Não importa o segmento: todas as empresas desejam acabar com o máximo de riscos possíveis. Esses riscos, dependendo de sua gravidade, podem gerar consequências sérias para uma organização, incluindo manchas na reputação e, em casos mais graves, a falência. Uma das técnicas mais usadas para identificar e mitigar riscos é a E Se?, que prevê as consequências de alguns cenários de risco. 

O que é a técnica E Se?  

A técnica estruturada E Se? é uma ferramenta para prevenção de riscos. Ela analisa a possibilidade de algumas situações desagradáveis acontecer, já prevendo suas consequências e definindo as medidas de prevenção necessárias para impedir o avanço desses tipos.  

Dessa forma, a Structured What If Technique, chamada também de método SWIFT, What-If ou E Se?, é uma técnica que usa métodos qualitativos para mensurar a gravidade das consequências de possíveis riscos de um processo. Assim, a mitigação desses riscos é consideravelmente facilitada. 

Nesse sentido, o método What-If muitas vezes é descrito como um “HAZOP simplificado”. Ambas as técnicas tratam de prevenção de riscos, entretanto, a SWIFT foi pensada para agilizar a prática, facilitando o preenchimento da ferramenta.  

Leia também: HAZOP – Estudo de Perigos e Operabilidade

Ferramentas de Gestão e Qualidade

Como usar a técnica E Se?  

O conceito da metodologia What-If já dá algumas dicas de como colocá-la em prática. Entretanto, para prever cenários coerentes com a realidade, é importante seguir algumas determinações:  

1. Formação de equipe:

A equipe envolvida com a realização da técnica E Se? precisam estar familiarizadas com os processos que passarão pela análise. Dessa forma, a experiência prática dará uma maior bagagem de conhecimento na hora de prever possíveis cenários.  

Nesse sentido, é interessante que pelo menos 4 pessoas componha a equipe. Três desses membros precisam estar diretamente ligados com o trabalho, atuando como supervisores ou técnicos, por exemplo. Além disso, um membro do time deve coordenar o grupo. 

2. Planejamento:

A técnica E Se? é, sobretudo, um projeto de melhoria. Dessa forma, sendo um projeto, a fase do planejamento é uma das que mais precisam de atenção. Além de separar e organizar as tarefas, é nesse momento que se separa as informações e os documentos necessários para o preenchimento do What-If.  

Geralmente, a etapa de planejamento é regida pelo próprio coordenador do time, que costuma ter a posse dos documentos e dados relevantes. Entretanto, esse coordenador pode se reunir com o restante da equipe para fazer um planejamento mais assertivo, com diferentes visões.  

 3. Reuniões periódicas:

A técnica E Se? pede a realização de muitas reuniões. Esses encontros são necessários para que a equipe converse sobre suas impressões e para que o preenchimento do What-If não desconsidere fatores importantes.  

Assim, as principais reuniões são: 

  • Reunião organizacional: uma das primeiras reuniões da equipe. Nela, o coordenador irá explicar como a técnica E Se? será usada, deixando claro seus objetivos, apresentando os documentos relevantes, e definindo a agenda de reuniões.   
  • Reunião de questões: na reunião de questões, os membros da equipe irão levantar os possíveis cenários do What-If. De acordo com o risco a ser analisado, eles devem pensar em situações indesejadas que podem acabar acontecendo.  
  • Reunião de respostas: depois de alguns dias, tempo suficiente para que os membros da equipe pensem sobre as questões e observem o andamento dos processos na prática, faz-se uma outra reunião para responder às perguntas levantadas. É necessário que todo o grupo esteja presente para discutir as respostas e chegar a um resultado plausível.  

4. Documentos usados:

Logo depois da primeira reunião, em que é feita uma explicação das tarefas e do objetivo da técnica E Se?, a equipe começa a ter acesso aos documentos que regem a estruturação da metodologia.  

Nesse sentido, os membros dos times devem estar atentos aos documentos que serão usados, fazendo uma lista com os mais relevantes para a aplicação do SWIFT. Entre os documentos mais comuns, estão: 

  • Fluxogramas; 
  • Diagramas; 
  • Memoriais descritivos; 
  • Relatórios; 
  • Instruções. 

5. Preenchendo a tabela What-If:

O mais comum é que a técnica E Se? seja feita por meio de uma tabela. Nesse sentido, a tabela deve conter todos os cenários “E Se?” levantados na reunião de perguntas; as consequências dessas supostas situações e quais são as medidas de controle do risco.  

Resumindo: E se tal coisa acontecer? As consequências serão essas e as medidas de controle serão aquelas. Dessa forma, as linhas da tabela irão variar de acordo com as perguntadas feitas pela equipe.  

6. Revisão de riscos:

O grande objetivo do What-If é diminuir consideravelmente os riscos de um processo. Por isso, a equipe responsável deve fazer um “check-list” com os possíveis cenários identificados, monitorando de as ações preventivas já foram incorporadas na empresa.  

Para controlar a implementação de medidas, faz-se uma revisão de riscos. Nesse sentido, esse documento deverá conter: 

  • Assinatura de todos os membros da equipe; 
  • Resumo do processo em análise; 
  • Resumo de como foi a prática da Técnica What-If; 
  • Lista dos cenários “E Se?”, com suas consequências e medidas. 

