Método 4Dx: Como aplicar as 4 disciplinas da execução?

O método 4Dx surgiu em um livro chamado The 4 Disciplines of Execution: Achieving Your Wildly Important Goals, publicado pelos teóricos Sean Covey, Chris McChesney e Jim Hulling. A partir da teoria, uma Franklin Couvey Consulting desenvolveu um método que ajuda gestores e sua equipe a ajustarem sua rotina em prol do alcance de objetivos e metas importantes.  

O que é método 4Dx? 

4Dx é um método que estrutura a gestão de projetos e processos em 4 disciplinas: foco no que é crucialmente importante, atuação nas medidas de direção, placar envolvente e cadência de responsabilidade.  

Nesse sentido, o método 4Dx se diferencia de outras ferramentas de gestão pelo fato dele não se dividir em etapas, mas sim em disciplinas que atuam como princípios intrínsecos às decisões de liderança.  

A metodologia 4Dx é ainda mais relevante em um cenário de institucionalização de metas. Usando suas disciplinas, os líderes terão mais clareza em sua gestão, lidando melhor com os desafios e a infinidade de novas tarefas que surgem diariamente.  

Para isso, o método conta com alguns papéis de responsabilidade: o do líder, o do executor e o WIG. Além disso, a aplicação das 4 disciplinas acontece através de quatro artefatos: o mapa de execução, o log de execução, o log de escritório e o caderno de campo.  

Quais são as 4 disciplinas da execução? 

Mesmo sendo numerado de um a quatro, tenha em mente que as disciplinas da 4Dx não são um passo a passo. Assim, as disciplinas não se separam entre si, mas se complementam.  

Dessa forma, na prática, as 4 disciplinas estão presentes em todas as fases de um projeto, seja no planejamento, na execução ou mesmo no acompanhamento e revisão. O método 4Dx ajuda na organização das demandas diárias, sendo mais uma filosofia do que uma ferramenta propriamente dita.  

01. Foque no que é crucialmente importante 

Ter foco é a chave para a construção de projetos, independente deles serem grandes, médios ou pequenos. Dessa forma, focar no que é crucialmente importante significa que os colaboradores têm que se entregar por completo nas tarefas mais relevantes, sem se dividir em 10 para atender a infinidade de demandas que vão surgindo todos os dias.  

Infelizmente, muitas vezes só é possível entregar um alto número de tarefas por dia se, pelo menos uma delas, ter sido malfeita. É praticamente impossível se dedicar de corpo e alma para dezenas de atividades diariamente.  

Nesse sentido, cabe ao gestor se reunir com sua equipe para fazer a priorização de tarefas. O líder precisa definir quais são as metas mais urgentes, de forma que sua equipe se esforce mais nas atividades relacionadas aos objetivos realmente importantes.  

Para isso, o gestor e a equipe devem ter em mente que: 

• Nem todos os objetivos são urgentes;  
• Nem todas as tarefas que surgem são prioridades; 
• O foco em tarefas mais relevantes aumenta a qualidade do resultado; 
• É relevante definir prazos para metas e objetivos, levando em conta sua importância para os resultados da empresa. 

02. Atue nas medidas de direção  

Nem todas as atividades levarão sua equipe a atingir seus objetivos. Tendo uma meta em mente, acabam surgindo inúmeras atividades que se relacionam a essa meta. Atuar nas medidas de direção significa que o gestor e sua equipe precisam escolher, sabiamente, quais são as tarefas que realmente valem a pena.  

Uma medida de direção bem ajustada diminui o retrabalho, aumenta a produtividade e ajuda os times a atingirem seus objetivos de forma mais rápido. Dessa forma, as medidas de direção são guiadas pelas medidas de resultado, que acompanham as performances da empresa em busca de respostas sobre o desempenho atual.  

A regra é clara: as medidas de direção separam atividades influenciáveis e previsíveis, que podem ser facilmente monitoradas por medidas de resultado. Assim, é preciso levar em consideração que:  

• Nem todas as atividades levarão sua empresa a atingir seus objetivos;  
• É importante limitar a quantidade de tarefas para atingir uma meta; 
• As tarefas devem ter uma lógica de causa e efeito. Ou seja, sua realização precisa gerar um resultado; 
• As atividades devem ter resultados mensuráveis, influenciáveis e previsíveis.  

Por exemplo: se uma empresa tem como meta aumentar sua presença digital, ela deve fazer uma medida de direção inclinada a aumentar seu marketing de conteúdo, ter um perfil ativo nas redes sociais que fazem sentido e investir em tráfego pago. Pereba que todas essas ações possuem um efeito previsível, podem ser influenciáveis e acompanhas por medidas de resultado.  

Uma dica é usar outras ferramentas para estruturar as atividades. O método OKR faz muito sentido na atuação de medidas de direção. 

Leia também: Método OKR: O que é, como aplicar e exemplos 

03. Tenha um placar envolvente  

O placar envolvente propõe que todos os membros da equipe sejam incluídos no acompanhamento de resultados, entendendo como suas entregas contribuem com o alcance dos objetivos.  

Entendendo quais são os efeitos de suas atividades, os colaboradores tendem a ficar mais engajados e a se doarem mais em prol dos objetivos estruturados. Nesse sentido, o acompanhamento de time faz com que cada um veja, de forma real e integral, qual é o papel e o impacto do seu trabalho, fazendo com que as pessoas se sintam parte do processo.  

O placar nem sempre vai ser o melhor, mas a equipe deve saber sua posição na jornada até o alcance da meta. Assim, o “placar” deverá traduzir em medidas quantitativas o desempenho das medidas de direção. Dessa forma, com essa visão, o líder e os colaboradores poderão ajustar sua rota e suas estratégias para melhorar o placar.  

Dessa forma, o “placar envolvente” determina que: 

• Os resultados devem ser apresentados de forma simples e intuitiva; 
• O líder não é o único responsável pelos resultados; 
• O placar deve ser um parâmetro para ajuste de estratégias. 

 04. Crie uma cadência de responsabilidade  

A cadência de responsabilidade é o que realmente faz com que as equipes alcancem os resultados esperados. Dessa forma, a cadência de responsabilidades é como uma prestação de contas, em que os colaboradores apresentam suas entregas e justificam seus resultados.  

É a cadência de responsabilidade é, portanto, a capacidade de usar os resultados do placar para ajustar estratégias de forma que as atividades desempenhadas realmente alcancem os objetivos esperados.  

Além dessa prestação de contas, a cadência de responsabilidade também é uma forma de rememorar as tarefas realizadas, entendendo quais estratégias foram bem-sucedidas e quais podem ser descartadas.  

Para isso, são realizadas reuniões periódicas de acompanhamento e revisão, com uma estratégia muito parecida com a metodologia SCRUM que se desenvolve por meio de Sprints.  

Dessa forma, criar cadência de responsabilidade significa: 

• Fazer uma análise crítica sobre o placar; 
• Ter capacidade de ajustar estratégias e recalcular rota; 
• Revisitar todo o trabalho já feito; 
• Se programar para as próximas ações.  

As funções no método 4Dx: 

O método 4Dx possui três papéis cruciais:  

• Líder da equipe: o líder da equipe é o gestor, aquele que acompanha os membros do time, define atividades e prazos e garante que os processos sejam entregues com a qualidade esperada. Dessa forma, a organização do ambiente de trabalho fica nas mãos do líder, que deve se certificar de que todos estejam de acordo com suas tarefas, entendendo as metas e conseguindo desenvolver suas funções.  
• Executor: o executor é o prazo direito do líder da equipe. Enquanto o líder define as atividades e os prazos, é o executor quem colocará essas atividades em prática. Assim, eles acompanham a realização das tarefas junto aos colaboradores, se certificando que elas sejam entregues dentro do prazo e de que estão sendo realizadas dentro do esperado.  
• WIG: o WIG é o líder de metas criticamente importantes. Essa figura tem a árdua tarefa de acompanhar as metas mais relevantes para a organização. Nesse sentido, o cargo de WIG pode ser ocupado pelo próprio líder da equipe, o importante é garantir o alcance das metas críticas, cruciais para o sucesso da organização.  

Os artefatos do método 4Dx: 

Além dos três papéis, o método 4Dx propõe 4 artefatos de execução:  

• Mapa de execução: o mapa de execução é uma estratégia que monitora as metas individuais e de equipe perante as metas gerais da empresa. Ou seja, ele mostra como cada área está contribuindo para os objetivos macro (meio parecido com o que acontece no Método GPD). Nesse sentido, o mapa conta com gráficos de acompanhamento marcados pelos números do placar.  
• Registro de execução: é um registro com todas as atividades que estão sendo realizadas pela equipe ao longo do prazo até o alcance do objetivo. Esse registro geralmente é feito com Kanban, e ajuda as equipes a avaliarem seu progresso e sua relação de causa e efeito ao longo das semanas.  
• Diário de escritório: o diário de escritório é bem parecido com o registro de execução, mas ele conta com relatos sobre as responsabilidades individuais de cada membro da equipe e suas práticas no dia a dia.  
• Caderno de campo: o caderno de campo é um espaço de armazenamento das famosas atas de reunião. Nesse sentido, é nele que a equipe guarda tudo que foi levantado durante as reuniões realizadas até a entrega do projeto.  

Não deixe de fazer reuniões! 

O indicado é que as reuniões da metodologia 4Dx sejam feitas diariamente, semanalmente e mensalmente.  

As reuniões diárias correspondem a ajustes rápidos das atividades e na estratégia de trabalho.  

As reuniões semanais são de acompanhamento de resultados, analisando o progresso do projeto e discutindo formas de superar os desafios encontrados.  

Já nas reuniões mensais faz-se uma revisão das ações prontas e dos resultados obtidos, analisando a posição e o placar em relação à meta estabelecida.  

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