Melhoria contínua e a cultura da qualidade já se tornaram onipresentes em todas as áreas de uma organização. A maneira como uma empresa planeja suas ações, implementa seus projetos e desempenho seus processos precisa considerar um pensamento de melhoria contínua e padrão de qualidade.

Dessa forma, a palavra de ordem em grandes organizações é buscar a melhoria contínua de seus negócios, processos e trabalho. Portanto, é preciso precisa incentivar uma filosofia e uma política de melhoria constante e sustentável em toda a sua organização.

O que é melhoria contínua?

Melhoria contínua nada mais é do que a prática de rever os processos de uma organização para encontrar os pontos que podem ser melhorados. Como consequência, as empresas que aplicam a política de melhoria contínua têm sua produtividade aumentada, percebem uma considerável diminuição de retrabalho, erros e desperdícios, encontram soluções mais criativas para seus problemas e, acabam tendo uma lucratividade maior.

Leia também: Ciclo PDCA: O Caminho para a Melhoria Contínua nas Empresas

Melhoria contínua deve ser uma política da empresa:

Processos de qualidade e melhoria contínua precisam ser mais que um slogan em um cartaz para realmente gerar resultados reais e revolucionar a maneira como uma empresa opera e lucra. Esses tópicos operam desde em simples mudanças na rotina da empresas, até em toda a estrutura global da organização.

Como aplicar melhoria contínua nas empresas?

Todas as empresas ganham aplicando melhoria contínua em sua estrutura. Entretanto, cada uma das organização devem aplicar a melhoria contínua de acordo com seu contexto, adaptando suas ações e estratégias com a maneira que a empresa opera e com os desejados esperados.

Ainda assim, existem algumas máximas da melhoria contínua que funcionam para todas as empresas. Na hora de aplicar essa política na sua organização, lembre-se:

Mudar é necessário

Há uma razão para os humanos resistirem à mudança: há um conforto naquilo que sabemos fazer. Embora o apelo do desconhecido seja atraente para alguns, é natural e reconfortante resistir a nos colocar em situações novas.

Mas, no mundo dos negócios, isso não é mais possível. Há não muito tempo, inúmeras empresas conseguiam manter a forma de produção de seus produtos e serviços, porque as pessoas confiavam em suas marcas e produtos e sabiam o que estavam obtendo. Entretanto, essa estratégia não funciona mais.

No século 21, na era da informação, as transformações estão acontecendo cada vez mais rápidas e intensas. Por isso, não é viável confiar nos sucessos do presente para a construção da empresa do futuro.

Cultura da qualidade deve estar envolvida em todos os processos

A cultura da qualidade é um pilar importante de melhoria contínua. É ela quem contribui no fortalecimento da ideia que as entregas da organização precisam estar dentro dos padrões de qualidade pré-determinados. Além disso, também é ela quem incita nos colaboradores a vontade de mudar, evoluir a forma com que eles trabalham.

Dessa forma, é urgente criar uma estratégia abrangente e dinâmica de melhoria contínua que possa ser compartilhada e comunicada por toda organização. Isso porque tratar a melhoria contínua do processo como um projeto único, para um pequeno grupo, é o caminho para ser esquecido assim que o primeiro projeto for concluído.

Em vez disso, use a cultura da qualidade para deixar claro para todas as áreas da organização que melhoria contínua é uma estratégia sólida nos grandes negócios, e que deve estar presente no trabalho de cada um dos profissionais da empresa e em todos os aspectos da organização.

Comece o quanto antes

De todas as decisões de gerenciamento do local de trabalho que você pode tomar, a melhoria contínua é a mais fácil de começar. Portanto: comece agora mesmo! Considere o que você tem que fazer hoje e encontre os pontos que podem passar por melhorias.

Todas as ações de melhoria contínua devem ser monitoradas e medidas, para que a organização tenha certeza que seus esforços resultaram em performance mais assertivas e produtivas. Além disso, como melhoria contínua é um processo contínuo, torna-se necessário acompanhar o seu progresso. A cultura de melhoria contínua precisa ser pensada todos os dias, em todos os processos.

Pense no futuro

Uma última dica para a criação de uma bem-sucedida estratégia de melhoria contínua no local de trabalho é usar os instrumentos certos, visando atingir as metas futuras. Ter uma imagem precisa do estado do seu estoque, projetos e indicadores de desempenho é fundamental para avaliar e planejar suas ações de melhoria futuras. 

Se você não medir e acompanhar suas ações, nunca saberá o que está funcionando e o que não está. Sim,  algumas melhorias podem ser feitas por intuição, entretanto, após uma melhoria inicial, dificilmente a organização saberá para onde ir em seguida.

