Poka Yoke: Estratégias para acabar com os erros humanos

Erros humanos acontecem, e infelizmente não são raros. As empresas devem pensar em formas de diminuir ao máximo esses erros, pois eles impactam negativamente na produtividade e no lucro dos negócios. Nesse sentido, o Poka Yoke é uma ferramenta que pode ajudar a acabar com os erros operacionais e desperdícios típicos de uma linha de produção.  

O que é Poka Yoke?  

Poka Yoke é uma ferramenta japonesa que visa diminuir os erros humanos em processos organizacionais. O método foi pensado por Shigeo Shingo na década de 1960, quando ainda era líder do Sistema Toyota de Produção, e o termo “Poka Yoke” pode ser traduzido como “à prova de erros”, deixando bem claro qual é a sua intenção.  

Shigeo percebeu que os produtos acabavam apresentando falhas que foram causadas por erros humanos. Dessa forma, o engenheiro, então, definiu que era mais fácil acabar com os erros antes deles acontecerem, do que tentar consertar o produto com defeito.  

O raciocínio do Poka Yoke é simples: processos ineficientes e não estratégicos colaboram para erros humanos, aumentando o desperdício (de tempo e material) e diminuindo a produtividade. Por isso, é preciso avaliar todo o processo, descobrir pontos de melhoria e, assim, alcançar processos capazes de alcançar a excelência organizacional.  

O mais interessante do Poka Yoke é que a busca pela diminuição de erros durante a fase de produção colaborou para que os engenheiros pensassem em soluções que otimizassem o modo de uso desses produtos, fazendo com que os próprios consumidores cometessem menos erros na hora de usá-los.  

Assim, inúmeros dispositivos de segurança em produtos e serviços foram construídos a partir dos princípios do Poka Yoke, sendo essa uma metodologia não só de eficiência nos negócios, mas também de excelência na entrega de resultados.  

Os 3 princípios do Poka Yoke  

1. Prevenção de erros: a grande máxima do Poka Yoke é que é mais fácil prevenir erros do que lidar com suas consequências. Assim, todas as ações ligadas a essa metodologia se pautam em planos de ação preventivos, que visam acabar com as causas raízes dos problemas que o método identificou. 
2. Envolvimento dos colaboradores: os colaboradores que se envolvem diretamente com os processos sabem, mais do que ninguém, quais são os possíveis pontos de melhorias dentro das atividades que eles desempenham. Dessa maneira, é crucial que esses colaboradores sejam ativos nas tomadas de decisões do Poka Yoke, apresentando sugestões e discutindo essas ideias.  
3. Simplicidade: tanto os produtos Poka Yoke (que evitam que os consumidores), quanto nos processos Poka Yoke (que evitam os erros operacionais de produção), os gestores devem prezar pela simplicidade. Nesse sentido, sua forma de execução deve ser facilmente entendível por todos, evitando erros de interpretação, erros de usabilidade e, consequentemente, defeitos na geração de produtos.  

Os 4 tipos de Poka Yoke  

Os princípios do Poka Yoke são os mesmos sempre, mas a sua aplicação se divide em quatro tipos diferentes. É importante conhecer cada um dos tipos para, então, entender qual atende melhor às necessidades de seu negócio. 

1. Poka Yoke de Prevenção:

O Poka Yoke de Prevenção é, sem sombra de dúvidas, o tipo mais conhecido de todos, uma vez que ele carrega em seu próprio nome toda a filosofia intrínseca à ferramenta. Nesse sentido, seu principal objetivo é acabar com toda e qualquer falha que possa causar defeitos na produção.  

Vale mencionar que existem inúmeras ferramentas que trabalham para encontrar e medir a gravidade dessas causas raízes, priorizando quais são as mais urgentes e que, portanto, devem ser priorizadas. 

No caso do Poka Yoke, essas ferramentas (como Matriz G.U.T, 5 Porquês, Diagrama de Ishikawa e Análise da Árvore de Eventos )devem sim ser usadas para priorização, mas é de suma importância que absolutamente todas as causas raízes sejam efetivamente tratadas.  