Exemplo prático da técnica E Se? 

Entendendo como usar o método What-If, chegou o momento de acompanharmos um exemplo da técnica sendo colocada em prática. Para isso, escolhemos o processo de montagem de veículos da nova linha de uma empresa que fabrica automóveis.  

Nesse sentido, o resultado ficou da seguinte forma:  

Equipe: 

Para a formação da equipe da técnica E Se?, escolhemos os seguintes colaboradores: 

  • Engenheiro de produção; 
  • Técnico de segurança do trabalho; 
  • Técnico de manutenção; 
  • Supervisor da qualidade; 
  • Supervisor da linha de montagem.  

Nesse cenário, o supervisor da equipe ficou responsável por coordenar o grupo. Essa escolha se deu por causa do objetivo da análise What-If, que trataremos no tópico seguinte.  

Além disso, vale ressaltar que o restante da equipe são pessoas diretamente envolvidas com a linha de montagem dos veículos, podendo responder com precisão quais serão as consequências dos riscos a serem discutidos.  

Objetivo:  

Nesse caso, o principal objetivo com a técnica What-If foi garantir que a qualidade dos produtos finais não saísse do padrão estipulado. Dessa forma, a pessoa mais indicada para coordenar a equipe foi o supervisor da qualidade.  

Se o intuito principal fosse garantir a segurança dos colaboradores, por exemplo, o técnico de segurança do trabalho caberia melhor na posição de líder. De toda a forma, é importante ter em mente que estamos falando de um objetivo principal, que leva em conta vários pequenos fatores para ser atingido.  

Ou seja, questões como a segurança dos colaboradores (e outras) interferem diretamente na qualidade dos produtos entregues e, por isso, esse é assunto que será explorado durante a execução da técnica SWIFT, mesmo que não seja o foco.  

Documentos: 

Para estruturar e servir como guia na hora da técnica E Se?, a equipe selecionou os seguintes documentos: 

  • Manuais dos equipamentos usados na fábrica; 
  • Normas de STT; 
  • Regulamentos industriais; 
  • Norma da qualidade: ISO 9001; 
  • Relatórios de auditorias e de avaliações de riscos anteriores.  

Perguntas: 

As perguntas são os cenários hipotéticos do E Se? Nesse sentido, a equipe se reuniu e chegou aos seguintes questionamentos:

  • E se houver uma falha no equipamento de soldagem automatizado?
  • E se houver um erro na calibração das máquinas de pintura?
  • E se um operador de montagem sofrer um acidente?
  • E se o fornecimento de peças atrasar?

Consequências: 

Para as questões do tópico anterior, a equipe chegou a algumas consequências. Assim, as consequências são, respectivamente:

  • Produção para, podendo gerar atrasos na entrega. Além disso, peças com soldas mal executadas podem gerar problemas na segurança dos veículos;
  • Pintura dos veículos com defeitos. Se isso acontecer, a pintura deverá ser feita novamente, gerando desperdício de material e aumento de custos;
  • Riscos à saúde do colaborador, o que pode causar uma paralização na produção e multas para a empresa;
  • Montagem interrompida, atrasos na linha de produção e atrasos na entrega dos veículos.

Medidas preventivas: 

Nesse sentido, para solucionar os problemas apresentados, será preciso:

  • Fazer manutenções de prevenção com frequência e treinar os técnicos para resolver o problema com rapidez;
  • Fazer manutenção da calibragem com frequência, e inspecionar a qualidade da máquina;
  • Revisar os EPIs e treinar os colaboradores para que eles não deixem de usar os equipamentos de proteção;
  • Ter estoque de segurança, negociar prazos de entrega antecipada e ter mais de um fornecedor.

Qual a relação da técnica What-If com a ISO 31000? 

A ISO 31000 é uma norma que trata das diretrizes para a gestão de riscos em empresas. Dessa forma, ela define uma série de princípios que devem ser a base na hora da construção de um sistema de gestão de riscos.  

Nesse sentido, os princípios da ISO 31000 definem que a gestão de riscos deve ser: 

  • Integrada; 
  • Estruturada; 
  • Abrangente; 
  • Personalizada; 
  • Inclusiva; 
  • Dinâmica: 
  • Ter a melhor informações disponível; 
  • Contar com fatores humanos e culturais; 
  • Considerar a melhoria contínua da empresa.  

Assim, podem ser usadas ferramentas que ajudem na criação desse sistema de gestão de riscos, desde que as ferramentas sigam os princípios definidos na norma.  

Portanto, a técnica SWIFT pode ser usada por empresas que desejam estar em conformidade com a norma ISO 31000. Nesse caso, é preciso estudar a norma para adaptar a ferramenta E Se? da melhor maneira possível. 

Automatize sua análise de riscos  

Os seus resultados com a técnica E Se? não podem ser jogados fora. É importante que esses riscos sejam acompanhados, com medidas de prevenção sendo colocadas em ações e gerando insights sobre a saúde dos processos da sua organização.  

Você pode registrar os seus riscos, classificá-los de acordo com a gravidade, acompanhar a solução das não conformidades, designar responsáveis, fazer check-lists de atividades e muito mais, em nosso Módulo Riscos, estruturado pelas especificações da ISO 31000, do PMBOK, do COSO e de outras normas reconhecidas mundialmente.  

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Amanda Chaves

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