A disposição de informações importantes interfere (e muito) no entendimento de ideias. Dentro de um negócio, qualquer mal-entendido pode causar consequências irremediáveis, atrasando entregas, gerando retrabalho e, em casos mais graves, causando prejuízos graves para a empresa. Nesse sentido, o uso de ferramentas como o mapa mental ajuda na síntese das informações, tornando-as dinâmicas e compreensíveis.
O que é um mapa mental?
O mapa mental é uma ferramenta que sistematiza ideias de forma resumida, usando cores e imagens. Assim, ele se desenvolve por meio de diagramas que usam “palavras-chaves” para referenciar um conceito. As ilustrações e as cores ajudam na assimilação dos significados.
O principal objetivo do mapa mental é organizar muitas informações de uma forma dinâmica, melhorando sua compreensão e fazendo com que elas fixem na memória. A ferramenta foi criada por um psicólogo chamado Tony Buzan, que percebeu que a disposição das ideias ajuda na assimilação do cérebro.
O mapa mental ganhou popularidade entre os estudantes, pois ele ajuda na memorização de conteúdos extensos, sendo muito úteis em provas, por exemplo. Entretanto, a metodologia pode ser usada em diversos contextos, inclusive na gestão de empresas.
Nesse sentido, o mundo coorporativo tem muito a ganhar com os mapas mentais, pois eles ajudam a:
- Organizar e desenvolver projetos;
- Criar e monitorar campanhas;
- Modelar processos;
- Fazer brainstorms;
- Resolver problemas e tomar decisões.
Como usar o mapa mental em empresas?
O mapa mental para empresas, principalmente para gestores, é uma ferramenta que ajuda em toda e qualquer tarefa. Ele serve como um ajudante que vai organizar as ideias, tornando-as mais claras e compreensíveis. Assim, este método costuma auxiliar no desenvolvimento de outras metodologias (como na Análise SWOT), e na estruturação de projetos e campanhas.
Usar os mapas mentais gerenciais também é interessante para melhorar a comunicação entre membros de uma equipe e os setores da empresa. Isso porque eles usam uma linguagem única, e de fácil compreensão. Assim, a visualização é facilitada para todos, melhorando o entendimento geral.
Além disso, os mapas mentais são ótimas ferramentas para reuniões. Eles ajudam na sintetização de ideias, fazendo com que a apresentação dos assuntos seja mais dinâmica e interativa. Para projetos, o mapa mental reúne todos os itens indispensáveis, auxiliando na criação de planos de ação que abracem as determinações desse projeto.
Como fazer um mapa mental coorporativo?
A construção de um mapa mental coorporativo depende muito do seu objetivo. Assim, é de suma importância pensar na intenção estratégica daquela ferramenta. Por exemplo: mapas mentais podem ser usados nos desenhos de processos apresentados durante treinamentos. Nesse caso, será preciso inserir a modelagem de processos, os componentes visuais e o nome das tarefas.
De toda forma, a intenção do mapa mental gerenciais é a mesma: organizar ideias facilitando sua memorização. Dessa forma, existe um passo a passo geral que auxilia na criação de mapas mentais eficientes e estratégicos:
1. Defina um objetivo:
Apesar do mapa mental reunir um alto número de informações, o seu tema central deve ser bem específico. Pode parecer que não, mas mesmo no processo mais simples, a equipe irá encontrar uma série de detalhes que vão ser ramificados e esmiuçados dentro do mapa mental.
Os objetivos podem ser muitos, desde a apresentação em uma reunião até a estruturação de um projeto. Uma ideia é fazer mais de um mapa mental em um mesmo assunto, mas tratando de angulações diferentes. Assim, os interessados poderão ter uma visão mais ampla e assimilar as informações mais relevantes para sua área de atuação.
2. Pense nas ramificações:
Com um tema central definido, é preciso pensar nos subtemas que rodeiam o assunto. O ideal é levantar todos os subtópicos possíveis, e eles serão referenciados no mapa mental por palavras-chaves que resumem a ideia geral. Como a intenção do mapa mental é ajudar na memorização, é interessante deixá-los os mais específicos possível.
Na elaboração de um projeto, por exemplo, o mapa mental pode ter a intenção de separar o passo a passo e as tarefas de cada etapa. Dessa forma, uma das ramificações possíveis é dividir as fases do projeto conforme o Método SCRUM, por: lançamento, desenvolvimento, acompanhamento, revisão e entrega. Nesse sentido, o mapa mental incluirá todas as tarefas de cada etapa.
3. Escolha cores e imagens:
As cores e imagens usadas no mapa mental é o que vão, de fato, ajudar na memorização. Assim, mesmo que escolher uma cartela de cores pareça algo bobo, essa é uma das etapas mais importantes na elaboração de mapas mentais. A dica é: escolha cores que conversem entre si e que faça sentido com o trabalho na prática.
