Análise de Causas e Efeitos: O que é, métodos e passo a passo

Quando uma empresa enfrenta um problema, significa que algo no processo está desregulado – e é essa a importância de conhecer as causas das falhas. Além disso, os erros operacionais causam efeitos, que precisam ser corrigidos ou amenizados em ações estratégias anteriores a falha. Nesse contexto, entra a análise de causa e efeito para que a organização entenda as causas de um problema, e as suas consequências. 

O que é análise de causa e efeito?  

A análise de causa e efeito é uma metodologia para mitigar os riscos de um processo organização. Ela consiste em mapear as causas de um problema, e identificar os efeitos e consequência desse problema para, então, criar um plano de ação que corrija ou priorize esses erros.  

Nesse sentido, existem diferentes métodos que colaboram para a análise de causa e efeito. Esses métodos possuem objetivos específicos diferentes, ou seja, fazem com que a análise seja mais pontual e, consequentemente, mais precisa. Assim, essa é uma metodologia que conta com a ajuda de inúmeras ferramentas de análise de riscos.  

Entretanto, mesmo que a organização use diferentes métodos, é preciso ter em mente que uma análise de causa e efeito precisa mapear as causas raízes de um problema e identificar suas consequências, sendo essa a essência da metodologia. 

Como fazer uma análise de causa e efeito?  

Como a análise de causa e efeito é realizada por meio de diferentes métodos, a forma de como colocar a metodologia em prática, irá depender da ferramenta escolhida. Entretanto, como o objetivo macro é o mesmo, é possível prever etapas comuns em diferentes métodos de análise de causa e efeito:  

1. Defina o problema

É muito importante que a análise considere apenas um problema por vez. Somar dois ou mais problemas fará com que as causas se misturem, e os efeitos se confundem. Dessa forma, teremos resultados imprecisos e ineficientes.  

Portanto, na hora de fazer a análise de causas e efeitos, tenha em mente o detalhamento do problema analisado. É necessário que o problema seja preciso e direto, recriando o cenário em que o evento indesejado aconteceu. 

2. Levante dados

Quando um evento indesejado acontece, é comum ouvir pessoas justificando o que ocorreu e atribuindo a culpa a máquina usada, a erros humanos ou outro item contextual. Mesmo parecendo um raciocínio lógico, não dá para ter certeza sobre uma causa sem análise de dados.  

Por isso, é necessário ter meios para coleta e análise de dados. Novamente, a forma de levantar dados e os dados escolhidos irá depender das necessidades e da realidade da organização. O importante é que dados sejam colhidos e tratados. 

3. Mapeie as causas

Analisando os dados, será possível fazer o mapeamento das causas raízes, encontrando os motivos que levaram uma falha ocorrer. Nesse sentido, o passo a passo do mapeamento das causas depende do método de análise escolhido.  

4. Identifique os efeitos

Os dados também ajudarão a organização a entender os efeitos, ou consequências, de uma falha para as operações e os resultados do processo. Assim como o mapeamento de causas, a forma de identificar os efeitos vai variar de acordo com o método usado.  

5. Escolha um método de análise que atenda às suas necessidades

O fato da análise de causa e efeito abranger diferentes métodos faz com que ela consiga resolver diversos problemas. Dessa forma, após fazer uma apuração completa das causas e dos efeitos dos problemas, é preciso escolher um método que atenda às necessidades da organização.  

Essas necessidades variam de acordo com o contexto e as metas da empresa. Alguns métodos são melhores para descobrir causas raízes, enquanto outros são bons para priorização de problemas. Assim, define-se o objetivo da avaliação para, então, escolher o melhor método de análise de causas e efeitos.  

Principais métodos de análise de causa e efeito  

Existem inúmeros métodos de análise de causa e efeito, mas alguns são mais conhecidos que outros. Nesse sentido, fizemos uma lista com 5 dos métodos mais usados, que acabam sendo úteis para diferentes tipos de organizações e em diferentes contextos.  

1. Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa analisa as causas de um problema (ou de seus efeitos) separadamente. Dessa forma, o método considera 6 possíveis origens das causas raízes: meio, método, máquina, mão de obra, meio ambiente e material.  

Quando usar:  

É uma ótima ferramenta para descobrir as causas desconhecidas de problemas. Nesse sentido, ele oferece uma visão completa e detalhada sobre a contribuição de várias áreas organizações, destrinchando em partes estratégicas um problema.  

Passo a passo:  

1. Descreva o problema com detalhes; 
2. Identifique as causas de cada uma das seis categorias; 
3. Adicione as subcausas, que contribuem para a causa raiz; 
4. Analise os resultados e crie planos de ação estratégicos.  

