Método GPD: Como fazer uma gestão por diretrizes?

O GPD é um método que valoriza a gestão por diretrizes. Nesse sentido, ele defende que as diretrizes gerais de uma empresa devem definir as atividades e metas de cada setor e, progressivamente, de cada colaborador da organização. Portanto, os objetivos individuais devem trabalhar, juntos, em busca dos objetivos macros da empresa. É realmente um trabalho de formiguinha: cada um faz seu papel para alcançar grandes resultados.

O que é o método GPD?

A sigla GPD significa gestão por diretrizes. Assim, o método GPD defende que as tarefas do dia a dia, por mais simples que sejam, estejam de acordo com as metas e os objetivos da empresa. Dessa forma, o gerenciamento pelas diretrizes acredita que todos os colaboradores têm sua parcela de responsabilidade nos resultados da organização.

Pensar em gestão pelas diretrizes é entender que, dentro de uma empresa, a junção de objetivos micro trabalham para a obtenção de uma meta macro. Nesse sentido, o esperado de cada nível organizacional deve estar alinhado com as diretrizes gerais da empresa.

Portanto, torna-se uma responsabilidade do gestor organizar as atividades diárias de sua equipe pensando na estrutura organizacional completa. O método GPD é realmente entender que a empresa é um organismo, e cada setor deve trabalhar em conjunto para o seu funcionamento.

Para que serve a GPD?

O método GPD serve para garantir que a empresa tenha um propósito geral, de forma que os colaboradores caminhem em busca de um só objetivo. Nessa jornada, os gestores devem ajustar não somente as atividades realizadas, como também os pilares e propósitos dos times.

Dessa forma, a partir de uma diretriz geral, os gestores deverão desdobrar pequenas metas para cada equipe ou colaborador. Assim, o gerenciamento por diretrizes também serve para que as pessoas entendam que têm um papel fundamental no andamento da empresa, fazendo com que grandes resultados sejam alcançados e percebidos por indivíduos.

Com isso, o método GPD serve para gerar alguns benefícios para a organização, como:

• Engajamento da equipe;
• Melhoria no alinhamento estratégico;
• Eficiência na comunicação;
• Melhores resultados;
• Melhoria contínua.

Os 3 pilares do GPD

Apesar do método GPD ter sido idealizado pelo japonês Yoki Akao, especialista em planejamento e baseado na técnica Hoshin Kanri, que também visa dividir os grandes objetivos da empresa nas práticas cotidianas, no Brasil, a prática foi disseminada por Vicente Falconi, um renomado consultor em gestão.

Por isso, a gestão pelas diretrizes também é conhecida como Método Falconi. O especialista, em seu livro Gerenciamento Pelas Diretrizes, definiu 3 pilares essenciais, que são indispensáveis dentro do método GPD, sendo eles:

• Dedicação: o método GPD acredita que os resultados são efeitos da dedicação de todos os envolvidos.
• Inovação: a mentalidade de inovação deve prevalecer na resolução de problemas e na busca por melhoria contínua.
• Mudanças: a empresa como estrutura organizacional deve abraçar as mudanças para melhor. Sem essas mudanças, provavelmente a empresa não conseguirá alcançar os resultados esperados.

Como fazer uma gestão por diretrizes?

Entendendo os objetivos da gestão por diretrizes, fica mais fácil dividir tarefas, monitorar equipes e determinar os princípios a serem seguidos. Entretanto, para realmente colocar o Método GPD em prática, a empresa precisa se organizar.

Pensando nisso, criamos um passo a passo de como fazer um gerenciamento pelas diretrizes:

01. Entenda os objetivos da empresa:

Como a grande intenção da gestão por diretrizes é fazer com que os objetivos da empresa sejam atingidos por meio das metas de setores e das metas individuais, é importante que o primeiro passo da GPD seja ter esses objetivos desenhados e completamente compreensíveis para todos.

Nesse sentido, os gestores das diferentes áreas devem se reunir periodicamente com a alta direção para entender qual é o caminho que a empresa deve seguir. Essas reuniões criam objetivos completos e possíveis, que se estendem às missões de cada um dos colaboradores da organização.

02. Analise como cada equipe pode ajudar no alcance do objetivo

Ao entrar de cabeça dentro de um objetivo macro da empresa, é provavelmente que fique um tanto quanto abstrato o caminho para atingir a meta que a organização deseja. Dessa forma, os gestores recebem o desafio de entender como sua equipe pode ajudar a empresa como um todo. E acredite: muitas vezes essas tarefas exigem uma criatividade gigantesca.

Nem sempre os objetivos da empresa estão diretamente envolvidos com a atuação de diferentes áreas. Diminuir o tempo de entrega dos produtos, por exemplo, não é uma tarefa que exige as forças da área de pessoas e cultura. Entretanto, os membros da equipe de PC podem pensar em alternativas que engajem os colaboradores, os motivem e os capacitem para entregar os produtos mais rapidamente. Ou seja, na prática, tudo é integrado.

03. Divida tarefas, considerando as skills dos colaboradores

Novamente, em um primeiro momento pode parecer óbvio quais serão as tarefas de cada colaborador, uma vez que eles já foram contratados de acordo com suas funções. A prática nos mostra um caminho diferente. Assim como é preciso usar a criatividade para entender quais são as submetas dentro de cada área, também é um desafio saber como cada colaborador pode ajudar.

