A matriz de probabilidade e impacto é uma ferramenta essencial para gestão de riscos e projetos. Avaliando as chances de ocorrência de um determinado risco e a gravidade das consequências desse possível evento, ela é bastante útil nas fases de identificação, análise e priorização de perigos ao fornecer uma metodologia estruturada, objetiva e facilmente aplicável.
O que é matriz de probabilidade e impacto?
A matriz de probabilidade e impacto é uma ferramenta que tem como principal objetivo fornecer um método adequado e eficiente de classificação de riscos organizacionais. Nesse sentido, a metodologia se desenvolve a partir de uma tabela com duas diretrizes: a probabilidade de um risco acontecer e a gravidade de seu impacto nos processos do projeto.
Essa ferramenta foi desenvolvida pela primeira vez em meados dos anos 50, com o intuito de ajudar os militares dos EUA no gerenciamento de projetos complexos. Desde então, a matriz foi amplamente aceita em diversas áreas, incluindo de software, engenharia, finanças, saúde e muitas outras. O método é uma das ferramentas mais populares de gerenciamento de riscos e é ensinado em diversos cursos de gerenciamento de projetos.
Como funciona a matriz de probabilidade e impacto?
A Matriz de Probabilidade e Impacto é uma matriz de duas dimensões que ajuda a classificar os riscos com base em sua probabilidade e impacto. A probabilidade refere-se à chance de que um risco aconteça e o impacto refere-se à gravidade desse risco.
Dessa forma, a probabilidade e o impacto são geralmente medidos em uma escala crescente de 1 a 5. A escala de probabilidade é usada para determinar a probabilidade de um risco causador e a escala de impacto é usada para determinar o potencial de impacto caso o risco causador venha a ser real.
Uma vez que os riscos classificados estão na matriz, as empresas poderão tomar decisões mais assertivas sobre a prioridade dos riscos, baseadas em informações confiáveis que definem o nível de importância desses perigos. Dessa forma, os riscos com alta probabilidade e alto impacto são os mais críticos e atraem mais a atenção do gerente de projeto.
Como usar a matriz de probabilidade e impacto?
Mesmo que a matriz de probabilidade e impacto seja uma ferramenta extremamente intuítiva e de fácil utilização, a aplicação prática da metodologia exige um certo estudo anterior – principalmente a respeito da gravidade dos riscos. Assim, a equipe responsável pelo seu manejo, deve ter em mente a necessidade de conhecer profundamente os processos envolvidos no projeto em questão.
De forma geral, a matriz de probabilidade e impacto pode ser usada da seguinte forma:
01 – Identifique os riscos potenciais:
O primeiro passo é listar todos os riscos que podem atrapalhar o projeto. É importante que essa lista abranja absolutamente todos os perigos, por menores e mais irrelevantes que eles pareçam ser. Para isso, a equipe responsável deve conversar com todos os envolvidos, acompanhar os processos referentes ao projeto e entender quais são os pontos de riscos. Essa é uma análise demorada, que deve levar em consideração muitas variáveis.
02 – Avalie a probabilidade:
A probabilidade analisa a chance de um risco acontecer. Essa também é uma questão que pede uma análise mais aprofundada do caso. Por exemplo: os responsáveis avaliaram o risco de um equipamento parar de funcionar durante a execução do projeto. Nesse caso, para chegar a uma probabilidade, é preciso considerar outros fatores, como o tempo de uso desse equipamento, a última manutenção que ele teve e seu histórico de falhas. Com essas informações, será possível mensurar as chances, de 1 a 5, desse equipamento realmente parar de funcionar.
Nesse sentido, a dica é encontrar variáveis e características que ajudem a definir se as chances daquele risco realmente são altas ou não. Para isso, o estudo aprofundado sobre os processos também é indispensável, sendo importante fazer uma análise extensa para encontrar informações que realmente contribuam com a matriz.
03 – Avalie o impacto:
Considerando que um risco aconteceu, qual a gravidade das consequências de sua ocorrência? Voltando ao exemplo do equipamento parando de funcionar, a avaliação do impacto deveria considerar fatores como o tempo que o projeto ficaria parado por causa desse evento, e a consequente queda na produtividade decorrente da falha do equipamento.
