A Segunda Guerra Mundial foi desastrosa para o Japão. Depois de duas terríveis bombas atômicas, o país asiático finalmente se rendeu à ocupação dos Estados Unidos e surge, então, uma difícil tarefa: reconstruir e modernizar a infraestrutura e a economia do país. Assim nasce a metodologia 5S, com o objetivo de aumentar a eficiência, a qualidade e a produtividade nas indústrias japonesas.
O que é o 5S?
O 5S é um método japonês que serve para padronizar e organizar o ambiente de trabalho. É possível adaptar o programa e, por isso, diversos tipos de empresas podem usá-lo para melhorar os processos e aperfeiçoar a eficiência, a segurança e a qualidade do trabalho. Nesse sentido, ele se divide em 5 sensos da qualidade, que são: classificação, arrumação, limpeza, normalização e disciplina.
A metodologia 5S foi originalmente concebida como um conjunto de práticas para melhorar a gestão da produção em fábricas, a fim de tornar as indústrias japonesas competitivas no mercado global. Entretanto, sua simplicidade, eficácia e aplicação em diversos setores organizacionais fez com que ela se tornasse uma das principais abordagens para a gestão da qualidade e melhoria de processos em todo o mundo.
Quais são os 5Ss?
- Seiri (Utilização): Identificação e separação dos itens essenciais dos desnecessários dentro da corporação e eliminação do excesso.
- Seiton (Organização): Organização dos itens essenciais em áreas apropriadas e padronizadas.
- Seiso (Limpeza): Limpeza profunda do ambiente de trabalho, de forma a remover qualquer sujeira, poeira, contaminantes e resíduos.
- Seiketsu (Padronização): Padronização das fases de utilização, organização e limpeza para garantir prática e consistência.
- Shitsuke (Disciplina): Manutenção das ações padronizadas na rotina diária a fim de torná-las hábitos constantes e duradouros.
Como aplicar o 5S no ambiente de trabalho?
A definição de cada um dos 5Ss já servem como um caminho base na hora de aplicar o programa em seu ambiente de trabalho e usá-lo no dia a dia. Ainda assim, dentro dos 5 sensos existem alguns direcionamentos específicos que podem ser tomados para tornar o método ainda mais eficaz.
A ordem ideal lógica para aplicar o 5S no ambiente de trabalho é primeiro a utilização e depois a organização. A fase de limpeza, por sua vez, pode ser colocada em prática em qualquer momento, antes ou depois dos 2 primeiros sensos. Nesse caso, a dica é definir bem a posição das tarefas durante a fase de padronização, definindo uma rotina na organização e, assim, melhorando os processos de forma contínua.
Cada um dos 5 processos do 5S possuem alguns critérios específicos que devem ser atendidos na hora de colocá-los em prática:
Seiri (Utilização):
É bastante comum, principalmente em empresas mais antigas, o acúmulo de documentos, materiais e equipamentos que nem sempre são usados frequentemente. Pode parecer inofensivo, mas o ato de guardar tantos itens desnecessários, e por vezes inúteis, acaba gerando alguns prejuízos, como falta de espaço, confusão no fluxo de trabalho e diminuição considerável da produtividade.
Assim, a utilização, primeira fase do 5S, é extremamente importante na metodologia. Aqui, é preciso analisar absolutamente todos os itens da empresa e separar os essenciais dos desnecessários. Feito isso, o próximo passo é se livrar dos itens que não contribuem mais para a organização. Não esqueça de encontrar o local adequado para descarte de cada um dos materiais.
Seiton (Organização):
O ambiente de trabalho já vai melhorar consideravelmente depois do descarte de itens desnecessários. Mas o trabalho não para por aí! Em muitas empresas, os materiais essenciais não estão organizados, guardados e classificados de forma adequada. Nesse cenário, colaboradores costumam gastar muito tempo para encontrar os itens, o que também diminui produtividade.
Durante a fase de organização, todos os itens entendidos como essenciais devem ser colocados em um local adequado e fácil de ser encontrado. Nesse sentido, lugar de armazenamento dos materiais precisa ser pensado estratégicamente de forma lógica e concisa. Assim, uma das maneiras de organização que mais funcionam é a de rotular e agrupar ferramentas semelhantes em um mesmo ambiente.
Seiso (Limpeza):
É possível entender a fase de limpeza do 5S como uma faxina. Um ambiente de trabalho sujo, além de dar impressão de mal cuidado e influenciar na satisfação dos colaboradores, diminui a segurança e pode afetar a saúde das pessoas que frequentam o local. Assim, retirar toda a sujeira, poeira e resíduos é indispensável na melhoria de processos empresariais.
Este também é o momento ideal para reunir toda a equipe e conversar sobre a higiene do local. Nesse sentido, é legal é tirar este momento para definir com qual frequência a limpeza deve ser feita, quem será responsável por ela e incentivar os colaboradores a manterem suas estações de trabalho sempre limpas.
Seiketsu (Padronização):
Toda organização que entende a importância da melhoria contínua de processos sabe que absolutamente tudo deve ser documentado. Dessa forma, durante as fases de utilização, organização e limpeza, algumas diretrizes serão estabelecidas, como frequência e pessoas responsáveis pela tarefa. Nesse sentido, é no momento da padronização que o que foi definido se tornará regra.
Além de descrever todos os procedimentos de forma clara, é na fase de padronização que os colaboradores serão treinados para fazer as tarefas estabelecidas constantemente no dia a dia. Nesse sentido, a empresa pode fazer um manual de boas práticas para reforçar essa cultura.
Shitsuke (Disciplina):
A fase de disciplina, que representa o quinto S do programa 5S, diz respeito à disciplina e manutenção dos padrões estabelecidos. O seu principal objetivo é garantir que o programa se torne parte da cultura da empresa e não apenas uma tarefa descontinuada.
A realização de auditorias frequentes que fiscalizem a conformidade nos padrões ajuda bastante na manutenção da disciplina. Além disso, outra forma de colocar a fase de disciplina em prática é recompensando colaboradores que tiveram evidência e constante nas tarefas do 5S.
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Quais são os benefícios do 5S?
- Melhora a eficiência: a organização do ambiente de trabalho e a eliminação de itens desnecessários aumentam a eficiência e a produtividade da empresa.
- Aumenta a segurança: a remoção de obstáculos e a padronização de práticas de segurança melhoram a segurança no local de trabalho.
- Reduz o desperdício: a eliminação de itens desnecessários e a otimização do uso de espaço e recursos reduzem o desperdício.
- Melhora a qualidade: a padronização de processos e a identificação de potenciais problemas aumentam a qualidade do trabalho.
- Motiva os colaboradores: um ambiente de trabalho organizado e limpo aumenta a satisfação e motivação dos colaboradores.
- Maior flexibilidade: a padronização de processos facilita a mudança e a adaptação a novos no ambiente de trabalho.
- Maior responsabilidade: a implantação do 5S incentiva a participação dos colaboradores e aumenta a conscientização sobre a importância da melhoria contínua em uma organização.
- Melhora a imagem da empresa: um ambiente de trabalho organizado e limpo ajuda a melhorar a imagem da empresa perante funcionários, clientes e outros stakeholders.
É importante lembrar que a implantação do 5S é um processo contínuo de melhoria e requer a participação ativa e envolvimento de todos os colaboradores da empresa. Além disso, é importante medir e monitorar os resultados da implantação do 5S para identificar áreas que precisam de ajustes ou melhorias adicionais. Dessa forma, a implantação do 5S resultará em um ambiente de trabalho mais eficiente, seguro e de qualidade, além de melhorar a motivação dos funcionários e a imagem da empresa.