Leia mais: Diagrama de Ishikawa: Desvendando causas raízes 

2. Os 5 Porquês

Os 5 Porquês é um método que consiste em se perguntar o porquê de um problema ter acontecido até que a causa raiz seja encontrada. Entretanto, o número cinco no nome é apenas ilustrativo, e a pergunta deve se repetir até que a resposta chegue na causa raiz da questão.  

Quando usar: 

Esse método funciona muito bem em problemas mais simples, em que são poucas as áreas ou situações que contribuem para sua ocorrência. Além disso, os 5 Porquês é de uso rápido, ajudando na solução de problemas rotineiros, cotidianos. 

Passo a passo:  

1. Defina o problema, com o máximo de detalhes; 
2. Pergunte “por que?” do problema ter acontecido;  
3. Repita a pergunta quantas vezes forem necessárias;  
4. Documente as respostas encontradas;  
5. Crie um plano de ação para lidar com as causas encontradas.  

Leia mais: A metodologia dos 5 porquês: o que é e como aplicar essa técnica 

3. Matriz FMEA

A Matriz FMEA ajuda na priorização das falhas de um sistema. A ferramenta ranqueia os problemas e seus efeitos de acordo com uma análise de gravidade, ocorrência e detecção, dando uma nota em cada uma dessas categorias.  

Quando usar:  

Essa é uma ferramenta especialmente moldada para análise de sistemas, com o intuito de descobrir suas potenciais falhas. Nesse sentido, a identificação prévia ajuda na priorização e na prevenção de erros e problemas durante o curso do sistema.  

Passo a passo:  

1. Descreva o processo, com detalhes; 
2. Determina as potenciais falhas e os seus efeitos; 
3. Dê notas para as categorias de gravidade, detecção e ocorrência;  
4. Calcule o RPN, multiplicando os valores de gravidade x detecção x ocorrência; 
5. Crie planos de ação para lidar com as falhas e os efeitos mais graves.  

Leia mais: Matriz FMEA: Análise de Falhas e Efeitos 

4. Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é uma metodologia que entende que 20% das ações resultam em 80% das consequências. Assim, o método identifica as principais causas de um problema ou efeito e metrifica sua ocorrência, priorizando as causas que acontecem com maior frequência.  

Quando usar:  

Esse é um método que analisa as causas de um problema de uma forma mais profunda e específica, resultando em gráficos detalhados sobre os insights encontrados. Por isso, o Diagrama de Pareto costuma ser usado em problemas mais complexos, priorizando esforços para resolver problemas realmente urgentes. 

Passo a passo:  

1. Descreva os problemas e os seus efeitos; 
2. Colete dados;  
3. Encontre as causas;  
4. Calcule a frequência e o percentual acumulado; 
5. Desenhe o gráfico do Diagrama de Pareto.  

Leia mais: Diagrama de Pareto: Princípio dos 80/20 para melhorar resultados 

5. Árvore de falhas

A árvore de falhas é uma ferramenta que encontra as causas raízes de um evento indesejado, mapeando todas as etapas que levaram esse erro/falha acontecer. Nesse sentido, ele determina o evento indesejado principal, os eventos intermediários, os eventos secundários e os eventos primários (que são as causas raízes).  

Quando usar:  

A análise da árvore de falhas também é um método de avaliação de problemas em processos ou sistemas. Ele faz o levantamento de todos os passos que levaram ao acontecimento do evento indesejado, assim como os erros no sistema e os seus principais efeitos.  

Passo a passo:  

1. Definir o evento indesejado principal; 
2. Mapear os eventos relacionados; 
3. Definir o limite e o estado atual do sistema; 
4. Montar a árvore de falhas e fazer a análise;  
5. Criar planos de ação para lidar com os erros encontrados.  

Leia mais: Análise da Árvore de Falhas: o que é, como fazer e exemplo 

Automatize sua análise de riscos  

A análise de falhas e efeitos tem um objetivo: proteger a organização de erros ou, dependendo do contexto, fazer com que as consequências desses erros sejam as menores possíveis. Em outras palavras, a análise de falhas e efeitos ameniza os riscos da organização.  

O uso de diferentes métodos ajuda a fazer uma análise realmente completa, mas é preciso tomar cuidado no gerenciamento dos resultados, de forma que os riscos sejam realmente mitigados. Dessa forma, a  melhor maneira de ter certeza de que a gestão de riscos está sendo colocada em prática, é pela automatização.  

Conheça o Módulo Riscos  

Com o Módulo Riscos, da Docnix, você gerencia os riscos internos e externos da sua organização, em um sistema baseado na ISO 31000, no PMBOK, no COSO e em outras práticas mundialmente reconhecidas. Em nosso sistema, você: 

• Identifica e classifica os riscos; 
• Acompanha a evolução das não conformidades; 
• Indica responsáveis para eliminar os riscos; 
• Cria fluxos de resolução, com checklist; 
• Tem acesso a gráficos e relatórios completos.  

Solicite uma demonstração e elimine todas as não conformidades