As melhores ideias surgem nos momentos de pressão. Por isso, muitas empresas promovem reuniões de brainstorm, que têm o intuito de incentivar a criatividade na solução de problemas e garantir que toda a equipe tenha a oportunidade de opinar, sem julgamentos ou críticas vexatórias.
O que é um brainstorm?
Brainstorm, ou tempestade de ideias, é uma técnica para desenvolver o pensamento criativo de uma equipe. Dessa forma, faz-se uma reunião para os integrantes pensarem e compartilharem seus insights em busca de uma solução criativa e eficaz para um determinado problema.
Da tempestade de ideias, os melhores insights são selecionados e mais bem desenvolvidos. Com isso, a equipe conseguirá alcançar uma solução coletiva, construída com os pensamentos de diversas pessoas, e eficiente – que costuma sair da caixinha de soluções óbvias.
Mesmo que o brainstorm costume ser feito com equipes, ele também pode ser feito de forma individual quando um profissional precisa, sozinho, pensar em uma solução. O interessante do brainstorm individual é que ele pode ser feito em qualquer momento, se a necessidade de ter tantas regras.
Etapas do brainstorm:
O processo do brainstorm se divide nas seguintes ideias:
- Planejamento: no planejamento, são definidas as especificações do brainstorm, como o tipo usado, o líder escolhido, o tempo total e outras regras.
- Reunião com apresentação de ideias: na reunião, o contexto, as regras e o objetivo do brainstorm devem ser explicados para os integrantes. Além disso, é nesse momento que a equipe terá e apresentará suas ideias.
- Seleção e agrupamento de ideais: com as ideias apresentadas, a equipe escolherá as melhores soluções e fará um agrupamento de ideias. Com isso, as soluções escolhidas poderão ser mais bem desenvolvidas.
- Avaliação: por último, faz-se uma avaliação sobre a viabilidade das melhores ideias. A partir daí, basta construir o plano de ação.
Tipos de brainstorm:
O método do brainstorm pode ser feito de diferentes maneiras, se adequando ao momento daquela equipe. As regras do jogo são variáveis, apesar de haver características próprias de cada tipo, a equipe pode modificar as regras de acordo com suas necessidades.
Além de decidir o tipo de brainstorm usado, as equipes precisam se atentar aos limites do brainstorm. Discuta se os envolvidos só deverão pensar dentro dos recursos já existentes, por exemplo, ou se eles podem viajar nas possibilidades, por exemplo. Essas nuances devem ser acordadas antes da reunião de brainstorm.
Brainwriting
Meia hora para encontrar 108 ideias: essa é a técnica brainwriting. Esse tipo de brainstorm também é conhecido como 6-3-5, pois propõe que 6 pessoas escrevam 3 ideias em um papel a cada 5 minutos.
Novamente, apesar das regras dessa técnica serem bem definidas, elas podem (e devem) ser adaptadas ao contexto do negócio. Entretanto, indica-se que as ideias de todos serem escritas, para que sejam posteriormente discutidas.
Post-it
Usar post-its no brainstorm é legal para tornar as ideias um pouco mais visuais. Cada membro terá um bloquinho de post-it e colará suas ideias em um mural visível para todos.
Nesse sentido, também com o intuito de obter uma melhor visualização das ideias, é interessante que os membros do grupo façam desenhos rápidos e sugestivos para indicar as ideias que tiveram. Assim, o uso do post-it tornará a dinâmica até mais divertida.
Brainstorm reverso
No brainstorm reverso, a equipe pensará nos problemas – e não nas soluções. É uma tempestade de catástrofes, por assim dizer. Assim, os membros pensarão nos desdobramentos do problema apresentado, analisando suas consequências.
É comum (e até saudável) que as equipes prefiram resolver logo o problema do que ficar pensando em seus desdobramentos. Entretanto, o brainstorm reverso é válido para proteger os riscos de um projeto e ajudar a equipe a pensar em planos de ação preventivos.
Chuva de ideias
Nesse caso, os integrantes vão falando suas ideias e uma pessoa fica responsável por anotar todos os pontos de vista. No primeiro momento, os integrantes não precisam discorrer sobre suas ideias, apenas dizê-las de forma resumida.
Dessa forma, após a primeira rodada de ideias, faz-se uma seleção com as melhores. A partir daí, os integrantes desenvolvem melhor essas ideias e conversam sobre a viabilidade delas.
Mural de imagens
O mural de imagens é, na verdade, um complemento para outros tipos de brainstorm. Nessa técnica, o líder apresenta uma série de imagens que se relacionam ao problema para a equipe pensar mais facilmente nas soluções.
Uma extensão do mural de imagens propõe também o uso de objetos. Nesse caso, os membros podem tocar em objetos (geralmente produtos, com rótulos) para conseguirem desenvolver melhor suas ideias.
Starbursting
O starbusting é uma maneira de expandir o foco do brainstorm. Com ele, a equipe não pensará em uma só solução, mas irão responder a algumas perguntas relacionadas ao problema, expandindo sua solução.
