Matriz GUT na Gestão da Qualidade

Quantas vezes você já parou e pensou “por onde eu começo?”. É muito comum que as vezes não saibamos quais ações devem ser priorizadas e por onde começar uma atividade e acabamos nos atrapalhando no meio do processo e, isso pode gerar retrabalho, prejuízo e riscos.  É exatamente aí que a Matriz GUT entra.

Principalmente se essas ações acontecerem no ambiente empresarial. Já imaginou o tamanho do prejuízo que poderiam evitar, ou pelo menos prever (assim reduzindo o impacto), com uma boa gestão de tempo? 

Exatamente sobre isso que vamos falar hoje! Uma solução, ou melhor, uma ferramenta extremamente simples de ser aplicada e fácil entendimento, pode evitar em grande parte todas essas ações negativas por falta de priorização!  

Quer conhecer melhor? Então, vamos lá! 

Neste artigo você vai entender de maneira muito pratica e simples a aplicar essa ferramenta em seus processos, inclusive até em sua vida pessoal, a metodologia pode ser aplicada em vários sentidos, você vai ter acesso ao passo a passo e muito mais. 

Então, para começar uma boa aplicação de um Sistema de Gestão da Qualidade-SGQ, existem ferramentas que são essenciais para obter processos mais assertivos, eficientes e econômicos, tornando assim a empresa mais competitiva. A Matriz GUT é uma das soluções para isso.  

Afinal o que é a Matriz GUT?  

A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia na priorização de resolução de problemas também conhecida como Matriz de Prioridades.  

Se usada corretamente a matriz auxilia a agilizar as tomadas de decisão ao definir com fundamentos o nível de importância de cada ação. Como foi dito anteriormente ela é externamente adaptável para várias aplicações, ou seja, ela também pode ser utilizada em qualquer tipo de organização independente do tamanho ou seguimento.  

Podemos dizer que a Matriz GUT é uma tabela construída por linhas e colunas, basta você criar uma planilha seguindo os passos que você vai aprender aqui e assim terá clareza para visualizar os problemas da gestão e as ações para solucioná-los. 

Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe propôs a Matriz de Priorização de GUT, em 1981 como uma das ferramentas utilizadas na Solução de Problemas. Dessa forma, os critérios de gravidade, urgência e tendência compõem a Matriz GUT.

O que significa GUT?  

 

 

 

 

 

 

 

Mede o impacto  

O critério de gravidade (G) leva em consideração o impacto que o projeto poderá causar na organização caso não resolvam logo. Nesse sentido, ao analisar a gravidade você precisa se perguntar: quais efeitos a não realização desse projeto poderá causar ao longo do tempo? 

 

 

 

 

 

 

 

Mede o tempo   

O critério de urgência (U) leva em consideração o prazo disponível para realizar o projeto. Quanto menor o prazo, maior a urgência (e vice-versa). Dessa forma ao analisar a urgência você precisa se perguntar: quanto tempo esse projeto pode esperar para ser realizado?   

 

 

 

 

 

 

Mede a probabilidade de crescimento do problema   

O critério de tendência (T) leva em consideração a propensão de um problema (que a execução de um projeto resolveria) piorar com o tempo.  

Quais são as vantagens que a Matriz GUT traz aos negócios? 

 A ferramenta proporciona soluções com baixo custo de recursos e fácil aplicação. Conheça algumas das principais vantagens do FMEA:   

• Melhora a tomada de decisões: Com as ações priorizadas, você passa a obter uma visão clara de onde deve focar, quando focar e o que focar. 
• Simples implementação: A ferramenta não requer conhecimentos avançados e nem investimento financeiro para aplicação, se você quiser pode fazer até de forma manual usando papel e caneta. 
• Ajuda a diminuir os problemas sérios: No meio do processo pode acontecer de algum detalhe passar despercebido ou até mesmo não ser levantado, com a matriz essa possibilidade reduz significativamente. 
• Reduz desperdício: Uma vez que você consegue mapear as ações e os passos a ordem em que cada etapa do processo deve priorizar você evita retrabalho, desperdício de matéria prima além é claro de reduzir desperdício de tempo!  
• Suporte a outras metodologias: Além da Matriz GUT existem outras ferramentas de gestão, como o ciclo PDCA, Análise SWOT entre outras que conversão muito bem com o GUT para torná-las mais úteis. 