Assim, é essencial planejar com cuidado cada passo do processo de melhoria contínua, e não apenas para os próximos dias ou meses, mas para as décadas futuras. Dessa forma, esse conceito deve ser parte integrante do processo de planejamento estratégico da organização. 

O que a ISO 9001 fala sobre melhoria contínua?

É quase impossível falar em cultura da qualidade, e consequentemente sobre melhoria contínua, e não mencionar uma das normas mais conhecidas e aplicadas no mundo a ISO 9001. A norma mãe da qualidade trata sobre os seguintes pontos:

Soluções para os desafios: 

Ainda somos um país muito imaturo na formação cultural em relação a outros países economicamente mais desenvolvidos, e isso vem nos trazendo dificuldade para o avanço acelerado das melhorias. Dessa forma, os desafios vão além dos esforços pela implantação.

Seu início começa com a conscientização da Alta Direção de que a implantação vai além dos benefícios da certificação. Depois, ainda precisamos investir em capacitação e espírito de equipe unida para conscientizar a todos sobre a implantação do sistema da qualidade!

Nesse sentido, é importante ressaltar que ainda há outras barreiras a serem superados. Por exemplo, entendimento da norma, resistência a mudanças, e outras culturas da empresa que se confrontam na hora da implantação. A solução fazer com a Alta Direção se envolva no projeto, garantindo que todos os profissionais tenham sua participação através do trabalho das gerências, supervisões e coordenações.

Colaboração participativa

Investindo em cultura da qualidade, normalmente os colaboradores começam a entender a grandiosidade do projeto de melhoria contínua, e até mesmo de suas subsistências. Nesse contexto, o sistema de gestão dá a empresa a estrutura necessária para monitorar e melhorar o desempenho em qualquer área de seu interesse.

Toda empresa gostaria de melhorar a forma na qual opera, quer isto signifique melhorar a sua participação no mercado, reduzir os custos, gerenciar o risco mais eficazmente ou melhorar a satisfação dos clientes. E, para isso, a ISO 9001 é de longe a estrutura de qualidade mais bem estabelecida.

A norma é utilizada atualmente por mais de 750 mil organizações em 161 países, e define o padrão não só para sistemas de gestão da qualidade, mas para sistemas de gestão em geral. Além disso, ela pode ajudar todas as organizações a obter sucesso através de uma melhora na satisfação dos seus clientes, da motivação dos colaboradores e da melhoria contínua.

Curso ISO 9001

A ISO 9001 é para quais empresas? 

A ISO 9001 é adequada para qualquer organização que busca melhorar a forma como trabalha e como é gerenciada. Entretanto, os melhores retornos sobre o investimento são obtidos pelas companhias que estão preparadas para implementá-la em toda a organização.

Ou seja, o investimento só vai realmente valer a pena se o sistema de gestão não se limitar a localidades específicas, departamentos ou divisões. Adicionalmente, a ISO 9001 foi desenvolvida para ser compatível com outras normas e especificações de sistemas de gestão, como por exemplo:

  • OHSAS 45001 de Saúde Ocupacional e de Segurança;
  • ISO 17025 para Laboratórios de Ensaios e Calibração;
  • ISO 14001 de Meio Ambiente.

Essas e outras normas podem ser integradas perfeitamente através de Gestão Integrada, pois muitas delas compartilham princípios comuns, e que trazem muita relevância para as empresas. Portanto a escolha de um sistema de gestão integrada pode agregar um excelente valor pelo investimento.

Dessa forma, é cada vez maior o número de empresas buscando a certificação junto à ISO 9001. Pois cada vez fica mais claro os benefícios obtidos a escolha deste caminho.

Um sistema de gestão de qualidade ISO 9001 irá ajudar a empresa a monitorar continuamente e a gerenciar a qualidade em todas as operações.

A gestão de qualidade proposta pela ISO 9001, guia a empresa dentro de moldes que ela busca alcançar, assim como suas metas, desempenhos e serviços consistentes. Dessa forma, com a ISO 9001, a empresa pode implantar processos que permitem a melhoria do funcionamento do seu negócio, em todos os níveis.

8 princípios de melhoria contínua, segundo a ISO 9001 

Os sistemas de gestão de qualidade definidos nesta norma são baseados em 8 princípios fundamentais para a melhoria do seu negócio. São eles:

  • Foco no cliente;
  • Liderança;
  • Envolvimento das pessoas;
  • Abordagem de processos;
  • Abordagem sistêmica da gestão;
  • Melhoria contínua;
  • Abordagem factual para tomadas de decisões;
  • Relações mutuamente benéficas com fornecedores.

