Grandes organizações enfrentam, todos os dias, riscos que podem interromper a continuidade de seus negócios, causando prejuízos imensuráveis e, em casos mais graves, podendo levar à falência. Nesse sentido, a análise de impacto no negócio é uma ferramenta que ajuda a empresa a se proteger de riscos que atingem os processos críticos da organização.
A análise de impacto no negócio é uma forma da empresa se preparar, de forma completa, aos riscos que ela enfrenta, criando planos de ação que minimizem os prejuízos.
Neste artigo, vamos tratar sobre o que é a BIA, os seus objetivos, elementos fundamentais e um passo a passo para implementá-la da melhor maneira possível, assegurando a continuidade e a segurança da organização.
O que é análise de impacto no negócio (BIA)?
A análise de impacto no negócio, ou business impact analysis (BIA), é uma ferramenta que avalia a capacidade de continuidade de um negócio com os impactos gerados por riscos e problemas em processos críticos.
Dessa forma, o método consiste em avaliar os riscos da empresa, encontrar a gravidade de seus impactos e, então, estudar formas de garantir que o negócio continue operando mesmo com a ocorrência de eventos indesejados.
O intuito é diminuir, ao máximo, os custos e o tempo que a empresa levaria para se recuperar após a ocorrência de um risco com dano alto. Para isso, o resultado deverá ser um plano de ação preventivo estratégico, formulado a partir da análise de impactos no negócio, que deve olhar para a organização de forma holística.
Nesse sentido, a análise de impacto no negócio responde às perguntas:
- Quais são os processos críticos da empresa?
- Quais processos garantem a continuidade do negócio?
- Quais são os riscos de interrupções, desastres, acidentes ou crises nesses processos?
- Quais são as consequências desses riscos?
- Como a organização se protege desses riscos?
- O que a organização pode melhorar para garantir a continuidade de suas operações?
Qual é o objetivo da BIA?
O grande foco da análise de impacto no negócio é garantir a continuidade nas operações de uma organização. Dessa forma, a BIA irá voltar a sua análise aos eventos e riscos que podem gerar interrupções nos processos críticos da empresa.
A ideia é que os efeitos consequentes de uma interrupção nos processos críticos não sejam grandes problemas para a continuidade do negócio. Ou seja, a BIA quer evitar que os riscos da organização se desencadeiem danos graves, que podem, inclusive, levar a empresa a falência.
Além disse, a análise de impacto no negócio faz a seguinte pergunta: se houver uma interrupção em um processo x, o que a empresa fará para remediar os efeitos? Respondendo a essa pergunta, será possível assegurar a construção de planos de ação preventivos e corretivos mais assertivos.
Como fazer uma análise de impacto no negócio?
Em primeiro lugar, é preciso entender que a base de uma análise de impacto é o uso de dados. Dessa forma, a coleta e análise de dados é uma tarefa que permanece em todas as etapas da BIA.
Nesse sentido, ainda é importante considerar que os dados devem ser os melhores possíveis, com informações realmente ricas para a análise. Posteriormente, esses dados também serão valiosos para verificar se as estratégias traçadas estão sendo efetivas.
Além disso, antes de entender as etapas da análise de impacto no negócio, é necessário saber quais são os elementos que formam a BIA, para construir a análise de forma mais fluida.
Os elementos da BIA:
Antes de partir para o passo a passo de como montar uma análise de impacto do negócio, é importante conhecer ou recapitular os elementos que compõem a BIA. Assim, ficará mais fácil montar a análise e garantir que ela esteja completa.
- Processos: são os conjuntos de atividades que fazem a empresa funcionar, gerando as entregas previstas.
- Sistemas: é a forma como os processos são feitos. Pode ser entendido como o desenho que guia os processos, que prevê o apoio de recursos e tecnologias.
- Pessoas: são os colaboradores da organização. Em pessoas, é preciso considerar as habilidades necessárias para os cargos e funções.
- Clientes e fornecedores: considera-se a relação que a empresa tem com seus clientes e com seus fornecedores.
- Reputação: é a forma como a empresa é reconhecida no mercado, especialmente pelos stakeholders.
- Resultados: são os objetivos previstos, podendo ser de receita, de produtividade, de projetos etc.
- ISO 22301: a ISO 22301 é uma norma internacional com os requisitos para gestão de continuidade e negócios (BCMS), que é justamente um dos principais objetivos de se fazer a análise de impacto no negócio.
Dessa forma, com os elementos em mente, podemos passar para as etapas de construção da BIA:
1. Identifique e mapeie os processos
Para analisar os impactos, é preciso começar pela base e responder à pergunta: como os processos estão sendo feitos? Nesse sentido, o indicado é que o foco seja nos processos críticos – aqueles que são cruciais para o andamento da organização.
Dessa forma, para a análise de impacto do negócio, a identificação e mapeamento de processos precisa se atentar para as seguintes questões:
- Quais são os processos críticos de cada área?
