Os resultados de uma empresa estão intimamente ligados com o andamento preciso, correto e padronizado dos processos organizacionais. As folhas de verificação são uma forma de garantir que todas as atividades sejam realizadas de forma organizada, de acordo com o planejamento previamente estabelecido. Dessa forma, as empresas poderão ter maior certeza na obtenção dos resultados esperados e, consequentemente, aumentarão sua eficiência.
O que é uma folha de verificação?
Uma folha de verificação é uma ferramenta que funciona como um tipo de formulário ou lista. Nesse sentido, ela é usada para coletar os dados de um processo empresarial e, a partir daí, acompanhar o progresso das atividades.
A grande função da folha de verificação é fornecer uma estrutura clara e organizada em que é possível registrar informações importantes de maneira sistemática. Dessa forma, ela ajuda o monitoramento do desempenho, identificação de problemas e tomada de decisões embasadas em dados reais.
Assim, essa ferramenta pode ser aplicada em diversos setores de uma empresa. Desde a manufatura e logística, até a saúde e serviços: a folha de verificação é extremamente adaptável e, por isso, é possível estruturá-la de acordo com as necessidades específicas. Portanto, ela acaba sendo útil para a organização de qualquer processo organizacional.
As folhas de verificação no aumento da eficiência organizacional
Mesmo que a premissa das folhas de verificação pareça simples em um primeiro momento, muitos gestores se espantam com o potencial que elas têm para aumentar (e muito) a eficiência organizacional. Os resultados positivos se dão pelos seguintes benefícios:
Organização e Padronização:
As folhas de verificação permitem que os processos se tornem mais organizados e padronizados. Isso ocorre principalmente porque todos os envolvidos têm acesso às mesmas informações e sabem exatamente o que deve ser feito no momento que deve ser feito. Assim, as empresas começam a notar uma redução de erros e retrabalho, otimizando o tempo e aumentando a produtividade.
Identificação de Problemas:
É muito comum que haja problemas e gargalos no momento em que os processos saem do papel e são colocados em ação. Como as folhas de verificação se constroem através do registro sistemático de dados, elas facilitam a identificação de problemas e erros nos processos.
Dessa forma, a equipe conseguirá visualizar melhor em qual momenoto do procedimento os problemas estão acontecendo para, assim, tomar medidas corretivas mais rápidas e assertivas. Além disso, esse processo evita certos prejuízos e melhora a qualidade do trabalho.
Melhoria Contínua:
Ao coletar dados ao longo do tempo, as folhas de verificação possibilitam a análise de tendências e a identificação de oportunidades de melhoria contínua. Com essa ferramenta, a equipe poderá identificar tendências e pensar em ações que se adequem a este contexto.
Portanto, com base nos resultados obtidos, a empresa pode implementar mudanças que resultem em processos mais eficientes e produtos ou serviços de maior qualidade. Assim, a empresa pode usar as folhas de verificação como uma estratégia na busca por melhoria contínua.
Tomada de Decisão Embasada:
As folhas de verificação fornecem dados tangíveis que embasam a tomada de decisão. Portanto, no lugar de confiar apenas em suposições ou intuição, a empresa pode utilizar informações reais para fundamentar suas escolhas estratégicas, aumentando as chances de sucesso.
Como construir uma folha de verificação?
O potencial de adaptabilidade de uma folha de verificação faz com que não haja uma única forma de construção dessa ferramenta. Nesse sentido, a grande dica é avaliar quais são os objetivos esperados pelo uso da folha de verificação para, então, decidir qual é a melhor maneira de fazê-la.
Geralmente, o uso das folhas de verificação tem 4 potencias objetivos: acompanhar a execução de determinado processo, monitorar a ocorrência de defeitos, descobrir as causas de um defeito e para o estudo de uma certa variável dentro do processo.
Dessa forma, é interessante observar exemplos específicos de cada um dos tipos de folhas de verificação para, assim, entender quais são os elementos principais indispensáveis para o bom funcionamento dessa ferramenta.
Por exemplo:
Pense em uma fábrica de roupas que usa as folhas de verificação para diferentes fins. Nesse sentido, ela faz uso dos seguintes modelos:
Folhas de verificação para acompanhar processos:
Os processos possuem procedimentos específicos a serem executados. Nesse sentido, as folhas de verificação podem servir para acompanhar o andamento dessas atividades e entender se elas estão realmente sendo executadas como o previsto. Assim, será possível analisar algumas questões, como prazos e a real necessidades das etapas daquele processo.
Folhas de verificação para monitorar defeitos:
Uma das funções mais importantes das folhas de verificação é a análise de defeitos e outros problemas que podem acontecer nos processos organizacionais. Um dos primeiros passos da análise de defeitos é descobrir suas principais características e a frequência com que eles acontecem. Assim, as folhas de verificação costumam ser bem úteis na categorização desses erros de processos.
Folhas de verificação para descobrir a causa de defeitos:
Descobrindo as principais características de determinado defeito, é mais fácil para a equipe entender quais são as causas desses problemas. Nesse sentido, as folhas de verificação entram com o intuito de analisar quais foram as atividades que não tiveram bons resultados e, portanto, ocasionaram o erro em avaliação.
No caso das folhas da fábrica de roupas, ela poderia mapear nas folhas de verificação quais são as máquinas mais usadas para descobrir se alguma delas é a responsável pelos resultados fora do padrão. Além disso, as folhas de verificação também poderiam medir se algum dos processos não está de acordo com os procedimentos e, por isso, as peças estão apresentando defeitos.
