Nenhum resultado é igual se insistirmos em usar a mesma fórmula sempre. Em indústrias e outras organizações, não basta mudar: é preciso fazer o gerenciamento dessas mudanças para que elas sejam bem planejadas e cumpra com os objetivos esperados. E para isso que serve a Gestão de Mudanças.
Neste artigo, falaremos sobre a importância da Gestão de Mudanças e como essa prática é capaz de auxiliar as organizações a obterem sucesso em seus projetos, como alterações de layouts, implantação de um software, criação de uma nova área ou qualquer outra decisão estratégica – que, inclusive, pode estar conectada a Gestão de Riscos, indicadores de desempenho e muito mais!
O que é Gestão de Mudanças?
Gestão de Mudanças é o processo implantado que tem como objetivo estabelecer, com o planejamento necessário, mudanças na organização. Nesse sentido, esse processo precisa considerar toda a fase de implantação da mudança, assim como lidar com a resistência dos colaboradores em frente às alterações implementadas.
Qual é a importância da Gestão da Mudanças?
Avaliando continuamente a prática aplicada em diferentes organizações, constatou-se que aquelas que deixam de avaliar o ambiente e de promover a Gestão da Mudança enfrentam, com mais frequência, insucessos, custos elevados e uma perda de tempo significativa — que era possível evitar.
Mesmo havendo resistência, o mercado exige constantes mudanças. As organizações precisam estar em sinergia com as mudanças do mercado, sendo um grande desafio para a Alta Direção aceitar novos processos e, quando aceitam, se torna um grande desafio para os gestores fazerem com que seu time compra essa nova ideia.
Dessa forma, torna-se de extrema importância ter uma Gestão de Mudanças bem estruturada e realmente eficiente. Uma das maiores utilidades de uma boa Gestão de Mudanças está na implementação do SGQ – fazer com que os processos estejam em conformidade com normas da qualidade é um baita desafio, e a equipe da qualidade precisará lidar com a resistência das equipes. O segredo? Uma boa Gestão de Mudanças.
Leia também: Sistema de Gestão da Qualidade: Guia completo para implementar seu SGQ
Como definir e implementar uma Gestão de Mudanças?
A gestão de mudança nas organizações não pode ser tratada apenas em um brainstorm simples realizado no corredor de uma organização ou discutida em um cafezinho! A análise em cima da visão estratégica da gestão de mudanças não pode ser feita sem muito critério, pois isso dificulta (muito) a quebra de resistência dos colaboradores. Todos merecem uma explicação com evidências claras e objetivas que mostram, com dados e estudos, que o novo cenário poderá ser uma mudança estratégica de sucesso para a organização.
Por onde começar a Gestão de Mudanças?
Segundo a ISO 9001:
A versão de 2015 da ISO 9001 tem alguns requisitos sobre planejamento de mudanças de uma forma mais clara que nas versões anteriores. Consequentemente, várias outras normas ISO começaram a implantar diretrizes sobre gestão de mudanças. A norma fala:
6.3 Planejamento de Mudanças:
“Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4).
A organização deve considerar:
a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;
c) a disponibilidade de recursos;
d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.”
Ponto de Atenção: Algumas organizações infelizmente cumprem esse requisito como obrigação apenas para atender aos requisitos da norma e obter a certificação ou acreditação, dependendo da norma que estejamos avaliando. E isso não é nada bom, e não funciona na prática pois essas mudanças na atualização da norma focaram em reduzir os fracassos na implementação de mudanças. Sem gestão prática, não há bons resultados.
Como atender à ISO 9001 com Gestão de Mudanças?
Tenha sempre em mente que para atender a norma, a organização precisa estabelecer um procedimento para controlar mudanças. Lembrando que as mudanças estão em várias rotinas dentro das organizações, podendo ser estratégicas ou táticas. Aliás, é bom esclarecer que a Norma não proíbe mudanças, nem mesmo as de última hora, pois algumas delas são urgentes e necessárias, mesmo que contradizem algum procedimento pré-estabelecido.
A única verdade é que a norma quer é que a organização controle essas mudanças, ela não quer que as mudanças funcionem como gambiarras ou improvisos de última hora. Por mais urgente que seja, mesmo que a necessidade apareça na última hora, a norma quer que a organização avalie a mudança e suas consequências antes de realizar a mudança.
Nem sempre essas consequências são tão claras, e podem esconder sérios prejuízos com visões simplistas que não trazem uma análise abrangente. Dessa forma, a organização deve verificar se o planejamento será interferido, se ainda conseguirá entregar o que foi prometido ao cliente e qual o impacto dessa mudança sobre a ótica financeiro, qualidade, prazo, entre outros.
Esse procedimento para a Gestão das Mudanças deve incluir um estudo das alternativas para realizar a mudança e suas consequências, podendo utilizar técnicas e ferramentas da qualidade mundialmente consagradas. Sem contar que toda mudança deve ser autorizada por alguém que se responsabilize por ela atestando a melhor decisão.
Para comprovar que esse procedimento está sendo seguido, a organização deve arquivar as conclusões sobre cada avaliação e quem é o responsável por autorizar a mudança naquele período para que possa manter toda a rastreabilidade exigida em todas as normas – e as diretrizes da Alta Direção serão fundamental para essa implantação.
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Passo a passo para fazer uma Gestão de Mudanças:
Antes de qualquer passo, tenha em mente que a Gestão de Mudanças precisam de etapas de implementação que abordam a concepção desse processo sobre a ótica de fatos x benefícios.