Assim, para avaliar o impacto de um risco na matriz, é preciso entender todos os procedimentos que irão ocorrer depois do perigo, para então determinar se eles realmente graves, com consequências muito ruins e difíceis de serem resolvidos.
04 – Preencha a matriz:
Com a lista dos possíveis riscos, a probabilidade de ocorrência deles e o impacto consequente do evento, chega o momento de avaliar a probabilidade e o impacto de 1 a 5 e preencher a matriz com essas informações. A matriz pode ter diferentes tamanhos, se adaptando aos riscos do projeto.
05 – Priorize os riscos:
Olhando para o ranking criado na matriz de probabilidade e impacto, a empresa poderá ter uma visão mais aguçada e especializada sobre real gravidade dos riscos, identificando com mais precisão quais deles têm alta probabilidade e alto impacto e, por isso, devem receber maior atenção. Os riscos com maiores chances de acontecer e com impactos mais gravez devem ser priorizados e os responsáveis precisam criar planos de ação para tratá-los.
06 – Monitoramento e controle:
Os riscos listados precisam ser monitorados e controlados ao longo do andamento do projeto. Se a probabilidade e o impacto de determinados riscos crescerem a medida que os projetos andam, é importante a criação de medidas que mitiguem ou evitem os riscos mais críticos. Além disso, a empresa deve monitorar os resultados dos planos de ação para, então, ter certeza de sua efetividade.
Cada uma dessas etapas podem ser complementadas com o uso de outras ferramentas da qualidade. Além de ajudarem no fornecimento de informações pertinentes para a identificação e avaliação dos riscos, essas ferramentas também são valiosas no momento de planejamento para ações preventivas e corretivas.
Leia também: Ferramentas da Qualidade: Guia Completo para Excelência
Exemplos de matriz de probabilidade e impacto
Exemplo 01
Para entender melhor como funciona a Matriz de Probabilidade e Impacto, vamos considerar o seguinte exemplo:
Suponha que estamos trabalhando em um projeto para desenvolver um novo software de gerenciamento de ações. Aqui estão alguns riscos potenciais que enfrentaram durante o projeto:
- 1° Risco: Atraso na entrega do hardware necessário;
- 2° Risco: Problemas de compatibilidade com diferentes sistemas operacionais;
- 3° Risco: Falha na comunicação entre as equipes de desenvolvimento e testes;
- 4° Risco: Falha na integração do software com outras ferramentas de gerenciamento de projetos.
Agora, podemos avaliar cada um desses riscos com base em sua probabilidade e impacto. Por exemplo:
1° Risco:
A equipe notou problemas logísticos que possivelmente contribuíriam para o atraso da entrega no hardware. Nesse caso, existem grandes chances do risco realmente acontecer e, em uma situação como essa, o impacto seria relativamento alto para o andamento do projeto – atrasando todo o planejamento.
Probabilidade 4, Impacto 3
2° Risco:
Considerando o desejo da empresa de comercializar esse software, ela precisa pensar em formas de garantir que o produto se adeque a todos os sistemas operacionais, para que o negócio não perca clientes. Segundo a equipe responsável, a chance de incompatibilidade é pequena, mas existe. E se isso acontecesse, a empresa deixaria de fechar muitas vendas. Nesse sentido, ficou definido:
Probabilidade 2, Impacto 5
3° Risco:
Ainda durante as reuniões, foram notadas certas falhas de comunicação entre as equipes de desenvolvimento e de teste. Como ambos trabalham juntos, em equipe, e o trabalho de um depende do trabalho de outro, essa falha de comunicação possivelmente gerará retrabalho e, consequentemente, atraso no projeto. Portanto:
Probabilidade 3, Impacto 4
4° Risco:
Integração entre programas é bem importante quando se fala em gestão de qualidade. Pensar em processos integrados requer certa preocupação com o uso conjunto de várias ferramentas de gerenciamento de projetos. Entretanto, a equipe avaliou que essa falta de integração não faria com que a empresa perdesse muitos clientes e, por isso, o impacto é relativamente baixo. Além disso, conversando com os desenvolvedores, descobriu-se que a probabilidade dessa falta de integração é bem alta.
