O mundo corporativo está cada vez mais dinâmico e competitivo, e as empresas precisam encontrar soluções para a gestão da mudança e que agreguem valor ao seu negócio, e faça com que elas se tornem mais sólidas perante as diversas mudanças e inovações.
Diante deste cenário, a gestão de mudanças tem ganhando destaque.
A princípio, seja para melhorar processos, relações interpessoais ou até mesmo ampliar os ganhos financeiros.
As mudanças são sempre necessárias dentro das organizações e aqui entra a gestão da mudança.
A gestão de mudanças é uma ferramenta que pode te auxiliar na gestão empresarial e na difícil tarefa de implementar alterações, sejam elas estruturais, estratégicas, operacionais ou táticas, realizando todas as transformações necessárias ao crescimento da sua companhia, ao mesmo tempo em que considera os interesses dos seus stakeholders.
81% dos líderes empresariais afirmam que as suas organizações realizam mudanças para se adaptar melhor às necessidades do negócio.
Como realizar a gestão da mudança dentro da sua organização?
Existem diversos motivos pelas quais uma organização é influenciada a estabelecer um processo de mudanças.
Para que a gestão de mudanças seja realizada de forma efetiva, é necessário a realização de um mapeamento adequado de todos os procedimentos utilizados dentro da sua organização identificando os fatores reais que devem ser modificados.
Após esta identificação, algumas etapas devem ser seguidas para que este processo de mudanças seja realizado com êxito. Veja abaixo:
- Realize a análise e determine tratamento para possíveis riscos que possam acontecer durante o processo de mudança;
- Defina objetivos e estratégias que promovam as mudanças de acordo com os prazos e metas estabelecidos (onde a sua empresa pretende chegar e quanto tempo será necessário para atingir esta meta);
- Envolva equipes formadas pelos colaboradores, mas não se esqueça que elas devem ser administradas por gestores responsáveis;
- Crie planos de contingência para processos que possam não sair conforme o esperado;
- Disponibilize alguma forma de suporte para entendimento dos novos processos. Para que um colaborador esteja envolvido no processo ele precisa primeiro compreendê-lo para então ter condições de se adequar;
- Promova planos de sustentação da mudança para que ela faça parte da política, missão, visão e valores da sua empresa.
O grande desafio da gestão da mudança
Apesar de ser importante, implementar mudanças não é uma tarefa simples e fácil, e sim um processo que exige tempo, paciência e perseverança, pois geralmente enfrenta muitas resistências dentro das organizações.
A gestão de mudanças envolve um conjunto de estruturas, processos, ferramentas e técnicas que ajudarão indivíduos e equipes a se adaptarem ao novo.
O maior desafio enfrentado é convencer os seus colaboradores da importância destas mudanças. Isso acontece porque os colaboradores pensam que agindo como sempre agiram continuam apresentando bons resultados, logo não precisam mudar.
Este é um grande obstáculo na gestão de mudanças. Portanto para que haja o engajamento de toda a equipe é fundamental possuir uma metodologia focada na valorização das pessoas.
A liderança precisa comprar a ideia das mudanças e ser um exemplo, mostrando-se presente e acompanhando todo o processo.
Para maximizar a eficácia deste processo e promover a sinergia necessária é fundamental realizar uma conexão entre o propósito da mudança a ser realizada dentro da organização e a nova realidade que será inserida no dia a dia das pessoas.
Assim é possível garantir uma melhor aderência da equipe ao processo de mudança.
Ninguém consegue obter êxito neste processo sozinho, portanto a sua equipe precisa estar totalmente comprometida com este processo.
A gestão da mudança é essencial para a minha empresa?
Mudança é um processo de transição de uma situação para outra situação diferente daquela que estamos inseridos.
Mudança representa transformação e implica em adotar novos caminhos, novas abordagens e novas soluções.
Uma mudança pode ser realizada de forma gradual, constante ou de forma rápida e imprevista.
É um processo que envolve pessoas, processos e sistemas sociais e que exige organização e gerenciamento.
A gestão da mudança organizacional é essencial para reconhecer, guiar e administrar as emoções e reações humanas, minimizando inevitáveis quedas de produtividade que geralmente acompanham as mudanças.
Quando uma empresa implanta uma nova tecnologia, por exemplo, a utilização desta nova tecnologia estará sujeita às influências do clima e da cultura organizacional, e que devem ser analisadas como peças fundamentais para a gestão da organização.
As mudanças estratégicas são fundamentais para repensar uma organização de forma global visando produtividade, eficiência e competitividade, e se implementadas da forma correta geram sucesso nos negócios, trazendo mais lucros e assegurando o bem estar dos colaboradores.
