Não é equívoco nenhum afirmar que os projetos são os grandes responsáveis pela melhoria contínua de uma organização. Em empresas, os projetos funcionam como esforços curtos em busca de um resultado previamente determinado, e eles são usados com frequência para a otimização de processos. O PMBOK é, nesse sentido, um guia que ajuda os gestores construírem projetos eficientes e estratégicos.
O que é PMBOOK?
O PMBOK é um guia publicado periodicamente criado pela PMI (Project Management Institute), uma instituição sem fins lucrativos que trabalha com profissionais experientes e renomados mundialmente de gestão de projetos. A sigla PMBOK significa Project Management Body of Knowledge, que pode ser livremente traduzido como Corpo de Conhecimento de Gerenciamento de um Projeto.
O PMBOK se encontra em sua sétima edição. Seus direcionamentos podem ser usados em empresas de diferentes setores de atuação, uma vez que praticamente todo o negócio conta com a realização de projetos.
A publicação se baseia em 12 princípios: serviço, time, stakeholders, valor, liderança, adaptabilidade, qualidade, complexidade, oportunidades e riscos, pensamento sistêmico, gerenciamento de mudanças e redução de custos. Além disso, ele é desenvolvido a partir de 3 pilares: Qualidade, Pontualidade e Inovação.
Como aplicar o PMBOK?
O PMBOK é um guia e, como tal, possui direcionamentos específicos para o gerenciamento pleno de projetos. Nesse sentido, ele divide a sua aplicação em 10 áreas, que funcionam como os “requisitos gerais” que as empresas precisam garantir, e em 5 etapas de implementação.
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As 10 áreas do PMBOK
Integração
A área de integração do PMBOK determina que toda a estrutura do projeto seja integrada, isto é, trabalhe juntos com um mesmo objetivo. Para que os processos funcionem, é imprescindível que as entradas e saídas nos projetos estejam em conformidade e entreguem uma qualidade previamente estabelecidas. Dessa forma, haverá a redução de gargalos na prática dos planos de ação de projetos.
Escopo
O escopo do projeto nada mais é do que a descrição de todas as etapas do projeto. Neste documento, é necessário que a organização faça uma lista de todas as atividades que serão desenvolvidas. Essa atividade serve para evitar a falta ou desperdício de um trabalho e para ajudar a direção a dividir e organizar as atividades entre seus colaboradores, assim como definir e gerenciar recursos.
Tempo
O PMBOK define projetos como esforços temporários. Dessa forma, a organização deve delimitar um tempo de início e fim de todo o projeto. Cada um dos processos também precisa ter prazos específicos, de acordo com suas características específicas. Apesar de todo o time ter que seguir o tempo definido, é possível fazer certos ajustes quando o projeto estiver em vigência.
Custos
Não é sempre, mas na grande maioria das vezes as empresas precisarão investir em determinados recursos para conseguir ter um projeto bem-sucedido. Nesse sentido, é importante que o orçamento seja definido logo no início, e ajustado conforme às necessidades. Absolutamente todos os custos devem entrar na conta final.
Qualidade
Se os projetos costumam ter como objetivo melhorar a qualidade dos processos da empresa, por que os processos do projeto em si não precisariam de gerenciamento da qualidade? Segundo o PMBOK, é super importante que a organização acompanhe a qualidade dos projetos, verificando se eles estão sendo colocados em ação como diz o escopo e se os resultados intermediários estão sendo atingidos.
Aquisições
O gerenciamento de aquisições é praticamente uma extensão do gerenciamento de custos. O responsável por essa área deverá mediar toda e qualquer compra, contratação ou contrato feitos para a realização plena do projeto. Nesse sentido, os colaboradores com essa função precisam avaliar estrategicamente quais são as melhores aquisições para a realidade da empresa.
Recursos
Tratar de recursos não é tão simples! Existe um mundo de itens que servem de apoio para o projeto. Esses recursos podem ser materiais, como os computadores, ou podem ser imateriais, como um curso de qualificação. Seja como for, seu gerenciamento é indispensável para o bom funcionamento de um projeto e, dessa maneira, eles precisam de consideração ainda na fase de planejamento.
Comunicação
Assim como o gerenciamento de aquisições é uma extensão do gerenciamento de custos, a comunicação é consequência direta da integração. Para que toda a estrutura do projeto trabalhe de forma integrada, é preciso que todos os envolvidos tenham conhecimento sobre as especificidades daquele projeto. O responsável pela comunicação precisa pensar na organização como uma verdadeira teia, se preocupando com todo o fluxo de informação.
Riscos
Assim como o próprio funcionamento da empresa tem seus riscos, os projetos também contam com ameaças específicas que devem ser consideradas na hora do planejamento. Os responsáveis pelo gerenciamento de riscos devem prever quais as prováveis ameaças e elaborar planos de ação prevenidos e, se for o caso, corretivos.
Partes interessadas
A implementação de um projeto impacta muitas pessoas! Não são apenas os clientes e nem somente os colaboradores da empresa que são afetados por um novo projeto, existe todo um ecossistema que faz parte, mesmo que indiretamente, dos processos da empresa. Nesse sentido, gerenciar partes interessadas se tornou a mais nova área de preocupação do PMBOK.
As 5 fases do PMBOK
Iniciação
A primeira fase do PMBOK é, de fato, extremamente inicial. A etapa de iniciação se refere à concepção plena do projeto, de quais são os resultados esperados com ele e se ele realmente é benefício para a empresa.
Planejamento
A fase de planejamento trata-se da prática das áreas do PMBOK. Nessa fase, é realizado o escopo do projeto e todas as informações são caracterizadas, definidas e comunicadas.
Execução
Chega, portanto, a hora de colocar a mão na massa. A fase de execução é uma consequência direta do planejamento e deve andar em conformidade com as delimitações do planejamento, exposto no escopo Mudanças devem ser apenas adequações, e não de base.
Monitoramento
Será que os projetos estão tendo os resultados esperados? O monitoramento constante dos processos que estão envolvidos nos processos é muito importante para avaliar se o planejamento está, de fato, sendo seguido.
Controle e Encerramento
O controle é uma consequência do monitoramento. Gargalos no caminho do projeto implicam em adequações. Como o projeto é um esforço temporário, a organização deve fazer o seu encerramento. Nesse sentido, outros novos projetos surgem em busca de melhoria contínua.
Objetivos e vantagens do PMBOK
O PMBOK é um grande aliado na estruturação de projetos. Seguir o que determina o guia, ajuda o gestor a ter certeza da construção de projetos bem estruturados e que, consequentemente, atingem os resultados esperados.