- Quais processos críticos não podem ser interrompidos, de forma alguma?
- O que pode acontecer se esses processos críticos pararem?
- Qual é o procedimento previsto caso esses processos parem?
2. Avalie os riscos e impactos
Com a identificação e o mapeamento dos processos, o próximo passo é avaliar os riscos e os impactos desses processos. Essa é a base da análise de impactos, pois a gravidade dos riscos impactará na continuidade do negócio.
Algumas literaturas recomendam que os impactos sejam classificados de acordo com os critérios que fazem sentido com o contexto e as necessidades da empresa. Assim, as classificações são feitas da seguinte forma:
Classificação dos impactos:
- Marginal, dano baixo são os riscos que causam pouco ou nenhum impacto para o funcionamento da organização;
- Tolerável, dano administrável: são os riscos que causam danos e impactam o funcionamento da organização, mas podem ser facilmente remediados;
- Médio, dano considerável: são os riscos que causam danos médios, que impactam o funcionamento da organização, mas não são realmente graves;
- Alto, dano grave: são os riscos que causam danos altos, com impacto considerável no funcionamento e continuidade da empresa;
- Catastrófico, risco de falência: são riscos com danos realmente muito graves, que os impactos interferem tanto na continuidade da empresa que podem levá-la a falência;
Portanto, algumas ferramentas, como a Matriz FMEA, podem ajudar nessa classificação de riscos, sendo um bom guia para assegurar a categorização correta dos riscos e impactos.
Leia mais: Matriz FMEA: Análise de Falhas e Efeitos
3. Priorize os riscos
Os riscos considerados altos e catastróficos precisam de uma atenção maior, precisam ser priorizados. Nesse sentido, o objetivo da priorização é identificar as principais características dos riscos, descobrindo a razão de eles acontecerem e como eles podem ser corrigidos.
Dessa forma, a priorização de riscos deve:
- Descobrir as causas-raízes dos riscos;
- Avaliar os impactos dos riscos mais graves;
- Encontrar em qual momento do processo o erro acontece.
Além disso, algumas ferramentas também ajudam na priorização de riscos, como a Matriz GUT, a Árvore de Eventos e a Árvore de Falhas.
Para priorizar os riscos, é preciso definir:
- Ponto real recuperação (RPO): período máximo que a organização consegue operar depois da ocorrência de uma interrupção, um risco;
- Tempo de recuperação (RTO): período máximo para a organização se recuperar após a ocorrência de uma interrupção, um risco.
4. Crie estratégias para a continuidade do negócio
Agora que você identificou quais são os riscos mais graves, que causam mais impactos para o funcionamento da organização, chega o momento de responder à pergunta: como podemos garantir a continuidade do negócio?
Nesse sentido, o resultado da análise é um documento chamado Plano de Continuidade de Negócio (PCN), que deve:
- Responder quais são os riscos que mais precisam de atenção;
- Pensar em ações para e prevenir e lidar com a incidência desses riscos e seus impactos;
- Pensar em ações que diminuam os impactos desses riscos;
- Criar planos de ação e controle e planos de mitigação para cada um dos riscos;
- Garantir que a organização continue operando mesmo que aconteça erros em processos críticos.
5. Teste as estratégias e analise os resultados
O cenário ideal é que a organização tenha capacidade de continuar operando e tendo resultados mesmo que algum processo crítico pare de funcionar ou apresente um erro/risco crítico.
Assim, para que esse objetivo seja alcançado, é imprescindível testar as estratégias, analisar os resultados e refazer os pontos baixos para que os planos de ação sejam realmente eficientes e garantam a continuidade dos negócios.
E como garantir que as estratégias funcionem de verdade?
Os dados atacam novamente. A forma mais efetiva de garantir que suas ações estão sendo eficientes é metrificar as atividades com os dados corretos, mas lidar com dados (principalmente em alta quantidade), nem sempre é fácil.
Por isso, a dica é: invista em um SGQ que consiga automatizar os seus processos de qualidade e medir seu desempenho através dos dados para que você fique livre para traçar e ajustar estratégias assertivas.
Monitore riscos e elimine os impactos negativos
A automatização da análise e monitoramento de riscos te ajudará a traçar estratégias fortes, que realmente elimine os impactos negativos.
O Módulo Riscos do Docnix, software de gestão da qualidade, é baseado na ISO 31000, Capítulo de Gestão de Riscos do PMBOK, COSO e em outras práticas mundialmente reconhecidas. Na plataforma, você pode:
- Registrar e classificar os riscos de acordo com a gravidade;
- Identificar as ocorrências e acompanhar as não conformidades;
- Atribuir responsáveis às ações;
- Construir checklists;
- Acessar gráficos e relatórios completos que mostram o desempenho da sua equipe.
Lembre-se de que prevenir um problema sempre fica mais barato do que remediar as consequências de um impacto grave.
Peça uma demonstração e garanta a continuidade do seu negócio