Alguns riscos organizacionais demandam mais atenção do que outros. Priorizar esses riscos é a primeira etapa para construir planos preventivos que façam sentido com o contexto da empresa, sejam assertivos e impeçam que um risco real aconteça. Dessa forma, a Matriz de Probabilidade e Consequência é uma ferramenta que pode ajudar nessa missão.
O que é Matriz de Probabilidade e Consequência?
A Matriz de Probabilidade e Consequência é uma ferramenta de gestão que avalia os riscos de uma organização. Dessa forma, ela cruza as chances desse risco acontecer, com seus efeitos diretos e indiretos.
Analisando sua probabilidade em consonância com suas consequências, a matriz consegue classificar os riscos em categorias personalizáveis, que podem ser criadas de acordo com o contexto e as necessidades da empresa.
Nesse sentido, a ferramenta consegue avaliar a urgência com que um risco precisa ser tratado. Como efeito, a Matriz de Probabilidade e Consequência ajuda as organizações na priorização de riscos, servindo como base para a criação de medidas preventivas mais assertivas.
Como fazer uma Matriz de Probabilidade e Consequência?
Não é nenhum exagero dizer que a preparação da Matriz de Probabilidade e Consequência é mais complexa do que o uso da ferramenta em si. Como projetos de gestão de riscos mais amplos usam esse método, existem algumas nuances importantes na hora de fazer uma matriz desse tipo.
Apesar dessa complexidade, não é preciso se desesperar! Existem algumas determinações que ajudam muito na hora de fazer uma Matriz de Probabilidade e Consequência. Para isso, basta seguir as seguintes dicas:
Probabilidade:
A probabilidade na matriz é avaliada de 0 a 5, em que 0 significa impossível, e 5 significa certeza absoluta. Nesse sentido, recomenda-se que a empresa defina a quantidade de categorias entre 0 e 5, de acordo com suas necessidades, podendo existir mais de 5 níveis.
Em primeiro lugar, é preciso considerar que a probabilidade na gestão de riscos nem sempre se desenvolve por uma equação matemática. A probabilidade de um risco acontecer abrange variáveis bem mais amplas, que muitas vezes não podem ser mensuradas com cálculos.
Assim, calcular a probabilidade de um risco acontecer não será uma atividade exata, estando propensa a erros de incerteza. Contar com pessoas experientes na área na equipe de gestão de riscos é um caminho inteligente para garantir que a probabilidade seja calculada de forma assertiva.
Consequências:
Avaliar e calcular as consequências de um risco é um pouco mais complicado do que fazer a análise da probabilidade. As consequências são personalizáveis, e devem se adequar ao contexto da empresa. Assim, a sua categorização é um processo bem mais amplo.
Dessa forma, a categorização das consequências segue os seguintes passos:
- Divisão de áreas: as consequências de um risco geram impactos em diferentes áreas. Assim, a primeira etapa é dividir as áreas impactadas pelas consequências de um risco (como impactos financeiros, de segurança, legislativos/regulatórios, operacionais, de qualidade, ambientais…);
- Descrever o impacto: como a matriz analisa os efeitos diretos e indiretos de um risco, é importante descrever seu impacto nas diferentes áreas para facilitar a visualização das consequências, o que ajuda a definir sua gravidade. Essa descrição não entra na matriz pronta, servindo apenas de parâmetro na hora da categorização.
- Classificar as consequências: por último, faz-se a divisão nas categorias das consequências. É bom que o número de categorias das consequências seja o mesmo número de categorias das probabilidades. Geralmente, a classificação é uma escala de muito grave para irrelevante.
Como usar a Matriz de Probabilidade e Consequência?
Com a Matriz de Probabilidade e Consequência montada, passamos para a próxima fase: usar a ferramenta. A base do método se divide em dois eixos (o de probabilidade e o de consequência) que, com o cruzamento de dados, avalia os riscos de acordo com sua gravidade.
A Matriz de Probabilidade e Consequência deve se parecer com esse modelo:
Observe que dentro da Matriz de Probabilidade e Consequência do modelo apresentado existem 5 categorizações de risco. Considere que o número de categorias e o nome dado a eles é variável, podendo ser adaptadas ao contexto da empresa. Entretanto, recomendamos trabalhar com 5 categorias e chamá-las de:
I – Risco muito alto
II – Risco alto
III – Risco moderado
IV – Risco moderavelmente baixo
V – Risco baixo.
Nesse sentido, para usar a Matriz de Probabilidade e Consequência, basta seguir o passo a passo:
1. Classifique a probabilidade dos riscos:
A classificação da probabilidade dos riscos de 0 a 5 deve levar em consideração as chances de um risco realmente acontecer. Nesse sentido, é importante considerar o cenário da empresa. Equipamentos sem manutenção, por exemplo, abre margem para eventuais defeitos e, consequentemente, paralisação na produção.
2. Classifique as consequências dos riscos:
Como vimos anteriormente, as consequências de um risco se dividem em diferentes áreas – que podem ser classificadas em diferentes níveis. Por isso, recomenda-se que seja feita uma análise diferente para cada área. Ou seja, o mesmo risco passa pela matriz mais de uma vez, porém, com diferentes enquadramentos.
3. Faça o cruzamento na matriz:
Com a classificação da probabilidade e a classificação das consequências, é só fazer o cruzamento na matriz. Essa é a etapa mais simples do processo, a dica é só prestar atenção para não confundir os diferentes efeitos das consequências, gerando um resultado errado, inadequado.
