Empresas, independente do segmento, possuem procedimentos muito específicos (e geralmente bastante complexos) que trabalham em busca de certos objetivos. O emaranhado de tarefas e a complexidade desses processos pode tornar a visualização do fluxo de trabalho muito complicada, sendo praticamente de impossível compreensível. O BPMN é, nesse sentido, um método que simplifica e modelagem de processos por meio de uma representação visual padronizada.
O que é BPMN?
BPMN é a sigla para “Business Process Model and Notation” ou, em português, “Modelagem e Notação de Processos de Negócio”. Ele é uma linguagem gráfica que modela os processos de um negócio a partir de uma representação visual padronizada. Assim, o BPMN é capaz de descrever atividades, eventos, gateways e fluxos de processo de uma forma simplificada e mais compreensível.
A representação visual da notação BPMN utiliza símbolos gráficos para representar as diferentes etapas de um processo, bem como as suas relações e fluxos. Dessa forma, as pessoas envolvidas no gerenciamento e execução desses procedimentos conseguem entender melhor quais são as suas atribuições e ter uma visão abrangente da relação entre as tarefas executáveis e os objetivos a serem alcançados.
Muitas pessoas ficam confusas sobre a diferença entre os dois termos, e a explicação é simples: O BPM é o uso de métodos que aumentem a produtividade das operações da empresa, enquanto o BPMN é a representação visual desses processos. Nesse sentido, é possível afirmar que o BPMN é um tipo de BPM.
Como surgiu o BPMN?
A história do BPMN começa em 2002, quando a Object Management Group (OMG), um consórcio internacional que se dedica à definição de padrões para o desenvolvimento de software, decidiu criar uma notação gráfica padrão para a modelagem de processos de negócio.
A OMG reuniu um grupo de especialistas em BPM de várias empresas e organizações para desenvolver a notação. Esse grupo incluiu representantes da IBM, Microsoft, Oracle e outras empresas líderes em tecnologia e gerenciamento de processos.
O objetivo do grupo era criar uma notação padronizada e fácil de usar que pudesse ser compreendida por todas as partes interessadas envolvidas no gerenciamento de processos de negócio, incluindo gerentes de negócios, analistas, desenvolvedores de software e usuários finais.
Em 2004, lançaram a primeira versão. Desde então, o BPMN passou por várias atualizações e aprimoramentos para se tornar uma notação amplamente aceita e usada em todo o mundo para modelagem de processos de negócio.
Hoje em dia, o BPMN é um padrão para modelagem de processos de negócio e muitas organizações usam para documentar, analisar e melhorar seus processos empresariais. Muitas ferramentas de software de BPM também suportam essa notação, o que facilita a modelagem e implementação dos processos.
Os tipos de BPMN
Existem três tipos de BPMN, que diferem em seu nível de detalhamento e complexidade:
- BPMN 2.0: é a versão mais recente e é usada para modelar processos de negócio complexos, com várias interações, decisões, eventos e fluxos. O BPMN 2.0 é a versão mais completa e oferece a maior variedade de símbolos e recursos;
- BPMN intermediário: também conhecido como BPMN 1.x, é uma versão intermediária que oferece um conjunto menor de símbolos e recursos. Um pouco mais simples do BPMN 2.0, é usada para modelar processos de negócio menos complexos;
- BPMN básico: é a versão mais simples de todas e é usada para modelar processos de negócio básicos, com poucos fluxos e decisões. O BPMN básico oferece um conjunto muito limitado de símbolos, que só funcionam para processos simples que não requerem muita documentação ou análise.
Em geral, o tipo de BPMN usado depende da complexidade do processo que está sendo modelado e dos objetivos da modelagem. É possível modelar processos mais simples com o BPMN básico, enquanto processos mais complexos exigem o uso do BPMN intermediário ou do BPMN 2.0.
Como funciona um BPMN?
O funcionamento do BPMN se dá por um conjunto de símbolos gráficos que representam as etapas de um processo, bem como suas relações e fluxos. Assim, a construção dessas modelagens de processos se dá a partir de quatro elementos-chave:
- Objetos de fluxo: constituem a principal linha ou caminho no fluxo de tarefas, sendo praticamente a coluna cervical do BPMN. São constituídos por eventos, atividades e gateways;
- Objetos de conexão: representam e determinam a forma em que os objetos de fluxo interagem dentro dos processos, ou seja, os fluxos representam as conexões entre as atividades, eventos e gateways. São formados pelos fluxos de sequência, fluxos de mensagem e associações;
- Raias: servem para dividir cada estágio dos processos. Elas podem ser piscinas ou faixas;
- Artefatos: detalham as informações características dos processos, tornando possível a criação de uma descrição da atividade. Objetos de dados, grupos ou anotação formam os artefatos.
Como construir um BPMN?
