Training Within Industry (TWI): Como desenvolver as habilidades dos seus gestores

O TWI nas empresas é uma metodologia de treinamento que capacita os líderes na execução de suas tarefas diárias. Além de ajudar os gestores a conhecerem profundamente o trabalho que eles desempenham todos os dias, o TWI também ajuda muito na boa comunicação entre líder e equipe.

O que é TWI? 

O Training Within Industry (TWI), é um programa de treinamento na indústria com foco no desenvolvimento de gestores, colaboradores com muito tempo de casa e outros líderes. Assim, seu principal objetivo é fazer uma ponte entre o conhecimento de um líder, sua habilidade em liderar uma equipe e sua capacidade de otimizar processos.  

Como funciona o TWI?  

Para colocar o TWI em prática é importante, primeiro, conhecer a sua origem. O TWI foi pensado durante a Segunda Guerra Mundial, momento em que havia uma grande necessidade de formar líderes práticos, eficientes e habilidosos em pouco tempo, uma vez que a mão de obra estava extremamente escassa.  

Além disso, o TWI está intimamente ligado ao Método Lean, pois é praticamente impossível construir processos enxutos, sem desperdício e com o mínimo de recursos possíveis se os profissionais envolvidos não forem qualificados e os líderes não terem os conhecimentos e habilidades necessárias. Foi a Toyota quem elaborou esse vínculo entre o TWI e o Lean, sendo uma das empresas pioneiras na implementação da prática TWI e, sem sombra de dúvidas, um dos maiores cases de sucesso.  

Nesse sentido, o TWI se divide em 5 necessidades básicas que todos os líderes devem ter. Todas essas necessidades se pautam na segurança, ou seja, todo o seu desenvolvimento parte do princípio de que os processos executados precisam ser seguros, além de práticos e eficientes. As necessidades são: 

 Necessidades de habilidade:  

• Instrução: é interessante que um líder atue como uma espécie de “manual” dentro das empresas. Assim, ele precisa ter conhecimento de todos os processos e de como dar as devidas instruções sobre eles.  
• Melhorias de métodos: o líder precisa ter conhecimento suficiente para pensar em ações de melhorias dos métodos e processos, tornando-os mais simples, produtivos e eficientes.  
• Liderança: a liderança é o ato de fazer com que a equipe cumpra as suas funções da melhor forma possível, alcançando os objetivos e resultados planejados. Para isso, existem estratégias a serem aprendidas durante o treinamento TWI.  

Necessidades de conhecimento: 

• Trabalho: o líder precisa conhecer o método de trabalho e ter conhecimento suficiente para ocupar uma posição tão importante quanto a sua.  
• Responsabilidade: a questão da responsabilidade se envolve com o conhecimento pois um líder precisa saber executar suas funções para, então, ser capaz de responder por suas decisões e o impacto dentro nos resultados da empresa.  

Leia também: Lean Six Sigma – Como diminuir desperdícios e otimizar processos

Os 4 módulos do TWI  

O programa do TWI se desenvolve a partir de 4 módulos. Nesse sentido, esses módulos são cursos que a empresa deve aplicar durante cerca de 5 sessões de 2 horas cada. Claro que cursos com 10 horas de duração são uma estimativa geral, e esse tempo deve ser adequado ao contexto não só da empresa, mas também da área ou setor de aplicação do TWI.  

Além dos cursos, recomenda-se que haja um acompanhamento prático para checar se os líderes estão alcançando os resultados que a empresa deseja. A ideia é o TWI funcione como um método de aprimoramento de processos e, portanto, é interessante que seus módulos sejam aplicados de forma regular.  

1. Instrução de trabalho: 

A instrução de trabalho tem como objetivo desenvolver a habilidade de instrução do gestor. Assim, o curso desse módulo vai ensinar o líder a orientar sua equipe sobre os processos a serem executados e como fazer essas atividades da melhor maneira possível (visando maior produtividade, com menos erros de execução).  

Os gestores irão aprender a: 

• Instruir sua equipe na execução do trabalho;
• Desenvolver uma relação saudável com seu colaborador; 
• Espalhar a prática da melhoria contínua de processos entre os colaboradores; 
• Trabalhar pela qualidade garantida dos processos, e consequentemente dos produtos ou serviços; 
• Preparar um material de instrução e apoio que acabe com as eventuais dúvidas dos colaboradores.  