Leia também: Ferramentas da Qualidade: Guia Completo para Excelência  

2. Poka Yoke de Detecção

O Poka Yoke de Detecção se divide em duas: advertência e controle. A advertência, como o nome sugere, são elementos colocados para advertir as pessoas envolvidas, indicando qual atitude ela deve tomar para o bom andamento das atividades.  

Um exemplo claro de Poka Yoke de advertência pode ocorrer em uma fábrica. Suponhamos que, sempre que estiver acabando uma determinada matéria-prima, a máquina acenda uma lâmpada indicando ao manuseador que ele deve abastecê-la. O raciocínio é o mesmo para uma lâmpada no carro indicando que a gasolina está ao final, por exemplo.  

O de controle, por sua vez, é usado quando um problema que certamente ocasionará um defeito está prestes a acontecer e, por isso, todo o processo é paralisado até que uma ação de controle seja tomada.  

O mesmo exemplo de advertência pode se replicar para o Poka Yoke de controle. Imagine que a matéria-prima acabou, sem que ninguém reabastecesse a máquina. Nesse caso, a máquina irá parar de funcionar totalmente, até que alguém venha com a ação de controle (que, nesse caso, seria abastecer a máquina com a matéria-prima que está faltando). 

 3. Poka Yoke de Valor Fixo

O Poka Yoke de Valor Fixo é uma estratégia que visa determinar um valor fechado de ações dentro de um processo e uma forma de contabilizá-las para ter certeza de que sua execução está sendo correta.  

Por exemplo: se uma máquina, dentro da fábrica, deve ser limpa 5 vezes antes da fabricação de um produto (esse processo acontece muito em indústrias de alimentos), o Poka Yoke determinará uma forma de contabilizar quantas vezes essa máquina já foi limpa. Com isso, as chances de alguém se confundir e limpar menos vezes do que o necessário, causando graves consequências na produção, diminui consideravelmente.  

Shigeo usou esse tipo de Poka Yoke na Toyota para evitar que os carros fossem produzidos sem uma determinada peça. Para isso, ele colocou todas as peças de um mesmo tipo em uma bandeja, e a produção só finalizava quando os funcionários usassem todas aquelas peças. Dessa forma, era impossível os produtos saírem da fábrica com peças faltantes.  

4. Poka Yoke de Etapas

O Poka Yoke de Etapas divide os processos em etapas fundamentais. Assim, o método tem como objetivo fazer com que a linha de produção siga todas as etapas corretamente, não pulando nenhuma das fases.  

Nesse sentido, esse tipo de Poka Yoke aplica-se, com mais frequência, em processos que precisam de uma atividade anterior para sua completa finalização. Por exemplo: um costureiro precisa cortar o tecido antes de fechar as roupas e, nesse caso, o Poka Yoke construiria uma estratégia que impedisse os costureiros de fechar a roupa antes de cortar o tecido.  

Apresentamos um exemplo simples, para você ter a total compreensão do que faz um Poka Yoke de Etapas. Entretanto, é importante entender que a metodologia se aplica, também, em processos mais complexos, em que a ordem das etapas dos processos não é tão clara e lógica quanto a do exemplo que citamos. 

Como aplicar o Poka Yoke? 

A aplicação do Poka Yoke dentro de uma empresa deve, sobretudo, respeitar os princípios da metodologia. Além disso, é interessante ter a consciência de que esse método segue os princípios de diminuição do desperdício típicos da Metodologia Lean, ou seja, as ações tomadas desejam diminuir erros para, então, acabar com os desperdícios (sejam eles de tempo, recursos ou de qualquer outro tipo).  

Nesse sentido, a aplicação do Poka Yoke no seu negócio deve seguir as seguintes etapas: 

 1. Análise dos processos:  

Essa etapa é crucial para entender quais são os pontos de melhoria em cada processo. O interessante é focar em atividades que demandam mais trabalho humano, pois eles são os que mais estão sujeitos a falhas. No caso do Poka Yoke para produtos, recomenda-se pensar em produtos que mais apresentam erros em sua interação com o consumidor ou em produtos que são muito perigosos e, por isso, precisam de mais itens de segurança; 

2. Identifique os problemas e suas causas raízes:  

A análise de processos já é um pontapé para a identificação de problemas no fluxo de atividades de uma empresa. Entretanto, é sempre bom dar uma olhada na qualidade dos produtos que estão sendo entregues para, então, detectar outros problemas a serem resolvidos durante a execução dos processos. Além disso, deve ser feita uma análise das causas raízes com outras ferramentas de gestão. 

