No post de hoje vamos falar sobre a auditorias, erros e acertos! Também sobre a sua importância nas organizações.
Portanto, vou iniciar ressaltando a importância de termos como guia a norma NBR ISO 19011:2018. Norma criada para orientação das Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão.
A NBR ISO 19011:2018 define auditoria como um “Processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria e avalia-la, objetivamente, para determinar a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos”.
Em grande parte das empresas, as auditorias são obrigatórias.
Como mencionei logo acima usaremos como guia a norma NBR ISO 19011:2018.
Essa norma, é importante para elaboração de auditorias e também serve como base para obter várias qualificações profissionais, como a de auditor interno e a de auditor-líder, por exemplo.
Além disso, a ISO 19011 oferece direcionamento para empresas de todos os portes que vão passar por auditorias de sistemas de gestão, fornecendo orientação sobre os princípios de auditoria, gestão de programas de auditoria e realização de auditorias de sistema de gestão de modo geral.
O que diz a norma
Em outras palavras, a auditoria nada mais é do que confrontar os procedimentos, instruções, metas, objetivos e porque não a própria estratégia da organização com as atividades que são realizadas na prática no dia a dia de trabalho, mediante a aplicação de cada norma da qualidade que está sendo avaliada.
Se conclui então que é um procedimento que serve para confrontar os requisitos de cada norma atendida pela organização com os fatos e evidências detectados na auditoria, através de um método organizado de ações e procedimentos que atesta e comprova a eficiência e a eficácia, demonstrando a maturidade e detectando oportunidades de melhoria.
Viu só como a auditoria é importante? Confira agora quais são os tipos de auditorias e saiba como elaborar um plano eficaz.
Tipos de auditorias
Temos visto muitos artigos que confundem os interessados sobre quais tipos de auditorias existem e suas definições.
Sendo assim, destacamos os 3 principais tipos de auditorias: auditoria de primeira parte, auditoria de segunda parte e auditoria de terceira parte.
Elas acontecem em diversas normas da qualidade, como por exemplo, NBR ISO 9001:2015, NBR ISO 14001:2015, NBR ISO 15189:2015, NBR ISO 17025:2017, NBR ISO 22000:2018, NBR ISO 45001:2018, entre outras.
Auditoria de Primeira Parte
Conhecida como auditoria interna. Atividade que pode ser conduzida por um colaborador qualificado ou por uma empresa de consultoria especializada em auditoria.
Auditoria de Segunda Parte
Chamadas de auditorias externas, as quais são realizadas por partes que tem um interesse na organização auditada, tais como clientes, ou por outras pessoas, e empresas em seu nome.
Auditoria de Terceira Parte
Também chamadas de auditorias externas. São realizadas por organizações externas de auditoria independente, como, por exemplo, INMETRO, ABNT, SGS, entre outras instituições que proveem certificações conforme os requisitos das normas que assim tiver interesse em obter a certificação, como, por exemplo:
NBR ISO 9001:2015, NBR ISO 14001:2015, NBR ISO 15189:2015, NBR ISO 17025:2017, NBR ISO 22000:2018, NBR ISO 45001:2018, entre outras.
Vale lembrar que quando dois ou mais sistemas de gestão com disciplinas diferentes, como por exemplo, qualidade, meio ambiente, segurança e saúde ocupacional, são auditados juntos, chamamos isso de auditoria combinada.
Assim, como quando duas ou mais organizações de auditoria cooperam para auditar um único auditado, isto é chamado de auditoria conjunta.
Escopos das auditorias, erros e acertos
O escopo da auditoria é tratado apenas no item 3.14 da norma, onde explica que se trata da abrangência e os limites que terão a auditoria.
O que por sua vez é fator primordial não só no momento da solicitação da certificação junto à certificadora, assim como a certificadora usará de base para que possa avaliar quem serão as pessoas mais qualificadas que possui para compor a equipe auditora.
Sendo que a equipe deve ser formada de um auditor líder e outros auditores que possa necessitar compor a equipe.
Incluindo a possibilidade de utilizar um especialista, que conforme item 3.10 da norma, trata-se de uma pessoa que provê conhecimento ou experiência específica.
