Vamos falar sobre Automação do Sistema de Gestão da Qualidade?
Não há dúvidas de que ter um Sistema de Gestão da Qualidade ou SGQ bem estruturado é fator primordial para alcançar resultados melhores e aumentar a competividade no mercado.
Porém ainda existem muitas organizações que ou não dão devida atenção ou acreditam que não seja vantajoso essa pratica.
Neste artigo, você vai conhecer e entender os pontos mais relevantes que o SGQ impacta nas organizações.
E também de como a tecnologia pode e deve ser uma grande aliada neste processo, afinal, vivemos uma verdadeira transformação tecnológica.
Continue a leitura e conheça.
O que é um Sistema de Gestão da Qualidade
Antes de entrarmos na questão de automação, entenda melhor o conceito da Gestão da Qualidade.
O Sistema de Gestão da Qualidade ou SGQ é um conjunto de elementos interligados que são integrados na organização para atender à política da qualidade e os objetivos da empresa.
Através do SGQ a empresa consegue controlar e padronizar todos os seus processos, medir a eficácia das ações tomadas para atingir a qualidade.
Sendo assim, o Sistema de Gestão da Qualidade é uma ferramenta que tem o foco voltado para o interesse do cliente, além de buscar a melhoria continua dos processos.
Os princípios da gestão da qualidade
O Sistema de Gestão da Qualidade conta com alguns princípios que norteiam as organizações para a sua aplicação, que resumidamente tratam dos itens que uma organização precisa para ter sucesso em gestão da qualidade.
Agora, você vai conhecer um pouco mais sobre esses princípios.
Foco no cliente
Todos os conceitos da Qualidade permeiam em atender os requisitos dos clientes, consequentemente, a organização deve compreender as suas necessidades.
No entanto, as empresas não devem se conter apenas em atender essas necessidades, devem tentar superar as suas expectativas quando possível.
Liderança Proativa
Os líderes das empresas são responsáveis por nortear a organização, transmitir e manter a essência dela (cultura organizacional) e envolver todos os colaboradores em prol dos seus objetivos.
Entende-se como liderança proativa aquela na qual os líderes agem baseando-se em fatos (indicadores) para antever problemas.
Melhoria Contínua
De nada adianta seguir as diretrizes e princípios se a empresa não buscar evoluir e melhorar seus processos estando sempre junto ou acima do mercado com boas práticas, é ai que entra o princípio da Melhoria continua.
As organizações devem buscar a melhoria contínua de seus processos, visando aumentar cada vez mais o seu desempenho.
Para tal, um método que é recomendado a ser utilizado é o PDCA (Plan, Do, Check e Act), uma vez que esse método é amplamente utilizado no nicho corporativo, se destaca pela sua relativa facilidade de implementação e demonstra ser um método eficaz para resolver atribulações e gerar melhorias.
Decisão baseada em fatos
A abordagem em fatos na tomada de decisão consiste em analisar logicamente as informações e dados, muitas vezes provenientes de indicadores, de modo a tornar as análises mais confiáveis por possuir um maior embasamento lógico e isento de intuições e palpites.
Não há lugar para o achismo aqui, os dados estão presentes para serem utilizados e não apenas para serem métricas de vaidade.
Boa Relação com os Fornecedores
Não basta apenas focar na satisfação dos clientes, é necessário ter uma relação de benefícios mútuo com os fornecedores.
Uma vez que o fortalecimento dessa parceria garante a continuidade da aquisição dos insumos para o fornecimento dos produtos ou serviços prestados e a permanência de ambas no mercado.
Portanto leve o processo não complexo geral desde a aquisição de matérias primas até a venda para o consumidor final.
Abordagem de processo e Sistemática para a gestão
A abordagem de processo se baseia no estudo das entradas e das saídas da empresa, tornando assim mais fácil identificar onde há desvios de lucros e quais metas a serem estabelecidas.
Uma vez que o mapeamento dos recursos e compreensão dos métodos necessários para a realização desses processos permite identificar com maior eficiência as causas das não-conformidades e auxilia no estabelecimento de metas.
Já na abordagem sistêmica da gestão a empresa entende as ligações entre todos esses processos e as usam para perceber onde estão obtendo lucros e prejuízos.
Engajamento de todos
O envolvimento de todas as pessoas da organização com as suas metas, seus resultados e sua estratégia são cruciais para o crescimento da companhia.
Pois quando todos os colaboradores, independentemente do seu nível hierárquico, compreendem o impacto do seu trabalho no resultado final da empresa, o engajamento para o cumprimento das metas aumenta.
Para isso, também é necessário o treinamento adequado deles e maior participação dessas instâncias na resolução de problemas.
