e acessibilidade de informações dentro de uma organização. Os principais processos envolvidos na gestão de documentos são:

• Criação de documentos; 
• Classificação e organização dos documentos; 
• Armazenamento dos documentos; 
• Controle de acesso dos documentos; 
• Recuperação dos documentos; 
• Retenção e descarte dos documentos. 

Cada um desses processos possuem especificidades próprias. Além do tipo de documento a ser gerenciado, as empresas precisam olhar para o contexto em que está inserida e para suas necessidades. Assim, mesmo que haja um guia geral de como fazer uma gestão de documentos profissional, é bom ter em mente que cada organização possui seus próprios requisitos.

Abaixo estão os principais processos envolvidos na gestão de documentos, explicados de forma detalhada:

01. Criação de documentos:

O primeiro passo na gestão de documentos é a criação de novos registros, que podem ser físicos (em papel) ou digitais. Esse processo envolve a geração de relatórios, contratos, notas fiscais, e-mails, planilhas, e outros.

Nesse sentido, a criação precisa seguir padrões e diretrizes próprios da organização, como formato, conteúdo e estrutura, garantindo consistência com os outros documentos e conformidade com as normas e regulamentações que a empresa atende.

Exemplo: Um contrato de trabalho gerado pelo departamento de Recursos Humanos deve seguir um modelo padrão para facilitar a compreensão dos responsáveis e dos colaboradores envolvidos, e assegurar que todos os requisitos legais sejam cumpridos.

02. Classificação e organização

Após a criação, os documentos precisam passar pela classificação e organização de maneira eficiente. Isso envolve o uso de um sistema de categorização, como a criação de pastas, etiquetas ou códigos de classificação, que facilitem a localização e a recuperação posterior. Esse processo é fundamental para que os documentos sejam encontrados rapidamente e sem ambiguidades.

Para a gestão de documentos eletrônicos, essa é a fase que mais pede um software de gestão de documentos, ou de gestão da qualidade como um todo. Ter, em um só sistema, todos os documentos armazenados e de fácil acesso já diminui consideravelmente o trabalho manual de categorização, que costuma demorar meses para ser feito (principalmente em empresas que possuem milhares de registros e documentos).

Exemplo: Um sistema de gestão de documentos digitais pode usar palavras-chave ou metadados para categorizar arquivos, como “Cliente”, “Projeto”, “Ano”, ou “Tipo de Documento”.

03. Armazenamento

O armazenamento pode ser físico ou digital. No caso de documentos físicos, ele envolve a definição de locais seguros, como arquivos e armários, enquanto os documentos digitais são armazenados em servidores locais, nuvens ou sistemas de gestão de documentos. É importante que o local de armazenamento permita fácil acesso e seja seguro o suficiente para evitar perdas ou danos.

Exemplo: Um sistema de gestão de documentos armazena todos os documentos digitalizados em uma nuvem, acessível a partir de qualquer localidade autorizada, com backups regulares para garantir a integridade das informações e controle de atualizações e acessos.

04. Controle de acesso

O controle de acesso é uma etapa crítica da gestão de documentos, pois envolve a definição de quem tem permissão para visualizar, editar ou excluir determinados documentos. Isso é essencial para garantir a confidencialidade e a segurança da informação, principalmente em empresas que lidam com dados sensíveis, como informações financeiras ou pessoais de clientes .

Exemplo: Apenas gerentes de projeto podem acessar documentos específicos de clientes, enquanto documentos financeiros são restritos ao departamento contábil.

05. Distribuição dos documentos

A distribuição refere-se ao compartilhamento dos documentos entre os membros da organização, ou para terceiros (como clientes e fornecedores). Esse processo pode ocorrer fisicamente, com cópias de documentos; ou  de forma eletrônica, por meio de e-mails ou pelo compartilhamento em sistemas na nuvem) A distribuição eficiente garante que as informações corretas cheguem às pessoas certas no momento adequado.

Exemplo: Um relatório mensal de desempenho financeiro é automaticamente enviado aos gestores e diretores no início de cada mês por meio do sistema de gestão de documentos.