Ainda falando sobre a equipe auditora, é importante que o papel do auditor não seja de “caça às bruxas”, ou seja, de procurar não conformidades e desvios e nem atuar como um terrorista.
Mas sim de fazer o seu papel bem feito, trazendo uma avaliação de conformidade dos processos e buscar por melhorias que possam agregar valor para a organização.
A partir do momento que o escopo foi definido, é possível criar um programa de auditoria (item 3.13 da norma), conjunto de uma ou mais auditorias, planejado para um período de tempo específico e direcionado a um propósito específico.
Após essa programação ser definida, a organização poderá definir como se darão as auditorias internas para alcançar de forma plena a auditoria de certificação ou acreditação para a norma NBR ISO 17025:2018.
Planos de auditorias, erros e acertos
No caso de contratar um auditor externo para fazer uma auditoria interna — auditoria de primeira parte —, a empresa ou o auditor líder enviará o plano de auditoria — item 3.15 da norma —, onde constará a descrição das atividades e arranjos para a auditoria que irá acontecer.
No caso de um auditor interno da própria organização, também deverá criar o plano de auditoria, assim como estabelecer os critérios de auditoria — item 3.2 da norma —, conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos (confrontar os requisitos de alguma norma específica), usados como referência na qual a evidência de auditoria — item 3.3 da norma —, é comparada.
Além disso, deixo a dica para criar um “check list” de perguntas ou observações que deva se orientar durante a auditoria de cada requisito.
Isso ajudará a ser guiado de uma forma planejada, ajudará a fazer a gestão do tempo gasto durante a auditoria.
Em virtude do atendimento ao plano de auditoria e também na hora de anotar as evidências das conformidades ou não conformidades encontradas.
A evidência de auditorias erros e acertos
nada mais é do que os registros da conformidade — item 3.18 da norma —, que significa o atendimento a um requisito.
Ou não conformidade — item 3.19 da norma —, que significa o não atendimento a um requisito, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios de auditoria e verificáveis.
De posse dessas evidências, são realizadas as constatações de auditoria — item 3.4 da norma —, que nada mais é do que os resultados das avaliações das evidências de auditorias coletadas, comparadas com os critérios de auditoria definidos a partir do escopo.
E não posso deixar de citar a mais recente importância dada durante as auditorias para a gestão de riscos (item 3.16 da norma), que observa e realiza a gestão dos efeitos da incerteza nos objetivos a serem alcançados.
Portanto, é de grande valia as observações de melhoria que pode ser dada neste mais recente ponto de atenção das normas que assim as exigem.
Sem contar é claro que tomar as devidas precauções já alertada pelas normas sobre o termo que deve ser assinado entre as partes para que haja confidencialidade dentro do serviço prestado.
Foco na melhoria contínua
Interessante perceber que os processos das auditorias acabam contribuindo para a melhoria contínua dos processos das organizações.
O que de uma forma direta impacta positivamente no grau de qualidade alcançado pela empresa à expectativa do cliente final que ela possui.
Algumas pessoas proporcionaram grandes evoluções sobre a ótica da qualidade e que reforçam os benefícios das auditorias:
Philip Crosby empresário e escritor norte-americano afirmava que:
“Qualidade é de graça. As coisas sem qualidade é que custam dinheiro.”
O tão conhecido professor e estatístico Willians Edwards Deming que contribuiu amplamente com a visão de processos dizia que:
“Se você não consegue descrever o que está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo.”
E por último, Kaoru Ishikawa, engenheiro japonês, conhecido por suas teorias de qualidade aplicada as industrias japonesas e autor do famoso Diagrama de Ishikawa.
O diagrama é usado para a análise de ocorrências e que contribui até os dias de hoje com as empresas que buscas melhoria continuas:
“Os conceitos de controle e melhoria são sempre confundidos. Isso porque controle de qualidade e melhoria de qualidade são inseparáveis.”
Auditoria interna x externa
Como diz o titulo deste artigo, AUDITORIAS ERROS E ACERTOS, entenda a diferença entre auditoria interna e externa.
De forma direta, a auditoria interna é uma atividade destinada a observar, indagar, questionar, checar e propor alterações e procedimentos.
Trata-se de um controle administrativo, cuja função é avaliar a eficiência e eficácia de outros controles.
