Sprint: A metodologia de agilidade para gerenciar projetos

Em um mundo tão conectado como o que estamos vivendo, agilidade é a característica mais importante para as empresas. Negócios que não são ágeis ficam para trás e são esquecidos. Dessa forma, a metodologia de sprints é extremamente útil para organizar tarefas e entregar projetos dentro um curto período de tempo.  

O que é Sprint?  

Sprint é o nome dado às atividades do framework SCRUM, que buscam agilidade e engajamento da equipe. Nesse sentido, as sprints são as tarefas de cada membro do time que acontecem dentro de um período de tempo pré-determinado.  

Esse período de tempo é variável, mas ele costuma ser limitado a 4 semanas. Assim, muitos gestores usam o método sprint para entregar projetos dentro do tempo estimulado. Nesse caso, a meta é desenvolver o máximo possível dos projetos em um período limitado, e é por isso que a divisão de tarefas é tão importante.  

Entretanto, a metodologia ágil de sprints também é útil para o dia a dia de uma equipe. Mesmo sem projetos palpáveis para entregar, as sprints ajudam na organização das tarefas cotidianas, que costumam se repetir de forma cíclica. 

Apesar da sprint ser um método muito usado e conhecido pelos desenvolvedores de software e por outras áreas de TI, ela pode ser usada por equipes de diferentes áreas, pois sua forma de execução não está presa apenas às equipes de tecnologia. 

Em resumo, dizemos que sprints são um número definido de tarefas a serem realizadas dentro de um período de tempo também definido, e geralmente curto.  

Quais são os 3 pilares da agilidade?  

Apesar do uso das sprints não ser um método complicado, ele é fundamentado em 3 pilares que garantem sua efetividade. O principal objetivo das sprints é construir projetos ágeis, que não demorem a ficar prontos, mas que ainda respeitem o padrão de qualidade estipulado. Isso só é possível se as atividades tiverem: 

• Transparência: é imprescindível que o andamento das tarefas seja o mais transparente possível. Além de uma divisão meticulosa das atividades, os gestores precisam ter certeza de que todos da equipe entenderam claramente suas funções e seus prazos. A transparência também deve estar presente durante o desenvolvendo do projeto, de forma que a equipe tenha consciência da fase em que estão. 
• Inspeção: as sprints dão autonomia aos membros da equipe, mas a figura do gestor não é indispensável. O líder do time deve inspecionar frequentemente as tarefas para ter certeza de que elas estão sendo desenvolvidas como o planejado. Entretanto, o próprio colaborador também pode inspecionar suas tarefas para garantir sua qualidade e checar seu bom andamento.  
• Adaptação: nem sempre os projetos se desenvolveram da forma como foram pensados. Quando o assunto é sprint, essas pedras no meio do caminho não podem se tornar empecilhos que param o projeto até sua total resolução. A equipe deve ser capaz de se adaptar com os recursos disponíveis para entregar as atividades previstas pelas sprints.  

Como funcionam as sprints?  

Mesmo que as sprints façam parte de uma metodologia maior, o método SCRUM, elas acabam funcionando por si só. Ou seja, equipes que não se adequam ao método SCRUM como um todo, podem se apropriar apenas do conceito das sprints para determinar prazos (geralmente cíclicos) de suas atividades.  

Entretanto, o funcionamento tradicional das sprints está vinculado ao método SCRUM, que define alguns cargos de gerenciamento das sprints, sendo eles: 

• Product Owner: é o dono do projeto. Esse cargo costuma ser ocupado pelo gestor da equipe, que é quem vai responder pelo andamento do projeto, dividir as atividades entre os membros do time e acompanhar as atividades que estão sendo executadas.  
• Scrum Master: o scrum master é quem coloca o product owner a par de tudo que está acontecendo no projeto. Dessa forma, ele deve acompanhar bem de perto as atividades que a equipe está desempenhando, fornecendo relatórios completos ao product owner, para que o líder consiga gerenciar o projeto de forma efetiva.  
• Development Team: é o time que executa as atividades necessários para o desenrolar do projeto. Dependendo do tipo de projeto, esse time pode envolver pessoas de diferentes áreas da empresa. É importante que cada uma saiba de suas funções e tenham capacidade de desenvolver suas tarefas. 

Leia também: Scrum – O método que une equipes 

Como fazer uma sprint?  

As sprints geralmente são usadas para desenvolver projetos inteiros (desde sua concepção até sua entrega) dentro de um tempo determinado. Entretanto, nem sempre esse projeto tem uma data fechada para ser finalizado: ele pode ser uma implementação para melhoria de algum processo do negócio, por exemplo. 

Uma outra possibilidade é que o projeto seja ações que busquem alavancar os resultados de uma área da empresa. Assim, para definir as características das sprints, é importante separar sua execução em 5 principais fases, que vão ajudar a mensurar o desempenho do projeto em questão.  

As 5 fases para fazer uma sprint são:  

1. Planejamento:

A fase de planejamento também é subdividida. Nessa fase, o product owner deve pensar nos detalhes dos projetos e desenvolver uma lista com todas as atividades pendentes. Com isso, ele terá a capacidade de montar uma equipe com profissionais qualificados às tarefas que serão necessárias.  

