Fluxograma: O que são, como funcionam e como são usados

O fluxograma é uma das principais e mais importantes ferramentas dos setores da qualidade. Usado em todo o mundo, ele serve para tornar os processos mais visuais, fazendo com que todos os envolvidos consigam acompanhar o fluxo de tarefas e ter uma noção completa de suas funções. Assim, o fluxograma é muito útil para empresas que desejam aumentar sua produtividade e melhorar seus processos.

O que é um fluxograma?

O fluxograma é uma ferramenta gráfica usada para representar um processo ou um fluxo de trabalho em uma empresa. Assim, os fluxogramas têm um papel importante no momento de visualização e compreensão do funcionamento desses processos, ajudando na identificação de possíveis problemas e oportunidades de melhoria.

Além disso, o uso dos fluxogramas também tem um papel importante na hora de simplificar a comunicação de informações mais complexas, tornando-as mais simples, claras e de fácil compreensão. Para isso, o fluxograma costuma ser composto por símbolos e linhas que indicam as etapas dos processos e as conexões entre elas.  

Dessa forma, existem vários tipos de símbolos de fluxograma, mas os mais comuns incluem:

• Retângulos: representam etapas do processo;
• Diamantes: representam decisões que os envolvidos devem tomar;
• Círculos: representam pontos de início ou fim do processo;
• Setas: representam a direção do fluxo.

Um dos aspectos mais importantes a se considerar no momento da elaboração de um fluxograma é a garantir de que as informações presentes sobre cada etapa do processo são transparentes e precisas. Assim, será possível assegurar com maior confiabilidade que a forma como os procedimentos estão conectados realmente faz sentido e que o fluxograma está, de fato, sendo efetivo. Isso ajuda a garantir que o processo seja eficiente e que os membros da equipe possam entender e seguir o fluxo de trabalho.

Um fluxograma costuma ter a seguinte configuração:

Para que servem os fluxogramas?

Os fluxogramas servem como um desenho das etapas dos processos. Nesse sentido, eles são usados na gestão da qualidade pelas empresas principalmente para a identificação de pontos de falha no processo, de forma a estabelecer padrões de qualidade e fazer com que as atividades sejam realizadas de maneira consistente e cada vez mais produtiva.

Além disso, costumam usar bastante o fluxograma para a documentação das etapas dos processos, facilitando a comunicação entre as equipes. Portanto, essa eficaz ferramenta pode ajudar uma empresa a:

• Identificar gargalos e ineficiências no processo;
• Melhorar a comunicação entre as equipes;
• Padronizar as atividades e estabelecer padrões de qualidade;
• Aumentar a eficiência e reduzir o tempo de produção;
• Melhorar a satisfação do cliente.

Assim, de certa forma, um fluxograma pode ser usado em qualquer encadeamento de processo, ou seja, em qualquer sequência de ações, sendo um organizador que expõe falhas e ressalta qualidades.

Como criar um fluxograma?

A primeira grande dica para a criação de um fluxograma eficiente é fazer com que todos os membros da equipe em questão se envolvam. Cada colaborador que trabalha nos processos possui informações únicas e extremamente valiosas para a complementação desse fluxograma. Assim, ter essas pessoas participando da construção de uma ferramenta tão importante quanto essa, faz com que ela seja a mais completa e efetiva possível.

Com isso, é provável que o fluxograma reflita com precisão o processo e que todos os membros da equipe (sejam os mais antigos, os mais novos, ou mesmo os que estão passando por onboarding) entendam as atividades, suas função e, dessa forma, consigam seguir o fluxo de trabalho de forma padronizada, visando a busca por melhoria contínua.

Nesse sentido, existem algumas outras dicas que podem ajudar consideravelmente as empresas a elaborarem seus fluxogramas. Para construir um fluxograma eficiente e assertivo, as recomendações são:

• Mantenha-o simples:

Alguns processos possuem muitas etapas. Como a principal função dessa ferramenta é justamente facilitar a visualização desses processos e de suas etapas, recomenda-se que os fluxogramas sejam construídos da forma mais simples e claras possível. Assim, eles não ficam tão complexos, sendo mais fácil entendê-los e segui-los.

• Seja consistente:

O uso de símbolos dos fluxogramas é essencial para sua assertividade, eficiência e consistência. Dessa forma, com o intuito de obter um resultado satisfatório, é importante que as determinações iniciais se mantenham até o final da execução, de forma que o flucograma fique fácil de ler e de entender. Por exemplo, se for definido que o retângulo realmente significa as etapas do processo, é imprescindível que essa forma seja usada com um mesmo significado em todo o fluxograma.

• Inclua informações relevantes:

Mesmo que o uso de símbolos e núcleos seja suficiente para a representação visual de alguns processos, incluir informações relevantes para a realização das atividades é um bom caminho para tornar os fluxogramas ainda mais informações. Assim, os membros da equipe poderão entender e seguir o fluxo de trabalho com maior facilidade e de forma mais produtiva e assertiva.

• Revise e atualize regularmente:

Um dos intuitos de se construir um fluxograma é ter uma ferramenta que ajude a acompanhar os processos e identificar possíveis pontos de melhoria. Aplicando essas melhorias, é de suma importância que as mudanças sejam atualizadas dos fluxogramas, assegurando que eles realmente reflitam com precisão e segurança a fórmula do processo atual.

Softwares para criação de um fluxograma

A criação, construção, visualização e atualização de um fluxograma não são tarefas que precisam ser feitas de forma manual. Atualmente, existem softwares que ajudam tanto na construção dos fluxos de atividades, quanto na elaboração de planos de ação estratégicos que buscam uma maior qualidade nos processos.

Com o Módulo Processos, da Docnix – Software de Gestão da Qualidade, por exemplo, é possível montar um fluxo de trabalho por meio da notação BPMN 2.0, e ter acesso a dashboards dinâmicos sobre os processos, acompanhar os resultados e visualizar os processos por gestão Kanban. Solicite uma demonstração gratuita!

Leia também: BPMN – Modelagem do Fluxo de Processos

Exemplo prático de um fluxograma

A melhor forma de entender como construir um fluxograma eficaz, é acompanhar um exemplo prático e adaptar conforme as necessidades e especificidades de cada negócio. Nessa sentido, vamos acompanhar a gestão de pedidos de um e-commerce. Nesse caso, o processo de gerenciamento de pedidos costuma ser complexo, com várias etapas que passam por diferentes departamentos.  

A principal determinação dessa empresa é que os pedidos sejam processados com eficiência e qualidade. Para isso, a organização decide usar um fluxograma para mapear o processo de gerenciamento de pedidos. Dessa forma, o fluxograma começará com a etapa de recebimento do pedido e terminar com o envio do pedido. Nesse caso, outro fluxograma poderia se iniciar outro fluxograma para acompanhar o processo de recebimento, devolução e reclamações do produto.

Processo de gestão de pedidos:

1. Recebimento dos pedidos: suponhamos que o pedido possa ser feito por meio de um formulário online ou por telefone;
2. Registro no estoque: em seguida, o pedido deverá ser registrado no estoque pelos colaboradores. Estes precisarão confirmar com exatidão as informações fornecida pelo cliente que fez o pedido em questão;
3. Embalagem e envio: depois disso, o pedido pode ser encaminhado para o departamento de embalagem e envio, onde é embalado, etiquetado e preparado para entrega;
4. Emissão de nota fiscal: ao mesmo tempo, o departamento financeiro pode ser notificado para faturar o pedido e emitir uma nota fiscal.

Nesse caso, o fluxograma poderia ficar da seguinte forma:

Nesse sentido, ao longo de cada etapa do processo de gerenciamento de pedidos, o fluxograma pode incluir verificações de qualidade. Isso garante que as informações estejam corretas e o processamento eficiente dos pedidos.  O fluxograma também pode indicar quem é responsável por cada etapa do processo e quanto tempo cada fase pede.

Com o uso de um fluxograma, a empresa pode identificar possíveis gargalos no processo de gerenciamento de pedidos e tomar medidas para melhorá-lo. Por exemplo, se o fluxograma revelar que os pedidos estão sendo processados com muita lentidão no departamento de embalagem e envio, a empresa pode investir em novos equipamentos ou contratar mais funcionários para ajudar a acelerar o processo.

Ao usar um fluxograma para gerenciar o processo de gerenciamento de pedidos, a empresa pode melhorar a eficiência, reduzir erros e garantir que os clientes recebam seus pedidos com rapidez e qualidade.

O papel do fluxograma para processos com mais qualidade

Por fim, os fluxogramas também podem ser uma ferramenta útil para as empresas que buscam a certificação em normas de qualidade, como a ISO 9001. Essas normas evitam que as empresas não tenham documentos objetivos e padronizados de seus processos, o que pode ser facilmente alcançado com o uso de fluxogramas.

Essas normas evitam que as empresas não tenham documentos objetivos e padronizados de seus processos. O uso de fluxogramas ajuda na obtenção desse objetivo. Em resumo, os fluxogramas são uma ferramenta valiosa para a gestão da qualidade das empresas, permitindo uma melhor comunicação entre as equipes, identificação de oportunidades de melhoria e redução de desperdício de recursos.

Com a ajuda de um fluxograma, as empresas podem melhorar a eficiência e a qualidade de seus processos de negócios, além de garantir a conformidade regulatória e a certificação em normas de qualidade. Assim, essa ferramenta pode ser uma grande aliada na busca por melhoria contínua e processos de qualidade.