Para construir um BPMN, usa-se os componentes dos elementos-chave para criar uma linha de raciocínio que facilite a visualização dos procedimentos. Para isso, é importante entender cada um dos componentes:
Objetos de fluxo:
- Atividades: representada por retângulos, as atividades são as tarefas ou etapas individuais dos processos;
- Eventos: os eventos correspondem ao início, conclusão ou interrupção daquele processo. Eles geralmente são representados por círculos;
- Gateways: são os pontos de decisão do processo. Assim, o fluxo após os gateways pode se dividir ou se juntar. Seus símbolos são losangos e eles têm as condições de fluxo de controle.
Objetos de conexão:
- Fluxos de sequência: representa a disposição das atividades, ou seja, a ordem em que elas devem ser executadas. Divididas em fluxo condicional ou fluxo padrão, elas são simbolizadas por linhas retas com uma seta;
- Fluxos de mensagem:uma linha tracejada com uma seta no final representa os fluxos de mensagem, que significam os limites da organização e, assim, servem para quando uma atividade passa desse limite.
- Associação: retrata-se a notação por meio de uma linha pontilhada para evidenciar a relação entre certos artefatos ou componentes dos objetos de fluxo
Raias:
- Piscinas: as piscinas descrevem quem são os envolvidos naquele processo;
- Faixas: as faixas, por sua vez, separam as piscinas e, assim, dividem os responsáveis por cada área daquele processo;
Artefatos:
- Objetos de dado: mostra a movimentação e o armazenamento dos dados dentro do processo. Nesse sentido, também serve para deixar claro quais são os dados essenciais para aquela atividade;
- Grupos: divide as atividades do processo em grupos, sem mudar o fluxo do diagrama;
- Anotações: descrição mais detalhada sobre as atividades daquele processo;
Com esses elementos, o BPMN permite a criação de diagramas de processos de negócio claros e intuitivos. Usa-se esses diagramas para documentar e analisar processos existentes, bem como para projetar novos processos.
Leia também: Automação de Processos: o futuro da gestão da qualidade
Onde fazer o BPMN?
O Módulo Processos da Docnix permite o desenho de processos usando a notação BPMN 2.0, com uma interface simples, lógica e intuitiva, além da possibilidade de visualização com gestão por Kanban.
Com o Módulo Processos, também é possível acompanhar o status dos processos com sinalizações que facilitam a análise. Ademais, a plataforma oferece dashboards e relatórios dinâmicos referentes aos processos e a elaboração de formulários em cada etapa ou atividade do fluxo de tarefas.
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Objetivos e vantagens do BPMN
O principal objetivo do uso desse recurso é ter uma notação gráfica de modelagem de processos de negócios amplamente aceita. Assim, com a possibilidade de interações mais claras e eficientes entre as empresas, entre os próprios colaboradores da organização e entre outros interessados sobre os processos do negócio, é possível simplificar a visualização e o entendimento destes fluxos de trabalho.
Além disso, o BPMN oferece uma série de benefícios e vantagens para a modelagem e gerenciamento de processos de negócio. Os principais são:
- Clareza: a notação gráfica do BPMN é projetada para ser facilmente compreensível por todas as partes interessadas, independentemente de seu nível de conhecimento técnico. Isso facilita a comunicação e colaboração entre gerentes de negócios, analistas, desenvolvedores e usuários finais;
- Facilidade de uso: Os desenvolvedores construíram a notação do BPMN para ser fácil de usar, com uma ampla gama de símbolos gráficos intuitivos que representam claramente as atividades, eventos e fluxos de um processo;
- Modelagem de processos complexos: é capaz de modelar processos complexos de negócio, incluindo processos com múltiplos fluxos, atividades paralelas e pontos de decisão;
- Automação: as empresas podem usar a notação para modelar processos automatizáveis, melhorando a eficiência e a produtividade ao automatizar processos repetitivos.
- Análise e melhoria de processos: o BPMN analisa e melhora os processos existentes, identificando gargalos, redundâncias e outras áreas que precisam passar por melhorias;
- Suporte de ferramentas de software: ferramentas de software de BPM suportam o BPMN, e elas ajudam a automatizar a execução de processos e a análise dos dados de processos.
Resumo do BPMN
Em resumo, o BPMN é uma ferramenta essencial para empresas que desejam documentar, analisar, otimizar e automatizar seus processos de negócio. Ao adotar essa notação, as organizações podem criar uma linguagem comum para modelagem de processos, permitindo que as equipes trabalhem de forma colaborativa e eficiente.
Assim, o uso do BPMN pode ajudar as empresas a melhorarem a eficiência e a produtividade em seus processos, reduzindo custos e aumentando a qualidade das entregas e a satisfação do cliente. Também se torna perceptível que usar a ferramenta é uma forma das empresas se adaptarem às mudanças do mercado.
Ao utilizar a notação, as empresas podem criar um modelo preciso e detalhado de seus processos, o que pode ajudá-las a tomar decisões mais informadas e a agir com mais rapidez e precisão. Portanto, adotar o BPMN pode trazer muitos benefícios para as empresas que desejam melhorar sua eficiência, competitividade e desempenho.