Análise de Causa Raiz (RCA): O que é, como fazer e principais métodos

Todas as empresas enfrentam inúmeros problemas diariamente. Nesse sentido, uma das funções da gestão é solucionar esses problemas e prevenir que eles aconteçam novamente, evitando que suas consequências causem danos graves para a organização. Os métodos de análise de causa raiz é o primeiro passo para descobrir a origem desses problemas e, assim, prevenir que eles voltem a acontecer.  

O que é análise de causa raiz? 

A análise de causa raiz (RCA) um processo que ajuda os organizadores a explorarem as origens de seus problemas organizacionais chegando até a causa raiz. Assim, será possível encontrar a origem primordial, geradora de toda a árvore de falhas decorrente ao erro.  

Os métodos de RCA pregam que é melhor (e mais barato) prevenir do que corrigir. Dessa forma, muitos deles atuam analisando cenários hipotéticos, e criando planos de prevenção que impeçam que a cadência de erros aconteça.  

Ainda assim, caso os erros não tenham sido prevenidos, os métodos de RCA podem ser usados para descobrir a causa raiz de uma falha que já aconteceu e dar suporte para a construção de um plano de ação corretivo mais eficiente. Além disso, seu uso ajuda as organizações a impedirem que esses erros se tornem recorrentes.  

As características da RCA:

A análise de causa raiz é feita com ajuda de métodos específicos, com objetivos próprios. Entretanto, não podemos esquecer que o objetivo da RCA, como um todo, é encontrar as causas raízes de problemas organizacionais para a construção de planos de ação preventivos e corretivos mais eficientes.  

Dessa forma, existem algumas características em comum de RCA que guiam o uso dos métodos de análise de causa raiz, impedindo que eles percam o foco, e fazem com que eles sejam muito mais eficientes.  

Nesse sentido, as  características são: 

• O foco é na causa raiz, e não nas falhas decorrentes;  
• Os problemas podem ter mais de uma causa raiz; 
• Análise feita com uso de dados, que geram evidências concretas; 
• Entenda as causas e estude os seus efeitos; 
• As metodologias de RCA possuem um passo a passo a ser seguido;  
• Os resultados devem servir de base para a elaboração de planos de ação preventivos ou corretivos.

Como analisar uma causa raiz? 

A forma como a RCA é conduzida vai depender do método escolhido. Entretanto, assim como os métodos possuem características em comum, existem algumas etapas inerentes a toda análise de causa raiz, são elas: 

1. Descrição do problema; 
2. Formação da equipe responsável; 
3. Coleta de dados; 
4. Identificação das causas; 
5. Identificação da(s) causa(s) raiz(es); 
6. Assim, com todas as informações coletadas, basta dar início a criação de um plano de ação.  

Principais métodos de análise da causa raiz 

Existem inúmeros métodos para fazer uma análise de causa raiz. Nesse sentido, a organização deve entender os objetivos de cada um dos métodos para aplicar em seus problemas. Assim, os principais métodos são: 

Os 5 Porquês  

Na metodologia dos 5 Porquês, pergunta-se o porquê de um problema ter acontecido, repetindo a pergunta por cerca de cinco vezes. Dessa forma, o intuito é ir perguntando o porquê dos problemas e das causas terem acontecido até chegar na causa raiz.  

Como fazer:  

• Identifique e descreva o problema; 
• Reúna a equipe responsável; 
• Responda o “porquê” de um problema ter acontecido, quantas vezes forem necessários.  

Objetivos:  

• Encontrar a causa raiz de um problema; 
• Nesse sentido, um de seus objetivos é encontrar os efeitos consequentes da falha de origem.  

Quando usar:  

• Quando as causas de um problema não forem conhecidas;  
• Quando não existem muitos dados que expliquem os problemas e suas causas; 
• Além disso, o método também é usado quando a equipe tem conhecimento sobre o processo e, portanto, tem capacidade de encontrar as origens.  

Dica: O número 5 nos 5 Porquês é apenas uma estimativa, e a quantidade de perguntas pode variar, o importante é encontrar a causa do problema. Além disso, mesmo que não seja necessário usar muitos dados, é interessante contar com informações consistentes para garantir que as respostas sejam realmente assertivas. 

Leia mais: A metodologia dos 5 porquês: o que é e como aplicar essa técnica  

Diagrama de Ishikawa  

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como espinha de peixe, divide as causas raízes de um problema em 6 categorias: medidas, materiais, mão de obra, máquinas, métodos e meio ambiente. Portanto, seu uso ajuda a relacionar as causas com os efeitos, que geram um problema organizacional visível.  

Como fazer:  

• Defina o problema tratado e colete todas os dados referentes a ele; 
• Desenhe o Diagrama de Ishikawa, que se assemelha a espinha de um peixe e deve ser dividida em 6 partes; 
• Divida a espinha de peixe em máquinas, materiais, meio ambiente, mão de obra, métodos e medidas; 
• Identifique as causas que se enquadram em cada uma das categorias; 
• Encontre as causas raízes específicas em cada uma das categorias.  

Objetivos:  

• Encontrar as causas raízes em seis categorias diferentes, consideradas principais em meio organizacional; 
• Enxergar os problemas da empresa como resultado de problemas em vários segmentos da empresa; 
• Dessa forma, ele também tem como objetivo priorizar problemas e criar planos de ação específicos para cada meio.  

Quando usar: 

• O Diagrama de Ishikawa é especialmente usado para identificar problemas de falhas de produção, como defeitos nos produtos ou serviços;  
• Quando a empresa quer investir em melhoria contínua e encontrar problemas em diferentes segmentos; 
• Assim, ele também é usado em situações oriundas de origens diferentes, em cada meio tem sua parcela de “culpa”.  

