A metodologia dos 5 porquês: o que é e como aplicar essa técnica

Conhecida também como 5-Why, a expressão Os 5 Porquês, que em um primeiro momento, pode remeter a uma clássica dúvida da Língua Portuguesa, é também o nome de uma importante metodologia amplamente reconhecida e que pode agregar valor significativo ao processo de gestão da qualidade, oferecendo insights sobre sua própria aplicação.

Enfrentar não conformidades e problemas recorrentes em processos ou produtos é um desafio comum para profissionais da área de controle da qualidade. Identificar a raiz da questão é crucial, mas muitas vezes os sintomas obscurecem a origem dos problemas. A consequência é dificuldade no diagnóstico e nas ações necessárias decorrentes disso. Ações imediatas, embora possam conter o problema temporariamente, não oferecem uma solução duradoura.

Não é coincidência que tenham surgido diversas metodologias para identificar a causa raiz. É nesse cenário, entre as mais renomadas e acessíveis, aplicáveis a empresas de diferentes setores e tamanhos, que a técnica dos 5 Porquês se destaca como uma abordagem simples e eficaz para descobrir a verdadeira causa por trás das questões.

O que é a metodologia Os 5 Porquês

Criada por Taiichi Ohno, arquiteto do sistema Toyota de produção nos anos 1950, e descrita em sua obra Toyota Production System: Beyond Large-scale Production como base científica e estrutural da organização, tendo sido inclusive aprimorada pela empresa ao longo do tempo e se tornado método de resolução principal de problemas internos.

A metodologia dos 5 Porquês consiste no confronto repetido do questionamento “Por quê?” diante da demanda apresentada naquele momento na organização, visando identificar a raiz da questão de forma clara e eficaz, para que pode ser seguido o fluxo de ações corretivas necessário a partir disso.

Por volta de 1970 a técnica se estabelece no aprimoramento da qualidade de processos, tornando-se uma prática disseminada na gestão da qualidade, sendo adotada até mesmo em setores de desenvolvimento de TI.

A consolidação da importância e aplicabilidade da metodologia, na prática, como incluso na ISO 9001, é atribuída a Sakichi Toyoda, fundador da Toyota, e é reconhecida por sua simplicidade e eficiência na identificação da fonte de uma questão. Ela promove soluções eficazes, descomplicadas e duradouras para problemas variados, o conhecido “método Toyota”.

A aplicação dos 5 Porquês

Assim, a metodologia dos 5 Porquês, é uma ferramenta estratégica e eficaz de diagnóstico e análise de “causas raiz” ou “causas origem”, para encontrar a origem do problema e auxiliar na condução de como solucioná-lo. Ela pode ser aplicada desde questões diárias e de rotina até projetos grandes e importantes de uma organização. Por meio do questionamento repetido, num geral por 5 vezes, do “por quê” de algo, a ferramenta busca revelar a causa raiz de problemas ou defeitos, permitindo uma abordagem mais focada e efetiva.

Importante destacar que a metodologia não impõe rigidamente a necessidade de realizar exatamente cinco questionamentos, sendo mais uma diretriz flexível. Sua criação teve como propósito principal a interatividade, proporcionando uma investigação aprofundada e a identificação da verdadeira causa dos problemas. Ela contrapõe as abordagens que se concentram nos efeitos ou resultados, e não nas causas implícitas.

Ao aplicar a metodologia dos 5 Porquês, é possível direcionar ações de maneira mais eficaz, eliminando problemas de forma mais consistente e evitando sua recorrência ao abordar as raízes fundamentais.

Os 5 Porquês

Os cinco questionamentos em que se sustenta a referida metodologia são:

1. Por que o problema ocorreu?
2. Por que isso aconteceu?
3. Por que essa causa ocorreu?
4. Por que essa causa ocorreu?
5. Por que essa causa ocorreu?

Cada pergunta leva a uma resposta que, por sua vez, é a base para a próxima pergunta, até que se chegue à causa raiz do problema. Os últimos 3 questionamentos podem parecer repetitivos, mas é justamente com essa investigação aprofundada, destrinchando a questão, que se atinge o objetivo pretendido e o que é proposto pela metodologia em si.

Como aplicar Os 5 Porquês

A aplicação da metodologia dos 5 Porquês é gradativa, se intensificando a cada desdobrar e ciclo de questionamentos e respostas. Como sabido, a técnica envolve a repetição da pergunta “por quê?” várias vezes diante de um problema, até que a equipe sinta confiança em estar no controle da situação. O número exato de perguntas pode variar, dependendo da complexidade e natureza do problema. É necessária atenção, pois mesmo que a técnica em si seja simples, a análise não deve ser rasa. O método exige comprometimento da equipe na investigação, destacando a importância do consenso para lidar com discrepâncias nas respostas e garantir a consistência.

Para aplicar a metodologia dos 5 Porquês de maneira eficaz, é essencial começar identificando claramente o problema em questão. A observação direta do problema, como falhas em processos no chão de fábrica, pode fornecer informações valiosas para uma análise mais aprofundada.

Uma vez identificado, é crucial agendar uma reunião com as pessoas envolvidas ou afetadas pelo problema. A experiência prática dos participantes é fundamental para obter respostas significativas, e uma reflexão sobre como o problema afeta o cliente pode direcionar a atenção para o que realmente importa.

Recomenda-se também, visando a melhor condução do processo, designar um mediador para facilitar as discussões e fazer anotações dos questionamentos e pontos levantados durante a reunião. No momento da execução da metodologia, é fundamental alinhar o entendimento do problema entre todos os participantes antes de iniciar os questionamentos.

Ao perguntar o primeiro “Porquê”, o mediador deve garantir clareza e objetividade, evitando perguntas longas que possam prejudicar a compreensão. Deve-se manter a sequência de perguntas sucessivas até a identificação da causa raiz do problema, seguindo a abordagem do 5 Porquês.

De maneira prática, listamos abaixo um passo-a-passo sugerido de condução e aplicação da metodologia:

1. Reunião e alinhamento da equipe acerca do foco da investigação;
2. Descrição e identificação clara do problema;
3. Questionar. O primeiro “Por quê”;
4. Repetir a pergunta;
5. Repetir o processo até atingir a raiz da questão;
6. Desenvolver soluções, planejar e implantar medidas corretivas;
7. Monitoras os resultados.

Quando utilizar esta técnica

A metodologia dos 5 Porquês é especialmente útil quando, em conjunto, uma equipe se depara com problemas complexos, permitindo a consideração de diferentes perspectivas durante a análise. Reuniões de grupo proporcionam um ambiente propício para discussões abertas. Isso facilita o consenso sobre as causas dos problemas e proporcionando uma visão mais clara das soluções a se adotar. Assim, realizar reuniões e discutir questões e demandas pode ser particularmente eficiente para atingir um consenso sobre as causas dos problemas, abrindo uma visão mais clara do processo.

Essa abordagem versátil pode ser aplicada em quase todas as situações que envolvam problemas, adaptando-se a diferentes contextos. Em alguns casos serão necessárias mais ou menos iterações de “por quê?” para atingir resultados eficazes. No entanto, é essencial que a equipe seja honesta em suas respostas para garantir a eficácia da análise. Isso porque a metodologia atua como um complemento a outras ferramentas de maior complexidade.

A escolha de quando utilizar a metodologia dos 5 Porquês é estratégica, sendo especialmente valiosa para evitar investimentos de recursos em ações ineficazes. Quando há recorrência de problemas, a ferramenta direciona a análise para identificar a causa raiz. Sempre que houver um problema cuja origem é necessário investigar, mesmo que sem recorrência, orienta-se a utilização da metodologia dos 5 Porquês.

Contudo, é importante notar que em situações de complexidade extrema ou criticidade, em que o problema tem múltiplas causas raízes, a metodologia pode não se adequar totalmente. Nesses casos, recomenda-se a combinação com outras ferramentas, como o Diagrama de Ishikawa para uma investigação mais detalhada.

Assim, o 5 Porquês destaca-se como uma ferramenta versátil, aplicável em diversas situações, desde problemas operacionais até questões pessoais. O que proporciona uma análise eficaz e contribuindo para a busca de soluções substanciais.

Benefícios da aplicação da técnica na gestão da qualidade

A metodologia dos 5 Porquês oferece diversos benefícios na gestão da qualidade. Ao identificar a causa raiz de um problema, as equipes de qualidade podem desenvolver soluções mais eficazes e duradouras, abordando não apenas os sintomas, mas resolvendo o problema de maneira abrangente. Além disso, a identificação da causa raiz possibilita a identificação de áreas passíveis de melhoria nos processos, promovendo eficiência, qualidade e satisfação do cliente.

Ao envolver toda a equipe na busca por soluções, a metodologia dos 5 Porquês estimula o engajamento e fomenta uma cultura de melhoria contínua. Como consequência, há o fortalecimento da colaboração, da comunicação e da transparência no processo de resolução de problemas. A eficácia na resolução de problemas e a identificação de oportunidades de aprimoramento podem resultar em redução de custos e maior eficiência operacional. Como consequência, ela contribui para aprimoramento significativo nos resultados financeiros da empresa.

Apesar de não substituir análises detalhadas, a técnica dos 5 Porquês destaca-se pela simplicidade, permitindo sua aplicação a qualquer momento sem a necessidade de treinamento especializado, mesmo sendo aconselhada mediação. Essa abordagem direta possibilita que as próprias equipes responsáveis pelos processos a utilizem. Isso gera  resultados surpreendentes e demonstra a vantagem dessa técnica como uma ferramenta prontamente acessível para aprimoramento na gestão da qualidade.

Em resumo, a metodologia dos 5 Porquês figura como uma ferramenta valiosa na gestão da qualidade. Ela proporciona uma abordagem simples e eficaz para a identificação das causas raízes de problemas. Ao promover a análise profunda e a resolução efetiva, essa técnica não apenas aprimora a eficiência operacional, como também incentiva o engajamento da equipe na busca conjunta por identificação e resolução de problemas. Dessa forma, há um impulsionamento de resultados tangíveis.