Isso acontece porque nem sempre as tarefas são específicas, precisas. No desenrolar das atividades, pode ser que surja a necessidade de pessoa com skills de liderança, de texto, de design que não se adequem, objetividade, às funções para qual cada um dos colaboradores foi contratado. Dessa forma, cabe aos gestores dividir os membros da equipe aproveitando as suas skills.

04. Acompanhe os resultados com índices de desempenho

É crucial que os resultados sejam acompanhados com dados analíticos reais. Além disso, para que sua equipe se sinta incluída dentro de um plano maior da empresa, é uma ideia fazer esse acompanhamento de resultados de forma integral, mostrando para todos qual foi sua contribuição no quadro geral e como cada pequena ação contribuiu para atingir a meta determinada.

Nesse sentido, é interessante que os KPIs escolhidos para monitorar o desempenho das metas individuais e de equipe sejam partes menores do grande objetivo da empresa. Dessa forma, uma boa dica é conversar com os outros gestores e líderes para entender a contribuição real de cada setor e como os indicadores de performance estão dialogando entre si.

Leia mais: Os 7 tipos de KPIs, os principais indicadores da qualidade

05. Reforce os princípios da empresa

Não é exagero dizer que todas as atividades desempenhadas dentro de uma empresa devem seguir os princípios da organização. Essa atitude, além de ajudar a atingir os objetivos mais abstratos e que não necessariamente precisam de todas as áreas da empresa, é uma forma de impedir gargalos de comunicação e atitudes que não conversam com o que a organização acredita.

Por exemplo: em uma empresa que um dos pilares é o uso de tecnologia e a busca por inovação não deveria estar usando armazenamento físico de documentos. Assim, ao reafirmar esse princípio para seus liderados, o gestor deixa claro a necessidade de se pensar em soluções inovadoras, que não batem de frente com que a empresaria acredite. Nesse caso, seria a procura por um Software de Gestão da Qualidade adequado e eficiente.

06. Tenha apoio de outras ferramentas de gestão:

Existem diversas ferramentas de gestão que podem dar apoio ao GPD, que na prática acaba sendo mais uma filosofia do que uma ferramenta propriamente dita. O interessante é que outros métodos de gestão podem ser aplicados em cada uma das fases da GPD, como:

• Análise SWOT: a Análise SWOT é uma ótima aliada para a definição de objetivos alinhados com as oportunidades e ameaças do mercado, e com as forças e fraquezas da própria empresa.
• 5W2H: o plano de ação 5W2H ajuda a destrinchar a prática necessária para alcançar um determinado objetivo. Assim, ele facilita a divisão de tarefas e o encaminhamento das equipes.
• SMART: essa metodologia auxilia na criação de metas possíveis e coniventes com o contexto da organização.
• BSC: o Balanced Scorecard é uma metodologia que ajuda os gestores a desdobrarem uma grande meta em pequenas metas aplicadas a todos os níveis hierárquicos de uma organização. Ou seja, o BSC é praticamente um melhor amigo do GPD.
• Ciclo PDCA: não tem como pensar em melhoria contínua sem contar com o Ciclo PDCA. Essa ferramenta vai ajudar a tornar a gestão por diretrizes algo contínuo dentro da empresa, de forma que a cada ciclo novas melhorias sejam aplicadas.

Quais são as etapas da GPD?

Além do passo a passo para colocar um gerenciamento por diretrizes em ação, os gestores devem ter em mente que existem 3 etapas, ou níveis, de GPD. Assim, para colocar o passo a passo em prática, é necessário entender que cada fase deverá ter sua aplicação nesses 3 níveis:

• Planejamento estratégico: o planejamento estratégico indica a direção, o caminho pelo qual a empresa deve seguir para alcançar os resultados esperados. Assim, a organização estabelece seus objetivos e o planejamento tático define como os objetivos serão atingidos.
• Planejamento tático: o planejamento tático vem logo depois do estratégico. Sabendo como os objetivos serão atingidos, é preciso separar esse plano em ações concretas, realizáveis. No planejamento tático, os gestores pensam em ações a médio e longo prazo, que são construídas pela combinação de ações do dia a dia.
• Planejamento operacional: por fim, o planejamento operacional destrincha as ações pensadas no planejamento prático. Assim, ele cria as tarefas do dia a dia. Na prática, o planejamento operacional funciona muito bem com sprints com usando a metodologia Kanban.

Softwares de Gestão da Qualidade para o Método GPD

Sim! Os Softwares de Gestão da Qualidade podem ajudar (e muito) os gestores a desenvolverem as ações necessárias para construir sua gestão por diretrizes. O Docnix, com uma visão integral do negócio e automatização de processos, é um apoio no planejamento estratégico, tático e operacional do Método GPD, diminuindo erros operacionais e traçando estratégias integráveis.

Por meio de formulários, gráficos de desempenho e as ferramentas disponíveis em nossa suíte, você poderá monitorar os resultados, desenhar processos e criar planos de ação ajustados ao contexto e às necessidades da sua empresa.

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O Método GPD, para ser bem sucedido, pede o uso de indicadores da qualidade adequados aos objetivos da empresa. E escolher os melhores KPIs para o seu negócio não precisa ser uma tarefa difícil!

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