Além disso, a instrução de trabalho prega que os colaboradores devem se juntar aos seus gestores para pensarem, juntos, nas possíveis melhorias nos processos. Assim, mesmo que a instrução tenha uma direção linear (de gestor para operador), a análise frequente para resolução de problemas é feita em conjunto com a equipe.  

A instrução de trabalho deseja, sobretudo, que os processos sejam conscientes, estáveis, passem pela curva de aprendizagem e experiência. Para isso, sua prática acontece com 4 passos:  

1. Preparação: o trabalhador deve ser preparado, anteriormente, para a instrução. Essa preparação não se dá apenas pelo aviso, mas também com pequenas mudanças e sugestões nos processos, para que as instruções não tenham um efeito tão brusco. 
2. Apresentação: momento em que o supervisor apresenta e passa todas as instruções para sua equipe. Além do momento coletivo, passando as indicações gerais, o gestor deve se encontrar com cada um dos membros do time, passando as instruções específicas. 
3. Aplicação: após a apresentação, os colaboradores devem começar a aplicar o que o gestor passou. 
4. Avaliação: o gestor deve avaliar se o que ele instruiu está sendo aplicado e se está tendo o efeito esperado.

2. Relações de trabalho: 

O módulo de relações de trabalho tem como objetivo melhorar a relação entre líderes e liderados e entre os membros da equipe, além de ensinar o gestor a proporcionar um ambiente de trabalho mais saudável, participativo, acolhedor e respeitoso. Nesse sentido, o líder precisa entender que conflitos irão existir, mas é importante lidar com eles de forma tranquila, sem grandes estresses.  

Os gestores aprenderão a: 

• Ser compreensivo perante as dificuldades de aprendizado de seus colaboradores; 
• Lidar com personalidades fortes, criando um ambiente que amenize situações desconfortáveis; 
• Desenvolver os elementos do código de cultura da empresa entre os seus liderados; 
• Liderar os colaboradores sem criar um ambiente hierárquico e rígido; 
• Motivar os seus colaboradores; 
• Identificar os motivos para eventuais problemas de desempenho da equipe; 
• Sanar possíveis conflitos; 
• Criar uma relação saudável, de respeito, compreensão e igualdade com os liderados.  

O curso de relações de trabalho tem a intenção de criar um ambiente de trabalho que seja, sobretudo, de escuta. Dessa forma, é interessante que os gestores promovam uma forte cultura de feedback, incentive a sua equipe com recompensas e palavras de afirmação e aproveitar, da melhor maneira possível, as habilidades de cada um.   

As relações de trabalho se firmam nos fundamentos de organização, liderança, resultados e diagnóstico. Dessa forma, ela funciona na prática a partir de 4 passos: 

1. Obtenção: o líder investiga todos os problemas a serem tratados para tornar o ambiente de trabalho mais saudável. 
2. Avaliação: faz-se, então, uma avaliação de todos os dados coletados para definir um plano de ação eficiente, que melhore a relação entre os membros da equipe.
3. Aplicação: chega o momento de aplicar o plano de ação criado.
4. Verificação: o líder deve verificar se as medidas criadas estão tendo o efeito desejado.

3. Métodos de trabalho: 

Os métodos de trabalho têm como intenção fazer com que os gestores consigam melhorar continuamente os processos. Como o TWI faz parte da metodologia Lean, é óbvio que ele teria um módulo apenas para ensinar os líderes a simplificarem, ao máximo possível, os processos que eles executam diariamente.  

Os gestores aprendem a: 

• Identificar e acabar com desperdícios nos processos; 
• Eliminar as perdas nos métodos de trabalho; 
• Garantir a segurança dos colaboradores; 
• Identificar oportunidades de melhoria de processos; 
• Investigar as causas raízes dos problemas dos processos; 
• Documentar as etapas de melhoria dos processos; 
• Estudar e examinar os processos, de forma a descobrir pontos de melhoria pelo tempo de execução, por exemplo; 
• Avaliar os efeitos das melhorias implementadas; 
• Padronizar os processos.  

