O trabalho de uma equipe é o que define o sucesso de um projeto, ou mesmo o bom desempenho dos processos de uma organização. Por isso, o momento da atribuição de funções é uma fase que demanda bastante atenção.
Nesse sentido, a Matriz RACI ajuda na otimização do fluxo de tarefas, dividindo as funções em apenas 4 variantes. Os 4 papéis são fundamentais para impedir que as atribuições dos colaboradores se choquem ou se misturem, atrapalhando o bom andamento do projeto ou dos processos.
O que é Matriz RACI?
A Matriz RACI é uma ferramenta que ajuda uma equipe a distribuir os papéis da execução de um projeto. Também chamada de Tabela RACI ou Matriz de Responsabilidade, a Matriz RACI significa responsible, accountable, consulted e informed – responsável, aprovador, consultado e informado, em português. Esses são os quatro principais papéis dos colaboradores de um projeto ou de processos.
Nesse sentido, a Matriz RACI é uma representação visual da distribuição de funções dos colaboradores de uma equipe. Assim, todos podem consultar quais são suas atribuições e o que é esperado deles durante o desenvolvimento do projeto.
O intuito da Matriz RACI é garantir uma gestão de processos e projetos mais rápida, enxuta, de forma a otimizar o fluxo de atividades. Por isso, acredita-se que a Tabela RACI tenha sido inspirada pela metodologia Lean Manufacturing e ambas as ferramentas passaram a ser testadas na mesma época, logo após a Segunda Guerra Mundial.
Leia também: Lean Six Sigma: Como diminuir desperdícios e otimizar processos?
Como funciona a Matriz RACI?
A Matriz RACI funciona dividindo todos os envolvidos em um projeto em quatro funções: responsável, aprovador, consultado e informado. Com essa divisão, faz-se uma tabela para representar as funções de cada membro da equipe.
Em alguns cargos da Matriz RACI haverá mais de uma pessoa envolvida em uma mesma função. Assim, dentro dos 4 cargos, as equipes podem se dividir em subcategorias, especificando ainda melhor as tarefas de cada um.
Papéis da Matriz RACI:
A Matriz RACI propõe que todos os projetos precisam de quatro cargos: responsável, aprovador, consultado e informado. Nesse sentido, as funções desses quatro papéis fundamentais contribuem para o sucesso de um projeto.
As funções dos quatro papéis da Matriz RACI são:
Responsável
O responsible, ou responsável, é quem tem a função de executar as atividades de um projeto. Ou seja, é quem realmente coloca a mão na massa. Por isso, é comum que haja muitos responsáveis, cada um dentro da sua especialidade.
Justamente por ser quem executa as tarefas e faz as entregas, o responsável é uma das figuras mais relevantes da Matriz RACI. A ferramenta defende que por trás dos responsáveis geralmente deve haver uma equipe de analistas, assistentes e mesmo estagiários.
Aprovador
O aprovador (accountable, em inglês) é aquele que aprova as entregas feitas pelo responsável. Assim, o profissional que ocupa essa posição geralmente tem um cargo mais alto na empresa, como gestor, coordenador, ou mesmo alguém da alta direção.
É interessante que o aprovador acompanhe todas as etapas do projeto, não dando sua aprovação apenas na etapa final. Esse acompanhamento contínuo é importante para que toda a equipe tenha certeza de que as tarefas estão se encaminhando da forma como foram planejadas, em prol de resultados satisfatórios.
Consultado
O consultado (consulted) é um profissional especialista naquele tipo de projeto em específico. Hoje, é muito comum que as empresas contratem consultores especializados em determinado assunto para tirar dúvidas, dar sugestões e ajustar o andamento das tarefas de forma que o resultado do projeto seja satisfatório.
Entretanto, também é possível que esse consultado seja alguém de dentro da empresa. Se for o caso, o profissional em questão pode ocupar também os papéis de aprovador e a consulta acontece entre os responsáveis e os consultados.
Informado
O informed (ou informado) é o cargo ocupado por todos que precisam saber sobre o projeto. O informado não tem nenhuma função ativa, e papel geralmente ocupado por clientes, stakeholders, colaboradores de outras equipes e algumas lideranças.
O informado não costuma ter o poder de opinar sobre o andamento do projeto. Além disso, nem sempre eles são informados sobre todas as etapas do projeto. Cabe a equipe escolher o que deixar transparente para os seus informados.
Como fazer a Matriz RACI?
A Matriz RACI, apesar de ser uma ferramenta visual, se estrutura pela divisão simples e assertiva das tarefas de cada colaborador. Dessa forma, as fases de preparação são cruciais para a efetividade do método.
Ou seja: na prática, a tabela pode ser entendida também como uma filosofia, não somente uma ferramenta. Nesse sentido, para aplicar a ferramenta, é preciso ter uma mentalidade de otimizar e deixar o fluxo de trabalho mais enxuto, tirando os obstáculos que impedem a finalização de um projeto ou a prática dos processos.
Assim, para montar a Matriz RACI, indica-se seguir o passo a passo:
1. Descreva o projeto ou os processos
A divisão de tarefas depende das características do projeto, ou do processo. Por isso, antes de atribuir funções a cada colaborador, é de suma importância ter definidas todas as particularidades desse projeto.