Ela antecede o processo de auditoria externa que representa a avaliação de um órgão certificador para comprovar se a empresa cumpre com os requisitos da norma e, portanto, está apta para receber a certificação.
Principais vantagens da auditoria interna
Garantir/consolidar a implementação do sistema: a partir da auditoria interna que se confirma que os requisitos relacionados a implementação estão sendo efetivamente executados.
Ela que garante a implementação do sistema e consequentemente a aproximação na obtenção do selo de qualidade.
Fornecer elementos para o gerenciamento da empresa: para auxiliar o processo de análise crítica pela administração, várias informações são transmitidas durante a auditoria interna da empresa.
Gerar confiabilidade ao cliente: Submeter-se a processos de audição significa melhorar e aperfeiçoar os processos da organização. A divulgação da auditoria interna tanto internamente quanto externamente proporciona confiança e segurança tanto a clientes quanto colaboradores.
Garantir qualidade: o aprimoramento dos processos gera crescimento e aperfeiçoamento como um todo da organização. Contribui, portanto, para a qualidade da gestão, em distintos âmbitos do empreendimento.
Verificar se os “requisitos” estabelecidos estão sendo aplicados cooperam de forma geral para a melhoria do sistema de gestão.
Contribuir para a imagem da organização: com o controle ambiental e de segurança/saúde ocupacional demonstram que a corporação está atenta a valores e princípios relacionados tanto a natureza quanto ao estado dos colaboradores.
Ações como essas favorecem a imagem positiva junto às partes interessadas.
Facilitar a comunicação: a auditoria interna possibilita o aprimoramento da comunicação entre várias partes da empresa.
Identificar problemas operacionais: com a identificação de erros nos processos é possível prevenir acidentes e evitar gastos financeiros desnecessários, além de melhorar a produtividade das atividades.
Apontar oportunidade de melhorias: com a avaliação do sistema de maneira geral, amplia-se a visão do funcionamento da organização e identifica-se oportunidades de crescimento e melhoria na empresa.
Além de realimentar o sistema através de ações corretivas e preventivas.
Engajar e envolver evita auditorias, erros e acertos
Você pode perceber que o processo de auditoria é burocrático, demanda tempo e dedicação de todos os envolvidos, do mais simples a mais alta direção!
Nesse contexto, o processo tem que começar de cima, a alta direção tem que abraçar a causa e não apenas ler os requisitos e na véspera da auditoria fazer as adaptações necessárias para evitar não conformidades.
A gestão da qualidade tem que fazer parte da cultura e dos valores da empresa, só assim os colaboradores se sentiram motivados e engajados no movimento.
Para isto acontecer, você pode aplicar treinamentos recorrentes para as equipes, trabalhar temas específicos da norma na rotina dos colaboradores, promover palestras com quem está a frente da gestão da qualidade, essa aproximação gera empatia e consequentemente profissionais mais motivados.
É comum empresas acharem que o núcleo ou profissional responsável por gerir o sistema de gestão de qualidade que eles não necessitam estar presentes e ativos com o operacional, esse pensamento só gera atraso e possíveis não conformidades.
Para encerrar o artigo AUDITORIAS ERROS E ACERTOS
Para concluir, a dica que deixo para os auditados, é que sempre procurem observar e solicitar ao auditor a clara e objetiva.
A abordagem da auditoria baseada em evidências atreladas de forma direta aos requisitos da norma e de seus procedimentos.
Para que possam ter o nítido entendimento sobre o atendimento ou não de cada requisito da norma pertinente que estará sendo auditada.
Com isso, os benefícios da auditoria poderão ser identificados a curto, médio e longo prazo, trazendo qualidade nas informações e de forma muito mais confiável e imparcial.
De forma que possam ser tomadas decisões muito mais assertivas para a melhoria contínua dos processos.
Hoje em dia, todo o processo de auditoria não precisa mais ser tão doloroso, a tecnologia pode e deve ser sua aliada para percorrer todo o processo.
Softwares que vão te ajudar a focar no que você realmente precisa, e assim evitar retrabalhos, mitigar possíveis erros e riscos, a automatização é a palavra chave para o sucesso do processo.
Quer saber como podemos te ajudar a automatizar seu SGQ, fale com conosco, temos a solução ideal para você
Até breve.