O certificado da ISO 9001 auxilia as organização com:

  • Compromisso com acionistas;
  • Reputação no mercado; 
  • Satisfação do cliente; 
  • Vantagem competitiva.

Benefícios em aplicar a ISO 9001

Vantagem competitiva:

A Alta Direção deve liderar a ISO 9001, o que garante que a alta gerência tome uma abordagem estratégica a seus sistemas de gestão.  

O processo de auditoria e certificação assegura que os objetivos de negócio alimentem constantemente seus processos e práticas de trabalho, assegurando a potência máxima dos ativos. 

Melhoria na performance

A ISO 9001 ajuda os seus gerentes a elevar o desempenho de sua organização além dos concorrentes que não usam sistemas de gestão da qualidade.  A certificação também facilita a medição de desempenho e, consequentemente, melhora a gestão de risco do negócio. 

Atração de investimentos e remoção de barreiras comerciais

A certificação na ISO 9001 alavanca  reputação da marca de uma organização, sendo uma poderosa ferramenta de propaganda. O certificado da ISO 9001 é  uma clara mensagem a todas as partes interessadas de que esta é uma companhia comprometida com padrões reconhecidos de qualidade e com a melhoria contínua. 

Economia de dinheiro e recursos

Os benefícios financeiros das organizações que investiram e certificaram seus sistemas de gestão da qualidade na ISO 9001 incluem: 

  • Eficiência operacional;
  • Aumento das vendas;
  • Retorno aumentado sobre os ativos;
  • Maior rentabilidade. 

Otimiza as operações e redução de desperdícios

A auditoria de seu sistema de gestão da qualidade foca nos seus processos operacionais. Isto incentiva as organizações a melhorar a qualidade de seus produtos ou serviços providos, e ajuda a reduzir desperdícios e reclamações de clientes. 

Incentiva a comunicação interna

A ISO 9001 assegura que os colaboradores se sintam mais envolvidos por meio da comunicação interna da empresa.  As auditorias periódicas podem apontar mais cedo quaisquer fraquezas nas competências e descobrir quaisquer problemas no trabalho de equipe, colaborando para melhoria contínua.

Aumento da satisfação dos clientes 

A estrutura PDCA (Planejar, Fazer, Checar e Agir) da ISO 9001 assegura que as necessidades dos clientes foram atendidas. Fica claro que está havendo um aumento considerável no volume de práticas institucionais que têm surgido com o objetivo de melhorar continuamente a atuação das empresas, assim como estão procurando reduzir custos e aumentar o lucro. 

No entanto, nota-se que essas práticas nem sempre resultam em maior eficiência. Muitas vezes, os colaboradores não estão utilizando a ferramenta de forma mais adequada, ou até mesmo estão com uma visão incompleta do potencial da solução. 

Sendo assim, é importante que principalmente os gestores e a Alta Direção estejam engajados em pesquisas, e capacitação para sempre estarem aumentando o conhecimento e a percepção para “pensar fora da caixa”. 

Ferramentas para melhoria continua

Durante a busca pela implementação da política de melhoria continua e para atender a requisitos normativos, seja ou não da ISO,  algumas ferramentas da gestão da qualidade podem ser de muita ajuda, como por exemplo:

Preparamos um material com as 7 principais ferramentas de gestão da qualidade, de forma pratica e aplicável, você pode ter acesso a ele clicando aqui.

A gestão da ISO 9001 com o uso das ferramentas da qualidade aumentam a performance das empresas certificadas e a satisfação dos clientes, proporcionando uma maior satisfação aos colaboradores de uma forma geral.

Resumo sobre melhoria contínua e cultura da qualidade

Quando se fala em melhoria continua, gestão da qualidade e normas, o assunto costuma estar relacionado a dificuldades e burocracias. Porém, quando se pensa em todos os resultados que essas diretrizes trazem para os negócios, o pensamento muda.

Ter uma empresa sólida, com reconhecimento internacional, padronizada e acima de tudo preocupada com a satisfação de seus clientes faz toda a diferença para os negócios. O processo pode parecer ser desgastante e complicado, mas acredite, no final das contas ele será um divisor de águas e, com toda certeza, o retorno vem!

Automatize seu planejamento de melhoria contínua

Nosso Software de Gestão da Qualidade permite que você administre todo o ciclo de vida de seus documentos, gere ocorrências, crie planos de ação, se prepare para auditorias e garanta conformidade com as principais normas do mercado.

Clique aqui e invista em melhoria contínua de verdade 

Jorge Pimenta

Copywriter, Coordenador de Marketing e Comunicação, em busca de um Brasil com mais qualidade #P1BMQ.

Ver mais conteúdos de Jorge Pimenta

posts relacionados