A reunião de planejamento serve para todos os membros da equipe entenderem suas atribuições e definirem o tempo da sprint (determinando se ela será cíclica ou não). Além disso, discute-se qualquer outro encaminhamento sobre a elaboração e o desenvolvimento do projeto durante a fase de planejamento.  

Em resumo, a fase de planejamento serve para: 

• Definir e detalhar o projeto; 
• Escolher uma equipe; 
• Dividir o projeto nas atividades das sprints; 
• Delegar as atividades aos membros da equipe;  
• Definir o tempo das sprints; 
• Determinar outras características do projeto.  

 2. Prática: 

Sprints nada mais são do que atividades organizadas dentro de um tempo estipulado. Dessa forma, o tempo de prática vai depender do tipo de projeto e do período determinado durante o planejamento.  

Nesse sentido, pode ser que algumas atividades se repitam com certa frequência, principalmente em projetos que visam melhorias de processos ou de resultados. De forma geral, a fase da prática é o dia a dia, sendo importante que as tarefas sejam entregues dentro dos prazos definidos. Para isso, uma dica é usar a metodologia Kanban para organizar as tarefas.  

3. Acompanhamento: 

Só é possível garantir a qualidade na entrega de um projeto se houver qualidade na entrega das tarefas. Assim, não é interessante pensar em um projeto como um amontoado de atividades juntas. É crucial que o gestor acompanhe o andamento das entregas para assegurar a efetividade do projeto. 

Também é de suma importância que o prazo de acompanhamento tenha sua definição durante o planejamento. O gestor deve sim fazer uma inspeção diária, mas a revisão completa pode acontecer semanalmente, por exemplo.  

Dessa forma, durante a fase de acompanhamento, o líder da equipe precisa: 

• Acompanhar as atividades entregues; 
• Monitorar os resultados; 
• Assegurar que o projeto está se desenvolvendo como o planejado; 
• Ajustar a rota sempre que necessário. 

4. Retrospectiva:  

A fase de retrospectiva serve, sobretudo, para que todos se lembrem de onde começaram e para onde querem ir com aquele projeto. Além de ser um momento em que o gestor mostra os resultados já obtidos, é a fase em que ele explica as adequações feitas e mostra a efetividade das sprints.

Em projetos com sprints cíclicas, a retrospectiva é realmente uma fase de mostrar a evolução do projeto. Se a intenção for melhorar processos, por exemplo, é interessante que o gestor mostre, durante as reuniões de retrospectiva, o quanto já foi aprimorado e os resultados em ganho de produtividade. Assim, podemos considerar que essa é uma fase crucial para o engajamento da equipe. 

5. Lançamento: 

A data de lançamento de um projeto representa o fim das sprints. Como a metodologia sprint deseja agilizar o andamento e a entrega de projetos, o lançamento é a consolidação de tudo que foi construído.  

Para projetos com entregas palpáveis (como um produto novo, por exemplo), o lançamento é um momento recompensador. Já para projetos contínuos (como o aprimoramento de processo), o lançamento se torna um momento de pensar em como dar continuidade aos resultados que foram alcançados.  

Nesse último caso, se o resultado ter sido positivo, é importante que as sprints sejam consolidadas no projeto, determinando a frequência das atividades e prevendo os resultados a longo prazo das melhorias implementadas.  

Qual deve ser a frequência das sprints?  

A frequência das sprints depende do objetivo do projeto. Existem projetos que vão precisar que algumas atividades sejam feitas de forma cíclica. Nesse caso, define-se a melhor frequência para obter os resultados esperados.  

Por exemplo: uma empresa decide melhorar sua presença online. Para isso, ela irá começar a postar vídeos em suas redes sociais. Assim, o product owner definiu que toda terça-feira a empresa lançará um vídeo novo. Nesse sentido, o responsável por postar o vídeo fará uma sprint cíclica semanal para lançar o conteúdo.  

Nesse mesmo exemplo, podemos considerar que o projeto deseja aumentar em 90% o número de seguidores da empresa em um período de 6 meses. Nesses 6 meses, deverão ser publicados uma média de 24 vídeos, que serão gravados todos em um dia só. Nesse caso, a sprint de gravação não é cíclica.  

Aqui, o product owner também definiu que o acompanhamento será mensal. Ele irá metrificar o aumento de seguidores a cada mês, prevendo se esse aumento está dentro do esperado. Caso negativo, ele irá analisar o motivo e ajustar algum ponto da estratégia para alcançar mais seguidores, batendo a meta.  

Geralmente as sprints são: 

• diárias; 
• semanais; 
• quinzenais ou 
• mensais. 

Reuniões de acompanhamento diárias: 

O product owner e o scrum master devem marcar reuniões periódicas para o acompanhamento das atividades. Além das reuniões próprias de cada fase das sprints, a metodologia SCRUM entende que é importante fazer uma reunião diária, para que cada um fale sobre o andamento de suas tarefas e das suas impressões sobre o projeto.  

Assim, será possível ajustar as demandas de forma rápida, sem interferir tanto nos resultados do projeto. Importante que esses encaminhamentos diários não interfiram tanto no planejamento inicial, sendo apenas pequenos ajustes de rota.  

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Vamos falar um pouco sobre transparência, um dos pilares da metodologia de Sprints? Separamos um episódio especial da nossa séria: Cultura da Excelência.