Vivemos uma época em que a velocidade das transformações tecnológicas redefine constantemente a maneira como as organizações conduzem seus processos e operações. Nesse cenário, a gestão da qualidade opera como protagonista na garantia do sucesso de uma organização e na satisfação do cliente, sempre em busca da excelência operacional. Essa busca, antes ancorada em práticas tradicionais, tem sido revolucionada pela integração de soluções avançadas de automação de processos e digitalização massivas, uma vez que a capacidade de alinhar as estratégias de gestão da qualidade com as inovações tecnológicas tornou-se essencial para empresas que buscam não apenas sobreviver, mas prosperar em um ambiente cada vez mais complexo e exigente.
Assim, não se restringindo mais apenas à conformidade com padrões e regulamentações, investir no que se encontra relacionado à qualidade e na sua otimização se tornou uma abordagem estratégica que permeia todas as camadas de uma empresa, desde a concepção de produtos e serviços até a entrega ao cliente final, de modo que a garantia de processos eficientes e de alta qualidade não apenas fortalece a reputação de uma organização, mas também impulsiona a satisfação dos consumidores, promovendo a fidelização e abrindo portas para novas oportunidades de negócios.
No entanto, o desafio reside na capacidade de adaptar e aprimorar continuamente essas práticas em um mundo onde a mudança é a única constante. À medida que as empresas buscam se adaptar a um ambiente de negócios dinâmico, onde a agilidade e a precisão são imperativas, a integração de tecnologias avançadas na gestão da qualidade torna-se não apenas uma vantagem competitiva, mas uma necessidade estratégica. E é nesse contexto que a automação e digitalização se destacam como catalisadores essenciais, impulsionando a eficiência operacional, aprimorando a tomada de decisões e promovendo uma cultura de inovação.
O que é digitalização e automação de processos em gestão da qualidade
A digitalização dos processos na gestão da qualidade representa uma transição estratégica, migrando de arquivos físicos para um ambiente virtual, incorporando as vantagens da tecnologia moderna. Ao transferir informações para a nuvem, a dinâmica organizacional é transformada, proporcionando um acesso mais eficiente e flexível a dados importantes. Essa mudança simplifica a circulação de informações, habilita a equipe a acessar documentos de forma ágil e conveniente, independentemente da localização, e potencializa a eficácia operacional por meio de softwares, aplicativos, sistemas e sites.
O armazenamento em nuvem, além de prático, oferece uma solução organizada e sustentável, eliminando a necessidade de manter arquivos físicos volumosos, resultando em economia e agilidade nos processos. A automação complementa a digitalização, introduzindo eficiência operacional por meio da execução automatizada de tarefas e processos. Ela contribui para a redução de falhas, aumento da consistência e otimização do tempo na gestão da qualidade.
Sistemas automatizados monitoram continuamente os processos, identificam não conformidades instantaneamente e acionam alertas para intervenção imediata. A automação simplifica a análise de dados, contribuindo para a tomada de decisões informadas. A sinergia entre digitalização e automação redefine a gestão da qualidade, promovendo uma abordagem proativa e ágil, viabilizando estratégias e criatividade.
Essa combinação moderniza os processos de gestão da qualidade e estabelece as bases para uma cultura organizacional voltada para inovação e excelência contínuas. A empresa, ao incorporar a digitalização e automação, adapta-se às demandas do ambiente empresarial, posicionando-se como protagonista na busca por eficiência, qualidade e satisfação do cliente. Essa sinergia é um divisor de águas, redefinindo o paradigma operacional e impulsionando as organizações em direção a uma era de processos mais inteligentes e resultados impactantes.
As diferenças entre Digitalização e Automação de processos
As diferenças entre a digitalização e automação de processos residem, principalmente, na abordagem e na extensão do envolvimento humano no desenvolvimento de uma determinada atividade. A digitalização aprimora tarefas manuais, permitindo que funcionários usem ferramentas digitais. Já a automação opera de forma autônoma, sem intervenção humana.
Assim, no processo de digitalização, as atividades ainda dependem da atuação humana para serem executadas, embora de maneira mais eficaz e ágil graças às ferramentas digitais. Na automação, programadores definem tarefas para algoritmos e ferramentas operarem autonomamente, executando atividades específicas sem intervenção humana direta. Essas nuances na aplicação refletem diferentes níveis de sofisticação e autonomia nas operações organizacionais.
Como implementar esses processos
A digitalização de processos é um procedimento que demanda planejamento estratégico e paciência, avançando por etapas que incluem coleta, classificação, digitalização, indexação e consulta final de documentos. Este processo não é instantâneo, variando conforme as condições específicas dos procedimentos e as circunstâncias particulares da organização. A escolha das ferramentas é crucial, devendo estar alinhada às estratégias e objetivos da empresa.
Após a conclusão da transição digital, a reestruturação organizacional é essencial para sustentar o novo modelo a longo prazo, traçando estratégias alinhadas ao novo ambiente de trabalho. Capacitar os funcionários para lidar com a digitalização é fundamental, enquanto os processos manuais são reestruturados, moldando uma nova cultura e modelo de trabalho.