Dessa forma, é possível afirmar que os métodos de trabalho desejam capacitar os líderes para que eles possam olhar para um processo de forma analítica, identificando mudanças. Um dos aspectos mais citados pela TWI é a busca pela produtividade. Assim, durante esse módulo, os gestores irão ser instruídos a procurar melhorias que acelerem o tempo total do processo, mas de forma que os produtos não percam a sua qualidade. 

Os métodos de trabalho desejam que os processos alcancem padronização, eficiência e racionalização. Para isso, eles se dividem em quatro etapas de implementação: 

1. Detalhamento: todo o processo deve ser dividido e detalhado para que o gestor consiga enxergar as oportunidades de melhoria com mais clareza. 
2. Questionamento: o líder deve constantemente questionar se os processos estão entregando seu máximo potencial de aproveitamento e produtividade.
3. Desenvolvimento: a partir daí, desenvolve-se ações que coloquem em prática as oportunidades de melhoria. 
4. Implantação: com um plano de ação pronto, os líderes devem colocar em prática suas melhorias. Além disso, o gestor deve documentar e padronizar os novos processos.

Leia também: Melhoria contínua e cultura da qualidade

 4. Segurança de trabalho: 

O módulo de segurança de trabalho ajuda os gestores a desenvolverem ações em prol do principal pilar do TWI, a segurança. Esse curso é ainda mais importante para indústrias, uma vez que os colaboradores estão constante sujeitos a potenciais acidentes de trabalho. Assim, além de identificar os perigos, esse módulo também instrui para a construção de planos de ação corretivos e preventivos. 

Dessa forma, os gestores aprenderão a: 

• Instruir seus colaboradores sobre eventuais perigosos na realização de suas atividades; 
• Identificar causas raízes que podem gerar eventuais acidentes; 
• Criar planos de ação que previnam acidentes; 
• Criar planos de ação que corrijam os erros de segurança; 
• Observar, identificar e detalhas os pontos que vilipendiam o código de segurança da empresa.  

Além disso, o módulo de segurança pode se aliar ao módulo de instrução de trabalho pois é imprescindível que o líder saiba instruir seus colaboradores a respeito dos principais perigos dos processos realizados diariamente. Também é importante considerar e reafirmar constantemente o uso de EPIs.  

O módulo de segurança de trabalho se estrutura nos fundamentos de proteção ao perigo, prevenção de acidentes e proteção aos colaboradores. Dessa forma, ele se desenvolve por meio de 4 etapas: 

1. Detecção: primeiramente, o líder detecta potenciais perigos.
2. Decisão: após detalhas e avaliar esses potenciais perigosos, o líder deve tomar uma decisão sobre as futuras condutas em cima do problema encontrado.
3. Aplicação: com um plano de ação preventivo criado, aplica-se os métodos de segurança. 
4. Verificação: o líder, então, verifica se os planos de ação estão, realmente, prevenindo os perigosos presentes nos processos. 

Outros módulos de TWI 

Alguns especialistas apoiam que a TWI possui mais 2 módulos. Esses dois módulos acabam sendo complementarem aos 4 já apresentados, e foram criados como uma forma de atualização e complementação dos cursos já estabelecidos, sendo eles: 

1. Problemas nos trabalhos: esse módulo destrincha a análise das causas raízes e a construção de planos de ação para lidar com eventuais problemas no trabalho. 

1. Gestão do trabalho: esse módulo evidencia a relação de gestão com o Ciclo PDCA, aprofundando o líder no mundo da melhoria contínua de forma a alcançar as metas e objetivos da empresa. 

 Líder capacitado não trabalha sem um software de gestão da qualidade 

Sejamos sinceros: investir em treinamentos pesados para desenvolver a capacidade de seus líderes não adiante de nada se você não tiver os recursos necessários para que ele faça uma boa gestão!  

Pensar em Lean não é só cortar todos os excessos nos processos, é crucial investir em recursos que simplifiquem esses processos. E o Software de Gestão da Qualidade é, sem dúvidas, indispensável se você estiver pensando em melhoria contínua. 

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