Quais são os pontos que regem as decisões de seu negócio? Quando uma empresa decide seguir por um caminho, ela deve saber o porquê dessa escolha – e a análise SWOT costuma ser justamente esse porquê. A matriz SWOT, ou FOFA, é uma ferramenta indispensável para a construção de um planejamento assertivo e intencional em negócios de diferentes tipos ou tamanhos.
O que é análise SWOT?
A análise SWOT é uma poderosa ferramenta organizacional que ajuda as empresas a avaliarem seu contexto e suas necessidades diante da realidade do mercado. Também conhecida como FOFA, essa é uma metodologia clássica na administração de negócios, sendo criada ainda na década de 60 por Albert Humphrey, na Universidade de Stanford, e passou por várias adaptações até a versão que conhecemos hoje.
Nesse sentido, é possível afirmar que a análise SWOT funciona como um panorama geral dos principais pontos de uma empresa. Assim, seu resultado pode servir como um guia de direção para a criação dos planos de ação do negócio. Além disso, todas as decisões da organização devem ser pautadas e estruturadas a partir dos resultados da análise SWOT.
A análise se divide em quatro pontos: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. As forças e as fraquezas de uma empresa são aspectos próprios do ambiente interno, ou seja, são resultados do trabalho de gestão daquele negócio.
Já as oportunidades e ameaças se relacionam com o ambiente externo, portanto os gestores e a direção da empresa não têm poder para mudar esses pontos. Assim, entendê-los torna-se extremamente importante para a criação de projetos que saibam aproveitar essas oportunidades e lidar com as ameaças sem maiores prejuízos.
Os quatro pontos da análise SWOT:
S – Strenghts (Forças)
O S da análise SWOT é de strenghts (forças). Nesse sentido, ele levanta as principais características positivas do negócio, sendo aqueles atributos que destacam positivamente a empresa diante de seus concorrentes.
Assim, para preencher o campo das forças, os responsáveis pela análise devem pensar nas vantagens competitivas do negócio, naquilo que faz com que os clientes queiram consumir os produtos dessa empresa.
As forças podem possuir diferentes origens. Se o negócio tem uma localização mais próxima do seu público-alvo, por exemplo, provavelmente venderá mais – e essa é uma grande força. Dessa forma, recomenda-se organizar as forças do negócio por áreas, facilitando a visualização final da matriz SWOT.
W – Weaknesses (Fraquezas)
O segundo ponto da matriz, o W, significa weaknesses, que são as fraquezas do negócio. Esse é o exato oposto das forças: são os pontos negativos da empresa, aqueles que interferem de forma ruim na escolha de consumo do cliente.
Novamente, quando se fala em clientes, pressupõe uma certa restrição na análise das fraquezas, fazendo com que muitas pessoas levantem os pontos negativos apenas no estágio final, o de aperto de mãos. Entretanto, um erro de processo que ocorre ainda no tratamento da matéria-prima, por exemplo, pode interferir (e muito) na decisão de um cliente. Portanto, toda a linha de produção deve ser avaliada.
Olhar para as fraquezas da empresa não é tão satisfatório quanto avaliar as forças, mas essa é uma atividade indispensável. A dica de separar os pontos por áreas permanece: é interessante que os gestores entendam a causa raiz dos problemas e quais são consequências causadas por esses pontos fracos.
Leia mais: Diagrama de Ishikawa: Desvendando causas raízes e melhorando processos
O – Oportunities (Oportunidades)
O O da análise SWOT é de oportunidades. Aqui, passaremos para as características do ambiente externo. Assim, as oportunidades são todos os aspectos positivos do mercado, que irão ajudar a empresa a prosperar.
Existem diferentes tipos de oportunidades. Uma lei, por exemplo, pode ajudar uma empresa a conseguir parceiras econômicas com o governo, grandes concorrentes à beira da falência resultam em uma ótima vantagem competitiva, ou seja, diferentes tipos de oportunidades extremamente valiosas.
Para aproveitar as oportunidades do mercado, é preciso estar constantemente atualizado das novidades para não deixar o momento passar. Além disso, um olhar apurado para perceber as oportunidades escondidas, camufladas, também ajuda muito.
T – Threats (Ameaças)
A última letra da análise SWOT é o T de threats, que são as ameaças para o negócio. Do mesmo jeito que o mercado gera oportunidades valiosas para as empresas, ele também tem suas ameaças.
Estar de olho no mercado para entender as possíveis ameaças é a melhor forma de se prevenir. Apesar dos gestores e da direção não terem poder algum sobre o ambiente externo, ele pode mudar a dinâmica da empresa para estar preparada para essas adversidades.
Além das ameaças também poderem ser de diferentes tipos, elas ainda podem ser ameaças futuras, ou seja, seus impactos só serão sentidos depois de um certo tempo. Por isso, é preciso estudar com afinco e com cuidado a realidade do mercado.
Como fazer a análise SWOT ou FOFA?
O resultado de uma análise SWOT é uma matriz 2×2 bem simples de ser construída. A criação do diagrama é uma atividade fácil de fazer, e o mais complicado da análise FOFA é pensar em todos os pontos importantes para a conclusão final.
1. Defina um objetivo
Uma empresa geralmente tem inúmeros pontos positivos, inúmeros pontos negativos, estar diante de várias oportunidades e enfrentar diversas ameaças, e nem sempre esses aspectos estarão relacionados entre si.
Por isso, é de suma importância que a análise SWOT tenha um objetivo específico, bem detalhado e delimitado. Dessa forma, será possível dar uma angulação mais precisa na construção da metodologia, tornando-a mais efetiva.
2. Crie uma equipe
A análise SWOT precisa ser feita por pessoas de diferentes áreas. A diversidade de ideias é crucial para que o resultado reflita as nuances de todos os setores do negócio, uma vez que eles se impactam entre si.
Além disso, ter na equipe representantes de diversas áreas aumenta consideravelmente as skills desse time. Assim, a visão sobre o mercado externo fica mais completa, com maiores chances de encontrar ameaças e oportunidades “escondidas”.
3. Faça um brainstorm
É comum que a equipe envolvida com a análise SWOT pense em um milhão de itens quando se fala em forças, fraquezas, ameaças e oportunidades da empresa. Em um primeiro momento, tudo que surgir na cabeça é válido.
Nesse sentido, o brainstorm serve para dar uma organizada em todos os pontos levantados pelo time da matriz FOFA. Essa é uma forma de não deixar passar nada que possa ser válido para o resultado da metodologia.
Considere o ambiente interno e o ambiente externo:
O ambiente interno e o ambiente externo devem ser considerados durante toda a análise SWOT, mas principalmente na hora do brainstorm. Pode parecer contraditório, mas muitas vezes os colaboradores de uma empresa sabem mais do ambiente externo do que de seu próprio negócio.
Portanto, no time da análise SWOT é bom ter pessoas envolvidas com os processos da empresa, que conhecem profundamente os procedimentos organizacionais e como o negócio realmente funciona.
4. Refine seus resultados
No brainstorm terá uma infinidade de ideias que não se relacionam com o objetivo da análise SWOT. Por isso, depois de levantar todos os pontos, a equipe se reúne novamente para enxugar os resultados e, então, encaixar na matriz.
Crie perguntas para fazer a análise
A criação de perguntas para cada item da análise SWOT é mais uma dica do que uma etapa. Responder essas questões vai ajudar a guiar a equipe na direção correta e essa estratégia pode ser usada durante toda a construção da matriz.
As perguntas podem ser adaptadas para o tipo de empresa, para a situação e para os objetivos. Entretanto, as questões mais comuns são:
Strenghts:
- No que a empresa é boa?
- Por que nossos clientes nos escolhem?
- O que nos diferencia positivamente de nossos concorrentes?
Weaknesses:
- Quais são os principais pontos de melhoria?
- O que faz com que um cliente desista da empresa?
- Quais são as principais inconformidades em nossos processos?
Oportunities:
- O que os concorrentes estão fazendo para crescer?
- Quais são as tendências do mercado?
- Existe alguma política que a empresa pode adotar para crescer?
Threats
- Quais são as mudanças de mercado que impactam negativamente na empresa?
- As previsões de mercado podem atrapalhar as atividades da empresa?
- Como está o crescimento dos concorrentes da empresa?
Quando fazer a análise SWOT?
A análise SWOT serve, sobretudo, para criar um panorama geral sobre o contexto da empresa e do ambiente em que ela está inserida. Dessa forma, será possível definir o que pode impactar de forma positiva ou negativa suas decisões.
Assim, a análise SWOT deve ser feita em momentos de planejamento estratégico, antes de bater o martelo a respeito de decisões que impactam diretamente os resultados do negócio. Pode ser interessante usar outras ferramentas, como o VRIO, para ajudar a validar possíveis projetos.
Exemplo de análise SWOT
Pense no seguinte cenário: Uma empresa que produz e comercializa maquiagens deseja criar cursos de automaquiagem para promover a marca e quer saber se vale a pena investir. Para isso, os responsáveis pelo projeto optam por fazer uma análise SWOT.
- Criando uma equipe: A equipe de marketing, responsável pelo projeto, chamou integrantes da área comercial e de produto para compor o time da análise FOFA.
- Refinando o brainstorm: Durante a etapa de brainstorm, os integrantes do time chegaram a inúmeros pontos. Tendo em mãos uma infinidade de ideias, eles decidem responder às perguntas de cada quadro para chegarem na seguinte conclusão:
Que tal acabar com suas fraquezas e se proteger das ameaças?
Tudo que os gestores mais desejam ao fazer uma análise SWOT é ver as forças e as oportunidades cresceram e as fraquezas e ameaças diminuírem. Mas, antes disso, é imprescindível investir em ferramentas que ajudem a acabar com as inconformidades e que gerencie os planos de ação preventivos e corretivos de forma automatizada, reduzindo erros operacionais.
Se você precisa identificar, tratar e resolver ocorrências e inconformidades em um só lugar, te apresentamos o Módulo Ações da Docnix, um software de gestão da qualidade completo e integrado.
Com nosso sistema, você pode classificar uma ocorrência, indicar os responsáveis pelo plano de ação e emitir relatórios sobre o andamento das inconformidades. Dentro do Módulo Ações, você também terá acesso ao uso automatizado de ferramentas da qualidade, como o Diagrama de Ishikawa e os 5 Porquês. Ficou interessado? Solicite uma demonstração gratuita!
Uma dica extra para você:
Uma das maiores ameaças encontradas nas empresas estão relacionadas com segurança da informação. Aqui vai um vídeo para você preparar sua empresa para lidar com esse tema:
