BPMS é uma sigla para Business Process Management Suite (ou System), que pode ser traduzido como Sistemas para Gestão de Processos de Negócios. Dessa forma, BPMS são ferramentas que otimizam e automatizam a execução de atividades e processos de uma empresa.
Nesse sentido, eles são essenciais para um gestor desenvolver o planejamento e a execução de planos de ação assertivos, direcionados exatamente para eliminar os gargalos que costumam aparecer durante a execução de um processo.
O que é BPMS?
Os BPMS são sistemas que integram e mapeiam toda a organização, possibilitando a modelagem dos processos e automatização da sua gestão, propiciando o controle e monitoramento dos processos em todo o seu fluxo.
Os BPMS funcionam como a arquitetura do negócio. Através dessa tecnologia, é possível acompanhar a execução das etapas do processo, aplicar regras e até mesmo simular cenários.
Qual a diferença entre BPM e BPMS?
A diferença entre BPM e BPMS é simples: BPMS é a principal forma de uma organização colocar o BPM em vigência de forma eficiente e funcional. A sigla BPM significa Business Process Management ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio e funciona a partir de ações que planejam, modelam e analisam processos empresariais em busca de melhoria contínua
Nesse sentido, o principal objetivo de um BPM é melhorar consideravelmente o desempenho de uma empresa. Para isso, ele tem foco nos processos que reduzem custos, aumentam a produtividade e a eficiência e, consequentemente, aumentam a autoridade perante os concorrentes.
Como são muitos os processos e as etapas que precisam ser monitoradas pelo BPM, o gerenciamento se torna praticamente impraticável sem um sistema de automatização. Além de facilitar as tarefas diárias, o BPMS é um grande aliado na hora de diminuir erros de monitoramento e planos de ação.
E o BPMN?
E ainda no mundo do BPM, existe o BPMN, que foi traduzido para o português como Modelo e Notação de Processos de Negócios. Os processos empresariais precisam ser desenhados para que a equipe consiga colocá-los em ação de forma a serem executados como foram pensados para que eles alcancem os resultados esperados.
É pelo BPMN que a empresa define quem, o quê, como, quando e com quais ferramentas os processos serão feitos. A representação geralmente é feita por meio de gráficos e símbolos, que devem ser entendidos por todos os colaboradores. O BPMS também pode ajudar nessa etapa, automatizando a modulação e os desenhos de processos feitos durante a fase de BPMN.
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Os pilares de um BPMS
Os componentes, ou pilares, de um BPMS correspondem às funções que um BPMS oferecerá para a empresa. Esses componentes variam de acordo com o sistema escolhido. As opções de BPMS gratuitas geralmente só têm a automatização dos documentos dos processos. Entretanto, existem sistemas com várias outras funções que tornam a gestão de processos muito mais fácil, por exemplo:
Formulário dinâmicos e estáticos
Alguns sistemas de BPMS criam formulários eletrônicos dinâmicos ou estáticos que podem ser usados tanto na comunicação com os clientes, quanto em análises de desempenho, gerenciamento de dados e na prática de planos de ação.
Estes formulários podem ser feitos automaticamente, por meio de dados de processos colhidos e armazenados no software. Além disso, eles costumam ter a opção customizável de preenchimento dos campos e a personalização conforme a cultura da empresa.
Ferramenta de documentação dos processos
Este pilar do BPMS está bastante ligado ao BPMN, sendo a automação da tarefa de modelação dos processos. Além do desenho, os sistemas de BPMS também costumam ter uma ferramenta de organizações de processos. Nesse caso, o sistema cria uma “galeria” de cada processo com todos os documentos importantes.
Ademais, alguns sistemas ainda contam com uma preocupação gráfica e de design dos processos e documentos gerenciados. Isso torna o acesso mais intuitivo e, consequentemente, aumenta a produtividade.
Gerenciamento dos responsáveis
Muitas empresas possuem processos com várias etapas. Principalmente em organizações que têm equipes maiores, esses tipos de processos costumam ter vários responsáveis e diversos passos de aprovação. Sem um BPMS, pode ser confuso e difícil definir de quem é a responsabilidade de cada fase do processo e acompanhar a finalização das tarefas.
Vale mencionar que os sistemas não costumam ser rígidos. Assim, é possível mudar os responsáveis pelas etapas do processo em qualquer momento. Além disso, é viável o acompanhamento de metas e objetivos.
Automação
Muitos dos processos funcionam como fórmulas matemáticas dentro de uma empresa. Isto é, as mesmas ações sempre darão os mesmos resultados. Esse tipo de processo pode (e em muitos casos deve) ser automatizado, aumentando a produtividade da empresa e reduzindo o número de erros processuais.
Histórico de processos
Uma das razões de investir em um BPM, e consequentemente em um BPMS, é a busca por melhoria contínua de processos. Para isso, é comum a necessidade de alterações nos processos que melhorem o desempenho das empresas. Entretanto, mesmo com mudanças, é crucial ter o documento original a título de comparação e acompanhamento de resultados.
Dessa forma, os melhores sistemas de BPMS permitem novas versões de um documento, sem a alteração do original. Além disso, se necessário, também é possível corrigir documentos de processos já publicados.
Regras
É preciso definir uma meta, a estipular um plano de ação e e tomar outras decisões empresariais a partir de algumas regras, sendo intuitivas ou concluídas depois de estudos de caso.
Alguns sistemas de BPMS conseguem entender a lógica dessas regras e aplicar automaticamente nos processos. Dessa forma, eles geralmente dão sugestões de melhorias, que a gestão, depois de analisar, acatam ou não.
Colaboração
Algumas empresas precisam ter contato direto com seus clientes. Além disso, é sempre bom que todos os setores consigam se comunicar em um sistema integrado, com acesso a documentos e mídias. Nesse sentido, os sistemas BMPS podem ajudar também nessa integração, criando canais de comunicação com todos os envolvidos nos processos.
Acompanhamento de resultados
KPIs, gráficos de desempenho, relatórios… São inúmeras as formas de acompanhar resultados e garantir melhorias de processos futuros. Dessa forma, construção manual desses indicadores pode fazer um colaborador perder um dia todinho de produtividade e ainda obter resultados não tão coerentes.
Nesse sentido, é bastante interessante o uso de um sistema BPMS que crie essas planilhas automáticas. O sistema geralmente tem a opção de definir os indicadores e os resultados específicos que a gestão precisa analisar.
Documentação na nuvem e acesso a sistemas externos
A possibilidade de subir todas as documentações da empresa na nuvem melhoram (e muito) a rotina da organização por dois motivos: não é necessário ter um espaço físico e adequado, diminuindo gastos, e há a possibilidade desses documentos serem acessados de qualquer lugar do mundo.
Além disso, algumas organizações possuem dados e documentos em sistemas externos, sendo interessante a integralização em um só lugar. Um bom sistema de BPMS consegue resolver essas duas questões, colocando documentos na nuvem e permitindo acesso a sistemas externos, geralmente suportando os principais protocolos do mercado (HTTP/REST, SOAP).
Automatização de processos com BPMS
Empresas que ainda são iniciantes na automatização de processos e no investimento em tecnologia podem apresentar algumas dúvidas sobre quais os processos automatizar pelo BPMS. A resposta é simples: todos os processos costumam ser automatizáveis, mas é preciso levantar uma outra questão: será que vale a pena automatizar todos eles?
A resposta para ela pergunta passa por algumas variantes. A primeira (e possivelmente a mais importante de todas) é o quanto a empresa pode investir nesse processo de automatização. Existem sistemas que custam mais e podem não caber no orçamento de todas as organizações, principalmente as menores. Por isso, é importante saber priorizar alguns processos.
Para isso, é preciso responder três perguntas:
- Quanto sua estratégia de negócios deve a esse processo?
- Em quantos setores esse processo está envolvido?
- Esse processo envolve muito trabalho humano?
É interessante dar prioridade para automatizar com um sistema de BPMS os processos que:
- São essenciais para a estratégia de negócios da sua empresa. Isto é, é a base para a execução de outros processos e colocam eles em prática todos os dias na organização.
- Transita por muitos setores da empresa e vários gestores têm esse processo como base para a construção de estratégias e prática das tarefas diárias.
- Sua construção envolve muito trabalho manual humano, demandando tempo e estando sujeito a um grande número de erros processuais.
Como escolher um BPMS?
Ok, uma vez entendido a importância de um BPMS para empresas que valorizam seus processos e buscam melhoria contínua, chegou o momento de escolher o melhor sistema de BPMS para sua empresa. Com tantas opções no mercado, é preciso analisar bem para tomar uma decisão, e o gestor deve levar em consideração os seguintes pontos:
- Possui os pilares ou componentes que automatizem os processos que minha empresa precisa?
- Se eu encontrar problemas de usabilidade no sistema, eu terei um suporte adequado que resolverá rapidamente minhas questões?
- O sistema é intuitivo, simples e todos os colaboradores vão conseguir acessar sem muita dificuldade?
- O sistema atende à cultura da empresa?
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As vantagens de um BPMS
A aplicação de um sistema BPMS oferece uma série de vantagens na gestão de processos, tratando-se de uma importante ferramenta para o alcance da excelência organizacional.
- Controle de processos;
- Transparência dos processos;
- Entendimento do fluxo de trabalho;
- Redução de desperdícios;
- Otimização dos processos;
- Agilidade na operacionalização;
- Geração de dados robustos e confiáveis.
Dessa forma, é possível concluir que a escolha de investimento em um sistema BPMS é um passo fundamental para empresas que desejam enxergar com clareza os pontos de melhoria da organização, registrar as etapas, o fluxo do processo e garantir a sua execução eficaz.