Importante salientar que esse engajamento deve partir principalmente da alta direção, não é um processo do meio para baixo e sim de cima para todos.
Benefícios do SGQ
Até agora levantamos várias questões que já devem ter mudado a forma como você pensava sobre as vantagens que o SGQ proporciona.
Mas, mesmo assim vale levantar alguns benefícios do SGQ nas Organizações, como:
- Elevar a satisfação e fidelização dos clientes;
- Reduzir custos operacionais;
- Engajamento dos colaboradores;
- Aumento da competitividade no mercado;
- Melhor lucratividade para a empresa;
- Melhoria contínua dos processos;
- Elevar o patamar do valor da marca;
- Aprendizagem e desenvolvimento de melhores práticas de qualidade;
- Diminuição de falhas e gastos com retrabalho.
Mas lembre-se para a implementação de um sistema de gestão da qualidade eficaz, é fundamental que as organizações tenham total conhecimento de seus processos, permitindo que a padronização e o atendimento aos requisitos estejam de acordo com as necessidades e com a cultura de cada empresa.
Quando o sistema é implementado sem esses conhecimentos pode-se obter resultados ao contrário do que os esperados, retrabalhos pela falta de informação sendo necessário retornar etapas anteriores até mais de uma vez.
Lembre-se, implementar o SGQ não se resume a só ter uma certificação como a ISO 9001 estampada na parede, e sim focar na evolução e melhorias para toda a organização, a certificação é o resultado de uma boa gestão.
A Automação no Sistema de Gestão da Qualidade
Até aqui, você entendeu os conceitos e benefícios do SGQ, porém você pode estar se perguntando “como que eu posso fazer isso?”.
Não precisa se preocupar, hoje com o avanço da tecnologia essa tarefa que parece ser tão trabalhosa ganha várias alternativas para tornar esta implementação mais prática.
Vamos abordar agora como a tecnologia pode ser de grande ajuda para realizar a automação em seu Sistema de Gestão da Qualidade.
Antes de aprofundarmos neste assunto, é importante ter em mente que um bom sistema de gestão da qualidade facilita na automação dos processos, permitindo tornaras informações do analogico para o digital, informações centralizadas como em planilhas, documentos ou um software de gestão.
Portanto, a automação dos processos dá maior liberdade no gerenciamento de processos, otimizando tempo e detectando falhas na execução diária das atividades, dando mais segurança e assertividade na tomada de decisão.
Vantagens da automação do SGQ
O número de benefícios da automação são vários, veja alguns exemplos:
- Armazenamento de dados em um único lugar, facilitando a emissão de relatórios e a tomada de decisão;
- Padronização de todos os documentos da sua organização, já que o próprio sistema oferece relatórios, planilhas e gráficos padronizados;
- Controle do acesso e alterações nos documentos, já que é possível identificar quem acesso, modificou arquivos, recebeu e respondeu e-mails;
- Controle de prazos e metas, facilitando o acompanhamento do desenvolvimento dos processos e das mudanças realizadas na sua organização;
- Acompanhamento dos indicadores, com base na evolução de cada KPI (Indicador-chave de desempenho) estabelecido em sua empresa.
Estas são só algumas, é importante lembrar que cada empresa possui necessidades especificas e isso reflete diretamente em como aplicar e aonde aplicar de acordo com o cenário de cada organização.
Por onde começar?
Tendo como principio básico, o começar bem, considerando um excelente planejamento, seguido de uma execução com foco na assertividade e envolvimento de todos.
Considerando a integração de partes envolvidas em todo o sistema de gestão, proporcionando um momento de verificação consistente, amparado por métricas que posteriormente promovam o aprendizado e melhoria continua de todo processo.
Podemos concluir que isso é o principio de um sistema de gestão integro e coeso.
A adoção e atendimento dos requisitos que compõem a NBR ISO 9001:2015, permitem uma decisão estratégica para uma organização, que pode ajudar a melhorar seu desempenho global e a prover uma base sólida para iniciativas de desenvolvimento sustentável.
Conclusão
Concluindo o artigo, você agora já conhece mais sobre aa Automação do Sistema de Gestão da Qualidade.
Resumindo o uso da tecnologia como aliada no contexto geral da Gestão da Qualidade, o quanto uma solução automatizada pode fazer a diferença nas rotinas administrativas.
Lembre-se que a gestão da qualidade não é apenas conseguir um certificado, ela deve ser incluída dentro da cultura da empresa.
Do contrário todos os esforços podem não alcançar o objetivo principal, que é ser referência e ter a vantagem competitiva de ser a primeira escolha na mente do consumidor.
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