Nesse sentido, para a escolha de cores, pense em:
- Cores que façam sentido para a empresa;
- Cores que remetam a ideias já consolidadas (por exemplo: vermelho é perigo, amarelo é atenção e verde é liberado);
- Cores que induzem o entendimento dos conceitos (por exemplo: as atividades que se repetem diariamente são pintadas de rosa, as atividades semanais são pintadas de azul e as mensais são pintadas de roxo).
As imagens, por sua vez, também devem remeter imediatamente ao conceito apresentado. Provavelmente, as pessoas vão lembrar dessa imagem antes de lembrar do que estava escrito no mapa. Por isso, escolha ilustrações que realmente induzam ao significado, sendo realmente as mais óbvias possíveis.
4. Conecte as ideias:
Mais do que separar os assuntos em subtópicos, o mapa mental ajuda a conectar conceitos consequentes. Assim, pensando novamente na elaboração de projetos, entende-se que muitas das atividades são consecutivas, ou seja, só podem ser realizadas se atividades anteriores já estiverem prontas.
Essa ideia de fluxo pode (e deve) ser passada dentro do mapa mental. Como a intenção dos mapas mentais é facilitar a visualização, qualquer um que olhar para o diagrama deve entender a conectividade das informações expostas, compreendendo como elas se conectam entre si. O cuidado principal dessa etapa é conseguir conectar as ideias de uma forma que elas não fiquem confusas.
5. Otimize o mapa mental:
Colocar uma alta quantidade de informações, conectando ideias, colorindo palavras e incluindo imagens de forma que o resultado fique organizado, dinâmico e intuitivo não é uma atividade fácil. É preciso que os interessados no mapa mental olhem para ele e já entendam suas informações sem ter que pensar muito. Por isso, o último passo da ferramenta é fazer uma revisão geral e otimizá-la ao máximo.
Uma dica é chamar pessoas que não estão envolvidas com o processo de construção do mapa mental para testar se elas compreenderam todas as informações contidas nele. Além disso, o uso de softwares para dar detalhes aos mapas mentais, e fazer com que a disposição das informações fique mais bonita e intuitiva também é uma boa pedida.
Quando usar o mapa mental em empresas?
O mapa mental em empresas pode ser aplicado aos mais diversos fins. Entretanto, existem situações a usabilidade dos mapas mentais ajuda muito: no desenvolvimento de ferramentas, métodos e filosofias. Mapas mentais gerenciais são ótimos apoios em momentos de planejamento e treinamento, pois eles conciliam as ideias e organizam a prática.
Além de criar projetos, usa-se os mapas mentais para:
- Criar brainstorms: fazer uma seleção de ideias coniventes com um determinado objetivo demanda um amplo conhecimento prévio sobre o assunto. Nesse sentido, antes da criação de um brainstorm, é interessante fazer um mapa mental que irá te ajudar a gerar insights valiosos sobre o tema.
- Resolver problemas: existem algumas ferramentas excelentes para ajudar a encontrar as causas raízes de um problema, como o Diagrama de Ishikawa e os 5 Porquês. Dessa forma, construir um mapa mental sobre o problema encontrado vai ajudar na descoberta de respostas, facilitando o preenchimento dessas ferramentas e a elaboração de planos de ação corretivos.
- Tomada de decisões: os mapas mentais são bons para resumir todo um processo em poucas palavras e categorias. Assim, ter uma visualização rápida, porém ampla, dos procedimentos de gestão é um bom caminho para tomar decisões mais assertivas e estratégias, que levam em consideração todas as nuances dos processos. Além disso, os mapas mentais também são bons para sumarizar as mais diversas opções possíveis de uma decisão.
- Treinamentos: os mapas mentais não são queridinhos dos estudantes atoa. Eles ajudam na assimilação de muitas informações de uma só vez. Dessa forma, são ótimos aliados em treinamentos e capacitações, pois faz com que os colaboradores absorvam vários conteúdos em um primeiro de tempo pequeno.
Os benefícios de usar mapas mentais de gestão
O uso de mapas mentais gerenciais gera inúmeros benefícios para as empresas, como:
- Visualização organizada e clara de informações complexas;
- Geração de insights e de ideias foras da caixa;
- Facilidade na memorização de informações complexas;
- Aumento da produtividade;
- Diminuição de erros e retrabalho;
- Melhora na resolução de problemas;
- Melhora na tomada de decisões;
- Auxilia na comunicação;
- Organização de ideias;
- Aumento do engajamento da equipe.
Os mapas mentais na gestão da qualidade
Os mapas mentais são uma das ferramentas mais valiosas em uma gestão que deseja garantir qualidade de processos. Entretanto, seus resultados precisam ser documentados e armazenamos para que o uso da ferramenta não desperdiçado.
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