A auditoria da qualidade desempenha um papel fundamental na estrutura e solidez de uma empresa, principalmente perante o mercado e seus públicos de interesse. Assim, a auditoria da qualidade não é uma adversária, mas sim uma aliada crucial na gestão, proporcionando validação vital para a atuação competitiva no mercado e, por isso, os profissionais devem parar de encará-la como uma forma de apreensão.
Além disso, a exigência dos consumidores é cada vez maior, e precisa ser cada vez mais considerada. Diante de tal cenário, a gestão da qualidade se torna um dos pilares mais importantes para o sucesso de qualquer empresa.
Nesse sentido, a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) acaba sendo indispensável, e a auditoria da qualidade mensura a eficácia desse sistema. Portanto, como parte fundamental do SGQ, a auditoria avalia detalhadamente os processos, verificando conformidade e eficácia na implementação dos requisitos estabelecidos pelas normas, resoluções e regulamentações.
O que é auditoria da qualidade?
A auditoria da qualidade é uma avaliação meticulosa das atividades desenvolvidas em uma empresa que visa verificar se os processos estão em conformidade com o planejado, se estão sendo bem executadas e se atendem aos padrões estabelecidos.
A qualidade, por sua vez, é associada a critérios e expectativas, e respeito à conformidade de algo – produto, serviço ou norma – com requisitos pré-estabelecidos, que podem ser avaliadas em essência e desempenho. Geralmente normas, como a ISO 9001, descrevem esses requisitos.
Dessa forma, a auditoria da qualidade atua como um instrumento gerencial que, avalia as ações e resultados previstos de um sistema de qualidade, desempenhando um papel construtivo no controle da qualidade e, consequentemente, na prevenção de possíveis problemas.
Ao identificar se os processos estão alinhados às diretrizes estabelecidas pela empresa, o auditor contribui para a melhoria contínua, sendo esse processo de análise e lapidação uma oportunidade de revisar e aprimorar o sistema. Assim, a empresa assegura a satisfação de partes interessadas, fortalecendo competitividade, posição no mercado e resposta do público.
Quem faz a auditoria da qualidade?
Em relação à execução e condução desse processo, as auditorias da qualidade são conduzidas por profissionais independentes e qualificados, seguindo critérios e normas estabelecidos pela a ISO 19011 e seus referenciais. As diretrizes estipuladas pela norma delineiam a condução da auditoria, a atitude dos auditores, suas qualificações e a permissão para atuar em diversos setores empresariais.
No caminho percorrido para se alcançar a chancela na auditoria, são performadas auditorias tanto externas quanto internas, de forma complementar, havendo, em cada cenário, diretrizes e conjuntos de normas próprios. Nesses processos se destacam as normas ISO 19011 e ISO 9001.
Leia também: ISO 19011 – Padronização de Auditorias Internas e Externas
Qual o objetivo da auditoria da qualidade?
A auditoria da qualidade serve para assegurar a conformidade dos processos e impulsionar a melhoria contínua na estrutura da organização. Assim, seu principal objetivo é melhorar o desempenho operacional da empresa e, consequentemente, elevar a satisfação dos consumidores.
Ao proporcionar uma visão abrangente do ambiente organizacional, as auditorias desempenham um papel estratégico na promoção de práticas eficazes para identificar oportunidades de aprimoramento em conformidade com o padrão estabelecido, bem como no impulsionamento da excelência e a competitividade da organização no mercado.
Essa abordagem sistemática contribui para o fortalecimento da cultura de qualidade, alinhando os processos internos às expectativas do cliente e aos requisitos regulatórios. Dessa forma, as auditorias transcendem a mera conformidade, servindo como uma ferramenta valiosa para fomentar a excelência operacional e sustentar a relevância e competitividade das organizações no cenário empresarial.
Como fazer uma auditoria da qualidade?
Implementar uma auditoria da qualidade eficaz é um processo estratégico que envolve diversas etapas essenciais. Para tal, com disciplina e respeitando os procedimentos, a realização de uma auditoria bem-sucedida requer um planejamento minucioso, alinhado às diretrizes da ISO 9001 e, idealmente, também da ISO 19011.
Etapas da auditoria da qualidade:
De maneira abrangente, considerando as normas mencionadas, subdivide-se as auditorias em cinco etapas, sendo elas:
1. Planejamento:
Antes de dar início à auditoria, é necessário e importante realizar um planejamento detalhado, conforme diretrizes estabelecidas pela ISO 9001. Para cada auditoria específica, um novo e personalizado plano prático deve ser elaborado, delineando claramente as atividades e abordagens a serem adotadas.
O ideal é que um documento padrão seja desenvolvido para garantir que todas as auditorias sigam critérios consistentes a partir dos padrões estabelecidos e aplicado, levando em consideração também resultados já obtidos.
2. Escolha dos auditores:
A seleção cuidadosa dos auditores internos é uma etapa crucial para o sucesso da execução da auditoria da qualidade. Assim, os auditores devem ter capacitação para tal, e, acima de tudo, ser imparciais no desempenho dessa função.
Nesse sentido, é interessante considerar a contratação de uma equipe externa para a auditoria pode facilitar a manutenção dessa imparcialidade. Para além disso, esses profissionais devem garantir a integridade dos dados relatados, uma vez que influenciam em decisões importantes no processo e na organização.
3. Análise das não conformidades:
Todas as questões identificadas como não conformes durante a auditoria devem ser cuidadosamente analisadas, visando criar procedimentos que evitem sua repetição. O foco deve ser na eliminação do erro, sem buscar culpados, pois não é esse o objetivo base do exercício.
Dessa forma, a análise das não conformidades é uma oportunidade para identificar problemas que podem passar por melhorias, contribuindo para aprimorar continuamente os processos. Assim, essas inconformidades servem como lições para a própria organização.
4. Reunião de fechamento:
A reunião de fechamento também é bastante relevante, e envolve líderes de cada área auditada. Durante essa reunião, o relatório dos auditores é apresentado e os resultados são discutidos. Quanto mais os participantes estiverem alinhados com as normas da ISO 9001 e atentos às melhorias necessárias, mais eficiente será essa etapa.
5. Proposição de ações de melhoria:
Por fim, após identificar o que precisa ser aprimorado, o próximo passo é propor ações de melhoria para cada setor. Essas ações devem ser desenvolvidas em conjunto com todos os colaboradores da área, estabelecendo um cronograma para a implementação. O objetivo é garantir a correção das não conformidades idealmente, até a próxima auditoria interna.
Tipos de auditoria da qualidade:
Existem diferentes tipos de auditorias, cada uma com objetivos diferentes e atendendo a necessidades específicos. Elas alcançam desde auditorias internas, até avaliações externas de fornecedores e certificações normativas. Nesse sentido, os principais e mais conhecidas tipos de auditoria são:
1. Auditoria de 1ª Parte
- Definição: As auditorias de 1ª parte referem-se às auditorias internas realizadas pela própria empresa.
- Objetivo: Geralmente conduzidas por colaboradores qualificados, essas auditorias têm como objetivo ajudar na adequação de um sistema de gestão, identificando itens não atendidos e permitindo a criação de planos de ação para tratar as questões levantadas.
- Características: Executadas por profissionais familiarizados com os processos e o contexto da organização, as auditorias internas tendem a oferecer um diagnóstico preciso e personalizado, identificando pontos de melhoria e falhas que poderiam passar despercebidos em outros contextos.
- Observação: Algumas empresas optam por terceirizar auditorias internas para evitar conflitos de interesse ou fatores pessoais que possam interferir no processo.
2. Auditoria de 2ª Parte
- Definição: As auditorias de 2ª parte, também conhecidas como “auditorias no fornecedor”, são realizadas externamente nos fornecedores da empresa.
- Objetivo: Avaliam critérios importantes para a organização que contrata produtos ou serviços, examinando rotinas e execução de processos que impactam diretamente na qualidade dos produtos recebidos.
- Realização: Pode ser conduzida por representantes da empresa contratante, desde que possuam as competências necessárias, ou terceirizada para empresas especializadas.
- Contexto: Integrada a um processo de avaliação de fornecedores, essa auditoria visa atestar a capacidade do fornecedor em atender às necessidades e expectativas da organização contratante.
3. Auditoria de 3ª Parte
- Definição: As auditorias de 3º parte são externas, sendo a própria empresa auditada, não um fornecedor.
- Objetivo: Averiguar requisitos legais e regulamentares, como certificações em normas ISO 9001:2015 ou ISO 17025:2017, etc.
- Avaliação: Examina se a empresa cumpre os critérios da norma à qual se propôs atender, sendo um processo de certificação mais amplo e formal.
- Exemplos: Auditorias do INMETRO e Anvisa são exemplos desse tipo de auditoria, atestando a conformidade dos processos da empresa frente a normas ou regulamentações específicas.
Como a tecnologia pode apoiar no processo de auditoria da qualidade e certificação?
A tecnologia desempenha um papel crucial na melhoria dos processos de auditoria e certificação, oferecendo eficiência, precisão e transparência. Aqui estão algumas maneiras como a tecnologia pode contribuir para esses processos:
1. Automatização de Tarefas Repetitivas:
Utilização de um software para automatizar tarefas rotineiras, como coleta e análise de dados, reduzindo a probabilidade de erros humanos e permitindo que os auditores se concentrem em tarefas mais complexas.
Análise de Big Data:
Ferramentas de análise de big data podem processar grandes conjuntos de dados em tempo real, identificando padrões e anomalias que podem ser essenciais para a auditoria.
Blockchain:
O uso de tecnologia de blockchain pode garantir a integridade e a rastreabilidade dos dados. Isso é especialmente útil em processos de certificação, onde a transparência e a imutabilidade são fundamentais.
Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML):
Sistemas de IA e ML podem analisar grandes volumes de dados para identificar tendências, padrões e áreas de risco, facilitando a tomada de decisões informadas durante a auditoria.
Ferramentas de Colaboração Online:
Plataformas online permitem a colaboração eficiente entre auditores e partes interessadas, independentemente da localização geográfica. Isso agiliza o processo de revisão e facilita a troca de informações.
Aplicativos Móveis:
As organização podem usar aplicativos móveis para coletar evidências diretamente no local, facilitando a auditoria em campo e reduzindo o tempo necessário para a conclusão do processo.
Segurança Cibernética:
A implementação de medidas avançadas de segurança cibernética é crucial para proteger os dados sensíveis durante a auditoria e certificação. Isso inclui o uso de criptografia, firewalls e sistemas de autenticação robustos.
Plataformas de Gerenciamento de Documentos:
Sistemas de gerenciamento de documentos digitais tornam mais fácil organizar, acessar e compartilhar documentos relevantes, garantindo a conformidade com os requisitos de certificação.
Realidade Aumentada (RA) e Realidade Virtual (RV):
Em alguns casos, a RA e a RV podem ser usadas para criar simulações ou experiências virtuais que ajudam os auditores a entender melhor processos complexos ou visitar locais remotos sem estar fisicamente presente.
Monitoramento em Tempo Real:
Ferramentas de monitoramento em tempo real permitem que os auditores tenham uma visão atualizada das operações, identificando imediatamente possíveis problemas ou áreas de não conformidade.
Nesse sentido, a implementação efetiva dessas tecnologias pode otimizar significativamente os processos de auditoria e certificação, proporcionando maior eficiência, precisão e confiabilidade nos resultados.
No final, o que entendemos sobre a auditoria da qualidade!
Em síntese, a auditoria da qualidade é um instrumento multifacetado e essencial para as organizações, desempenhando papéis distintos nos diferentes tipos de auditoria. Portanto, ao compreender e integrar esses diferentes tipos de auditorias de qualidade em suas práticas de gestão, as organizações não apenas asseguram a conformidade com normas e regulamentos, mas também impulsionam aprimoramentos contínuos, promovendo a eficiência operacional e fortalecendo a confiança de clientes e parceiros.
Ao ser considerado uma ferramenta construtiva e estratégica, o processo de auditoria não apenas identifica falhas, mas também estimula ações corretivas, iniciando um ciclo de aperfeiçoamento. Nesse contexto, a auditoria da qualidade transcende seu estigma de mera verificadora e atestadora de conformidade, tornando-se uma aliada inestimável e insubstituível na jornada das organizações rumo à excelência e sustentabilidade.
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