Leia mais: Diagrama de Ishikawa: Desvendando causas raízes 

FMEA  

A análise de modos de falha e seus efeitos, conhecida como FMEA, é um método usado para encontrar possíveis falhas nos processos organizacionais. Assim, para isso, cria-se uma classificação de gravidade, ocorrência e detecção, gerando um score com nível de priorização de riscos.  

Como fazer:  

• Identifique o problema;  
• Reúna uma equipe, com profissionais de diferentes setores e com diferentes habilidades; 
• Reúna os dados referentes aos problemas; 
• Identifique as causas raízes dos problemas; 
• Calcule a gravidade, ocorrência e detecção de cada uma das causas; 
• Calcule o nível de priorização de riscos (gravidade x ocorrência x detecção); 
• Crie uma tabela com os resultados. 

Objetivos:  

• Priorizar os riscos de acordo com seu nível de urgência; 
• Ajuda na criação de planos de ação capazes de lidar com as nuances de gravidade, ocorrência e detecção dos problemas;  
• Portanto, um de seus objetivos é tornar a priorização de problemas mais visível por meio de uma tabela.  

 Quando usar: 

• Quando os problemas têm mais de uma causa raiz;  
• Quando a organização precisa, no momento, focar na prevenção de apenas uma causa;  
• Dessa forma, ela também é usada quando a organização precisa priorizar uma causa, independendo do porquê.  

Dica: A Docnix possui um material completo sobre FMEA, com modelo personalizável para você colocar a metodologia em prática. Acesse o material clicando aqui.  

Leia mais: Matriz FMEA: Análise de Falhas e Efeitos 

Diagrama de Pareto  

O Diagrama de Pareto, ou Diagrama 80/20, prega que 20% das ações são responsáveis por 80% dos resultados. Nesse sentido, a análise é representada por um gráfico, que mostra as causas e a frequência com que elas aconteçam. Dessa forma, é possível priorizar as causas e criar planos de ação referentes a elas. 

Como fazer:  

• Definir e descrever o problema analisado; 
• Identificar as causas raízes dos problemas; 
• Reunir os dados referentes ao problema; 
• Reúna uma equipe competente e escolha uma forma de quantificar as causas; 
• Calcule a frequência de cada uma das causas; 
• Calcule o percentual acumulado de cada uma das causas; 
• Desenha o gráfico com os resultados.  

Objetivos:  

• Facilitar a visualização das causas raízes de um problema; 
• Priorizar as causas raízes de acordo com sua frequência; 
• Assim, mais um de seus objetivos é usar dados concretos para um resultado confiável.  

Quando usar: 

• Quando a organização possui dados concretos a respeito das causas raízes; 
• Quando o problema possui mais de uma causa raiz; 
• Além disso, ele é usado quando a frequência das causas raízes são relevantes para uma interpretação mais ampla. 

Leia mais: Diagrama de Pareto: Princípio dos 80/20 para melhorar resultados 

Matriz GUT  

A Matriz GUT é uma ferramenta para priorização de problemas. Assim, ela avalia os problemas, categorizando sua gravidade, urgência e tendência e gera um score que ajuda as organizações a priorizarem seus problemas, criando planos de ação que resolvam, primeiro, os erros com maior gravidade.  

Como fazer:  

• Defina e descreva o problema; 
• Encontre as suas causas raízes; 
• Analise cada uma das causas de acordo com gravidade, urgência e tendência; 
• Dessa forma, dê notas de 1 a 5, de forma crescente, para gravidade, urgência e tendência; 
• Multiplique os resultados (gravidade x urgência e tendência) e gere notas para a causa raiz; 
• Priorize a causa raiz mais grave e crie planos de ação específicos.  

Objetivos:  

• Priorizar as causas raízes mais urgentes;  
• Facilitar a visualização de causas raízes por meio de uma tabela; 
• Dessa forma, ela também tem como objetivo identificar e categorizar as nuances de gravidade, urgência e tendência.  

Quando usar: 

• Quando o problema tem mais de uma causa raiz; 
• Quando a organização precisa priorizar as causas raízes, focando em prevenir a ocorrência de uma de cada vez; 
• Nesse sentido, ela também é usada quando as nuances de gravidade, urgência e tendência são importantes na consideração das causas raízes. 

Dica: A Docnix possui um material completo sobre Matriz GUT, com modelo personalizável para você colocar a metodologia em prática. Acesse o material clicando aqui. 

Leia mais: Matriz GUT: Como priorizar e resolver problemas? 

Automatize o fluxo de seus planos de ação 

Você percebeu que a maioria dos problemas possui mais de uma causa raiz? Apesar da possibilidade de priorizar essas causas raízes, é imprudente achar que os planos de ação vão acontecer um a um, separadamente.  

A realidade é que as equipes se deparam com inúmeros planos de ação simultâneos, as tarefas se misturam e os erros manuais acabam sendo inevitáveis. E é por isso que você precisa automatizar seu fluxo de planos de ação.  

No Módulo Ações, da Software de Gestão da Qualidade da Docnix, você: 

• Cria e acompanha seu fluxo de ocorrências; 
• Identifica os responsáveis por diferentes planos de ações; 
• Notifica por e-mail os responsáveis sobre suas ações; 
• Emite relatórios sobre a eficiência de suas ações; 
• Analisa as causas de suas ocorrências com o Diagrama de Ishikawa, os 5 Porquês e outras ferramentas. 

Crie aqui e transforme sua gestão de ocorrências