06. Recuperação e pesquisa dos documentos

Um dos principais objetivos de uma gestão de documentos eficiente é facilitar a recuperação de informações. Quando um documento é necessário, o processo de recuperação precisa ser rápido e eficaz, o que exige sistemas de busca avançados, no caso dos documentos digitais, ou uma boa organização dos arquivos físicos.

Exemplo: Um sistema permite a busca por documentos através de palavras-chave, datas ou nomes de arquivos, proporcionando resultados em segundos.

07. Monitoramento e controle de versão

Muitos documentos, especialmente em ambientes corporativos, passam por diversas revisões ao longo do tempo. Nesse sentido, o controle de versão garante o rastreamento das alterações em um documento e que a versão mais atual esteja sempre disponível. Além disso, as versões anteriores ficam armazenadas para referência ou auditoria.

Exemplo: Um documento de políticas internas pode passar por atualizações anuais, e o controle de versão permite que a equipe saiba quais alterações foram feitas e quando.

08. Segurança dos documentos

A segurança é um processo contínuo na gestão de documentos, especialmente na proteção contra acessos não autorizados, perda de dados e falhas no sistema. Isso envolve a implementação de medidas como criptografia, senhas de acesso, backups automáticos e firewall para documentos digitais, e controles de acesso físico para documentos em papel.

Dessa forma, para a gestão dos documentos digitais, o mais interessante é contar com um software de documentos que oferece proteção aos documentos. Esse cenário se faz ainda mais importante em empresas que não possuem um setor de TI que controla as criptografias, as senhas de acesso e os outras medidas de segurança.

Exemplo: Uma empresa que lida com dados de clientes utiliza criptografia de ponta a ponta e autenticação de dois fatores para proteger seus documentos.

09. Retenção e arquivamento dos documentos

As organizações precisam manter documentos por diferentes períodos de tempo, de acordo com normas legais, fiscais ou administrativas. O processo de retenção envolve definir por quanto tempo cada tipo de documento será mantido.

Dessa forma, documentos antigos, que não são mais usados com frequência, mas que precisam ser mantidos, são arquivados, ou seja, armazenados de forma que ocupem menos espaço e ainda possam ser acessados, se necessário.

Exemplo: Um contrato de cinco anos com um fornecedor pode ser arquivado após o término do contrato, mas mantido por mais cinco anos devido às exigências legais.

10. Descarte ou eliminação

O descarte de documentos envolve a destruição ou eliminação de registros que já cumpriram seu ciclo de vida útil e a empresa não precisa mais guardar. Este processo deve ser feito de maneira segura para evitar o vazamento de informações sensíveis. Documentos físicos geralmente são triturados, enquanto os digitais são permanentemente excluídos dos sistemas de armazenamento.

Exemplo: Registros de clientes antigos são eliminados após o período legal de retenção, garantindo que dados pessoais não sejam mantidos desnecessariamente.

11. Auditoria e conformidade

Em muitos setores, a gestão de documentos está sujeita a regulamentações e auditorias para garantir a conformidade com normas legais, fiscais ou de segurança. O processo de auditoria envolve revisar e garantir que os documentos estão sendo gerenciados de acordo com as políticas internas e exigências legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil ou o GDPR na Europa.

Exemplo: Realiza-se uma auditoria anual para garantir que todos os documentos fiscais estejam em conformidade com as exigências tributárias do governo.

12. Digitalização (para documentos físicos)

Esse processo envolve a conversão de documentos físicos para formato digital, a fim de facilitar o armazenamento, acesso e compartilhamento. A digitalização também ajuda a reduzir o espaço físico necessário para armazenar papéis e oferece maior segurança e controle de acesso.

Exemplo: Uma empresa pode digitalizar contratos antigos em papel e armazená-los em um sistema para facilitar futuras consultas e melhorar a segurança.

Esses processos interdependentes formam o ciclo de vida da gestão de documentos, garantindo a criação, o armazenamento, os acessos e a eliminação das informações de forma eficiente e segura, com conformidade às políticas e regulamentações.

Leia também: Guia completo para o seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)

Qual os prejuízos para uma empresa que não possui gestão de documentos?

A falta de uma gestão de documentos eficiente pode trazer sérios prejuízos para uma empresa, tanto em termos operacionais quanto financeiros. A ausência de controle sobre o ciclo de vida dos documentos pode resultar em desorganização, perda de informações, ineficiência e até problemas legais.

