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Software ISO 9001

Por que usar e quais são as vantagens?

Compreenda as vantagens de se usar um software para a ISO9001

As empresas que querem se destacar do mercado enfrentam diversos desafios em sua rotina, a satisfação de clientes, a constante melhoria dos processos de produção e, claro, alcançar os melhores resultados. Para atingir os números exigidos, as empresas têm buscado por ferramentas de gestão interna a fim de agregar valor à organização e permitir a melhoria dos processos, controlar eficientemente os custos operacionais e otimizar o uso dos recursos disponíveis.

É por isso que, quando se fala na qualidade de um produto, o conceito envolve o cumprimento de determinados requisitos para que as características e o processo de produção garantam a satisfação do consumidor. Este é o momento em que o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), que já possui grande importância para as empresas, entra em ação. Embora o conceito de qualidade tenha sofrido alterações no decorrer dos anos, ele não deixou de ser uma prioridade dentro dos ambientes corporativos.

Quando em estágios iniciais, um SGQ possui uma quantidade pequena de processos, procedimentos e instruções de trabalho, não conformidades, planos de testes e inspeções, auditorias, recursos de monitoramento e medição e outros requisitos que demandam informações documentadas. Esta pequena série é facilmente controlada por um profissional da qualidade, que pode ter em mãos uma planilha de lista mestra para controle e verificação se os dados documentados estão em consonância com os requisitos da norma.

Na medida em que o SGQ é implantado e começa a evoluir na empresa, o gerenciamento das informações arquivadas torna-se complexo, já que o fluxo de documentação de informações aumenta imensamente.

O que um Software para ISO9001 faz?

O profissional da qualidade exerce um papel fundamental para a continuidade do SGQ, mas utiliza um tempo que poderia ser gasto com inúmeras outras etapas mais significantes do processo para gerar resultados.  Há profissionais que dizem que este é o maior transtorno da qualidade: o foco está na documentação e não nos resultados. A ISO tem como objetivo criar ‘sistemas de gestão documentados’, e não ‘sistemas de documentos’, o que nos faz concluir que tais tarefas não apenas podem como devem ser automatizadas. Um Software ISO 9001, por exemplo, para o gerenciamento de documentos simplifica várias etapas do controle das informações.

Um dos impactos trazidos pelo SGQ dentro da rotina da organização é a redução de erros nas diversas fases da produção: da elaboração ao pós-venda. Com ele, é possível identificar e corrigir falhas logo durante o processo de produção, de modo que se consiga usufruir melhor os recursos e o tempo de trabalho. Para obter isso, entretanto, o sistema deve estar realmente incorporado na rotina de todos os colaboradores. Quando toda a equipe está envolvida e cumpre as normas estabelecidas, as chances de haver erros ou insatisfação são bem menores.

Por que a ISO9001 é tão importante?

A ISO 9001:2015 é a norma de sistema de gestão da qualidade (SGQ) reconhecida internacionalmente, utilizada por organizações que desejam comprovar sua capacidade de fornecer produtos e serviços que atendam às necessidades de seus clientes e requisitos legais e regulatórios aplicáveis, com o objetivo de aumentar a satisfação do cliente por meio de melhorias de processo e avaliação da conformidade. Ela estabelece informação documentada como dados do SGQ que precisam estar sob o controle da organização para assegurar a eficácia de seus processos.

A versão de 2008 separava o termo informação documentada em documentos e registros. No entanto essa segmentação da nomenclatura dificultou a interpretação das empresas e auditores sobre o que poderia ser documentado e de que forma isso seria feito. A troca se deu pela facilidade em que a informação documentada é encontrada, independente da mídia em que está armazenada.

Já a versão atualizada de 2015 esclareceu há flexibilidade para que seja possível escolher como documentar e quais dados são relevantes no SGQ. Cabe à empresa determinar quais informações documentadas são necessárias para alcançar os objetivos, baseado na complexidade de processos, produtos e serviços, levando em consideração a tipologia das atividades e os riscos e oportunidades do ambiente.