Dessa forma, indicamos que sua organização monte uma equipe multidisciplinar de pessoas engajadas e sem resistência a mudanças, pois eles poderão contribuir positivamente para o projeto, alcançando resultados realmente extraordinários.
Etapa 1 – Defina a mudança
Esse é o momento de definir a mudança que passará por avaliação para começar a realizar o planejamento. Além de definir as mudanças, é preciso abordar os objetivos das modificações e os setores e pessoas envolvidos nesse processo.
Faça a Gestão de Mudanças como um projeto contínuo da sua organização e concretize isso colocando em prática todo o sistema de gerenciamento de processos para garantir a eficiência desta iniciativa.
Etapa 2 – Estruturação e escolha do time adequado para cada tipo de mudança
Conte com colaboradores do seu time multidisciplinar que estarão sempre disposto a sair do óbvio e buscar por oportunidades. E inclua também outras pessoas das áreas envolvidas para que a Gestão de Mudanças seja disseminada e incorporada aos poucos por todos os colaboradores.
Vale lembrar que temos que tomar muito cuidado com “delegar” ou “delargar”. Além de delegar explicando a necessidade e a expectativa, é fundamental treinar e capacitar as pessoas para que realizem a atividade conforme a organização espera.
Etapa 3 – Entenda a abrangência da mudança e se está de acordo com o escopo definido
Tão importante quanto entender o foco da mudança, é entender sua abrangência, quais áreas estarão envolvidas, quais processos serão alterados e quem sabe até a identificação de potencias não conformidades.
Nesse momento, lembre-se de alinhar suas decisões com a política da organização, atendendo sempre as boas práticas, valores e cultura da organização.
Etapa 4 – Defina a meta no processo de mudança
Quem não tem uma meta, um foco, acaba atirando para todos os lados e nem sabe onde quer chegar, mas sabe que tem que mudar alguma coisa. E como todos sabem, se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve.
Opte sempre levando em consideração o custo x benefício e tenha uma abordagem guiada por ferramentas da qualidade, pois pode trazer mais objetividade e simplicidade.
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Etapa 5 – Gestão de Mudanças x Gestão de Riscos
Esses dois novos temas muito abordados nas revisões das principais normas possuem uma congruência muito grande nessa etapa. Afinal, toda mudança vem acompanhada de riscos iminentes e aqueles mais escondidos, que muitas vezes estão mascarados e precisamos identificá-los.
Portanto, trabalhar a probabilidade dos riscos dentro das organizações é fundamental nesse momento para que possa ser tomada ou não a decisão pela mudança e como isso irá ser realizado evitando potenciais perigos e armadilhas que possam existir.
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Etapa 6 – Coloque em prática
Bem, está na hora de colocar o plano de ação em prática. Lembre-se de avaliar se todos os envolvidos estão preparados, capacitados e se a organização possui todas as ferramentas necessárias para colocar em prática o plano de ação ou se será necessário realizar mudanças também em sua infraestrutura.
Etapa 7 – Mensure os resultados
Assim que implementar a mudança, defina uma forma de medir se os resultados esperados estão se concretizando. Dessa forma, será possível mensurar se a mudança está surtindo o efeito desejado.
Sem querer ser repetitivo, mas sempre fique antenado em ferramentas consagradas da qualidade para apoiá-los. E essa é uma etapa que perguntas inteligentes trazem um resultado grandioso. Portanto, crie esse cenário para avaliar se realmente as mudanças atingiram as metas traçadas lá atrás.
Veja se os processos ficaram melhores e mais bem sucedidos que como estava anteriormente e por fim avalie se ainda teria outra forma de se fazer aquilo extraindo ainda mais benefícios.
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Os benefícios da Gestão de Mudanças:
- Diminuição dos riscos através de análises preventivas;
- Habilidade em lidar com dinamismo;
- Avaliação de impactos para tomada de decisão;
- Avaliação mais precisa dos custos;
- Visão mais abrangente e menos tendenciosa;
- Melhores práticas para processos e fluxos de trabalho.
Quais impactos as mudanças podem gerar na organização?
A gestão de mudanças tem como principal objetivo aumentar a probabilidade de sucesso dos projetos de mudanças nas organizações. Dessa forma, ela faz com que as iniciativas sejam realizadas com menos impactos nos indivíduos e mais retorno sobre o investimento.
O conceito de mudança que estamos explorando é o de melhorar uma organização, alterando a forma como se realiza o trabalho. Quando você apresenta uma mudança para a organização, em última análise, você estará impactando um ou mais dos seguintes aspectos:
- Pessoas;
- Processos;
- Sistemas;
- Estrutura organizacional;
- Funções de trabalho;
- Ferramentas de trabalho;
- Mensuração da performance;
- Remuneração;
- Comportamentos;
- Resultado.
Automatizando sua Gestão de Mudanças
Gestão de Mudanças é documentar, mapear processos, avaliar riscos, mensurar desempenho, treinamento… E olha que essa é só uma parte (pequena) de todo o SGQ. Além disso, tem mais um ponto: comunicação. A comunicação assertiva deve ocorrer em todos os níveis da organização para esclarecer qualquer situação surgida durante a Gestão da Mudança. Isso garante que todos compreendam a necessidade da mudança e se engajem mais no processo.
O Docnix, nosso Software de Gestão da Qualidade automatiza a comunicação das mudanças, a gestão de documentos, a análise de riscos, a metrificação de resultados e muito mais… Vamos tirar a pessoalidade do processo, de forma que os colaboradores entendam que são diretrizes e políticas da empresa – vamos gerar muito mais aderência dos times e atendimento de prazos