No que tange à automação de processos, a abordagem requer um planejamento estruturado em etapas. Inicialmente, é necessário mapear os processos existentes para identificar áreas propícias à automação. Em seguida, identificar atividades “problemáticas” que são suscetíveis a paralisações ou propensas a erros, sendo ideais para a automação. Compreender as necessidades específicas de cada processo é essencial para fornecer uma base clara para melhorias durante a automação.
Antes da implementação, uma análise financeira é vital para compreender os custos envolvidos e estimar as economias resultantes, garantindo alinhamento eficiente com o orçamento da organização. Uma pesquisa de mercado é essencial para a seleção das melhores ferramentas, considerando custos e qualidade. A preparação e capacitação da equipe são fundamentais para uma transição suave, guiando através das mudanças e oferecendo treinamentos. Por fim, documentar todas as decisões e resultados obtidos fornece uma base sólida para avaliar o sucesso da automação.
Benefícios da aderência a essas tecnologias
Comunicação interna aprimorada:
Ambos os processos, automação na gestão da qualidade e digitalização de processos, convergem para uma comunicação interna mais eficiente. Isso pois a automação facilita o compartilhamento instantâneo de dados entre membros da equipe, enquanto a digitalização permite a troca rápida de informações, eliminando a dependência de processos manuais.
Elevação da satisfação do cliente:
A automação na gestão da qualidade assegura a entrega consistente de produtos e serviços de alta qualidade, atendendo às expectativas dos clientes de maneira eficiente. Ao mesmo tempo, a digitalização expande o alcance de mercado, proporcionando uma experiência de compra conveniente e transparente, contribuindo também significativamente para a satisfação e fidelidade dos clientes.
Análise de dados estratégica e melhoria contínua:
Tanto a automação quanto a digitalização oferecem recursos avançados de análise de dados. A automação na gestão da qualidade permite coletar e analisar informações em tempo real, identificando tendências e oportunidades de melhoria. Da mesma forma, a digitalização facilita a análise de métricas e indicadores, fundamentando decisões estratégicas e impulsionando a busca pela excelência contínua.
Otimização dos processos:
Ambos os processos contribuem para a otimização dos procedimentos. A automação, ao substituir planilhas por sistemas digitais, torna as etapas do controle de qualidade mais ágeis e eficazes. Enquanto isso, a digitalização oferece acesso instantâneo a informações centralizadas, facilitando a consulta e análise dos dados, permitindo uma tomada de decisão mais informada e acertada.
Padronização e conformidade:
A padronização e conformidade são valores fundamentais tanto na automação quanto na digitalização. A automação permite criar quase que instantaneamente checklists e formulários alinhados às necessidades e exigências regulatórias. Da mesma forma, a digitalização simplifica processos de auditoria, colaborando na garantia que todas as etapas estejam em conformidade com as normas estabelecidas.
Monitoramento e rastreabilidade:
Tanto a automação quanto a digitalização oferecem monitoramento preciso e rastreabilidade completa. A automação registra informações em tempo real, desde a entrada da matéria-prima até a produção final, permitindo a identificação de falhas, enquanto a digitalização proporciona um controle maior e visão ampla sobre o processo produtivo, garantindo a qualidade dos produtos e a satisfação dos clientes.
Redução de Custos e Sustentabilidade:
Ambas as práticas contribuem para a redução de custos e sustentabilidade da organização. A automação, ao eliminar processos manuais, reduz desperdícios e aumenta a eficiência, enquanto a digitalização reduz o uso de papel e promove práticas sustentáveis.
Proteção de dados:
A proteção de dados é uma prioridade em ambas as abordagens. A automação assegura a segurança dos dados por meio de sistemas criptografados, enquanto a digitalização, ao salvar documentos em nuvem, previne a perda de informações e garante o acesso seguro aos documentos corporativos.
Possíveis desafios para digitalização e automação de processos
Infraestrutura:
Um dos desafios comuns tanto na digitalização quanto na automatização é a adequação da infraestrutura. Antes de migrar para o armazenamento em nuvem ou implementar sistemas automatizados, é preciso avaliar a extensão do armazenamento necessário. Isso envolve uma análise detalhada dos arquivos acumulados ao longo do tempo. Compreender a quantidade de componentes de armazenamento digital requeridos é essencial para determinar o que será necessário para uma transição suave e eficaz.
Planejamento:
O planejamento é um ponto crítico que afeta tudo, inclusive esses processos. Como já dito, ambos os processos demandam uma abordagem organizada e estruturada, envolvendo todos os níveis da empresa. Quanto mais extenso o histórico da empresa, mais detalhado o planejamento, categorizando informações de maneira minuciosa. A colaboração entre equipes e setores é fundamental nesse processo, performando a coleta, eliminação de dados desnecessários, alinhamento, definição de prioridades e a simplificação geral de tudo, para garantir uma transição suave.
Expertise:
A necessidade de expertise é um desafio também compartilhado por ambos os processos. Encontrar profissionais qualificados para conduzir a transição para o digital ou a implementação de sistemas automatizados é essencial e desafiador. Da mesma forma, o procedimento precisa ser bastante acertado, pois uma pesquisa cuidadosa é fundamental para evitar perdas de dados importantes ou falhas na segurança. Buscar por profissionais com experiência anterior nesse tipo de projeto acaba sendo bastante necessário para garantir o sucesso da operação, pois a contratação de especialistas com conhecimento específico minimiza os riscos associados à implementação de mudanças significativas nos processos operacionais da empresa.