A aplicação da gestão da mudança propicia:
- Melhor aproveitamento dos seus recursos;
- Redução de prazos e custos em seus processos;
- Menor resistência e desgaste das pessoas;
- Maior alcance e superação dos objetivos;
- Maior retorno dos investimentos.
As empresas que conseguem gerenciar de forma efetiva as suas mudanças tem 95% mais chance de alcançar seus objetivos.
A tendência é que o mundo mude cada vez mais rápido.
Num contexto global a principal fonte de competição não serão produtos, mercados, tecnologias e talentos humanos, e sim a capacidade que as organizações têm de se antecipar, aprender e mudar de forma sustentável, rápida e eficaz.
Gestão da mudança – benefícios da implantação
A gestão de mudanças busca gerenciar as alterações corriqueiras que acontecem no dia a dia da sua empresa, minimizando impactos, maximizando o custo benefício e primando pela melhoria contínua dos produtos.
As mudanças devem ser eficazes, podendo ser monitoradas, controladas, conduzidas e executadas sem afetar a qualidade dos produtos fabricados.
Conduzir as mudanças de forma eficaz implica em avaliar o retorno sobre aquele investimento, considerando todos os benefícios que ele trará à sua organização.
A gestão de mudanças contribui para que você tenha um processo de transformação mais transparente, previsível, e que seja capaz de gerar um retorno mais consciente e duradouro dentro da sua organização.
Benefícios da Gestão da mudança
Você sabia que uma empresa que trabalha com a gestão de mudanças poupa tempo, dinheiro e otimiza seus os resultados?
Veja alguns benefícios que a sua empresa terá a partir da implementação da gestão de mudanças:
- Percepção clara e acompanhamento de todas as mudanças organizacionais com avaliação dos riscos e seus impactos;
- Alinhamento e comprometimento das lideranças.
- Sensibilização, mobilização e comprometimento de toda a equipe com o processo de mudança;
- Mitigação dos impactos provocados por uma transformação organizacional;
- Monitoramento das expectativas em relação à implantação de mudanças;
- Formação de multiplicadores na continuidade do processo de transformação;
- Redução das resistências;
- Diminuição de custos, prazos e retrabalhos;
- Alcance mais rápido dos resultados desejados evitando mudanças urgentes ou mal planejadas;
- Melhor alinhamento estratégico do seu negócio;
- Diminuição de mudanças mal sucedidas dentro da sua organização;
- Maior capacidade de absorver um grande volume de mudanças;
- Uma percepção maior do seu negócio através de uma melhor qualidade de serviço e uma abordagem mais profissional.
Para que a sua empresa possa atingir um sucesso sustentável é preciso planejamento.
Gerir mudanças exige reavaliação contínua dos impactos e da capacidade de lidar com as consequências de cada etapa.
A sua empresa só conseguirá se fizer uma análise realista, baseada em dados e informações corretas.
A gestão da mudança na prática
Em uma indústria farmacêutica, por exemplo, a classificação de “mudança” pode ser definida com uma modificação.
Ela pode ser realizada dentro das documentações, maquinários, embalagens, formulações, processos e sistemas computadorizados.
E esta mudança pode ter ou não algum impacto na segurança e na qualidade do seu produto. Logo, a implementação de um sistema de gestão de controle de mudanças na indústria farmacêutica é essencial para promover a manutenção dos seus padrões de qualidade.
Além disso, mantém a empresa em conformidade com as leis, normas e diretrizes internas e externas.
A fabricação de medicamentos é um dos segmentos industriais mais rigorosamente regulados no mundo.
É um segmento que está diretamente ligado à saúde pública.
Por este motivo os fabricantes destes produtos possuem uma enorme responsabilidade social e legal, e visam manter as suas operações sob um controle adequado, garantindo qualidade nos produtos que são oferecidos para a população.
A qualidade dos produtos farmacêuticos, ou de qualquer outro produto fabricado por outro segmento está diretamente ligada à capacidade de reprodutibilidade do mesmo.
A manutenção de seus padrões de qualidade, especificações e lotes que são produzidos também são diretamente ligados.
Mudanças são essenciais
As mudanças são inerentes ao processo produtivo.
Para aumentar a produtividade ou para realizar melhorias, reduzir o tempo de entrega dos produtos, corrigir desvios de qualidade, reduzir custos dos processos, adaptação de novas regulamentações, entre outras.
A implementação de um sistema de gestão de controle de mudanças traz diversos benefícios para a empresa e não deve ser visto apenas como cumprimento de um requisito regulatório.
A falta de controle sobre as mudanças pode ocasionar retrabalhos, perda de recursos financeiros e humanos, além de acarretar riscos patrimoniais, pessoais e sanitários.