Probabilidade 5, Impacto 2
Usando um modelo básico de matriz de probabilidade e impacto, a empresa em questão chegou ao seguinte resultado:
Agora, podemos ver que o Risco 2 tem a maior pontuação, com uma probabilidade baixa, mas com um impacto muito alto. Isso significa que este é o risco mais crítico e deve receber maior atenção. Além disso, o Risco 3 também demanda certa atenção.
Exemplo 02
Vamos imaginar que uma empresa de varejo esteja planejando lançar uma nova linha de produtos de moda. Antes de lançar a linha, a empresa deseja avaliar os riscos envolvidos para minimizar os efeitos negativos no projeto.
01 – Identificar os riscos potenciais:
-
Atrasos na entrega de materiais;
-
Problemas de qualidade com os materiais recebidos;
-
Falhas no processo de fabricação;
-
Concorrência forte no mercado;
-
Baixa procura pelos produtos;
-
Problemas com logística de entrega;
02 – Avaliar a probabilidade:
Para cada um dos riscos identificados, a empresa deve avaliar a probabilidade de eles acontecerem. Por exemplo, uma empresa pode avaliar a probabilidade de atrasos na entrega de materiais em uma escala de 1 a 5, sendo 1 a probabilidade mais baixa e 5 a mais alta.
- Atrasos na entrega de materiais: 4;
- Problemas de qualidade com os materiais recebidos: 3;
- Falhas no processo de fabricação: 2;
- Concorrência forte no mercado: 5;
- Baixa demanda por produtos: 3;
- Problemas com logística de entrega: 2.
03 – Avaliação do impacto:
Em seguida, a empresa deve avaliar o potencial de impacto de cada risco caso causado. Por exemplo, uma empresa pode avaliar o impacto de uma baixa demanda pelos produtos em uma escala de 1 a 5, sendo 1 o impacto mais baixo e 5 o mais alto.
- Atrasos na entrega de materiais: 3;
- Problemas de qualidade com os materiais recebidos: 4;
- Falhas no processo de fabricação: 5;
- Concorrência forte no mercado: 4;
- Baixa demanda por produtos: 5;
- Problemas com logística de entrega: 4;
04 – Preencher a matriz:
Com base na probabilidade e no impacto, a empresa pode preencher uma matriz de probabilidade e impacto. Os riscos são colocados na posição correspondente na matriz. Nesse caso, a matriz ficaria da seguinte maneira:
05 – Priorizar os riscos:
Os riscos com alta probabilidade e alto impacto devem receber maior atenção. No exemplo acima, os riscos mais críticos seriam:
- Concorrência forte no mercado (alta probabilidade e alto impacto);
- Baixa demanda pelos produtos (alta probabilidade e alto impacto);
- Falhas no processo de fabricação (baixa probabilidade e alto impacto);
- Problemas de qualidade nos produtos recebidos (média probabilidade, alto impacto).
A empresa deve priorizar esses riscos e criar um plano de ação para tratá-los.
06 – Monitoramento e controle:
A empresa deve monitorar os riscos ao longo do projeto e tomar medidas para mitigar ou evitar os riscos mais críticos.
Por exemplo, a empresa pode reduzir o risco de uma baixa demanda pelos produtos investindo em pesquisa de mercado e marketing, ou reduzir o risco de falhas no processo de fabricação realizando testes de qualidade antes do lançamento da linha de produtos.
Em resumo:
A Matriz de Probabilidade e Impacto é uma ferramenta simples, mas eficaz para gerenciamento de riscos em projetos. Ao avaliar os riscos com base na probabilidade e seu impacto, a matriz ajuda os gerentes de projeto a priorizar e tratar os riscos mais críticos.Aplicando essa matriz em projetos, é possível tomar medidas preventivas e mitigar os riscos antes que eles possam afetar o projeto.
