Não importa o segmento: todas as empresas desejam acabar com o máximo de riscos possíveis. Esses riscos, dependendo de sua gravidade, podem gerar consequências sérias para uma organização, incluindo manchas na reputação e, em casos mais graves, a falência. Uma das técnicas mais usadas para identificar e mitigar riscos é a E Se?, que prevê as consequências de alguns cenários de risco.
O que é a técnica E Se?
A técnica estruturada E Se? é uma ferramenta para prevenção de riscos. Ela analisa a possibilidade de algumas situações desagradáveis acontecer, já prevendo suas consequências e definindo as medidas de prevenção necessárias para impedir o avanço desses tipos.
Dessa forma, a Structured What If Technique, chamada também de método SWIFT, What-If ou E Se?, é uma técnica que usa métodos qualitativos para mensurar a gravidade das consequências de possíveis riscos de um processo. Assim, a mitigação desses riscos é consideravelmente facilitada.
Nesse sentido, o método What-If muitas vezes é descrito como um “HAZOP simplificado”. Ambas as técnicas tratam de prevenção de riscos, entretanto, a SWIFT foi pensada para agilizar a prática, facilitando o preenchimento da ferramenta.
Leia também: HAZOP – Estudo de Perigos e Operabilidade
Como usar a técnica E Se?
O conceito da metodologia What-If já dá algumas dicas de como colocá-la em prática. Entretanto, para prever cenários coerentes com a realidade, é importante seguir algumas determinações:
1. Formação de equipe:
A equipe envolvida com a realização da técnica E Se? precisam estar familiarizadas com os processos que passarão pela análise. Dessa forma, a experiência prática dará uma maior bagagem de conhecimento na hora de prever possíveis cenários.
Nesse sentido, é interessante que pelo menos 4 pessoas componha a equipe. Três desses membros precisam estar diretamente ligados com o trabalho, atuando como supervisores ou técnicos, por exemplo. Além disso, um membro do time deve coordenar o grupo.
2. Planejamento:
A técnica E Se? é, sobretudo, um projeto de melhoria. Dessa forma, sendo um projeto, a fase do planejamento é uma das que mais precisam de atenção. Além de separar e organizar as tarefas, é nesse momento que se separa as informações e os documentos necessários para o preenchimento do What-If.
Geralmente, a etapa de planejamento é regida pelo próprio coordenador do time, que costuma ter a posse dos documentos e dados relevantes. Entretanto, esse coordenador pode se reunir com o restante da equipe para fazer um planejamento mais assertivo, com diferentes visões.
3. Reuniões periódicas:
A técnica E Se? pede a realização de muitas reuniões. Esses encontros são necessários para que a equipe converse sobre suas impressões e para que o preenchimento do What-If não desconsidere fatores importantes.
Assim, as principais reuniões são:
- Reunião organizacional: uma das primeiras reuniões da equipe. Nela, o coordenador irá explicar como a técnica E Se? será usada, deixando claro seus objetivos, apresentando os documentos relevantes, e definindo a agenda de reuniões.
- Reunião de questões: na reunião de questões, os membros da equipe irão levantar os possíveis cenários do What-If. De acordo com o risco a ser analisado, eles devem pensar em situações indesejadas que podem acabar acontecendo.
- Reunião de respostas: depois de alguns dias, tempo suficiente para que os membros da equipe pensem sobre as questões e observem o andamento dos processos na prática, faz-se uma outra reunião para responder às perguntas levantadas. É necessário que todo o grupo esteja presente para discutir as respostas e chegar a um resultado plausível.
4. Documentos usados:
Logo depois da primeira reunião, em que é feita uma explicação das tarefas e do objetivo da técnica E Se?, a equipe começa a ter acesso aos documentos que regem a estruturação da metodologia.
Nesse sentido, os membros dos times devem estar atentos aos documentos que serão usados, fazendo uma lista com os mais relevantes para a aplicação do SWIFT. Entre os documentos mais comuns, estão:
- Fluxogramas;
- Diagramas;
- Memoriais descritivos;
- Relatórios;
- Instruções.
5. Preenchendo a tabela What-If:
O mais comum é que a técnica E Se? seja feita por meio de uma tabela. Nesse sentido, a tabela deve conter todos os cenários “E Se?” levantados na reunião de perguntas; as consequências dessas supostas situações e quais são as medidas de controle do risco.
Resumindo: E se tal coisa acontecer? As consequências serão essas e as medidas de controle serão aquelas. Dessa forma, as linhas da tabela irão variar de acordo com as perguntadas feitas pela equipe.
6. Revisão de riscos:
O grande objetivo do What-If é diminuir consideravelmente os riscos de um processo. Por isso, a equipe responsável deve fazer um “check-list” com os possíveis cenários identificados, monitorando de as ações preventivas já foram incorporadas na empresa.
