A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo auxiliar na priorização de problemas ou oportunidades em uma empresa. Neste artigo, separamos as principais informações sobre essa poderosa ferramenta da qualidade.
O que é Matriz GUT?
Matriz GUT é uma ferramenta de gestão mundialmente reconhecida muito útil para ajudar as empresas a priorizarem seus problemas e oportunidades. Nesse sentido, a sigla GUT representa as iniciais das palavras Gravidade, Urgência e Tendência, que são as variáveis que regem a execução dessa metodologia.
A Matriz GUT foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe em 1981, e é amplamente utilizada em empresas de diversos setores para a tomada de decisões estratégicas. Os idealizadores da ferramenta criaram um modelo de escala de 1 a 5 para avaliar cada uma das três variáveis da matriz.
Dessa forma, problemas e oportunidades identificados passam, individualmente, por essa análise. Nesse sentido, a matriz permite a identificação das questões que demandam maior atenção da empresa, que deve criar um plano de ação imediato.
Como usar a Matriz GUT?
A Matriz GUT utiliza três variáveis-chave: Gravidade, Urgência e Tendência. Para fazer o uso eficaz desta ferramenta, é importante entender como cada uma dessas variáveis funciona:
Gravidade:
Essa variável avalia a importância do problema ou oportunidade para a empresa. Ou seja, o quanto esse fator afeta os objetivos estratégicos e o bom funcionamento do negócio. Quanto mais grave o problema, maior será a pontuação atribuída a ele.
Dessa forma, é possível dizer que a gravidade está intimamente relacionada com as consequências, os impactos, que aquele problema gerará para a empresa se não for resolvido. Assim, absolutamente todos os itens que podem sofrer impactos pelo erro devem ser levados em consideração durante a análise. Os problemas podem, por exemplo, resultar na diminuição de lucros, ou mesmo na interação entre colaboradores.
Urgência:
Aqui, avaliamos o tempo disponível para agir em relação ao problema ou oportunidade. Quanto mais urgente, menor será o tempo disponível para tomar uma decisão e agir. Problemas que exigem ação imediata recebem uma pontuação mais alta nessa variável.
Suponhamos que um problema tem uma gravidade alta, mas o tempo para suas consequências começarem a aparecer é grande. Nesse caso, ele terá uma gravidade alta, mas uma urgência relativamente baixa. Mesmo com a máxima “não é porque um problema é grave que ele é urgente” sendo verdadeira, é importante avaliar se realmente vale a pena esperar para resolver a questão. A urgência precisa considerar todas essas nuances.
Tendência:
Essa variável analisa a possibilidade de o problema piorar ou a oportunidade se tornar mais difícil de aproveitar caso nenhuma ação seja tomada. Nesse sentido, é importante considerar se o problema está se agravando com o tempo ou se a oportunidade está se tornando menos viável. Assim, quanto maior a tendência de piora, maior será a pontuação atribuída.
Além da evolução, a tendência pode considerar se existe chance de o problema analisado ser o causador de outros novos problemas. Nesse sentido, a análise da tendência também é uma forma de avaliar a urgência. Se um problema for se agravando conforme a passagem do tempo, é possível que ele seja resolvido rapidamente (urgência).
Como aplicar a Matriz GUT?
Agora que entendemos as três variáveis, vamos ver como utilizá-las na Matriz GUT. O primeiro passo é identificar todos os problemas ou oportunidades que queremos avaliar. Em seguida, atribuímos uma pontuação de 1 a 5 para cada variável, considerando a gravidade, a urgência e a tendência de cada item.
Após pontuar todos os itens, multiplicamos as pontuações das três variáveis para cada problema ou oportunidade para definir a prioridade final. Isso nos dá um valor numérico que representa a prioridade de cada item. Nesse sentido, quanto maior o valor, mais prioritário é o problema ou oportunidade.
Por fim, com a matriz pronta, a empresa pode tomar decisões mais assertiva. As organizações poderão priorizar os problemas e oportunidades que estão no quadrante 1; agir de acordo com o tempo disponível para os itens do quadrante 2; lidar com a urgência dos itens do quadrante 3 e; finalmente, dedicar menos atenção aos itens do quadrante 4.
Exemplo prático de aplicação da Matriz GUT
Vamos utilizar um exemplo prático de aplicação da Matriz GUT em uma empresa fictícia de manufatura de produtos eletrônicos. Essa é uma forma de avançar um pouco da teoria e descobrir como a matriz funciona na prática. Como esse é um problema fictício, é importante que as empresas adaptem aos seus contextos para que o uso da ferramenta garanta eficiência organizacional.
Imagine que uma empresa identificou três problemas diferentes que precisam passar por análise e priorização:
- Problema 1: Atraso recorrente na entrega de fornecedores de componentes eletrônicos.
- Problema 2: Baixa taxa de qualidade dos produtos finais.
- Problema 3: Falta de treinamento adequado para os funcionários na linha de produção,
Agora, vamos atribuir pontuações de 1 a 5 para cada variável (gravidade, urgência e tendência) para cada um dos problemas:
Problema 1:
- Gravidade: 4 (impacto significativo nos prazos de entrega e na produção);
- Urgência: 5 (os atrasos são frequentes e estão afetando a produção atual);
- Tendência: 3 (possibilidade de agravamento caso a situação não seja resolvida).
Problema 2:
- Gravidade: 5 (afeta diretamente a qualidade dos produtos e a satisfação dos clientes);
- Urgência: 4 (necessidade de melhorar a qualidade para evitar prejuízos maiores);
- Tendência: 2 (possibilidade de redução da qualidade se nada for feito).
Problema 3:
- Gravidade: 3 (impacto na eficiência e na produtividade da linha de produção);
- Urgência: 3 (necessidade de treinamento para evitar erros e retrabalho);
- Tendência: 4 (piora progressiva na qualidade do trabalho se não houver ações corretivas).
Com as pontuações devidamente atribuídas, podemos calcular o valor numérico de cada problema multiplicando as pontuações das três variáveis:
- Problema 1: 4 x 5 x 3 = 60
- Problema 2: 5 x 4 x 2 = 40
- Problema 3: 3 x 3 x 4 = 36
Analisando a matriz, observamos que o Problema 1 (atraso recorrente na entrega de fornecedores) está no quadrante de alta gravidade, alta urgência e alta tendência. Isso indica que é um problema crítico que exige uma ação imediata.
Já o Problema 2 (baixa taxa de qualidade dos produtos finais) está no quadrante de alta gravidade, baixa urgência e baixa tendência. Dessa forma, apesar de ser um problema grave, não há uma urgência imediata, mas ainda assim é importante abordagem em um curto prazo.
O Problema 3 (falta de treinamento adequado) está no quadrante de baixa gravidade, baixa urgência e alta tendência. Nesse sentido, embora seja um problema com menor impacto, é recomendado que medidas sejam tomadas para evitar que a situação se agrave.
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Logo:
Com base nessa análise, a empresa pode definir ações prioritárias para resolver o Problema 1, como negociar com os fornecedores, buscar alternativas de suprimento ou otimizar a cadeia de suprimentos.
Para o Problema 2, a empresa pode investir em melhorias nos processos de controle de qualidade, treinamento dos funcionários e revisão dos procedimentos de produção.
Já para o Problema 3, é importante desenvolver um programa de treinamento adequado para os colaboradores da linha de produção e implementar medidas para garantir a atualização contínua de suas habilidades.
Ao utilizar a Matriz GUT, a empresa consegue identificar claramente as prioridades e concentrar seus esforços e recursos nos problemas que têm maior impacto e urgência. Dessa forma, é possível melhorar a eficiência, a qualidade e a satisfação do cliente, contribuindo para o sucesso do negócio.
Matriz GUT para oportunidades
O exemplo que tratamos usa a Matriz GUT para avaliar os problemas, mas não podemos deixar de levar em consideração que esta ferramenta também é muito útil para avaliar as oportunidades de mercado. Para isso, usamos a “gravidade” como um indicativo do quão relevante a oportunidade é para a organização. Nesse sentido, a escala de 1 a 5 vai de 01 – pouco impacto, para 05 – impacto extremo.
Já quando se fala em urgência, a empresa deve avaliar se é realmente necessário investir na oportunidade imediatamente, ou se é possível esperar. Dessa forma, é importante pensar em fatores impactos por essa oportunidade, como investimentos financeiros, construção de equipes ou mesmo contratação de novos colaboradores.
Ademais, quando falamos em tendências, a organização deve se perguntar: “essa oportunidade desaparecerá daqui algum tempo?”, ou mesmo: “essa oportunidade pode ficar maior daqui algum tempo?”. Assim como nos problemas, essa é uma forma de avaliar, inclusive, a urgência da oportunidade. Assim, mesmo que a Matriz GUT seja muito usada na avaliação de problemas, ela também é essencial na análise de oportunidades de mercado.
Objetivos e vantagens da Matriz GUT
A Matriz GUT é uma ferramenta útil para a gestão empresarial, permitindo a identificação e priorização de problemas e oportunidades de forma objetiva e estruturada. Dessa forma, um dos seus principais objetivos é auxiliar a tomada de decisões estratégicas e a definição de ações necessárias para a solução dos problemas identificados.
A utilização da Matriz GUT é simples e adaptável a a diferentes realidades empresariais. Além disso, a Matriz GUT também permite a visualização clara dos problemas mais críticos e urgentes, evitando que a empresa perca tempo e recursos em questões menos relevantes.
Porém, é importante ressaltar que a Matriz GUT não deve ser utilizada como a única ferramenta para gestão empresarial. Nesse sentido, recomenda-se a combinação com outras técnicas e metodologias para que a empresa possa obter uma visão mais completa e abrangente dos seus problemas e oportunidades.
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