O que é informação documentada? 

Primeiramente é muito importante que possamos contextualizar e esclarecer alguns conceitos para que você possa atender os requisitos da ISO 9001:2015 e muitas outras normas que trazem o mesmo conceito para a gestão de registros. 

E para iniciar o artigo é necessário que você tenha conhecimento dos 2 tipos de informação documentada que esclareceremos: documentos e registros. 

Documentos 

É uma categoria de informação documentada que engloba, por exemplo, procedimentos, instruções de trabalho, manuais, políticas, formulários, entre outros. São muito utilizados para orientar os envolvidos sobre como deve proceder dentro de cada processo e como deve realizar cada atividade. 

Registros 

Diferentemente dos documentos, os registros são informações que nascem de atividades realizadas que necessitam de registros para gerar rastreabilidade e evidencias que se transformam em documentação que deve ser retida para futura consulta em caso de necessidade. Por exemplo pode ser os dados brutos de um laboratório, pode ser uma ata de reunião preenchida, o controle de acesso da empresa, entre outros formulários, ou qualquer outro tipo de registro. 

Em outras palavras, os documentos são informações orientativas de como se deve fazer e os registros o que foi feito! 

Além disso, vale lembrar que os documentos podem ser revisados e os registros para serem revisados, deve se gerar novos registros, mas se a revisão for apenas no contexto, aí o procedimento é equivalente a revisão feito em documentos. 

Agora, de posse dessas informações, vem a pergunta, o que é a gestão de registros? 

É ter todos seus documentos e registros relevantes armazenados e organizados, permitindo que possa haver um acesso rápido em caso de necessidade. 

E como pode ser essa gestão? Bem, atualmente há uma grande tendência para que seja uma gestão online e em alguns poucos casos offline. 

Aliás, nesse ponto acredite ou não mas estamos falando de muita economia. Afinal, a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), revelou em 2015 que as empresas gastam em média, 1 mês do ano procurando informações, e que tudo isso ocorre devido à má organização dos documentos. Agora imaginem multiplicando pelo número de funcionários que fazem esse acesso? 

Essa pesquisa ainda afirma que as empresas levam cerca de 2 horas por dia, buscando informações entre documentos. 

fonte: Exame 

Com isso, fica muito mais fácil de defender um investimento em um software que possa aumentar a qualidade e aumentar a produtividade? Acredito que sim!   

Gestão de registrosTempo e Qualidade é Sinônimo de dinheiro? 

Eu com toda certeza posso afirmar que sim. Um dos grandes benefícios do software de gestão de registros é a otimização de tempo. Os bons sistemas de gestão são intuitivos, trazem automação e facilitam o dia a dia de todos até mesmo com inteligência artificial para evitar potenciais não conformidades.  

Assim, o colaborador chega ao final do expediente com mais energia e teve tempo para produzir muito mais, já que os processos digitais são mais rápidos e fáceis.   

normas isoNormas da Qualidade (ISO 9001, ISO 22000, ISO 17025, entre outras) 

Em muitos momentos vejo as pessoas falando da burocracia que é atender as normas da qualidade e a quantidade de documentos que são gerados.

Nesse momento, é interessante termos a empatia de nos colocarmos dos 2 lados da moeda e perceber que realmente é burocracia caso não tenha motivo para resgatar tal informação.

Pois os registros são importantes justamente para resgatar informações que podem ser de extrema importância para muitas razões diferentes, como por exemplo, a rastreabilidade dos ensaios feitos em lotes de alimentos que possam ter gerado algum problema aos consumidores, os registros do controle de qualidade da produção e suas respectivas liberação de lotes que possam garantir a qualidade do processo e a rastreabilidade em uma potencial necessidade de resgatar as informações por algum motivo e assim por diante. 

Aliás, é uma informação presente na própria ISO!

Devemos criar e utilizar a documentação e os devidos registros para apoiar os processos da empresa, preservar e monitorar o conhecimento e a capacitação dos colaboradores desenvolvendo competências, realizar o planejamento da empresa, garantir um alto nível de qualidade para seus produtos e serviços.

Acima de tudo atender ao requisito 7.5 da ISO 9001, pois o que antes era “Controle de Documentos e o Controle de Registros” na versão 2008, agora na versão 2015 é apenas “Informação Documentada”. 

Apenas “Informação Documentada”, mas não menos importante, pois refere-se tanto aos documentos com os registros.

Sendo que você pode notar que a forma que a norma usou para diferenciar é “manter informação documentada” para documentos e “reter informação documentada” para registros. 

Aproveitando o tema, segue abaixo o que apresenta esse requisito da norma: 

7.5 Informação documentada  

7.5.1 Generalidades  

O sistema de gestão da qualidade da organização deve incluir:  

a) informação documentada requerida por esta Norma;  

1.b) informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do sistema de gestão da qualidade. 

NOTA A extensão da informação documentada para um sistema de gestão da qualidade pode diferir de uma organização para outra devido:  

— ao porte da organização e seu tipo de atividades, processos, produtos e serviços;  

— à complexidade de processos e suas interações;  

— à competência de pessoas.  

7.5.2 Criando e atualizando  

Ao criar e atualizar informação documentada, a organização deve assegurar apropriados(as): 

a) identificação e descrição (por exemplo, um título, data, autor ou número de referência);  

1.b) formato (por exemplo, linguagem, versão de software, gráficos) e meio (por exemplo, papel, eletrônico); 

c) análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência.  

7.5.3 Controle de informação documentada  

7.5.3.1 A informação documentada requerida pelo sistema de gestão da qualidade e por esta Norma deve ser controlada para assegurar que:  

1.a) ela esteja disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária;

1.b) ela esteja protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade). 

7.5.3.2 Para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável:  

1.a) distribuição, acesso, recuperação e uso;

1.b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;

1.c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);

1.d) retenção e disposição.

A informação documentada de origem externa determinada pela organização como necessária para o planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade deve ser identificada, como apropriado, e controlada. 

Informação documentada retida como evidência de conformidade deve ser protegida contra alterações não intencionais.  

NOTA:  O acesso pode implicar uma decisão quanto à permissão para somente ver a informação documentada ou a permissão e autoridade para ver e alterar a informação documentada. 

Atendendo aos requisitos

Bem, como atender aos requisitos da norma realmente é muito importante e, tão importante quanto é poder realizar essa gestão curtindo uma grande experiência no uso da solução escolhida para realizar a gestão da informação documentada.

Ou seja, em outras palavras, você pode simplesmente fazer a gestão usando suas famosas pastinhas na rede, ou no Google Drive ou coisa parecida, ou pode escolher um software para apoiá-lo.  

Mas é claro, não é porque tem software, que já é melhor do que nada, engana-se quem pensa assim, pois há softwares que podem ser piores do que nada, por incrível que pareça.

Pois, por exemplo, não atender a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), uma possível validação do sistema ou que não tenha recursos para atender na plenitude os requisitos da norma e como eles são atendidos. 

A Lei Geral de Proteção de Dados, também conhecida como lei nº 13.709/2018, é baseada na General Data Protection Regulation (GPDR), assinada em 2016 na União Europeia e foi sancionada em agosto de 2018 aqui no Brasil. Entretanto, só passou a ter vigência em 18 de setembro de 2020.

Essa lei tem como principal objetivo a implementação de medidas de segurança, em empresas públicas e privadas que utilizam dados pessoais para gerir seus negócios, para promover a proteção dos dados pessoais que tenham sido coletados em território brasileiro. 

Segue abaixo algumas informações relevantes a respeito do cenário referente ao atendimento a LGPD: 

Dados pessoais – qualquer dado que está relacionado a pessoa natural identificada ou identificável, ou seja, qualquer dado que pode identificar uma pessoa (nome, cpf, rg, qualificação, dados genéticos, competências…) 

Dados pessoais sensíveis – qualquer dado que implique sobre a origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural. 

Dados pessoais anonimizados – dados relativos a um titular que não possa ser identificado por ter passado pelo processo de anonimização, ou seja, por um processo que remove ou modifica informações que possam identificar uma pessoa. 

Titular – é o dono do dado, à quem o dado se refere. 

Controlador – é o responsável por tomar decisões referente ao tratamento dos dados pessoais. 

Operador – é o responsável por realizar o tratamento de dados em nome do controlador. 

Encarregado – é o responsável escolhido pelo controlador para tratar os dados e intermediar a comunicação entre o titula, o controlador e a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados. É chamado também de DPO (Data Protection Officer).   

A escolha da tecnologia ou software para a Gestão de Registros 

Pensando em realizar a gestão com algum software?

Pense que poderá melhorar essa experiência aumentando a velocidade na busca por informações, além disso a possibilidade de integração com outras soluções para evitar retrabalhos e ofertando automação de processos. 

Consequentemente vai aumentar a régua ao atendimento a qualidade, vai automaticamente melhorando a reputação da empresa e naturalmente o valor da marca e a lucratividade da empresa. 

Aliás, por falar em LGPD, uma simples ação que o software libere que possa salvar o documento no computador ou dispositivo que está utilizando, pode ser o suficiente para deixar de atender a LGPD.

E já pensou o que é ter um custo com esse tipo de customização para atender a alguma não conformidade que possa ter recebido? 

Tome cuidado, pois além de tudo que foi citado acima, ainda tem a reputação dos envolvidos na gestão e principalmente a reputação de quem escolheu o software para a gestão de registros. 

Além disso, poderá notar que na escolha da ferramenta correta, automaticamente proporcionará um ambiente muito mais produtivo e com muito mais satisfação em suas rotinas de trabalho.   

Integração – Qual sua importância na gestão de registros? 

Redução de Custos!!! 

Isso mesmo, além disso, alguns podem estar se perguntando. Mas uma integração não vai gerar despesas? E a resposta é: Não! 

Quando temos muitos softwares, ERP, LIMS, CRM entre outros, é natural a mesma informação aparecer em muitos momentos e processo, por isso um investimento pela integração das soluções passa a não ser uma despesa e sim um investimento que poderá novamente evitar a perda de tempo e a eliminação da atividade repetitiva dando a oportunidade pela utilização do tempo do colaborador em processos de maior discernimento e maior retorno para a empresa. 

Sem contar com outras economias, como por exemplo, reduzir o espaço físico destinado a essa papelada, redução do tempo gasto na produção dessa documentação, redução do tempo gasto para encontrar os documentos, que já notamos que é responsável por quase 10% do tempo que desperdiçamos em nossa rotina, redução de impressão de papel entre outros tantos benefícios.   

Documentos físicos ou eletrônicos? 

Frequentemente muitos me perguntam, o que é mais seguro? Qual é mais fácil de usar? Tem uma forma correta de orientar minha empresa e meus colaboradores com a gestão de registros?  

Isso tudo vai depender de como é a estrutura da sua empresa, pois obviamente termos os arquivos controlados eletronicamente é muito mais eficiente e eficaz, mas faz-se necessário o uso do formato físico em alguns momentos onde há a falta de um terminal de acesso ao software ou até mesmo para qualquer tipo de arquivo, sendo assim necessário o arquivo físico. 

O que não impede de tornar o arquivo físico em um arquivo eletrônico para facilitar assim também a gestão. Afinal, a gestão eletrônica sendo realizada por um software validado e que atende a LGPD vai poder proporcionar a empresa tudo aquilo que ela procura para os benefícios já citados anteriormente, como por exemplo, segurança, facilidade, automação, comunicação assertiva e ao alcance de todos.   

O que mais que um software de gestão de registros é capaz? 

  • Reduzir erros no preenchimento de documentos; 
  • Configuração do perfil de acesso as informações e suas possíveis interações; 
  • Reduzir o tempo na elaboração de documentos e aumentar a produtividade da equipe de Controle da Qualidade; 
  • Acabar com o extravio de documentos; 
  • Reduzir custos e burocracia com a impressão de documentos utilizando assinatura digital; 
  • Facilidade de backups; 
  • Redundância da informação em ambiente de produção e homologação; 
  • Acesso por diversas plataformas e dispositivos (celular, tablets, notebook, computador etc.).   

Para finalizar, gostaria de buscar a sua reflexão para esse momento atual de pandemia e como irão proceder com a gestão de registros conhecendo todo esse cenário aqui apontado para os requisitos das normas.

Afinal, com o modelo home office faz-se necessário ter acesso aos documentos e a geração de registros de qualquer lugar e por isso, faça seu planejamento para ter toda essa estruturação documental na mão de quem é uma referência nessa solução.

Conheça o módulo DocReg e tenha a sua gestão de registros  otimizada de forma eficiente e estruturada.

Jorge Pimenta

Copywriter, Coordenador de Marketing e Comunicação, em busca de um Brasil com mais qualidade #P1BMQ.

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