O que é o método 5W2H?
O método 5W2H é uma ferramenta simples e eficaz que ajuda as empresas a definir e implementar planos de ação.
Ele é utilizado para responder a sete perguntas fundamentais que começam com as letras “W” e “H”, que em inglês significam:
- What (O que);
- Why (Por que);
- Who (Quem);
- Where (Onde);
- When ( Quando);
- How (Como);
- How much (Quanto).
Ao responder a essas perguntas, é possível estabelecer uma estratégia clara e certeira, com objetivos bem definidos e ações concretas.
Origem do método 5W2H
Embora a origem do método 5W2H seja desconhecida, ele é amplamente utilizado em todo o mundo por empresas de todos os tamanhos e setores.
Acredita-se que ele tenha surgido no Japão durante o período pós-Segunda Guerra Mundial, quando as empresas japonesas buscavam maneiras de se recuperar e crescer após a devastação causada pelo conflito.
Com o tempo, o método foi aprimorado e popularizado em todo o mundo, tornando-se uma ferramenta essencial para a gestão da qualidade e melhoria contínua.
Como aplicar o método 5W2H em sua empresa?
O método 5W2H é bastante simples de aplicar e pode ser usado em uma ampla variedade de situações. Para aplicá-lo em sua empresa, siga os seguintes passos:
Defina o problema ou objetivo:
O primeiro passo é identificar o problema ou objetivo a ser resolvido ou alcançado. Por exemplo, se sua empresa está tendo problemas com atrasos na entrega de produtos, esse pode ser o problema a ser resolvido.
Faça as perguntas “5W2H”:
Agora, responda as sete perguntas-chave, começando com What (o que), Why (por que), Who (quem), Where (onde), When (quando), How (como) e How much (quanto).
Para o exemplo do atraso na entrega de produtos, as respostas podem ser:
- What (o que): a empresa está tendo problemas com atrasos na entrega de produtos.
- Why (por que): há uma falta de organização na gestão da produção e logística.
- Who (quem): o gerente de produção e o gerente de logística são os responsáveis pela resolução do problema.
- Where (onde): o problema ocorre em todos os locais de produção e armazenamento de produtos.
- When (quando): o problema tem sido recorrente nas últimas semanas.
- How (como): é necessário implementar um sistema de gestão integrada e melhorar a comunicação entre os setores.
- How much (quanto): é necessário investir em tecnologia e treinamento dos colaboradores.
Defina um plano de ação:
Com as respostas para as perguntas 5W2H em mãos, é hora de definir um plano de ação. O plano de ação deve ser claro e objetivo, com ações específicas a serem tomadas, responsabilidades a serem atribuídas e prazos a serem definidos.
Para o exemplo do atraso na entrega de produtos, um possível plano de ação seria:
- Implementar um sistema de gestão integrado para melhorar a comunicação entre os setores;
- Treinar os colaboradores envolvidos na produção e logística;
- Contratar um consultor especializado em logística para auxiliar na melhoria dos processos;
- Atribuir um responsável pela coordenação das ações definidas;
- Definir prazos para a implementação das ações.
Acompanhar e avaliar os resultados:
Após a implementação do plano de ação, é importante acompanhar e avaliar os resultados. Isso ajuda a identificar se as ações tomadas foram efetivas e se é necessário fazer ajustes para melhorar ainda mais os resultados.
Em que situações o método 5W2H pode ser aplicado?
O método 5W2H pode ser aplicado em uma ampla variedade de ambientes empresariais.
Abaixo, apresentamos alguns exemplos práticos:
- Identificar as causas de atrasos na produção;
- Melhorar a comunicação interna na empresa;
- Identificar oportunidades de redução de custos;
- Identificar oportunidades de melhoria na qualidade dos produtos ou serviços;
- Definir estratégias para a entrada em um novo mercado.
Exemplo prático de uso do 5W2H
Vamos considerar um exemplo de aplicação do método 5W2H em uma empresa que deseja reduzir o tempo de espera dos clientes no atendimento ao suporte técnico.
Confira abaixo como as perguntas 5W2H podem ser respondidas nesse caso:
- What (O que será feito?): Reduzir o tempo de espera do atendimento ao suporte técnico.
- Why (Por que será feito?): Para melhorar a satisfação dos clientes e aumentar a eficiência do atendimento.
- Who (Quem será responsável por fazer?): A equipe de suporte técnico.
- Where (Onde será feito?): Na central de atendimento ao cliente.
- When (Quando será feito?): Nas próximas 4 semanas.
- How (Como será feito?): Através da revisão do processo de atendimento, identificação dos gargalos e adoção de medidas para otimização do atendimento, tais como: contratação de mais profissionais, treinamentos para a equipe de suporte, atualização do software de atendimento ao cliente, entre outras.
- How much (Quanto custará?): O custo estimado será de R$ 20.000,00.
Com base nas respostas acima, a equipe de suporte técnico pode definir um plano de ação detalhado com todas as etapas e prazos necessários para reduzir o tempo de espera do atendimento.
Também é possível designar responsabilidades claras para cada membro da equipe e acompanhar o progresso do projeto por meio de indicadores de desempenho.
Com o método 5W2H, a empresa pode ter mais clareza e objetividade no processo de melhoria contínua, garantindo melhores resultados em menos tempo.
Conclusão
O método 5W2H é uma ferramenta essencial para a gestão da qualidade e melhoria contínua nas empresas
Ele é fácil de aplicar e pode ser usado em uma ampla variedade de situações empresariais.
Ao responder as sete perguntas-chave, é possível identificar o problema ou objetivo, definir um plano de ação claro e objetivo, atribuir responsabilidades e prazos e acompanhar e avaliar os resultados.
Com isso, é possível melhorar a eficiência dos processos, reduzir custos, aumentar a qualidade dos produtos ou serviços e aumentar a satisfação dos clientes.
Além disso, o método 5W2H pode ser utilizado em diferentes áreas empresariais, como na melhoria de processos produtivos, no desenvolvimento de novos produtos ou serviços, na elaboração de planos de marketing ou na gestão de projetos.
Até a próxima!
P.S: Leia mais sobre ferramentas da qualidade clicando aqui.