Abaixo estão alguns dos principais prejuízos que uma empresa pode enfrentar ao não implementar uma gestão de documentos:

01. Perda de produtividade

Sem uma gestão de documentos adequada, a localização de informações torna-se um processo demorado e complicado. Documentos mal organizados ou espalhados em diferentes locais dificultam o acesso rápido a dados importantes, o que impacta diretamente a eficiência e a produtividade dos funcionários.

• Prejuízo: Maior tempo gasto na busca de documentos, redução da eficiência operacional e diminuição da produtividade.
• Exemplo: Funcionários passam horas procurando um contrato específico em um arquivo físico desorganizado, atrasando decisões importantes.

02. Risco de perda de informações

A falta de um sistema de gestão pode levar à perda ou extravio de documentos importantes, tanto em formato físico quanto digital. Isso pode ocorrer devido à falta de backups, sistemas de armazenamento falhos ou desorganização física, colocando em risco informações críticas para a operação da empresa.

• Prejuízo: Informações essenciais podem se perder de forma permanente, afetando a continuidade dos negócios.
• Exemplo: Um documento fiscal extraviado durante uma auditoria pode resultar em multas ou sanções, além de afetar a reputação da empresa.

03. Problemas com segurança e conformidade

A ausência de uma gestão eficiente de documentos pode expor a empresa a riscos relacionados à segurança da informação. Documentos confidenciais, como dados de clientes, contratos ou informações financeiras, podem sofrer acessos indevidos, o que leva a violações de privacidade e exposição de dados sensíveis.

• Prejuízo: Multas e penalidades por não conformidade com regulamentações de proteção de dados (como a LGPD no Brasil), além de danos à reputação e perda de confiança de clientes e parceiros.
• Exemplo: Acesso não autorizado a dados pessoais de clientes pode levar a processos judiciais e sanções regulatórias.

04. Retrabalho e erros operacionais

Quando os documentos não estão bem organizados, a equipe pode acabar duplicando trabalhos, realizando tarefas já concluídas ou cometendo erros devido à falta de informações precisas e atualizadas. Isso gera retrabalho e retrasa o cumprimento de prazos, além de aumentar o risco de erros operacionais.

• Prejuízo: Aumento do retrabalho, perda de tempo e recursos, além de impactos negativos na qualidade do serviço prestado.
• Exemplo: Duas equipes diferentes podem trabalhar simultaneamente em versões conflitantes de um mesmo contrato, gerando confusão e atrasos.

05. Custos elevados

A falta de uma gestão de documentos adequada pode resultar em custos adicionais para a empresa. Manter documentos físicos em grande quantidade, por exemplo, gera gastos com espaço de armazenamento, impressão, manuseio e até pessoal dedicado à organização manual. Além disso, a perda de documentos críticos pode levar a despesas com multas ou ações corretivas.

• Prejuízo: Aumento dos custos operacionais, tanto com a manutenção de arquivos físicos quanto com a correção de erros gerados pela má gestão.
• Exemplo: A empresa pode precisar contratar auditorias externas para encontrar ou recriar documentos perdidos, gerando despesas adicionais.

06. Ineficiência no fluxo de trabalho

A falta de uma gestão integrada de documentos prejudica o fluxo de trabalho entre equipes e departamentos. Sem um sistema centralizado para o compartilhamento de informações, a colaboração entre funcionários fica comprometida, levando a atrasos e falhas na comunicação interna.

• Prejuízo: Processos mais lentos, falhas na comunicação e menor agilidade na execução de projetos.
• Exemplo: Atrasos em aprovações de documentos, como contratos ou relatórios, impactam prazos de entrega e satisfação de clientes.

07. Dificuldade em auditorias e fiscalizações

Quando os documentos não são geridos de forma organizada, a empresa pode enfrentar dificuldades durante auditorias internas ou externas. Documentos extraviados, desatualizados ou fora dos padrões exigidos dificultam a comprovação de conformidade e podem resultar em penalidades ou multas por descumprimento de exigências legais.

1. Prejuízo: Multas, sanções e perda de credibilidade junto a órgãos reguladores.
2. Exemplo: A empresa pode enfrentar dificuldades em fornecer documentos fiscais ou contratuais exigidos durante uma auditoria, o que pode resultar em penalizações.