O que a ISO9001:2015 trouxe de positivo?

A ISO 9001:2015 ainda trouxe alterações estruturais na forma de encarar um sistema de gestão, ultrapassando a elaboração de documentos e tratando de uma mudança postural. As mudanças 2015 flexibilizaram os conceitos existentes nas versões anteriores e esclareceram que a informação documentada compõe uma base de fatos e dados no momento de tomar decisões, e não burocracia para o sistema de gestão da qualidade. Há também outra modificação por meio da estruturação para criação, atualização e controle da informação documentada em tópicos desmembrados e melhor explanado, facilitando o entendimento da cláusula.

Ao contrário do que muitos pensam, os documentos mandatórios da ISO não foram têm como função burocratizar os processos ou atrasar o trabalho das organizações. Na verdade, trata-se de uma maneira de assegurar uma base de fatos e dados para a tomada de decisões, e assim algumas informações importantes já são indicadas para que você evolua como empresa.  O uso dessas informações para a evolução do seu SGQ irá depender da maturidade da organização.

Ao aprimorar os sistemas de gestão da qualidade da organização, a lucratividade pode aumentar. Demonstrar um compromisso real com a qualidade dos produtos e serviços pode transformar a sua cultura corporativa, pois os funcionários passam a entender a necessidade de melhoria contínua.

Esta nova versão também traz novidades na esfera da liderança, em que os responsáveis de cada área exercerão um importante papel no trabalho, motivando a equipe e disseminando o SGQ na sua área. Além disso, a abordagem por processos e a identificação de riscos internos/externos está presente em todos os itens da norma, de forma a tornar o SGQ mais abrangente em todas as áreas da empresa.

Um outro ponto é a importância dada ao conhecimento da organização (interno) e como a empresa busca novas fontes de atualização (conhecimento externo), além da parte documental, que fica mais aberta para que a empresa use aquilo que convém. Por fim, a estrutura da norma, utilizando os 10 itens vem da ideia da ISO utilizar esse mesmo modelo para outras normas, a fim de melhorar a integração entre outros sistemas de gestão.

E agora, por que adotar um Software ISO9001?

A gestão da qualidade exige esforço para ser realizada. É necessário considerar todas as informações e suas particularidades responsáveis pelo gerenciamento dos processos internos, e da entrega de produtos e serviços do negócio.

Como a quantidade de variáveis é alta, se faz essencial contar com uma ferramenta que centralize esse controle, a fim de otimizar todos os resultados. É neste momento que um software ISO 9001 pode auxiliar. Ele tem como função aperfeiçoar processos – e, consequentemente, os resultados da empresa.

Mas vale ressaltar que a aquisição de um Software ISO 9001 é recomendada para empresas que já possuem uma rotina de qualidade. Para aquelas empresas que ainda não definiram, se adotarão ou não, padrões de procedimentos, é necessário que primeiro realizem essa definição para só então implantar o software, que demanda investimento e planejamento.

É preciso ter ciência de que a qualidade não se trata apenas do acabamento do produto. Qualidade abrange todos os processos, incluindo os administrativos, como escolha de fornecedores, gestão de pessoas, controle de emissão de documentos, etc.

A obtenção de um Software Gestão da Qualidade ISO 9001 é capaz de ajudar no aumento do envolvimento da equipe na busca da qualidade, facilitando suas rotinas e trabalho. Ele permite ainda que todos trabalhem simultaneamente em um único arquivo, sem que haja duplicação, e com rastreabilidade de modificações por usuário. O software oferece controle mais rigoroso e mais seguro além de relatórios completos.

Repetindo… por que investir em um software ISO 9001? A sua adoção oferece uma visão geral sobre as atividades da empresa, auxiliando na redução das perdas materiais e de recursos, por meio da otimização dos processos e aumento da produção, além de garantir a qualidade dos produtos.

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Vale o custo x benefício?