4. Encontre a gravidade do risco:
Com o cruzamento, o risco irá ficar em algum dos quadros da matriz, e a posição desse quadro indicará a gravidade do risco. Nesse caso, pode acontecer de um mesmo risco poder ser muito alto em relação a uma área (como financeira) e baixo em relação a outra área (como legislativa). Se isso acontecer, cabe aos responsáveis qual é o setor mais importante para aquele caso.
5. Crie planos de ação preventivos:
Lidar com os efeitos de um incêndio sai muito mais caro e é muito mais trabalhoso do que impedir que esse incêndio aconteça. Dessa forma, a priorização de riscos da matriz deve seguir como um guia para mostrar quais são os riscos que realmente precisam de atenção. Assim, de acordo com o resultado, será possível criar planos de ação eficientes e assertivos.
Exemplo prático de Matriz de Probabilidade e Consequência
Imagine a seguinte situação: uma empresa está colocando em práticas algumas ações de gestão de risco e, para isso, deseja analisar os potenciais riscos de um atraso em entregas de fornecedores. Com isso, os responsáveis pela análise chegaram às seguintes conclusões:
Definindo a probabilidade:
A empresa em questão está com um projeto que aumentará a demanda pelos produtos de seu fornecedor. Sendo assim, pode ser que esse fornecedor não consiga acompanhar o aumento no fluxo de pedidos, o que pode ocasionar em atrasos na entrega. Nesse cenário, a empresa classificou a probabilidade do risco como 3.
Analisando a consequência:
Nesse contexto, a empresa percebeu que atrasos nas entregas dos fornecedores poderiam gerar consequências de produção, de custos, de qualidade, de reputação…
Em primeiro lugar, ela decidiu avaliar os impactos na produção e percebeu que os efeitos de um atraso dos fornecedores pode ser ocasionar interrupções nas linhas de produção, e consequentemente, descumprimento no prazo de entregas.
Dessa forma, diante dessas considerações, a empresa avaliou as consequências de produção como atraso moderado de produção, se enquadrando no segundo quadrante mais grave na escala das consequências.
Usando a matriz e encontrando a gravidade:
Cruzando os dados na Matriz de Probabilidade e Consequência, o risco de atraso nas entregas dos fornecedores parou em um quadrante de nível III, risco moderado. Assim, o risco não é urgente, mas é bom criar planos de ação preventivos para evitar que o projeto de aumento de demanda, que tinha o intuito de aumentar a produção, tenha resultados negativos e cause prejuízos para a empresa.
Ao final, o resultado da matriz ficou da seguinte forma:
Construindo um plano de ação:
Por ser um processo externo, não seria possível impedir potenciais atrasos nas entregas de fornecedores. Entretanto, é possível se prevenir das consequências negativas.
Para isso, a empresa entrou em contato com seu principal fornecedor e avisou que o contrato mudará em breve, tendo uma maior demanda de pedidos. Enquanto o fornecedor se preparava para essa mudança, a empresa fez um contrato temporário com um outro fornecedor, dividindo as demandas.
Matriz de Probabilidade e Consequência X Matriz de Probabilidade e Impacto
Qual é a diferença entre Matriz de Probabilidade e Consequência e Matriz de Probabilidade e Impacto? Essa é uma pergunta extremamente comum e pertinente, principalmente porque ambas as ferramentas usam matrizes para avaliação de riscos.
A proximidade nos significados de “consequência” e “impacto” fazem com que haja uma certa confusão na hora de colocar esses métodos em prática. Além disso, a usabilidade das ferramentas também é muito próxima, sendo inclusive interessante que elas sejam usadas juntas.
Entretanto, existe algumas diferenças relevantes entre as duas ferramentas, sendo as principais:
Matriz de Probabilidade e Consequência:
- Possui categorias de consequências personalizáveis, que podem ser descritas em letras, palavras ou números;
- Analisa as consequências dos riscos em efeitos que podem ser descritos e mensurados;
- Pode considerar mais de uma consequência, analisando também os efeitos indiretos;
- É mais complexa, usadas em planos amplos de gestão de risco.
Matriz de Probabilidade e Impacto:
- Os impactos são medidos em números;
- Considera a gravidade do impacto, sem considerar a descrição desse impacto;
- Geralmente analisa os efeitos diretos, sem considerar muito os efeitos indiretos, consequentes;
- É de simples aplicação. Dessa forma, ele costuma ser usado em planos de gestão de risco mais enxutos e rápidos.
Leia também: Matriz de Probabilidade e Impacto: Gestão de Riscos em Projetos
Outras ferramentas de gestão de risco
Para complementar a Matriz de Probabilidade e Consequência, outras ferramentas de gestão de risco podem ser usadas. Nesse sentido, elas serão úteis para encontrar causas raízes dos riscos, construir planos de ação eficientes e estudar perigos e operabilidade.
Dessa forma, algumas das ferramentas de gestão de risco que podem ser usadas em conjunto com a Matriz de Probabilidade e Consequência são:
Automatize sua análise de riscos
Não jogue fora os seus resultados com a Matriz de Probabilidade e Consequências. É importante que esses riscos sejam acompanhados, as medidas de prevenção sejam colocadas em prática e insights sobre a saúde dos processos da sua organização sejam gerados.
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