A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo auxiliar na priorização de problemas ou oportunidades em uma empresa. Por isso, neste artigo separamos tudo que precisa saber para entender e aprender a usar essa poderosa ferramenta da qualidade.
Boa leitura!
Origem
A Matriz GUT foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe em 1981, e é amplamente utilizada em empresas de diversos setores para a tomada de decisões estratégicas.
A sigla GUT representa as iniciais das palavras Gravidade, Urgência e Tendência.
Essas três variáveis são avaliadas em uma escala de 1 a 5, para cada problema ou oportunidade identificada, e combinadas em uma matriz que permite a identificação das questões que demandam maior atenção e ação imediata.
Como funciona a Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão muito útil para ajudar as empresas a priorizarem seus problemas e oportunidades.
Ela utiliza três variáveis-chave: Gravidade, Urgência e Tendência.
Vamos entender como cada uma delas funciona:
- Gravidade:
Essa variável avalia a importância do problema ou oportunidade para a empresa.
Ou seja, o quanto esse fator afeta os objetivos estratégicos e o bom funcionamento do negócio. Quanto mais grave o problema, maior será a pontuação atribuída a ele.
- Urgência:
Aqui, avaliamos o tempo disponível para agir em relação ao problema ou oportunidade.
Quanto mais urgente, menor será o tempo disponível para tomar uma decisão e agir. Problemas que exigem ação imediata recebem uma pontuação mais alta nessa variável.
- Tendência:
Essa variável analisa a possibilidade de o problema piorar ou a oportunidade se tornar mais difícil de aproveitar caso nenhuma ação seja tomada.
É importante considerar se o problema está se agravando com o tempo ou se a oportunidade está se tornando menos viável.
Quanto maior a tendência de piora, maior será a pontuação atribuída.
Como aplicar a Matriz GUT?
Agora que entendemos as três variáveis, vamos ver como utilizá-las na Matriz GUT.
Primeiro, identificamos todos os problemas ou oportunidades que queremos avaliar.
Em seguida, atribuímos uma pontuação de 1 a 5 para cada variável, considerando a gravidade, a urgência e a tendência de cada item.
Após pontuar todos os itens, multiplicamos as pontuações das três variáveis para cada problema ou oportunidade. Isso nos dá um valor numérico que representa a prioridade de cada item.
Quanto maior o valor, mais prioritário é o problema ou oportunidade.
Por fim, com a matriz pronta, a empresa pode tomar decisões mais assertivas.
Ela pode priorizar os problemas e oportunidades que estão no quadrante 1, agir de acordo com o tempo disponível para os itens do quadrante 2, lidar com a urgência dos itens do quadrante 3 e, por fim, dedicar menos atenção aos itens do quadrante 4.
Exemplo prático de aplicação da Matriz GUT
Vamos utilizar um exemplo prático de aplicação da Matriz GUT em uma empresa fictícia de manufatura de produtos eletrônicos.
A empresa identificou três problemas diferentes que precisam ser analisados e priorizados:
Problema 1: Atraso recorrente na entrega de fornecedores de componentes eletrônicos.
Problema 2: Baixa taxa de qualidade dos produtos finais.
Problema 3: Falta de treinamento adequado para os funcionários na linha de produção.
Agora, vamos atribuir pontuações de 1 a 5 para cada variável (gravidade, urgência e tendência) para cada um dos problemas:
Problema 1:
- Gravidade: 4 (impacto significativo nos prazos de entrega e na produção)
- Urgência: 5 (os atrasos são frequentes e estão afetando a produção atual)
- Tendência: 3 (possibilidade de agravamento caso a situação não seja resolvida)
Problema 2:
- Gravidade: 5 (afeta diretamente a qualidade dos produtos e a satisfação dos clientes)
- Urgência: 4 (necessidade de melhorar a qualidade para evitar prejuízos maiores)
- Tendência: 2 (possibilidade de redução da qualidade se nada for feito)
Problema 3:
- Gravidade: 3 (impacto na eficiência e na produtividade da linha de produção)
- Urgência: 3 (necessidade de treinamento para evitar erros e retrabalho)
- Tendência: 4 (piora progressiva na qualidade do trabalho se não houver ações corretivas)
Com as pontuações atribuídas, podemos calcular o valor numérico de cada problema multiplicando as pontuações das três variáveis:
- Problema 1: 4 x 5 x 3 = 60
- Problema 2: 5 x 4 x 2 = 40
- Problema 3: 3 x 3 x 4 = 36
Analisando a matriz, observamos que o Problema 1 (atraso recorrente na entrega de fornecedores) está no quadrante de alta gravidade, alta urgência e alta tendência. Isso indica que é um problema crítico que exige uma ação imediata.
Já o Problema 2 (baixa taxa de qualidade dos produtos finais) está no quadrante de alta gravidade, baixa urgência e baixa tendência.
Apesar de ser um problema grave, não há uma urgência imediata, mas ainda assim é importante ser abordado em um curto prazo.
O Problema 3 (falta de treinamento adequado) está no quadrante de baixa gravidade, baixa urgência e alta tendência.
Embora seja um problema com menor impacto, é recomendado que medidas sejam tomadas para evitar que a situação se agrave.
Logo:
Com base nessa análise, a empresa pode definir ações prioritárias para resolver o Problema 1, como negociar com os fornecedores, buscar alternativas de suprimento ou otimizar a cadeia de suprimentos.
Para o Problema 2, a empresa pode investir em melhorias nos processos de controle de qualidade, treinamento dos funcionários e revisão dos procedimentos de produção.
Já para o Problema 3, é importante desenvolver um programa de treinamento adequado para os colaboradores da linha de produção e implementar medidas para garantir a atualização contínua de suas habilidades.
Ao utilizar a Matriz GUT, a empresa consegue identificar claramente as prioridades e concentrar seus esforços e recursos nos problemas que têm maior impacto e urgência.
Dessa forma, é possível melhorar a eficiência, a qualidade e a satisfação do cliente, contribuindo para o sucesso do negócio.
Conclusão
A Matriz GUT é uma ferramenta útil para a gestão empresarial, permitindo a identificação e priorização de problemas e oportunidades de forma objetiva e estruturada.
Ela auxilia na tomada de decisões estratégicas e na definição de ações necessárias para a solução dos problemas identificados.
A utilização da Matriz GUT é simples e pode ser adaptada a diferentes realidades empresariais.
Além disso, a Matriz GUT também permite a visualização clara dos problemas mais críticos e urgentes, evitando que a empresa perca tempo e recursos em questões menos relevantes.
Porém, é importante ressaltar que a Matriz GUT não deve ser utilizada como a única ferramenta para gestão empresarial.
Ela deve ser combinada com outras técnicas e metodologias para que a empresa possa obter uma visão mais completa e abrangente dos seus problemas e oportunidades.
Até a próxima!
P.S: Leia mais sobre ferramentas da qualidade clicando aqui.