Matriz GUT na prática

Nesse sentido,  3 critérios compõem a matriz, e cada um deles possui uma escala que vai de 1 a 5. Vamos entender melhor o que significa cada um desses critérios: 

Os níveis de gravidade são:  

1 – Sem gravidade 

2 – Pouco grave 

3 – Grave 

4 – Muito grave 

5 – Extremamente grave  

Os níveis de urgência são:  

1 – Sem urgência 

2 – Pouco urgente 

3 – Urgente 

4 – Muito urgente 

5 – Extremamente urgente  

Os níveis de tendência são:  

1 – Sem tendência de piorar 

2 – Piorar em longo prazo 

3 – Piorar em médio prazo 

4 – Piorar em curto prazo 

5 – Agravar rápido   

 

Passo a passo para montar a matriz GUT

Agora que você já conhece mais sobre a metodologia chegou a hora de conhecer o passo a passo de como efetivamente aplicar cada um dos critérios e pontuação. Além disso, mesmo que a ferramenta seja de facil aplicação é muito importante que você siga os passos corretos para realmente assim obter resultados reais e o mais próximo possível da aceitabilidade. 

Portanto, não é porque é simples que deve ser feito de qualquer jeito, o processo requer atenção, dedicação, fidedignidade. Afinal de contas estamos falando de elevar e manter padrões de qualidade nos processos.  

1 –  Defina o processo a ser avaliado

Chegou a hora da ação, o primeiro passo antes é necessário reunir a equipe (caso tenha) para um Brainstorming inicial, no qual serão identificados os problemas mais importantes para serem priorizados pela matriz.  

Com todos os levantamentos realizado no brainstorming chegou a hora de definir o que precisa ser monitorado. Dessa forma, uma vez que os processos estão estruturados é a hora de partir para a ação, construa uma planilha conforme o modelo abaixo. 

Você também pode baixar o modelo clicando aqui.  

2 – Defina notas para os critérios para Matriz GUT   

Agora que você já levantou os processos que devem ser avaliados, o próximo passo é atribuir notas de 1 a 5 para cada um dos critérios da GUT (gravidade, urgência, tendência) conforme citados anteriormente.  

 Atenção! A classificação atende a uma escala crescente, na qual a nota mais baixa (1) corresponde a problemas mais leves e a nota mais alta (5) significa que o risco é grave e deve receber prioridade, por tanto, muito cuidado e atenção com a pontuação que irá dar a cada item, esse passo é primordial para obter um resultado assertivo.    

3 – Multiplicar as notas dadas no passo anterior  

Como você já sabe a Matriz é extremamente prática e obter os resultados não seria diferente, agora que você já levantou o processo, classificou as notas de acordo com a gravidade, urgência, tendência você irá multiplicar as notas dadas a cada um dos critérios para obter o score (pontuação) do processo.  

Para que o entendimento fique o mais claro possível, vamos ver isso na prática, suponhamos que você já passou pelo passo 1, definindo os processos a serem avaliados, logo após você seguiu para o passo 2, e definiu as notas para os critérios da GUT com isso você chegou a duas situações que devem ser avaliados os níveis de prioridade a vamos chama-las de: “problema processo 1” e “problema a processo 2”.  

Chegou a hora de classificar e após avaliar com atenção você definiu que as notas, para gravidade, urgência e tendência foram respectivamente:   

Problema processo 1: gravidade 3 X urgência 3 X tendencia 4= 36 

Problema processo 2: gravidade 1 X urgência 2 X tendencia 2 = 4   

4 – Defina os processos pelo ranqueamento  

Com os resultados em mãos, o último passo é criar uma lista de prioridades classificando os processos da maior para a menor pontuação. Dessa forma, você terá a ordem de prioridades para executar cada um dos processos levantados.  

Durante a leitura do artigo você viu que foi citado várias vezes a simplicidade de aplicação da ferramenta, e agora provavelmente você também esteja com esse pensamento.  

Que tal compartilhar esse material com seus amigos, colaboradores ou com quem você acredita que o artigo possa interessar. 

Conheça nossas soluções e como podemos ajudar a otimizar seus processos.

Concluindo com um presente!

Antes de concluir nossa conversa sobre a Matriz GUT, nós montamos um “mini PDF” com o resumo da ferramenta contendo: 

• O que é Matriz GUT 
• O que significa GUT 
• As vantagens que a Matriz GUT traz aos negócios 
• Como aplicar 
• Modelo da ferramenta 

Assim, você pode fazer o download do arquivo e deixa-lo salvo em seu computador, celular, tablet ou onde você preferir usar, fique à vontade para baixar quantas vezes você achar necessário o arquivo é totalmente gratuito!   

Para baixar é só clicar aqui!  

Obrigado pela atenção, até a próxima!