Folhas de verificação para identificar variáveis nos processos:
Além de ser um “check list” para as etapas de processos empresariais, as folhas de verificações também servem para identificar certas variáveis dentro desses procedimentos. Essa funcionalidade se torna ainda mais relevante quando a empresa está fazendo testes para avaliar a efetividade de determinados planos de ação, pois as folhas tornam possível a visualização mais clara dos resultados obtidos.
Voltando novamente ao exemplo da fábrica de roupas, as folhas de verificação poderiam analisar se a realização de duas ou mais peças pilotos de teste, por exemplo, seria melhor para reduzir os defeitos e aumentar a qualidade dos produtos. Essa ferramenta também pode ajudar a avaliar se estão havendo desvios nos processos e medir as consequências (que podem ser positivas ou negativas).
Além disso, é possível contar com a ajuda de outras ferramentas da qualidade para que as folhas de verificação fiquem ainda mais completas e, consequentemente, mais eficientes. Uma das ferramentas mais valiosas para esse fim é o Diagrama de Pareto, que atua na identificação e monitoramento das causas raízes de diferentes problemas nos processos organizacionais.
Leia também: Diagrama de Pareto: Como Usar, Exemplos e Mais
Como Implementar as Folhas de Verificação nas Empresas:
A implementação das folhas de verificação requer um planejamento cuidadoso e a definição de processos claros. Aqui estão algumas etapas importantes a serem seguidas:
- Identifique as Áreas-Chave: Análise os processos da sua empresa e identifique as áreas-chave que se beneficiaram com a utilização de folhas de verificação.
- Defina os Indicadores: Determine quais indicadores e métricas são relevantes para cada área identificada.
- Crie a Folha de Verificação: Desenvolva um modelo de folha de verificação que seja claro, fácil de preencher e contenha todos os campos necessários para registrar as informações relevantes.
- Capacite a Equipe: Treine sua equipe sobre o uso adequado das folhas de verificação. Explique a importância da ferramenta, como preenchê-la corretamente e como interpretar os dados coletados.
- Monitore e Analise: Inicie o uso das folhas de verificação e acompanhe regularmente os dados coletados. Analise as informações, identifique padrões e tendências, e tome as medidas necessárias para melhorar os processos.
O Futuro das Folhas de Verificação: Automação e Digitalização
O mundo dos negócios está em constante evolução, e as folhas também estão acompanhando essa transformação. Imagina a quantidade de papel necessária para o acompanhamento de processos mais longos ou com muitas possibilidades de defeitos. Nesse sentido, com o avanço da tecnologia, a automação e a digitalização têm desempenhado um papel importante no uso dessa ferramenta.
A automação de folhas de verificação permite que dados sejam coletados e registrados automaticamente, eliminando a necessidade de preenchimento manual. Isso economiza tempo e reduz erros humanos, aumentando ainda mais a eficiência dos processos.
Como o Módulo de Formulários do Docnix, que faz todo esse processo de coleta de dados e criação de folha de verificação completamente digital e automatizada. Além disso, a digitalização das folhas de verificação facilita o armazenamento, a análise e o compartilhamento dos dados.
Assim, no lugar de lidar com pilhas de papel, as informações podem ser acessadas e atualizadas de forma rápida e segura em um sistema digital. Isso promove a colaboração e a tomada de decisões em tempo real.
Maiores dúvidas sobre Folhas de Verificação
1. Como escolher os indicadores corretos para minha folha de verificação?
Para escolher os indicadores corretos para sua folha de verificação, é importante ter clareza sobre os objetivos e necessidades da sua empresa.
Identifique quais aspectos são mais relevantes para o seu negócio e selecione indicadores que possam medir o desempenho nessas áreas. Além disso, leve em consideração a disponibilidade e a confiabilidade dos dados que serão coletados.
2. Qual a frequência ideal para preencher as folhas?
A frequência ideal para preencher as folhas pode variar de acordo com a natureza das atividades que estão sendo acompanhadas. Em algumas situações, pode ser necessário preencher diariamente, enquanto em outras pode ser suficiente preencher semanalmente ou mensalmente.
Avalie a necessidade de coletar dados em tempo real e estabeleça uma frequência que seja relevante para o seu contexto.
3. É possível utilizar folhas de verificação em processos não industriais?
Sim, as folhas de verificação não se limitam apenas a processos industriais. Elas podem ser aplicadas em qualquer área em que haja a necessidade de coletar e registrar dados para acompanhar o desempenho.
Por exemplo, em empresas de serviços, as folhas de verificação podem ser utilizadas para monitorar o tempo de atendimento ao cliente ou a taxa de resolução de problemas.
4. Como lidar com a resistência da equipe em adotar as folhas de verificação?
A resistência à mudança é comum em qualquer processo de implementação. Para lidar com a resistência da equipe em adotar as folhas, é importante comunicar claramente os benefícios da ferramenta e envolver os colaboradores desde o início.
Mostre como as folhas de verificação podem ajudá-los a realizar um trabalho melhor, identificar problemas com mais facilidade e contribuir para o sucesso da empresa.
Folhas de verificação: do acompanhamento a excelência
Em resumo, as folhas de verificação são uma ferramenta poderosa para aumentar a eficiência das empresas. Com organização, padronização e análise de dados, elas possibilitam uma tomada de decisão embasada, identificação de problemas e melhoria contínua. Ao implementar folhas de forma adequada, sua empresa estará no caminho certo para alcançar maior produtividade e qualidade em seus processos.