Para controlar a implementação de medidas, faz-se uma revisão de riscos. Nesse sentido, esse documento deverá conter:
- Assinatura de todos os membros da equipe;
- Resumo do processo em análise;
- Resumo de como foi a prática da Técnica What-If;
- Lista dos cenários “E Se?”, com suas consequências e medidas.
Exemplo prático da técnica E Se?
Entendendo como usar o método What-If, chegou o momento de acompanharmos um exemplo da técnica sendo colocada em prática. Para isso, escolhemos o processo de montagem de veículos da nova linha de uma empresa que fabrica automóveis.
Nesse sentido, o resultado ficou da seguinte forma:
Equipe:
Para a formação da equipe da técnica E Se?, escolhemos os seguintes colaboradores:
- Engenheiro de produção;
- Técnico de segurança do trabalho;
- Técnico de manutenção;
- Supervisor da qualidade;
- Supervisor da linha de montagem.
Nesse cenário, o supervisor da equipe ficou responsável por coordenar o grupo. Essa escolha se deu por causa do objetivo da análise What-If, que trataremos no tópico seguinte.
Além disso, vale ressaltar que o restante da equipe são pessoas diretamente envolvidas com a linha de montagem dos veículos, podendo responder com precisão quais serão as consequências dos riscos a serem discutidos.
Objetivo:
Nesse caso, o principal objetivo com a técnica What-If foi garantir que a qualidade dos produtos finais não saísse do padrão estipulado. Dessa forma, a pessoa mais indicada para coordenar a equipe foi o supervisor da qualidade.
Se o intuito principal fosse garantir a segurança dos colaboradores, por exemplo, o técnico de segurança do trabalho caberia melhor na posição de líder. De toda a forma, é importante ter em mente que estamos falando de um objetivo principal, que leva em conta vários pequenos fatores para ser atingido.
Ou seja, questões como a segurança dos colaboradores (e outras) interferem diretamente na qualidade dos produtos entregues e, por isso, esse é assunto que será explorado durante a execução da técnica SWIFT, mesmo que não seja o foco.
Documentos:
Para estruturar e servir como guia na hora da técnica E Se?, a equipe selecionou os seguintes documentos:
- Manuais dos equipamentos usados na fábrica;
- Normas de STT;
- Regulamentos industriais;
- Norma da qualidade: ISO 9001;
- Relatórios de auditorias e de avaliações de riscos anteriores.
Perguntas:
As perguntas são os cenários hipotéticos do E Se? Nesse sentido, a equipe se reuniu e chegou aos seguintes questionamentos:
- E se houver uma falha no equipamento de soldagem automatizado?
- E se houver um erro na calibração das máquinas de pintura?
- E se um operador de montagem sofrer um acidente?
- E se o fornecimento de peças atrasar?
Consequências:
Para as questões do tópico anterior, a equipe chegou a algumas consequências. Assim, as consequências são, respectivamente:
- Produção para, podendo gerar atrasos na entrega. Além disso, peças com soldas mal executadas podem gerar problemas na segurança dos veículos;
- Pintura dos veículos com defeitos. Se isso acontecer, a pintura deverá ser feita novamente, gerando desperdício de material e aumento de custos;
- Riscos à saúde do colaborador, o que pode causar uma paralização na produção e multas para a empresa;
- Montagem interrompida, atrasos na linha de produção e atrasos na entrega dos veículos.
Medidas preventivas:
Nesse sentido, para solucionar os problemas apresentados, será preciso:
- Fazer manutenções de prevenção com frequência e treinar os técnicos para resolver o problema com rapidez;
- Fazer manutenção da calibragem com frequência, e inspecionar a qualidade da máquina;
- Revisar os EPIs e treinar os colaboradores para que eles não deixem de usar os equipamentos de proteção;
- Ter estoque de segurança, negociar prazos de entrega antecipada e ter mais de um fornecedor.
Qual a relação da técnica What-If com a ISO 31000?
A ISO 31000 é uma norma que trata das diretrizes para a gestão de riscos em empresas. Dessa forma, ela define uma série de princípios que devem ser a base na hora da construção de um sistema de gestão de riscos.
Nesse sentido, os princípios da ISO 31000 definem que a gestão de riscos deve ser:
- Integrada;
- Estruturada;
- Abrangente;
- Personalizada;
- Inclusiva;
- Dinâmica:
- Ter a melhor informações disponível;
- Contar com fatores humanos e culturais;
- Considerar a melhoria contínua da empresa.
Assim, podem ser usadas ferramentas que ajudem na criação desse sistema de gestão de riscos, desde que as ferramentas sigam os princípios definidos na norma.
Portanto, a técnica SWIFT pode ser usada por empresas que desejam estar em conformidade com a norma ISO 31000. Nesse caso, é preciso estudar a norma para adaptar a ferramenta E Se? da melhor maneira possível.
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Os seus resultados com a técnica E Se? não podem ser jogados fora. É importante que esses riscos sejam acompanhados, com medidas de prevenção sendo colocadas em ações e gerando insights sobre a saúde dos processos da sua organização.
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