Geralmente, as perguntas mais comuns são as do 5W2H (O que? Por que? Como? Onde? Quem? Quando? Quanto Custa?). Nesse caso, a equipe responderá a essas perguntas tendo em vista o projeto em questão.
Leia também: 5W2H: Conceitos, exemplos, aplicações e resultados
Como fazer um brainstorm?
Para colocar um brainstorm em prática, basta seguir o passo a passo:
1. Defina um objetivo:
O objetivo de todo o brainstorm é conseguir muitas ideias criativas em pouco tempo. Para que as ideias sejam realmente boas, é necessário que a equipe tenha um objetivo definido e muito bem delimitado.
O objetivo geralmente é a solução de um determinado problema. Entretanto, o brainstorm também pode ser usado para análise de riscos ou para a elaboração de projetos. Seja como for, é preciso estabelecer uma meta.
2. Escolha um líder
É comum que cada um defenda suas ideias com unhas e dentes. Dessa forma, o líder irá mediar o brainstorm e guiar os integrantes na escolha das melhores soluções. Além disso, o líder também costuma escolher as regras do método.
Geralmente, o líder do brainstorm é uma posição ocupada por um profissional do alto escalão da empresa. No caso de equipes, o líder pode ser o gestor da área, pois ele entende do assunto em pauta e tem a habilidade de gerir pessoas.
3. Explique o contexto aos envolvidos
Os termos do brainstorm devem estar claros para todos. Dessa forma, é papel do líder explicar o contexto, o objetivo e as regras para os participantes, se assegurando de que todos entenderam o funcionamento da dinâmica.
Não economize nos detalhes. As especificidades do contexto e do objetivo do brainstorm ajudarão muito os membros a pensarem em ideias realmente inovadoras, criativas e, o mais importante, assertivas.
4. Estabeleça as regras
O brainstorm é um processo muito dinâmico. Justamente por isso, é necessário definir algumas regras para garantir que o método não saia dos limites esperados. Algumas das regras mais relevantes são:
- Limite de tempo: o tempo é um fator extremamente importante. Como a reunião do brainstorm será dedicada de forma exclusiva ao levantamento de ideias, ela não precisa durar tanto. Geralmente, as equipes separam pelo menos 1 hora para o brainstorm, mas o tempo é um fator variável.
- Criatividade: pensar fora da caixa é a premissa que guia o brainstorm. Sendo uma tempestade de ideias, os envolvidos devem se sentir livres para deixar a criatividade fluir e considerar até as ideias mais mirabolantes.
- Evite críticas: a proibição de críticas é uma extensão da criatividade. Se as pessoas souberem que serão julgadas, elas não se sentirão livres para deixar a criatividade fluir. Por isso, indicamos que a equipe evite ficar fazendo críticas ao ouvir as ideias.
- Quanto mais, melhor: com uma grande quantidade de ideias, será mais fácil ter uma boa opção, que todos os envolvidos gostem. Assim, não é interessante limitar o número de ideias: quanto mais, melhor.
- Defina o tipo de brainstorm: todos devem estar cientes do tipo de brainstorm usado e de como a dinâmica funcionará. Se outros métodos forem incorporados, como por exemplo os 5 Porquês, é necessário explicar detalhadamente como aquele método será usado.
Ainda assim, tenha em mente que as regras são adaptáveis. Nesse sentido, algumas das regras mencionadas podem não fazer tanto sentido para sua empresa ou não serem suficientes para as suas necessidades. Sempre adapte as regras ao seu contexto.
5. Discuta sobre as ideias
Após a tempestade de ideias, chega o momento de discutir sobre as melhores soluções. Nesse momento, faz-se um levantamento com as soluções mais interessantes para todos.
Dessa forma, será possível escolher a melhor ideia e desenvolvê-la, pensando nos recursos disponíveis e nos limites do projeto. Assim, o ajuste é necessário para tornar a ideia realmente viável, e fazer com que toda a equipe tenha um dedinho na solução encontrada.
6. Crie um plano de ação
Com a ideia definida, o projeto pode começar a ganhar a vida. A criação de um plano de ação não precisa, necessariamente, ser feita durante a reunião do brainstorm. Entretanto ela é a consolidação do brainstorm e, por isso, precisa de uma certa atenção.
Nesse sentido, criar um plano de ação com a solução pensada no brainstorm pode ser um papel designado a um membro específico, uma equipe ou para o líder do projeto. O importante é que os responsáveis levem em consideração o que foi deliberado durante a reunião do brainstorm.
SGQ: Transforme ideias em ações de qualidade
O brainstorm resulta em ações para o seu negócio. Mas, essas ações devem estar alinhadas ao seu Sistema de Gestão da Qualidade. Garanta que suas ideias sejam criativas e atendam aos requisitos de compliance e performance com o Docnix.
O Docnix é uma suíte de SGQ que automatiza suas tarefas manuais. Em nossa plataforma, você acompanha o ciclo de vida de documentos, monitora riscos, cria planos de ação, desenha processos e muito mais. Já passou da hora de deixar as planilhas de lado!