Caso a Matriz RACI esteja sendo aplicada em um processo, o primeiro passo é fazer o mapeamento completo desse processo. De preferência, é interessante que os processos estejam desenhados pela notação BPMN 2.0.
Leia também: BPMN: Modelagem do Fluxo de Processos
2. Divida tarefas e metas
A divisão de tarefas é determinante para que os colaboradores possam fazer um bom trabalho. Por isso, as atividades de cada projeto precisam ser específicas e diretas, sem dar espaço para dificuldades ou erros de interpretação.
Além da delimitação de tarefas, todos os projetos devem ter metas claras. Dessa forma, as equipes terão capacidade de monitorar não apenas os resultados, mas também o desempenho das fases de execução do projeto ou do processo.
3. Defina as funções dos colaboradores
Com as atividades dos projetos bem divididas e os prazos e as metas estipuladas, chega o momento de dividir essas tarefas entre os colaboradores, delimitando qual é a função de cada um.
Aqui, a dica é aproveitar as skills de cada colaborador. Principalmente no papel de responsável, haverá diversas pequenas tarefas que devem ser divididas respeitando as habilidades de cada profissional. Além disso, cargos como o de aprovador ou de consultado demandam uma maior experiência e autoridade.
4. Apresente a Matriz RACI
A apresentação da Matriz RACI aos colaboradores envolvidos é uma boa maneira de validar se estão todos cientes de suas funções e se todos concordam com as atribuições de função.
Esse é um momento interessante para que a equipe discuta a melhor forma de executar o projeto, mentalizando a otimização do fluxo de atividades. As nuances da matriz também devem ser discutidas nesse momento, definindo questões como as informações a serem mostradas para os informados e outras questões do projeto.
5. Use outras ferramentas
A Matriz RACI é uma vertente para otimização do fluxo de atividades. Assim, é interessante investir no uso de outras ferramentas para otimizar ainda mais a execução dos projetos ou processos.
No momento de dividir tarefas e definir prazos, por exemplo, recomenda-se usar a metodologia de Sprints para garantir uma execução mais fluída e bem determinada. Além disso, a visualização Kanban e as determinações do PMBOK, por exemplo, também são ótimos caminhos para gerenciar projetos.
As regras da Matriz RACI:
Para alcançar os resultados esperados, a Matriz RACI precisa seguir algumas regrinhas, como:
- Pelo menos 1 responsável para cada atividade: os responsáveis são executores. Assim, sem eles o processo não anda, não se desenvolve. Ou seja: não existe projetos ou processo sem responsável.
- Não exagere nos aprovadores: o indicado é que apenas 1 aprovador faça a aprovação em cada etapa do processo. É possível ter diferentes aprovadores em uma mesma matriz, mas o aval nas atividades deve ser individual. Isso porque ter muitos tomadores de decisão geram atrasos nos processos pois eles costumam divergir em suas opiniões.
- Não é obrigatório ter consultados e informados: apesar de essas serem posições relevantes, elas não são obrigatórias. Alguns projetos terão vários consultados e vários informados, outras não vão precisar. Esse é um tópico a ser avaliado com toda a equipe.
- Os responsáveis também podem ser aprovadores: certos tomadores de decisão também ocupam funções de execução. Por isso, caso faça sentido com o contexto da empresa e as atribuições da equipe, um responsável pode aprovar as etapas do projeto.
Exemplo de Matriz RACI
Certo, chegou o momento de colocar a Matriz RACI em prática. Para estabelecer o entendimento sobre essa tabela, preparamos um exemplo prático dessa tabela.
Imagine o seguinte cenário: uma indústria de alimentos lança um projeto para fabricar uma loja linha de um biscoito saudável. Para isso, ela levantou as seguintes atividades:
- Pesquisa de produto e mercado;
- Desenvolvimento do produto;
- Testes de qualidade;
- Campanha de marketing;
- Mapeamento do processo de produção.
Essas atividades são gerais. Dentro de cada área (desenvolvimento, qualidade, marketing…) existirão diversas tarefas a serem executadas para a entrega do projeto. Entretanto, em um primeiro momento e de forma generalista, a empresa chegou ao seguinte cenário de Matriz RACI:
A partir daí, o ideal é que equipe área formule a sua própria matriz, adequando as suas atividades, metas, prazos e profissionais. Fazendo isso, não haverá mais espaço para “equipe”, como no exemplo apresentado, mas sim o nome dos profissionais responsáveis por cada função.
Performances não medidas são metas jogadas no lixo
A Matriz RACI é uma ferramenta que otimiza a divisão de funções, otimizando consideravelmente o fluxo de atividades. Mas saiba que a matriz é uma ajuda, e não uma garantia de melhoria de performance: você ainda precisa medir o desempenho. Na correria do dia a dia, o que te faz mais falta é a automação.
Imagine poder criar indicadores, dividir responsáveis, estabelecer metas e receber, como recompensa, receber sinalização automática de ações, notificação sobre os prazos, indicação de não conformidades e gráficos com estatísticas sobre o desempenho da sua equipe? Esse é o Módulo Performance do Docnix.
