Mesmo construindo um planejamento estratégico e detalhado, com um estudo aprofundado sobre as hipóteses consequentes das decisões que tomados, é praticamente impossível fugir de todos os problemas que podem acontecer em uma empresa. Dessa forma, mais do que prever hipóteses futuras, os negócios devem estar munidos de ferramentas que os ajudem a lidar com esses possíveis problemas. É esse o caso do 8D, uma metodologia que propõe 8 disciplinas para solucionar problemas organizacionais.
O que é 8D?
A metodologia 8D é a chave para resolver problemas de forma eficaz e duradoura, sendo a melhor ferramenta para quem deseja melhorar a qualidade de seus processos e aumentar a eficiência de sua equipe. Nesse sentido, o método 8D (8 disciplines) é uma abordagem estruturada para resolução de problemas. A Ford Motor Company desenvolveu a ferramenta, na década de 1980, várias indústrias de manufatura e de serviços estão a usando desde então.
A metodologia é projetada para permitir que equipes de resolução de problemas trabalhem de forma colaborativa para identificar, corrigir e prevenir problemas recorrentes. Nesse sentido, o 8D se desenvolve a partir de 8 disciplinas, ou 8 passos, para encontrar a causa raiz de um problema, de forma simples, ajudando na elaboração de planos corretivos que tenham resultados a curto prazo.
Além disso, é interessante perceber que a metodologia 8D é, na prática, uma união da filosofia (e até de alguns passos) pensados por outras ferramentas de gestão e qualidade, como PDCA, MASP e DMAIC. Dessa forma, eles podem ser colocados em ação de forma combinada, a fim de obter um resultado ainda mais completo para a empresa, pensando em solução de problemas e melhoria contínua.
Quais são as 8 disciplinas da metodologia 8D?
- D0: Definição do problema;
- D1: Formação de uma equipe para resolução do problema;
- D2: Construção de uma descrição interina;
- D3: Identificação das causas fundamentais;
- D4: Desenvolvimento de ações corretivas;
- D5: Implementação das ações corretivas;
- D6: Acompanhamento das ações corretivas;
- D7: Prevenção da recorrência dos problemas;
- D8: Comemoração do sucesso da resolução do problema.
Prestando atenção na metodologia, é possível notar que, devido a presença do passo “D0”, a ferramenta 8D tem, na verdade, 9Ds. Essa “confusão” tem origem na história da metodologia:
História da metodologia 8D
A origem do método 8D remonta à época em que Ford enfrentava problemas de qualidade na entrega de seus veículos. Para solucionar essas questões, a empresa desenvolveu uma abordagem de resolução de problemas que se concentrava em identificar e corrigir as causas raízes dos erros operacionais.
Nesse sentido, a metodologia foi projetada para ser usada por equipes multidisciplinares e foi baseada em princípios de outras metodologias de resolução de problemas existentes, como a análise de falhas e o processo de melhoria contínua.
A ferramenta foi adaptada para contextos organizacionais mais amplos e, para abranger necessidades diversas, mais um D foi incluído nos 8Ds. Entretanto, o fato dessa nova disciplina ter entrado como D0 fez com que o nome da ferramenta permanecesse metodologia 8D.
Como fazer um relatório 8D?
O primeiro passo para um relatório 8D é conhecer profundamente as características de cada uma das disciplinas. Sabendo os detalhes da disciplina, e quais são suas diretrizes fundamentais, será mais fácil construir um relatório 8D completo e eficiente.
D0 – Definição do problema:
A primeira etapa é um passo de planejamento. Nele, a equipe deve identificar e descrever o problema analisado de forma clara e precisa. Além disso, é importante definir as metas e objetivos para a resolução do problema nesta etapa.
O interessante é fazer uma descrição completa de todas as características relevantes daquele problema. Assim, faz-se necessário entrevistar profissionais envolvidos com esse problema para entender suas percepções sobre a situação e, então, construir uma excelente coleta de dados.
D1 – Formando uma equipe de resolução de problemas:
Nesta etapa, forma-se uma equipe designada para lidar com o problema. Nesse sentido, a equipe deve ser composta por pessoas com habilidades e conhecimentos diversos, que se complementem. Ademais, é imprescindível que essas habilidades sejam as necessários para resolver o problema.
Um aspecto relevante da equipe de resolução de problemas é a interação entre os membros. É bom reforçar que o conhecimento e skills de todos os envolvidos são de suma importância para a resolução do problema e, por isso, deve haver interação entre os integrantes da equipe na busca pela solução.
D2 – Construindo uma descrição interina:
Nesta fase, a equipe desenvolve uma descrição provisória do problema, incluindo informações como a data em que o problema foi descoberto, as pessoas envolvidas e as evidências coletadas. A descrição interina (provisória) é construída com base nas informações coletadas ainda na primeira etapa.
Dessa forma, a descrição interina acaba sendo mais uma estruturação de dados relevantes. Na prática, ela serve como “guia” para os membros da equipe consultarem sempre que surgir uma dúvida sobre o problema. O documento pode incluir o dia e hora que o problema aconteceu, quais são os colaboradores envolvidos e os eventos decorrentes desse erro.
D3 – Identificando as causas fundamentais:
Analisar e identificar as causas fundamentais é uma etapa que tem como objetivo chegar até a raiz da questão. Para ajudar nessa missão, a equipe pode optar pelo uso de outras ferramentas de gestão e qualidade, como o próprio Diagrama de Ishikawa, método que investiga causas raízes.
Nesse sentido, é relevante detalhar essas causas raízes e entender a real razão desses eventos acontecerem. Identificar as causas fundamentais é o primeiro passo para criar uma ação corretiva que faça sentido e que seja, de fato, efetiva.
D4 – Desenvolvendo ações corretivas:
Com base nas causas fundamentais identificadas, a equipe se junta para desenvolver planos de ação para corrigir o problema. Os eventos inesperados costumam causar danos severos para os resultados da empresa e, por isso, a prioridade é criar um plano de ação corretivo emergencial.
O plano de ação corretivo emergencial começa a fazer resultado de forma rápida, diminuindo ou mesmo solucionando os danos causados pelo problema. Feito isso, a equipe começa a pensar em ações a longo prazo.
D5 – Implementando as ações corretivas:
Dependendo da complexidade do problema, do número de colaboradores envolvidos com o processo e mesmo dos instrumentos e materiais indispensáveis para o desenvolvimento correto do procedimento, a implementação das ações corretivas pode ser uma atividade complexa.
Nesse sentido, para a metodologia 8D, a equipe de resolução de problemas deve acompanhar a implementação do plano de ação corretivo junto à todos os colaboradores envolvidos, se certificando de que os processos estão seguindo de acordo com o que foi planejado.
D6 – Verificando as ações:
Nesta etapa, a equipe verifica se as ações implementadas realmente corrigiram o problema e se houve algum efeito colateral. Além de ser uma fase que comprova a efetividade das ações tomadas, este também é um momento importante para ajustar qualquer falha que possa ter acontecido no plano de ação. A verificação das ações ocorre com o uso de indicadores de performance válidos e aplicáveis ao contexto.
D7 – Prevenindo a recorrência dos problemas:
O próximo passo é desenvolver planos para prevenir que o problema ocorra novamente no futuro. Isso pode incluir mudanças nos processos, treinamento de funcionários e implementação de controles de qualidade. Assim, a meta é aprimorar o plano corretivo já construído, fazendo com que os seus frutos sejam colhidos também a longo prazo.
D8 – Comemorando o sucesso da metodologia 8D:
Tirar um tempo para comemorar é essencial para validar o alcance dos resultados. Não é fácil colocar a metodologia 8D em prática, e os profissionais envolvidos na equipe de resolução de problemas precisam de um momento para celebrar suas conquistas. Além disso, esse também é um momento para pensar em ações futuras que buscam e colaborem para a melhoria contínua da empresa.
Cada disciplina é importante para garantir uma resolução eficaz e duradoura do problema. É essencial seguir as disciplinas na ordem correta para garantir a abordagem de todas e a resolução completa do problema.
Leia também: Melhoria contínua e a cultura da qualidade
Quando utilizar a metodologia 8D?
A Metodologia 8D é amplamente utilizada em diversos setores e indústrias, como produção, manutenção, serviços e negócios. Nesse sentido, ela é especialmente útil em situações em que os problemas são complexos e suas resoluções requerem uma abordagem sistemática.
Alguns exemplos de aplicações da Metodologia 8D incluem:
- Melhoria da qualidade em processos produtivos, identificando e corrigindo problemas de qualidade antes que eles ocorram.
- Resolução de problemas em equipamentos, identificando e corrigindo falhas de equipamentos de forma eficaz e duradoura.
- Melhoria de processos de negócios, identificando e corrigindo problemas de processos de negócios para aumentar a eficiência e reduzir custos.
- Garantia da qualidade, aplicando as etapas da metodologia 8D para garantir que os problemas não ocorram novamente.
- Melhoria de segurança no trabalho, aplicando a metodologia 8D para identificar e corrigir problemas de segurança no trabalho.
- Resolução de problemas de atendimento ao cliente, aplicando a metodologia 8D para identificar e corrigir problemas de atendimento ao cliente.
Quais as vantagens da metodologia 8D?
Uma das vantagens da Metodologia 8D é que ela força a equipe a se concentrar nas causas fundamentais do problema, em vez de simplesmente tratar os sintomas. Isso garante que as soluções implementadas sejam mais eficazes e duradouras.
Além disso, a Metodologia 8D também incentiva a colaboração e a comunicação eficaz entre os membros da equipe, o que é essencial para a resolução bem-sucedida de problemas.
Resumo da metodologia 8D:
Em resumo, a 8D é uma técnica de resolução de problemas comprovada e eficaz que ajuda as equipes a identificar e resolver problemas de forma sistemática e estruturada. Dessa forma, diversos setores e indústrias a utilizam, principalmente por sua vantagem de se concentrar nas causas fundamentais do problema, garantindo soluções mais eficazes e duradouras.
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