As infrações sanitárias geram prejuízos imensos, assim como questões ligadas à saúde da população. Essas questões podem inclusive culminar no fechamento da empresa.
Um sistema de controle de mudanças bem estruturado é importante para a manutenção do sistema de gestão da qualidade seja em uma indústria farmacêutica ou qualquer outra indústria.
Afinal, ele garante que todas as mudanças sejam realizadas de acordo com as exigências regulatórias, e que todos os setores envolvidos estejam em pleno acordo.
A gestão de mudanças auxiliada por um sistema facilita o controle e a análise caso haja algum desvio de qualidade, além de manter um histórico de mudanças com a descrição de todas as ações envolvidas no processo.
Passo a passo para pôr em prática a Gestão da Mudança
Antes de mais nada, vamos passar um passo a passo para a implementação da gestão de mudanças:
Etapa 1 – Defina qual mudança será avaliada na prática
Esse é o momento de definir a mudança que será avaliada para possamos realizar o planejamento. Além de definir a ou as mudanças, os objetivos das modificações e que setores e pessoas estarão envolvidos nesse processo será fundamental ser abordado.
Faça a gestão de mudanças como um projeto da sua organização e concretize isso colocando em prática todo o sistema de gerenciamento de processos para garantir a eficiência desta iniciativa.
Etapa 2 – Estruturação e escolha do time adequado para cada tipo de mudança
Conte com colaboradores do seu time multidisciplinar que estarão sempre dispostos a sair da caixinha e buscar por oportunidades. E inclua também outras pessoas das áreas envolvidas para que seja disseminada a gestão de mudança e incorporada aos poucos por todos os colaboradores.
Vale lembrar que temos que tomar muito cuidado com “delegar” ou “delargar”. Pois além de delegar passando a explicação da necessidade e expectativa, ainda é muito importante que sejam pessoas treinadas, capacitadas para que possam realizar a atividade esperada.
Afinal, há a necessidade de afiar o machado de cada colaborador, buscando entender quais as maiores habilidades de cada um para que possa ser lapidada e extraída ao máximo.
Etapa 3 – Entenda a abrangência da mudança e se está de acordo com o escopo definido
Tão importante quanto entender o foco da mudança, é entender sua abrangência, quais áreas estarão envolvidas, quais processos serão alterados e quem sabe até a identificação de potencias não conformidades.
Nesse momento, lembre-se de alinhar suas decisões com a política da organização, atendendo sempre as boas práticas, valores e cultura da organização.
Etapa 4 – Qual sua meta no processo de mudança?
Quem não tem uma meta, um foco, acaba atirando para todos os lados e muitas vezes nem sabe onde quer chegar, mas sabe que tem que mudar alguma coisa. E como todos sabem, se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve.
Opte sempre levando em consideração o custo x benefício e tenha uma abordagem guiada por ferramentas da qualidade, pois pode trazer mais objetividade e simplicidade.
Etapa 5 – Gestão de mudanças x Gestão de Riscos
Esses dois novos temas muito abordados nas revisões das principais normas possuem uma congruência muito grande nessa etapa. Afinal, toda mudança vem acompanhada de riscos iminentes e aqueles mais escondidos, que muitas vezes estão mascarados e precisamos identificá-los.
Portanto, trabalhar a probabilidade dos riscos dentro das organizações é fundamental nesse momento para que possa ser tomada ou não a decisão pela mudança e como isso irá ser realizado evitando potenciais perigos e armadilhas que possam existir.
Etapa 6 – Coloque em prática
Bem, está na hora de colocar o plano de ação em prática, mas lembre-se de avaliar se todos os envolvidos estão preparados, capacitados, se a organização possui todas as ferramentas necessárias para colocar em prática o plano de ação ou se será necessário realizar mudanças também em sua infraestrutura.
Etapa 7 – Mensure os resultados
Assim que a mudança for implementada, da mesma forma, crie uma forma de mensurar se os resultados esperados estão aparecendo e se realmente está surtindo o efeito desejado.
Conclusão
Trouxemos neste artigo o conceito da Gestão de Mudanças , além disso, o quanto ela pode ser desafiadora e benéfica para organizações.
Ao mesmo tempo, agora que você já sabe por onde começar ou o que precisar mudar em seu processo é a hora de colocar na prática!
Tirar as ideias do papel e iniciar o processo, mesmo que sejam coisas pequenas, mas o importante é em colocara em ação, ainda mais quando se trata de qualidade.
Por fim, a Docnix, sob o mesmo ponto de vista, possui uma suíte completa que com toda certeza te ajudaria otimizar seus processos, rotinas e desafios, por isso conheça nossas soluções.