08. Problemas legais

A falta de um controle adequado sobre os documentos pode levar a problemas jurídicos. A ausência de contratos, registros ou comprovantes pode comprometer a defesa da empresa em disputas legais. Além disso, o não cumprimento de prazos de retenção de documentos pode infringir leis e regulamentações, resultando em penalidades.

• Prejuízo: Risco de litígios e processos judiciais, com potenciais perdas financeiras e danos à imagem da empresa.
• Exemplo: A incapacidade de fornecer documentos de contrato durante uma disputa legal pode levar à derrota no processo judicial e à perda financeira.

09. Impacto na tomada de decisões

Sem uma gestão de documentos eficiente, as informações necessárias para a tomada de decisões podem estar desorganizadas ou inacessíveis. A falta de dados precisos e confiáveis pode levar a decisões mal fundamentadas, prejudicando a estratégia e os resultados da empresa.

• Prejuízo: Decisões equivocadas ou atrasadas, com impacto direto no desempenho da empresa.
• Exemplo: A falta de acesso rápido a relatórios financeiros históricos pode prejudicar a avaliação de desempenho e a definição de estratégias futuras.

10. Mau atendimento ao cliente

A desorganização nos documentos pode resultar em dificuldades para responder a solicitações de clientes de forma rápida e eficiente. A perda de informações de clientes ou contratos pode afetar a capacidade da empresa de cumprir prazos ou resolver problemas de maneira ágil.

• Prejuízo: Redução na qualidade do atendimento, insatisfação do cliente e perda de oportunidades de negócios.
• Exemplo: Um cliente solicita a revisão de um contrato, mas a equipe não consegue encontrar a versão correta, resultando em atraso e frustração do cliente.

Assim, a desorganização, a falta de segurança e a ineficiência na recuperação de informações comprometem a operação, a reputação e a competitividade do negócio. Portanto, investir em uma gestão de documentos robusta é essencial para mitigar esses riscos e garantir o bom funcionamento e o sucesso a longo prazo.

O que a ISO 9001 diz sobre gestão de documentos?

A relação entre a ISO 9001 e a gestão de documentos está baseada na necessidade de garantir que os processos documentais sejam controlados, organizados e atualizados de forma eficiente, além de estarem legíveis, identificáveis e recuperáveis.. Nesse sentido, a ISO 9001 possui alguns requisitos quando o assunto é gestão de documentos:

1. Controle de documentos: A gestão de documentos evita o uso de informações obsoletas ou incorretas.
2. Documentação de processos: A gestão de documentos assegura que esses processos documentados sejam mantidos de forma acessível e controlada, garantindo a consistência e a conformidade com as exigências da norma.
3. Registro de informações e evidências: A gestão de documentos é responsável pelo controle e armazenamento seguro desses registros, garantindo que eles estejam disponíveis para consulta durante auditorias e avaliações de desempenho, além de garantir que sejam preservados pelo tempo exigido.
4. Atualização e revisão de documentos: A gestão de documentos garante que apenas as versões atualizadas dos documentos estejam em uso e que as versões antigas sejam arquivadas ou descartadas adequadamente.
5. Acessibilidade e segurança: A gestão de documentos assegura que os documentos estejam disponíveis para quem tem permissão para acessá-los.
6. Auditorias e conformidade: A gestão de documentos garante que a empresa esteja preparada para auditorias externas e internas, oferecendo acesso rápido a documentos que comprovem a conformidade com a ISO 9001.
7. Eficiência operacional e melhoria contínua: A gestão de documentos contribui para a melhoria contínua, facilitando a identificação de falhas em processos documentados e possibilitando a implementação de ações corretivas de maneira rápida e eficaz.

Dessa forma, relação entre a ISO 9001 e a gestão de documentos é intrínseca, pois o cumprimento dos requisitos de qualidade definidos pela norma depende diretamente de um controle rigoroso e eficiente dos documentos e registros da organização.

Como a tecnologia pode contribuir na gestão de documentos?