3. Crie planos de ação e implemente:  

É principalmente nessa fase que os colaboradores devem se envolver diretamente. Suas sugestões devem ser ouvidas e discutidas para um plano de ação mais completo e certamente eficiente. Ademais, o planejamento deve incluir o passo a passo para a implementação do Poka Yoke.  

4. Treine os colaboradores:  

O Poka Yoke mexe diretamente com os processos já realizados dentro de uma empresa. Por isso, é de suma importância fazer todo o treinamento de novo com os colaboradores, para que eles entendam a implementação das novas ações.  

5. Meça os resultados:  

A elaboração de um plano de Poka Yoke, seguindo os princípios estipulados e usando ferramentas de gestão que combinem com a proposta, é muito fácil de ser bem-sucedido. Entretanto, ainda é interessante medir os resultados com indicadores de desempenho para saber se as ações realmente tiverem efeito positivo na qualidade dos produtos, na produtividade dos colaboradores e na diminuição de erros e defeitos. Essa medição também visa o alcance da melhoria contínua nos negócios.  

Leia também: Lean Service: Desperdício zero, satisfação máxima  

Exemplos de Poka Yoke: 

Os exemplos de produtos que usaram Poke Yoke para melhorar sua qualidade, segurança e usabilidade nos cercam diariamente. Nesse sentido, podemos citar: 

• Caixa de saque automático: além do Poke Yoke de Etapas, o caixa eletrônico possui medidas de segurança que impedem erros humanos. Um exemplo disso é que o cartão é ejetado para fora antes do dinheiro sair do caixa, prevenindo que o consumidor esqueça esse cartão. 
• Frascos de remédio com tampa de segurança: alguns frascos de remédio só podem ser abertos com uma pressão específica. Essa ação de segurança impede que crianças abram esse remédio e acabem o ingerindo.  
• Impressão digital em celulares: usar a digital para desbloquear celulares e outros aparelhos eletrônicos é uma forma de complicar possíveis roubos dos dados do dono do aparelho. 

Entretanto, também podemos citar exemplos de Poka Yoke dentro de processos industriais, como: 

• Sensores de posição em linhas de montagem: sensores de posição em robôs de soldagem garantem que as peças estejam corretamente posicionadas antes de iniciar a solda. 
• Parafusos com sensores de torque: nesse caso, se o torque não estiver dentro da especificação, a ferramenta não aperta o parafuso, o que previne problemas estruturais ou de segurança. 
• Máquinas de corte que detectam o material: em algumas fábricas de tecido, existem máquinas de corte que detectam a presença e o tipo de material correto. Se o material que estiver ali for errado ou inexistente, a máquina não inicia o corte. Assim, há uma diminuição de desperdícios e danos.  

Os benefícios de usar Poka Yoke  

Entre os principais benefícios do Poka Yoke, podemos citar: 

• Diminuição de erros operacionais e retrabalho; 
• Simplificação de processos; 
• Engajamento e envolvimento dos colaboradores; 
• Aumento da produtividade: 
• Aumento na qualidade dos produtos: 
• Eficiência e excelência organizacional; 
• Melhoria contínua.  

Atividade manual: a maior causadora de erros de todas  

Qualquer negócio que usar o Poka Yoke vai notar que os erros, muitas vezes, são causados por colaboradores com atividades manuais repetitivas. Por mais treinados e engajados que estejam esses colaboradores, a realização de tarefas demoradas, com muitas etapas e detalhes em sua execução está propensa aos mais diversos erros.  

Por isso, empresas que desejam diminuir de verdade os seus erros operacionais devem investir em um Software de Gestão da Qualidade. O Docnix é uma suíte que abraça todos os itens de uma gestão de excelência em um só lugar. Em nossa plataforma, você desenha processos, armazena e acompanha o ciclo de vida dos documentos, analisa os riscos da empresa, traça estratégias e muito mais.  

Ficou interessado? Teste grátis! 

Preparamos um material para caso os erros ainda aconteçam, você saiba lidar com essas ocorrências de forma profissional e estratégica. Assista ao nosso DocDicas sobre Gestão de Ocorrências: