Os fluxograma são umas das principais ferramentas dos setores de qualidade por todo o mundo. Por isso, neste artigo explicamos tudo que é preciso saber sobre essa metodologia, que é famosa pela produtividade que alcança.
Boa leitura!
Afinal, o que é e como funciona um fluxograma?
Os fluxogramas são ferramentas gráficas usadas para representar um processo ou fluxo de trabalho em uma empresa. Eles são usados para visualizar e entender como um processo funciona, identificar possíveis problemas e oportunidades de melhoria, e comunicar informações complexas de uma maneira simples e clara.
Os fluxogramas são compostos por símbolos e linhas que representam as etapas do processo e as conexões entre elas.
Existem vários tipos de símbolos de fluxograma, mas os mais comuns incluem:
- Retângulos: representam etapas do processo;
- Diamantes: representam decisões que devem ser tomadas;
- Círculos: representam pontos de início ou fim do processo;
- Setas: representam a direção do fluxo.
Elementos do Fluxograma
Ao criar um fluxograma, é importante ser transparente e preciso sobre cada etapa do processo e como elas estão conectadas.
Isso ajuda a garantir que o processo seja eficiente e que os membros da equipe possam entender e seguir o fluxo de trabalho.
Como os fluxogramas são usados?
Os fluxogramas são usados na gestão da qualidade pelas empresas para identificar pontos de falha no processo, estabelecer padrões de qualidade e garantir que as atividades sejam realizadas de maneira consistente.
Eles também podem ser usados para documentar as etapas do processo e facilitar a comunicação entre as equipes.
Um fluxograma eficaz pode ajudar a empresa a:
- Identificar gargalos e ineficiências no processo;
- Melhorar a comunicação entre as equipes;
- Padronizar as atividades e estabelecer padrões de qualidade;
- Aumentar a eficiência e reduzir o tempo de produção;
- Melhorar a satisfação do cliente.
De certa forma, um fluxograma pode ser usado em qualquer encadeamento de processo, ou seja, em qualquer sequência de ações, sendo um organizador que expõe falhas e ressalta qualidades.
O que deve ser feito para criar um fluxograma?
Para criar um fluxograma eficaz, é importante envolver todos os membros da equipe que estão envolvidos no processo.
Isso ajuda a garantir que o fluxograma reflita com precisão o processo e que todos os membros da equipe entendam e possam seguir o fluxo de trabalho.
Existem várias ferramentas disponíveis para criar fluxogramas, desde softwares especializados até programas de desenho simples. Algumas das opções mais populares incluem o Microsoft Visio, o Lucidchart, o Draw.io e o Google Drawings.
No entanto, independentemente da ferramenta escolhida, é importante seguir boas práticas para garantir que o fluxograma seja eficaz:
-
Mantenha-o simples:
Um fluxograma complexo pode ser difícil de entender e seguir, então é importante manter as etapas do processo simples e claras.
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Seja consistente:
Use símbolos e núcleos consistentes ao longo do fluxograma para torná-lo mais fácil de ler e entender.
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Inclua informações relevantes:
Certifique-se de incluir todas as informações necessárias para que os membros da equipe possam entender e seguir o fluxo de trabalho.
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Revise e atualize regularmente:
Os processos de negócios mudam ao longo do tempo, portanto, é importante revisar e atualizar regularmente os fluxogramas para garantir que eles reflitam com precisão o processo atual.
Exemplo de uso de um Fluxograma
Um exemplo prático de uso de fluxogramas em uma empresa é na gestão de pedidos de um e-commerce.
O processo de gerenciamento de pedidos pode ser complexo, envolvendo várias etapas e diferentes departamentos.
Para garantir que os pedidos sejam processados com eficiência e qualidade, uma empresa pode usar um fluxograma para mapear o processo de gerenciamento de pedidos.
O fluxograma pode começar com a etapa de recebimento do pedido, que pode ser feito por meio de um formulário online ou por telefone.
Em seguida, o pedido pode ser verificado quanto à disponibilidade do estoque e à exatidão das informações fornecidas pelo cliente.
Depois disso, o pedido pode ser encaminhado para o departamento de embalagem e envio, onde é embalado e etiquetado para entrega.
Ao mesmo tempo, o departamento financeiro pode ser notificado para faturar o pedido e emitir uma nota fiscal.
Exemplo de construção de um Fluxograma
Ao longo de cada etapa do processo de gerenciamento de pedidos, o fluxograma pode incluir verificações de qualidade para garantir que as informações sejam corretas e que o pedido seja processado com eficiência.
O fluxograma também pode indicar quem é responsável por cada etapa do processo e quanto tempo deve ser gasto em cada etapa.
Com o uso de um fluxograma, a empresa pode identificar possíveis gargalos no processo de gerenciamento de pedidos e tomar medidas para melhorá-lo.
Por exemplo, se o fluxograma revelar que os pedidos estão sendo processados com muita lentidão no departamento de embalagem e envio, a empresa pode investir em novos equipamentos ou contratar mais funcionários para ajudar a acelerar o processo.
Ao usar um fluxograma para gerenciar o processo de gerenciamento de pedidos, a empresa pode melhorar a eficiência, reduzir erros e garantir que os clientes recebam seus pedidos com rapidez e qualidade.
Conclusão
Por fim, os fluxogramas também podem ser uma ferramenta útil para as empresas que buscam a certificação em normas de qualidade, como a ISO 9001.
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Essas normas evitam que as empresas não tenham documentos objetivos e padronizados de seus processos, o que pode ser facilmente alcançado com o uso de fluxogramas.
Em resumo, os fluxogramas são uma ferramenta valiosa para a gestão da qualidade das empresas, permitindo uma melhor comunicação entre as equipes, identificação de oportunidades de melhoria e redução de desperdício de recursos.
Com a ajuda dos fluxogramas, as empresas podem melhorar a eficiência e a qualidade de seus processos de negócios, além de garantir a conformidade regulatória e a certificação em normas de qualidade
Por hoje é só, esperamos que tenha aprendido algo ou até mesmo tirado uma dúvida sobre essa importante ferramenta da qualidade.
Até a próxima!
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