A tecnologia desempenha um papel essencial na modernização e otimização da gestão de documentos, oferecendo soluções que aumentam a eficiência, segurança e organização das informações dentro de uma empresa. De forma geral, a tecnologia contribui para a gestão de documentos com:  

1. Automação de processos: a tecnologia permite a automação de tarefas relacionadas à gestão de documentos, como o arquivamento automático. 
2. Sistemas de gestão de documentos: São plataformas que possibilitam toda a gestão de documentos em um só ambiente. 
3. Segurança da informação: Ferramentas tecnológicas possibilitam a implementação de diversas camadas de segurança, como controle de acesso por usuários, e rastreamento das atividades relacionadas a cada documento (como criação, edição e exclusão).  
4. Controle de versões: Softwares de gestão de documentos oferecem controle de versões, que rastreia as alterações feitas em um documento e armazena suas diferentes versões.  
5. Integração com outras ferramentas: Muitos sistemas de gestão de documentos se integram facilmente com outras ferramentas corporativas, como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), e até plataformas de comunicação.  
6. Busca avançada: As plataformas permitem que os usuários façam buscas por palavras-chave, datas, categorias ou até por conteúdo dentro de documentos digitalizados. 
7. Retenção e descarte automático: Mantem os documentos pelo tempo necessário, com descarte adequado após o período de retenção. 
8. Colaboração em tempo real: Ferramentas tecnológicas modernas possibilitam a colaboração em tempo real, permitindo que várias pessoas acessem, editem e comentem em documentos simultaneamente. 

A tecnologia revolucionou a gestão de documentos, tornando-a mais eficiente, segura e acessível.  Isso não só melhora a produtividade e a segurança, como também facilita a conformidade legal e a colaboração entre equipes, garantindo um ambiente de trabalho mais ágil e competitivo. 

O que faz um software de gestão de documentos?

Muitas pessoas se perguntam se realmente precisam de um software para fazer sua gestão de documentos. A verdade é que um sistema de gestão de documentos é sim indispensável, principalmente para empresas que desejam ser referências na qualidade de suas entregas.

A segurança da informação é uma vantagem crucial, pois o software permite definir diferentes níveis de acesso e permissões, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou editar documentos. A criptografia e o rastreamento de atividades ajudam a proteger dados sensíveis contra acessos não autorizados e perdas acidentais, essencial para informações confidenciais como dados financeiros e contratuais.

Além disso, a automação de processos como criação, atualização, revisão e arquivamento reduz o trabalho manual, minimizando erros e retrabalho. Nesse sentido, documentos podem ser enviados automaticamente para revisão ou aprovação, agilizando os processos e melhorando a eficiência. O controle de versões garante que todos utilizem a versão mais recente dos documentos, evitando confusões.

Dessa forma, o software também facilita a conformidade com regulamentações como a LGPD, permitindo a definição de políticas automáticas para retenção e descarte de documentos, assegurando seu armazenamento pelo tempo necessário e sua correta eliminação.

Por fim, a colaboração em tempo real entre equipes é real e fácil, permitindo que múltiplos usuários trabalhem simultaneamente em um documento, independentemente da localização. Isso acelera projetos e decisões, promovendo uma comunicação mais eficiente. Assim, um software de gestão de documentos melhora a organização, segurança e eficiência operacional das empresas.

Qual é o melhor software de gestão de documentos?

O Docnix é uma suíte com vários módulos, com o Módulo Documentos é possível realizar a gestão de documentos de forma completa, de acordo com os requisitos das principais normas internacionais. Com o Docnix, você poderá automatizar seus processos documentais, como o arquivamento, controle, revisão e aprovação de documentos, o que reduz a carga de trabalho manual e minimiza o risco de erros, vazamento de informações confidenciais e perda de documentos.

A plataforma oferece funcionalidades avançadas, como a busca eficiente por documentos, o que melhora a agilidade na recuperação de informações. Além disso, o Docnix proporciona um controle de versões rigoroso, assegurando que os usuários trabalhem sempre com as versões mais recentes dos documentos.

O sistema também garante que as informações sensíveis estejam protegidas através de controles de acesso e permissões granulares, além de oferecer criptografia para dados em trânsito e em repouso. Ficou interessado? Faça o teste gratuito do nosso sistema!

Preparamos um DocDicas com informações valiosas para quem quer saber mais sobre os requisitos da ISO 9001 sobre a gestão de documentos: