Diagrama de Tartaruga: O que é, como usar e exemplos

O diagrama de tartaruga serve para descrever os principais elementos de um processo de forma rápida, direta e de fácil visualização. Dessa maneira, o método ajuda as equipes a visualizarem e entenderem os processos da empresa, memorizando suas etapas e captando as diretrizes que regem a metodologia.  

O que é um diagrama de tartaruga? 

O diagrama de tartaruga é uma ferramenta para gestão estratégica de processos. Nesse sentido, sua intenção é descrever os processos de forma visual, detalhando suas entradas, suas saídas, seus recursos e outros elementos.  

O método do diagrama de tartaruga foi inventado por Kaoru Ishikawa, engenheiro japonês de controle da qualidade e professor da Universidade de Tóquio. O teórico usou como base o Diagrama de Ishikawa, também pensado por ele, mas propondo uma abordagem com foco nos processos, e não em problemas.  

O mapeamento dos processos no diagrama da tartaruga se dá por meio sete campos: processo, entrada, saída, recursos, como, quem e indicadores. Esses são os principais fatores de um processo, que resumem toda sua descrição. 

1. Processo:

No campo de processo, é preciso detalhar todas as informações sobre aquele processo. Dessa forma, esse campo deve informar o estado de início e fim do processo, determinando quais são os resultados esperados.  

Além disso, é nesse momento que se deve estipular um prazo para execução do processo e uma pessoa responsável. Dessa forma, considerar que a pessoa responsável nem sempre executará o processo sozinha, mas ela responde por ele. 

2. Entradas:

As entradas representam o estado inicial dos processos. Geralmente, o começo de um processo é o fim de um processo anterior. Esse campo considera todos os insumos necessários para dar início ao processo que está sendo analisado.  

Nesse sentido, são descritos todos os itens decorrentes do processo anterior que são imprescindíveis para o processo atual. A fabricação de um produto, por exemplo, só pode ser feita com a entrega de matérias-primas, que é exatamente o final do processo antecedente. 

3. Saídas:

O campo de saídas descreve qual será a entrega daquele processo. Assim, ele serve como um guia do que se espera de resultados do processo em questão. Como o fim de um processo costuma ser o início de outro, é bom pensar que as entradas necessárias para o próximo processo são as saídas desse processo.  

4. Recursos:

Os recursos são todos os itens necessários para a execução do processo. Dessa forma, esse é um campo bastante diverso, que abrange ferramentas, equipamentos, programas de software e até itens de papelaria. Nesse sentido, lista-se absolutamente todos os recursos que o processo pede, por mais diversos que eles sejam. 

5. Como:

Os processos costumam seguir diretrizes obrigatórias de execução. O campo como discorre sobre os documentos, normas, regulamentos e outros itens que guiam a prática daquele processo.  

Mapear os processos é extremamente importante para padronizar o “como”. Entretando, ainda é necessário ter documentada todas as informações que explicam o andamento dos processos e garantam sua legalidade e conformidade com normas e regulamentações, se for o caso. 

6. Quem:

Apenas o trabalho humano não entra na lista dos recursos necessários para a prática do processo. Nesse sentido, no campo “quem”, detalha-se toda a lista dos profissionais da equipe envolvidos com a execução desse processo.  

Além de listar a função de cada colaborador, e determinar em qual etapa do processo ele atuará, é de suma importância indicar suas habilidades (principalmente se houver a necessidade da contratação de mão de obra). 

7. Indicadores:

Os indicadores medem os resultados do processo. Essas métricas ajudam a mensurar se o objetivo foi cumprido. Os indicadores devem ser previamente escolhidos, de acordo com as características do processo analisado. Nesse sentido, todos os processos devem passar pela análise de resultados, para que suas entregas sejam usadas como base de revisão na busca por melhoria contínua.  

Como fazer um diagrama de tartaruga? 

O diagrama de tartaruga leva esse nome justamente pois a organização dos campos se alinha a figura de uma tartaruga. Nesse sentido, o corpo representa o processo, com entrada na calda e saída na cabeça. Já os outros fatores do processo se dividem nas patas da tartaruga.  

Entender essa disposição é importante na hora de colocar o diagrama de tartaruga em prática. O passo a passo está condicionado ao levantamento de todos os itens que constroem um projeto. Além disso, apesar de cada campo descrever um fator do processo, esses recursos acabam atuando em conjunto.  

Dessa forma, para fazer um diagrama de tartaruga, basta seguir o passo a passo: 

1.  Descreva o processo: resuma a intenção do processo, um responsável, o resultado esperado e um prazo.  
2. Defina as entradas: entenda quais são os itens oriundos de um processo anterior que são indispensáveis para a execução do processo atual. 
3. Defina as saídas: entenda quais serão os itens necessários para o processo seguinte ao atual. Com isso, defina as entregas desse processo.  
4. Liste os recursos: analise absolutamente todos os recursos (sejam eles equipamentos, máquinas, computadores, softwares, ou até mesmo artigos de papelaria) que serão usados no trabalho do processo. 
5. Descreva como: consulte os documentos que regem a execução daquele processo, e explique cada uma das etapas do processo, destrinchando os requisitos obrigatórios.  
6. Determine quem: defina todos os colaboradores que trabalharão naquele processo, determinando suas habilidades e em qual etapa do processo ele atuará.  
7. Escolha os indicadores: os indicadores de desempenho precisam ser coniventes com o tipo de processo. Dessa forma, existem inúmeros tipos de indicadores de desempenho, desde pesquisas de satisfação até número de vendas.  

Exemplo de uso do diagrama de tartaruga: 

Para deixar mais claro como fazer o diagrama de tartaruga, pensamos em um exemplo que ilustra bem a usabilidade dessa ferramenta. Nesse sentido, consideramos um cenário que acontece em muitas empresas: gestão de inventário. 

Destrinchando esse processo no diagrama de tartaruga, chegamos ao seguinte resultado:  

1. Processo: Gestão do inventário. Faz-se o acompanhamento constante dos recursos que constam no inventário, gerenciando suas entradas e saídas. O principal responsável será o supervisor do estoque e a sprint deve ser realizada semanalmente.  
2. Entradas: Os materiais que chegam na empresa. Considera-se, também, os pedidos de reposição e os níveis de estoque atuais.  
3. Saídas: Relatório do inventário atualizado semanalmente. O relatório deve conter todos os produtos presentes no inventário, os que saíram para uso, os que estão expirados ou obsoletos. Além disso, a equipe se propõe a organizar os objetos no armazém do inventário.  
4. Recursos: ERP para gestão de estoque, scanners de código de barras, caixas organizadoras, empilhadeiras, prateleiras e paletes.  
5. Como: A equipe deve usar o POP referente ao inventário. Assim, no caso da empresa do exemplo, esse documento determina: recebimento e conferência de mercadoria, etiquetagem e armazenamento dos materiais, atualização do sistema de estoque, relatórios semanais e descarte de produtos expirados.  
6. Quem: Toda equipe do almoxarifado na gestão operacional dos produtos que entram e saem. Os operadores de empilhadeira no armazenamento e descarte do material e os supervisores de estoque acompanhando todo o processo e assinando o relatório semanal.  
7. Indicadores: Tempo médio que um material permanece no almoxarifado, quantidade de materiais vencidos e obsoletos, número de materiais que chegam e saem, quais materiais são os mais pedidos, quais são os mais usados e o custo de armazenamento.  

Para esse cenário, chegamos ao seguinte diagrama de tartaruga:  

Quando usar o diagrama de tartaruga? 

O diagrama de tartaruga pode ser usado em todo e qualquer processo, por mais específico que ele seja. Nesse sentido, é importante pensar no objetivo da empresa com o uso da ferramenta.  

O método do diagrama da tartaruga é extremamente útil para: 

• Visualização simplificada de processos: já ficou claro que o diagrama de tartaruga é uma espécie de resumo dos principais elementos de um processo, certo? Sua montagem, extremamente intuitiva e enxuta, ajuda os colaboradores a terem uma visão integral do processo, encontrando informações importantes com uma maior rapidez.  
• Listagem de recursos: é comum as equipes não considerarem um determinado recurso e, no meio do processo, acabarem precisando desse material. Esse cenário atrasa as entregas e, muitas vezes, interfere no padrão de qualidade do resultado final. Dessa forma, a listagem de recursos é uma atividade extremamente importante. 
• Melhoria contínua: o mapeamento de processos, mesmo que de forma resumida, ajuda os gestores e toda a equipe a enxergar pontos de melhoria nos processos. Além disso, os indicadores de resultado também podem ser usados como base para melhoria contínua, deixando claro quais são os gargalhos daquele processo.  
• Mapeamento e padronização de processos: sendo um resumo das etapas de um processo, o diagrama de tartaruga acaba atuando na padronização de processos, pois ele define os principais elementos que devem ser seguidos toda vez que aquele processo for executado.  
• Treinamento: o diagrama de tartaruga pode servir como um guia de fácil memorização para novos colaboradores, ajudando principalmente no momento do treinamento.  
• Gestão da documentação: o campo “como” do diagrama de tartaruga pede algumas documentações de referência. Fazer o levantamento, garantindo o armazenamento e a distribuição correta desses documentos, contribui para uma boa gestão da documentação.  

Leia também: Ciclo PDCA: O Caminho para a Melhoria Contínua nas Empresas

Posso usar o diagrama de tartaruga na ISO 9001? 

O diagrama de tartaruga é uma ótima ferramenta para colocar a ISO 9001 em prática. Além de ser fácil de construir, esse método permite uma visão integral do processo, ou seja, ele atende aos requisitos da norma que pedem que a empresa desenhe as entradas necessárias e as saídas esperadas dos processos, e a sequência e interação desses processos.  

O diagrama de tartaruga ajuda em um outro critério: manutenção de informação documentado como apoio a operação dos processos. Assim, mesmo que a ISO 9001 não determine que as organizações usem o diagrama de tartaruga, ele é uma ferramenta para colocar em prática as diretrizes da norma.  

E se você pudesse automatizar os processos? 

Otimizar o desenho dos processos com uma ferramenta como o diagrama de tartaruga já é muito bom, mas o que você acha da possibilidade de alguns dos seus processos serem feitos de forma automatizada?  

Esse cenário reduziria o tempo que você e sua equipe gasta com trabalhos repetitivos, acabaria com aqueles errinhos humanos que todo mundo comete e aumentaria consideravelmente a produtividade da sua equipe.  

Agora imagina um software de gestão da qualidade que, além de automatizar processos, ainda faz a gestão completa de documentos? Com o Docnix, você acompanha o status de atualização, os documentos vigentes e ainda compartilha com todos os interessados.  

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