 

Com um número maior de investimentos na gestão da qualidade, as empresas recebem menos conformidades, e são melhores avaliadas em auditorias de clientes, passando a receber pedidos cada vez maiores – frutos da confiança e qualidade percebida.

 

Uma pesquisa realizada nos EUA apontou que dentre as 60 empresas entrevistadas, aquelas que tinham foco na qualidade economizavam mais de 300 milhões de dólares ao ano, em comparação com as que não adotavam as mesmas práticas.

A obtenção de um Software Gestão da Qualidade ISO 9001 certificado na norma traz muitas vantagens como aumento das vendas e lucro, maior produtividade e redução de custos, melhoria da reputação decorrente da certificação e conquista de novos mercados.

Traz também benefícios como priorização do cliente e desenvolvimento da cultura de obter satisfação, melhoria da avaliação do contexto de negócios onde atua tendo clareza de seus objetivos e identificando novas oportunidades, aumento da eficiência, alinhamento e entendimento dos processos internos focado nos resultados, atendimento a leis, normas e regulamentos necessários e identificação e consideração de riscos operacionais associados aos processos para elevar as taxas de sucesso.

Algumas das Vantagens da Automação

 

1. Mais Produtividade

É uma consequência lógica e direta da automação, já que grande parte dos processos executados dentro da empresa ainda utiliza métodos manuais, principalmente em micro e pequenos negócios.

No entanto, é possível alterar essa realidade por meio da automação e da utilização de soluções avançadas, como softwares de gestão, entre outras tecnologias que transformam tarefas complexas em rotinas simplificadas.
É certo que a estratégia influencia na produtividade organizacional, visto que o negócio terá acesso a maior integração dos departamentos por meio da tecnologia, otimizando diretamente o rendimento, dando maior agilidade na comunicação e na tomada de decisões.

 

2. Padronização dos Serviços

A automação de processos tem foco na eficiência e estabelece padrões para o desempenho das atividades, com o objetivo de exterminar os gargalos nas etapas. Dessa forma, a partir da integração trazida pelo conceito, todos os setores trabalham no mesmo patamar de desempenho, evitando desajustes e a consequente diminuição no fluxo produtivo.

Nas empresas de grande porte, o grande número de processos funciona como um sistema, ou seja: a execução de uma atividade depende da anterior —, padronizar é uma medida que representa inúmeros ganhos em questão de produtividade e fluidez no andamento das etapas.

 

3. Acompanhamento Facilitado e Maior Rastreabilidade

A automação é, indiretamente, uma forma de organizar e conhecer todos os processos. Afinal, com o uso de sistemas informatizados, grande parte dos dados relacionados aos processos é fornecida aos sistemas de gestão que, por sua vez, atua facilitando o acesso a eles.

Assim, a forma de monitorar cada etapa e detalhe da operação é facilitada, por estar tudo documentado e acessível nos sistemas. Isso economiza tempo na leitura das informações e auxilia para que a tomada de decisão seja mais ágil e estratégica, baseada em estatísticas e dados concretos da organização como um todo ou de processos isolados, estejam eles concluídos ou em andamento.

 

4. Melhor Desempenho na Identificação de Falhas

Diretamente ligada ao item anterior, a automação de processos também otimiza significativamente a identificação de falhas e inconsistências nas atividades da empresa, facilitando, assim, uma rápida correção.

Processos organizados, acessíveis e mapeados são a base para que os gestores, líderes ou responsáveis pelos setores sejam capazes de trabalhar sempre de forma precisa e eficiente. Desse modo, por exemplo, caso surja alguma situação em que os membros da companhia suspeitem se tratar de algum problema, a identificação se torna mais simples, pois operações automatizadas têm como característica a alta rastreabilidade de falhas e o fácil acompanhamento.

Assim, é possível evitar que a equipe perca tempo testando hipóteses para solucionar o impasse, fazendo com que ela comece a se valer de sistemas autônomos para obter respostas rápidas e concretas sobre a questão.

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